ส่งอีเมลจำนวนมากจาก Excel ได้อย่างง่ายดาย: 2 วิธีเรียบง่าย

เราจัดเก็บข้อมูลประเภทต่างๆ ในแผ่นงาน Excel ของเรา ตัวอย่างเช่น อาจมี ที่อยู่อีเมล ของบุคคลสำคัญหรือบริษัทอื่นๆ และเราอาจต้องส่งอีเมลไปยังที่อยู่เหล่านั้นเมื่อจำเป็น แต่การคัดลอกที่อยู่อีเมลซ้ำๆ สำหรับแต่ละคนนั้นเหนื่อยและใช้เวลามาก ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพในการ ส่งอีเมลจำนวนมาก จาก สเปรดชีต Excel

ดาวน์โหลดสมุดงานด้านล่างเพื่อฝึกปฏิบัติด้วยตัวเอง

2 วิธีง่าย ส่งอีเมลจำนวนมากจากสเปรดชีต Excel

เพื่อการสาธิต เราจะใช้ชุดข้อมูลตัวอย่าง ตัวอย่างเช่น ชุดข้อมูลต่อไปนี้แสดงถึง พนักงานขาย และ ที่อยู่อีเมล ของพวกเขา ที่นี่ เราจะส่งอีเมลให้ทุกคนโดยดึงที่อยู่จาก สเปรดชีต Excel นี้

1. ส่งอีเมลจำนวนมากจากสเปรดชีต Excel ด้วย Mail Merge ใน Word

ในวิธีแรก เราจะใช้ MS Word และ คุณสมบัติ Mail Merge ใน Word เพื่อ ส่งอีเมลจำนวนมาก จาก สเปรดชีต Excel ดังนั้น ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อดำเนินการ

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เปิดไฟล์ Word ว่างเปล่า
• จากนั้น พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการ
• หลังจากนั้น ไปที่ Mailings (จดหมาย) ➤ Select Recipients (เลือกผู้รับ) ➤ Use an Existing List (ใช้รายการที่มีอยู่)

• ผลลัพธ์ กล่องโต้ตอบ Select Data Source (เลือกแหล่งข้อมูล) จะปรากฏ
• ต่อไป เลือกไฟล์ Excel ที่จัดเก็บ ที่อยู่อีเมล
• กด Open (เปิด)

• ผลลัพธ์ กล่องโต้ตอบ Select Table (เลือกตาราง) จะปรากฏ
• ที่นี่ เลือกแผ่นงานที่ต้องการและกด OK

• ตอนนี้ เลือกคำที่คุณต้องการแทนที่สำหรับแต่ละจดหมาย ในตัวอย่างนี้ เลือก Wilham
• ต่อไป ภายใต้แท็บ Mailings เลือก Salesman จากเมนูแบบเลื่อนลง Insert Merge Field (แทรกฟิลด์รวม)

• ดังนั้น ข้อความจะกลายเป็นเหมือนที่แสดงด้านล่าง

• นอกจากนี้ หากคุณต้องการดูตัวอย่างอีเมลจากมุมมองของผู้รับ ให้คลิก Preview Results (ดูตัวอย่างผลลัพธ์)

• ภายใต้เมนูแบบเลื่อนลง Finish & Merge (เสร็จสิ้นและรวม) ให้เลือก Send Email Messages (ส่งข้อความอีเมล)

• ตามลำดับ กล่องโต้ตอบ Merge to E-mail (รวมเป็นอีเมล) จะขึ้นมา
• เลือกส่วนหัว Email ในฟิลด์ To (ถึง) และพิมพ์ Subject line (บรรทัดเรื่อง) ตามต้องการ (Greetings)
• สุดท้าย กด OK และมันจะส่งจดหมายไปยังผู้รับทั้งหมด

อ่านเพิ่มเติม: วิธีส่งสเปรดชีต Excel ที่แก้ไขได้ผ่านอีเมล (3 วิธีเร็ว)

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีส่งอีเมลจาก Excel อัตโนมัติตามวันที่
• ส่งอีเมลจาก Excel พร้อมเนื้อหาโดยใช้ Macro (พร้อมขั้นตอนง่าย)
• วิธีส่งไฟล์ Excel ไปยังอีเมลโดยอัตโนมัติ (3 วิธีที่เหมาะสม)
• วิธีส่งอีเมลหากเงื่อนไขเป็นจริงใน Excel (3 วิธีง่าย)
• ส่งอีเมลจาก Excel อัตโนมัติตามเนื้อหาเซลล์ (2 วิธี)

2. ใช้ Excel VBA สำหรับการส่งอีเมลจำนวนมากจากสเปรดชีต

อย่างไรก็ตาม คุณสามารถหลีกเลี่ยงความยุ่งยากบางส่วนได้หากคุณใช้โค้ด VBA เพื่อดำเนินการ ในวิธีนี้ เราจะแสดง 3 ตัวอย่างที่แตกต่างกันของ การส่งอีเมลจำนวนมาก จาก สเปรดชีต ผ่าน Excel VBA

2.1 อีเมลจำนวนมากไปยังรายชื่อ

ในตัวอย่างนี้ คุณจะเห็นวิธีส่งข้อความทั่วไปให้ทุกคน เรียนรู้ขั้นตอนต่อไปนี้

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เลือก Developer (นักพัฒนา) ➤ Visual Basic

• ผลลัพธ์ หน้าต่าง VBA จะปรากฏ
• ตอนนี้ คลิก Insert ➤ Module
• ต่อไป คัดลอกโค้ดต่อไปนี้และวางลงในหน้าต่าง Module

Sub massEmails() Dim appOutlook As Object Dim Email As Object Dim mailbody, mailto As String Dim i, j As Integer Set appOutlook = CreateObject("Outlook.Application") Set Email = appOutlook.CreateItem(olMailItem) For i = 2 To 5 mailto = mailto & Cells(i, 2) & ";" Next i ThisWorkbook.Save Email.To = mailto Email.Subject = "Important Notice" Email.Body = "Greetings Everyone," & vbNewLine & "Please go through the Company Rules." & vbNewLine & "Regards." Email.Display End Sub

• บันทึกไฟล์และกด F5 เพื่อรันโค้ด
• ผลลัพธ์ หน้าต่าง Outlook จะปรากฏและคุณจะเห็นผู้รับทั้งหมดในฟิลด์ To
• สุดท้าย กด Send (ส่ง)

2.2 อีเมลพร้อมไฟล์แนบหลายไฟล์

เพิ่มเติม หากคุณมีไฟล์มากกว่าหนึ่งไฟล์ที่ต้องแนบและต้องส่งไปยังที่อยู่อีเมลหลายที่ ให้ทำตามกระบวนการด้านล่าง

ขั้นตอน:

• คลิกแท็บ Developer ก่อน
• จากนั้น เลือก Visual Basic
• หลังจากนั้น ในหน้าต่าง VBA เลือก Module ภายใต้ Insert
• ในหน้าต่าง Module คัดลอกและวางโค้ดด้านล่าง

Sub attachments() Dim appOutlook As Object Dim Email As Object Dim source, mailto As String Dim i, j As Integer Set appOutlook = CreateObject("Outlook.Application") Set Email = appOutlook.CreateItem(olMailItem) For i = 2 To 5 mailto = mailto & Cells(i, 2) & ";" Next i For j = 2 To 5 source = "D:\SOFTEKO\how to send multiple emails from excel spreadsheet\" & Cells(j, 3) Email.attachments.Add source Next ThisWorkbook.Save source = ThisWorkbook.FullName Email.attachments.Add source Email.To = mailto Email.Subject = "Important Sheets" Email.Body = "Greetings Everyone," & vbNewLine & "Please go through the Sheets." & vbNewLine & "Regards." Email.Display End Sub

• บันทึกและรันโค้ดโดยกด F5
• ผลลัพธ์ หน้าต่าง Outlook จะปรากฏและคุณจะเห็นไฟล์แนบที่ต้องการ

2.3 อีเมลตามค่าเซลล์

เราจะแสดงอีกตัวอย่างที่ไฟล์ Excel จะส่งอีเมลไปยังที่อยู่อีเมลหลายที่โดยอัตโนมัติเมื่อค่าเซลล์บางเซลล์แตกต่างจากข้อกำหนดของเรา ในชุดข้อมูลต่อไปนี้ เรามี 50 ในเซลล์ B5 โค้ดของเราจะส่งอีเมลหากค่านั้นต่ำกว่า 100 เรียนรู้กระบวนการต่อไปนี้เพื่อดำเนินการ

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เลือกแผ่นงานและคลิกขวาเมาส์
• จากนั้น เลือก View Code (ดูโค้ด)

• ในกล่องโต้ตอบที่ขึ้นมา ให้คัดลอกและวางโค้ดด้านล่าง

Dim rn As Range Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Target.Cells.Count > 1 Then Exit Sub Set rn = Intersect(Range("B5"), Target) If rn Is Not hing Then Exit Sub If IsNumeric(Target.Value) And Target.Value < 100 Then Call Mail_small_Text_Outlook End If End Sub Sub MailCellvalues() Dim appOutlook As Object Dim Email As Object Dim mailbody, mailto As String Dim i, j As Integer Set appOutlook = CreateObject("Outlook.Application") Set Email = appOutlook.CreateItem(olMailItem) For i = 2 To 5 mailto = mailto & Cells(i, 3) & ";" Next i ThisWorkbook.Save Email.To = mailto Email.Subject = "Important Notice" Email.Body = "Greetings Everyone," & vbNewLine & "Please raise B5 above 100." & vbNewLine & "Regards." Email.Display End Sub

• หลังจากนั้น บันทึกไฟล์และกด F5 เพื่อรัน
• ผลลัพธ์ คุณจะเห็นเอาต์พุทในหน้าต่าง Outlook

อ่านเพิ่มเติม: วิธีส่งอีเมลจากรายการ Excel (2 วิธีที่มีประสิทธิภาพ)

สรุป

ตั้งแต่ตอนนี้ คุณจะสามารถ ส่งอีเมลจำนวนมาก จาก สเปรดชีต Excel โดยทำตามวิธีที่อธิบายไว้ข้างต้น โปรดใช้วิธีเหล่านี้และแจ้งให้เราทราบหากคุณมีวิธีอื่นในการทำงาน ติดตามเว็บไซต์ ExcelDemy สำหรับบทความอื่นๆ อย่าลืมแสดงความคิดเห็น ข้อเสนอแนะ หรือคำถามหากมีในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง

บทความที่เกี่ยวข้อง

• ส่งอีเมลเตือนโดยอัตโนมัติจากแผ่นงาน Excel โดยใช้ VBA
• วิธีส่งอีเมลอัตโนมัติเมื่อเงื่อนไขเป็นจริงใน Excel
• [แก้ไขแล้ว]: Share Workbook ไม่แสดงใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)
• Macro สำหรับส่งอีเมลจาก Excel (5 ตัวอย่างที่เหมาะสม)
• Macro ส่งอีเมลจาก Excel พร้อมเนื้อหา (3 กรณีที่มีประโยชน์)
• Excel Macro: ส่งอีเมลไปยังที่อยู่ในเซลล์ (2 วิธีง่าย)