เราจัดเก็บข้อมูลสำคัญใน Excel . ของเรา ใบงาน เรายังดำเนินการที่จำเป็นกับข้อมูลของเราเพื่อวิเคราะห์สิ่งต่าง ๆ เป็นครั้งคราว ตอนนี้ กำลังสร้างรายงาน เป็นประจำจาก Excel . เหล่านี้ ข้อมูลเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับบริษัทหรือสถาบันอื่นๆ พวกเขาสามารถเข้าใจการปรับปรุงหรือได้รับความรู้ที่เหมาะสมเกี่ยวกับพื้นที่ที่ต้องปรับปรุงผ่านรายงานเหล่านี้ ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีการสร้างรายงาน . ที่มีประสิทธิภาพแต่เรียบง่ายให้คุณ จาก ข้อมูล Excel .
ดาวน์โหลดแบบฝึกหัดต่อไปนี้เพื่อฝึกฝนด้วยตัวเอง
2 วิธีง่ายๆ ในการสร้างรายงานจากข้อมูล Excel
เราจะใช้ชุดข้อมูลตัวอย่างเป็นตัวอย่าง ตัวอย่างเช่น ชุดข้อมูลด้านล่างแสดงถึง 3 เดือน (มกราคม – มีนาคม ), 2 ผลิตภัณฑ์ (แอร์ และ ฮีตเตอร์ ) และ ยอดขายสุทธิ ของบริษัท ในบทความนี้ เราจะสร้างรายงาน เกี่ยวกับ ผลรวมของยอดขายสุทธิ ภายใน เดือน และโดยผลิตภัณฑ์ .
1. แทรกแผนภูมิเพื่อสร้างรายงานจากข้อมูล Excel
1.1 เพิ่มแผนภูมิที่แนะนำ
เราจะใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะแผนภูมิ Excel ในวิธีแรกของเรา ดังนั้น ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อ สร้างรายงานจากข้อมูล Excel
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก เลือกช่วง B4:C10 .
- จากนั้นไปที่ แทรก ➤ ชาร์ตแนะนำ .
- ด้วยเหตุนี้ แทรกแผนภูมิ กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
- ที่นั่น เลือกประเภทแผนภูมิที่คุณต้องการจากบานหน้าต่างด้านซ้าย
- สำหรับตัวอย่างนี้ เลือก คอลัมน์ที่จัดกลุ่ม . จะแสดงแผนภูมิที่แสดงยอดขายสุทธิ ของแต่ละผลิตภัณฑ์ในแต่ละเดือนใน 2 สีที่แตกต่างกัน . ดังนั้นจึงแยกแยะได้ง่าย
- หลังจากนั้น กด ตกลง .
- ดังนั้น คุณจะได้แผนภูมิที่คุณต้องการในเวิร์กชีตใหม่ดังที่แสดงด้านล่าง
- นอกจากนี้ คุณสามารถคลิก เดือน และ สินค้า ไอคอนแบบเลื่อนลงเพื่อจัดเรียงฟิลด์ที่จำเป็นของคุณ
- นอกจากนี้ คุณสามารถบันทึกแผนภูมิเป็นรูปภาพแยกต่างหากได้หากต้องการ
- เพื่อจุดประสงค์นั้น ให้เลือกแผนภูมิและคลิกขวาบนเมาส์
- สุดท้าย เลือก บันทึกเป็นรูปภาพ .
1.2 สร้างแผนภูมิด้วยตนเอง
อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการสร้างแผนภูมิแทน Excel คำแนะนำ ทำตามขั้นตอนด้านล่าง
ขั้นตอน:
- อันดับแรก เลือก B4:C10 และเลือก แทรก แท็บ
- ถัดไป เลือกแผนภูมิที่คุณต้องการ ในตัวอย่างนี้ กด เส้น 2-D กราฟที่มี เครื่องหมาย .
- ดังนั้น คุณจะได้กราฟเส้นดังที่แสดงด้านล่าง
- ที่นี่ คุณสามารถแก้ไขแผนภูมิของคุณโดยกดปุ่ม 3 ไอคอนต่างๆ ที่แสดงในกล่องสีแดงข้างแผนภูมิ
- ตัวอย่างเช่น เราเปลี่ยนรูปแบบแผนภูมิโดยคลิกที่ไอคอนตรงกลางและเลือกรูปแบบที่ต้องการ ดูรูปด้านล่าง
อ่านเพิ่มเติม: วิธีการสร้างรายงานการขายใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
การอ่านที่คล้ายกัน
- วิธีการสร้างรายงานกิจกรรมประจำวันใน Excel (ตัวอย่างง่ายๆ 5 ตัวอย่าง)
- สร้างรายงานการผลิตรายวันใน Excel (ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี)
- วิธีการสร้างรายงานการขายรายวันใน Excel (ด้วยขั้นตอนด่วน)
- สร้างรายงานที่แสดงยอดขายรายไตรมาสใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
- วิธีการสร้างรายงาน MIS ใน Excel สำหรับการขาย (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
2. ใช้คุณสมบัติ Excel PivotTable เพื่อสร้างรายงาน
PivotTable เป็นคุณลักษณะที่มีประโยชน์มากใน Excel . ในวิธีนี้ เราจะใช้คุณลักษณะนี้เพื่อสร้างรายงานของเรา ดังนั้น โปรดเรียนรู้ขั้นตอนต่อไปนี้สำหรับการปฏิบัติงาน
ขั้นตอน:
- เลือก B4:C10 ในตอนแรก
- ตอนนี้ คลิก แทรก แท็บและเลือก PivotTable ➤ จากตาราง/ช่วง .
- ถัดไป กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น ที่นั่น ให้กด ตกลง .
- ด้วยเหตุนี้ แผ่นงานใหม่จะปรากฏขึ้น ในบานหน้าต่างด้านขวา คุณจะเห็นฟิลด์ PivotTable .
- จากนั้น ให้ตรวจสอบ เดือน และยอดขายสุทธิ .
- สถานที่ เดือน ใน แถว และ ยอดขายสุทธิ ใน ค่า ส่วน.
- ดังนั้น มันจะส่งคืนรายงานดังที่แสดงด้านล่าง โดยที่ผลรวมของยอดขายสุทธิ อยู่บนพื้นฐานของ เดือน .
- ล้างเครื่องหมายสำหรับ เดือน . อีกครั้ง และวาง ผลิตภัณฑ์ ใน แถว ส่วน.
- สุดท้ายจะส่งคืนรายงานตามผลิตภัณฑ์
- ตอนนี้ เพื่อเพิ่ม ตัวแบ่งส่วนข้อมูล ไปที่ วิเคราะห์ PivotTable .
- กด แทรกตัวแบ่งส่วนข้อมูล จาก ตัวกรอง ส่วน.
- สุดท้าย คุณจะได้ตัวแบ่งส่วนข้อมูลและทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นผ่านตัวแบ่งส่วนข้อมูลเพื่อดูผลลัพธ์ที่คุณต้องการ
อ่านเพิ่มเติม:สร้างรายงานใน Excel เป็นตาราง (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
วิธีพิมพ์รายงานที่สร้างจากข้อมูล Excel
ในท้ายที่สุด เราอาจจำเป็นต้องพิมพ์รายงานแทนที่จะเก็บไว้ใน Excel สมุดงาน จึงเรียนมาเพื่อทราบขั้นตอนการดำเนินการ
ขั้นตอน:
- ก่อนอื่น ไปที่ แทรก แท็บ
- กด ส่วนหัวและส่วนท้าย จาก ข้อความ เมนูแบบเลื่อนลง
- จากนั้น พิมพ์ ส่วนหัว ตามที่ระบุด้านล่าง
- หลังจากนั้น ให้ซ่อนแผ่นงานที่คุณไม่ต้องการในรายงาน
- สำหรับสิ่งนั้น ให้เลือกแผ่นงานและคลิกขวาบนเมาส์
- เลือก ซ่อน .
- ถัดไป ไปที่ ไฟล์ แท็บ
- ใน ไฟล์ หน้าต่าง เลือก พิมพ์ .
- เลือก พิมพ์สมุดงานทั้งหมด , การวางแนวแนวนอน , จัดทุกคอลัมน์ในหน้าเดียว .
- สุดท้าย เลือก พิมพ์ และจะสร้าง PDF ไฟล์รายงาน
อ่านเพิ่มเติม:วิธีสร้างรายงานสรุปใน Excel (2 วิธีง่ายๆ)
บทสรุป
ต่อจากนี้ไปคุณจะสามารถ สร้างรายงาน จาก ข้อมูล Excel ตามวิธีการที่อธิบายไว้ข้างต้น ใช้ต่อไปและแจ้งให้เราทราบหากคุณมีวิธีอื่นๆ ในการทำงาน ติดตาม ExcelDemy เว็บไซต์สำหรับบทความเพิ่มเติมเช่นนี้ อย่าลืมแสดงความคิดเห็น ข้อเสนอแนะ หรือข้อสงสัยหากมีในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง
บทความที่เกี่ยวข้อง
- สร้างรายงานค่าใช้จ่ายใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
- วิธีการสร้างรายงานรายได้และค่าใช้จ่ายใน Excel (3 ตัวอย่าง)
- จัดทำรายงานการผลิตใน Excel (2 ตัวแปรทั่วไป)
- วิธีการสร้างรายงานอายุสินค้าคงคลังใน Excel (คำแนะนำทีละขั้นตอน)
- จัดทำรายงาน MIS ใน Excel (2 ตัวอย่างที่เหมาะสม)
