สร้างรายงาน Excel เร็วๆ: 2 วิธีที่พิสูจน์แล้ว สำหรับข้อมูลเชิงลึกที่แม่นยำ

เราจัดเก็บข้อมูลสำคัญใน เวิร์กชีต Excel และดำเนินการต่างๆ เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลเป็นประจำ การ สร้างรายงาน เป็นประจำจากข้อมูล Excel นี้ จึงจำเป็นต่อบริษัทหรือสถาบันต่างๆ พวกเขาสามารถเข้าใจการปรับปรุงหรือได้รับความรู้เรื่องพื้นที่ที่ต้องปรับปรุงผ่านรายงานเหล่านี้ บทความนี้จะแสดงวิธีที่มีประสิทธิภาพแต่เรียบง่ายในการ สร้างรายงาน จาก ข้อมูล Excel

ดาวน์โหลดสมุดงานด้านล่างเพื่อฝึกฝนด้วยตนเอง

2 วิธีง่ายในการสร้างรายงานจากข้อมูล Excel

เพื่อการอธิบาย เราจะใช้ชุดข้อมูลตัวอย่าง เช่น ชุดข้อมูลด้านล่างแสดงถึง 3 เดือน (มกราคม – มีนาคม), 2 ผลิตภัณฑ์ (AC และ Heater), และ ยอดขายสุทธิ ของบริษัท ในบทความนี้เราจะ สร้างรายงาน เรื่อง ผลรวมยอดขายสุทธิ แยกตาม เดือน และ ผลิตภัณฑ์

1. แทรกแผนภูมิเพื่อสร้างรายงานจากข้อมูล Excel

1.1 เพิ่มแผนภูมิที่แนะนำ

เราจะใช้ฟีเจอร์ แผนภูมิ Excel ในวิธีแรก ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อ สร้างรายงานจากข้อมูล Excel

ขั้นตอน:

• เลือกช่วง B4:C10
• ไปที่ Insert ➤ Recommended Charts

• จะปรากฏกล่องโต้ตอบ Insert Chart
• เลือกประเภทแผนภูมิที่ต้องการจากแถบด้านซ้าย
• ในตัวอย่างนี้เลือก Clustered Column จะได้แผนภูมิแสดง ยอดขายสุทธิ ของแต่ละผลิตภัณฑ์ในแต่ละเดือนด้วย 2 สีที่แตกต่างกัน ทำให้แยกแยะง่าย

• กด OK
• จะได้แผนภูมิที่ต้องการในเวิร์กชีตใหม่
• สามารถคลิกไอคอนแบบเลื่อนลงของ เดือน และ ผลิตภัณฑ์ เพื่อกรองข้อมูลที่ต้องการ

• นอกจากนี้ สามารถบันทึกแผนภูมิเป็นภาพแยกต่างหากได้
• เลือกแผนภูมิ คลิกขวาเมาส์
• เลือก Save as Picture

1.2 สร้างแผนภูมิด้วยตนเอง

หากต้องการสร้างแผนภูมิเองแทนที่จะใช้คำแนะนำของ Excel ทำตามขั้นตอนด้านล่าง

ขั้นตอน:

• เลือก B4:C10 และแท็บ Insert
• เลือกแผนภูมิที่ต้องการ ในตัวอย่างกดกราฟ 2-D Line พร้อม Markers

• จะได้กราฟเส้น ตามภาพด้านล่าง
• สามารถปรับแต่งแผนภูมิได้โดยกดไอคอน 3 ตัวในกล่องสีแดงข้างแผนภูมิ

• เช่น เปลี่ยนสไตล์แผนภูมิโดยกดไอคอนกลาง แล้วเลือกสไตล์ที่ต้องการ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานยอดขายใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)

บทความที่คล้ายกัน

• วิธีสร้างรายงานกิจกรรมรายวันใน Excel (5 ตัวอย่างง่าย)
• สร้างรายงานการผลิตรายวันใน Excel (ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี)
• วิธีสร้างรายงานยอดขายรายวันใน Excel (พร้อมขั้นตอนด่วน)
• สร้างรายงานแสดงยอดขายรายไตรมาสใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)
• วิธีสร้างรายงาน MIS ใน Excel สำหรับยอดขาย (พร้อมขั้นตอนง่าย)

2. ใช้ฟีเจอร์ PivotTable ของ Excel สำหรับสร้างรายงาน

PivotTable เป็นฟีเจอร์ที่มีประโยชน์มากใน Excel ในวิธีนี้เราจะใช้ฟีเจอร์นี้สร้างรายงาน เรียนรู้ขั้นตอนด้านล่าง

ขั้นตอน:

• เลือก B4:C10 ก่อน
• คลิกแท็บ Insert เลือก PivotTable ➤ From Table/Range

• จะมีกล่องโต้ตอบปรากฏ กด OK

• จะมีเวิร์กชีตใหม่ปรากฏ ด้านขวาจะเห็น PivotTable Fields
• ติ๊ก chọn Month และ Net Sales
• วาง Month ใน Rows และ Net Sales ในส่วน Values

• จะได้รายงานที่แสดง ผลรวมยอดขายสุทธิ แยกตาม เดือน

• ล้างเครื่องหมายถูกของ Month วาง Product ในส่วน Rows

• สุดท้ายจะได้รายงานแยกตามผลิตภัณฑ์

• เพื่อเพิ่ม Slicer ไปที่ PivotTable Analyze
• กด Insert Slicer จากส่วน Filter

• สุดท้ายจะได้ Slicers สำหรับกรองข้อมูลดูผลลัพธ์ที่ต้องการ

อ่านเพิ่มเติม: สร้างรายงานใน Excel เป็นตาราง (พร้อมขั้นตอนง่าย)

วิธีพิมพ์รายงานที่สร้างจากข้อมูล Excel

ท้ายที่สุดเราอาจต้องพิมพ์รายงานแทนที่จะเก็บไว้ใน Excel เท่านั้น เรียนรู้ขั้นตอนด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ไปที่แท็บ Insert
• กด Header & Footer จากเมนู Text

• พิมพ์ Header ตามต้องการ

• ซ่อนชีตที่ไม่ต้องการในรายงาน
• เลือกชีต คลิกขวาเมาส์
• เลือก Hide

• ไปที่แท็บ File
• ในหน้าต่าง File เลือก Print
• เลือก Print Entire Workbook, Landscape Orientation, Fit All Columns on One Page

• สุดท้ายเลือก Print จะสร้างไฟล์ PDF ของรายงาน

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานสรุปใน Excel (2 วิธีง่าย)

สรุป

ตอนนี้คุณสามารถ สร้างรายงาน จาก ข้อมูล Excel ได้ตามวิธีที่อธิบายไว้ข้างต้น ใช้วิธีเหล่านี้ต่อไป และแจ้งให้เรารู้หากมีวิธีอื่นเพิ่มเติม ติดตามเว็บไซต์ ExcelDemy สำหรับบทความแบบนี้ อีกด้วย อย่าลืมแสดงความคิดเห็น ข้อเสนอแนะ หรือคำถามในส่วนความคิดเห็นด้านล่างครับ

บทความเกี่ยวข้อง

• สร้างรายงานค่าใช้จ่ายใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)
• วิธีสร้างรายงานรายได้และค่าใช้จ่ายใน Excel (3 ตัวอย่าง)
• สร้างรายงานการผลิตใน Excel (2 แบบทั่วไป)
• วิธีสร้างรายงานอายุสินค้าคงคลังใน Excel (แนวทางขั้นตอน)
• เตรียมรายงาน MIS ใน Excel (2 ตัวอย่างที่เหมาะสม)