เชี่ยวชาญ Excel: 2 วิธีง่ายๆ ในการ Trace Cell Dependents (ติดตามเซลล์ที่อ้างอิง)

ขณะทำงานใน Excel การรู้วิธี Trace Dependents (ติดตามเซลล์ที่ขึ้นอยู่กับเซลล์ปัจจุบัน) ในชุดข้อมูลนั้นสำคัญมาก การเข้าใจ Trace Dependency (ความสัมพันธ์ของข้อมูล) ช่วยให้ผู้ใช้ Excel ทราบว่าข้อมูลในเซลล์หนึ่งมีความขึ้นอยู่กับเซลล์อื่นอย่างไร การ Tracing Dependents ใน Excel ทำให้สมุดงาน (workbook) ใช้งานได้สะดวกขึ้นในเวลาที่จำเป็น ในบทความนี้ เราจะเรียนรู้วิธี Trace Dependents ใน Excel จำนวน 2 วิธีที่ง่ายและมีประโยชน์

โปรดดาวน์โหลดสมุดงานฝึกปฏิบัติเพื่อทดลองทำเอง

2 วิธีง่ายในการ Trace Dependents ใน Excel

ลองนำชุดข้อมูล ยอดขาย 6 เดือนของร้าน ABC Traders มาพิจารณา ชุดข้อมูลนี้ประกอบด้วย 3 คอลัมน์ คอลัมน์ B, C และ D แสดง เดือน, ยอดขาย และ ค่าเฉลี่ยยอดขาย 3 เดือน ตามลำดับ มีข้อมูลทั้งหมด 7 แถว สำหรับการ Trace Dependents in Excel เราจะใช้ Formula Auditing (ตรวจสอบสูตร) และ VBA code วิธีการเหล่านี้จะช่วยให้คุณใช้ Excel ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

1. ใช้ Formula Auditing เพื่อ Trace Dependents ใน Excel

ในส่วนนี้ จะอธิบายวิธีการ Trace Dependents ใน Excel ซึ่งเป็นวิธีที่ง่ายมาก เราจะใช้ Formula Auditing เพื่อ Trace Dependents ใน Excel โปรดดูชุดข้อมูลที่แสดงไว้ข้างต้น จากนั้นปฏิบัติตามขั้นตอนดังนี้ พร้อมภาพประกอบทุกขั้นตอน

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เลือก เซลล์ที่ต้องการติดตามการอ้างอิง (Dependency) ที่นี่เลือก C5

• จากนั้น เลือก แท็บ Formulas จาก Toolbar (ริบบอน) จะพบ Formula Auditing บน Ribbon

• คลิก ที่ Formula Editing (อาจแสดงเป็น "Formula Auditing" โดยตรง) จะเห็นตัวเลือก Trace Dependents ให้ คลิก เลือก

• จะเห็นลูกศรแสดง dependency (ความขึ้นอยู่) ของเซลล์ C5 จากภาพสามารถสรุปได้ว่า D5 และ C11 มี dependency ต่อ C5

• นอกจากนี้ ให้ทำตามขั้นตอนเดียวกันสำหรับ C6, C7, C8, C9 และ C10 ผลลัพธ์จะแสดงตามภาพด้านล่าง

• เพื่อ Remove Arrows (ลบลูกศร) ให้ไปที่ Formulas บน Toolbar คลิก Formula Auditing และ เลือก Remove Arrows

• ต่อมา สร้างชีตใหม่ชื่อ Formula Auditing (Revenue) และเชื่อมโยงกับชีตเดิม Formula Auditing (Sales) โดยเชื่อม C5 ของ Formula Auditing (Sales) กับ B5 ของ Formula Auditing (Revenue)

• อีกครั้ง สำหรับเซลล์ C5 ทำตามขั้นตอนเดิมเพื่อ Trace Dependency จะเห็นลูกศรสีดำเอียงใหม่ ซึ่งบ่งชี้ว่ามีเซลล์จากชีตอื่นอ้างอิงถึงเซลล์นี้ (ในตัวอย่างคือ B5)

• ทำซ้ำสำหรับ C6, C7, C8, C9 และ C10 ผลลัพธ์จะแสดงตามภาพด้านล่าง

• สุดท้าย ทำตามคำแนะนำข้างต้นเพื่อ Remove Arrows อีกครั้ง

2. รัน VBA Code เพื่อ Trace Dependents ใน Excel

ในส่วนนี้ จะแสดงอีกวิธีง่ายๆ ในการ Trace Dependents ใน Excel โดยใช้ VBA code เพื่อ Trace Dependency กระบวนการสั้นและสะดวกนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งาน Excel

ขั้นตอน:

• ใช้ชุดข้อมูลเดียวกับวิธีก่อนหน้า

• กด ALT+F11 เพื่อเปิดหน้าต่าง Microsoft Visual Basic for Applications

• ไปที่เมนู Insert เลือก Module

• จะได้หน้าต่าง Module ให้ Copy และ Paste โค้ดด้านล่าง

Sub TraceDependents()
Dim xM As Range
Dim xN As Range
Dim xT As String
On Error Resume Next
xT = ActiveWindow.RangeSelection.Address
Set xM = Application.InputBox("Please select the data range:", "Find Trace Dependents", xT, , , , , 8)
Set xM = Application.Union(xM, ActiveSheet.UsedRange)
If xM Is Nothing Then Exit Sub
For Each xN In xM
    xN.ShowDependents
Next
End Sub

• กด F5 เพื่อรันโค้ด
• จะปรากายหน้าต่างให้เลือกช่วงข้อมูล

• เลือกข้อมูลตั้งแต่ C5 ถึง D11

• กด OK บนหน้าต่างที่ปรากฏ

• จะได้ผลลัพธ์ตามภาพด้านล่าง สำหรับการลบลูกศร ให้ทำตามคำแนะนำข้างต้น

สิ่งที่ควรจำ

มี Shortcut keys (ปุ่มลัด) สำหรับ Trace dependents ดังนี้:

• Ctrl + [ – แสดง dependents โดยตรงของเซลล์ที่เลือก
• Ctrl + Shift + [ – แสดง dependents โดยตรงและโดยอ้อมของเซลล์ที่เลือก

สรุป

หวังว่า 2 วิธีนี้จะช่วยให้คุณจัดการปัญหา Excel ได้ดีขึ้นด้วยการ Tracing Dependents หากมีข้อสงสัย สามารถถามได้ในส่วนความคิดเห็น