การกระทบยอด (Reconciliation) เป็นกระบวนการที่คุณเปรียบเทียบสองชุดบันทึกเพื่อตรวจสอบว่าทั้งสองชุดเหมือนกันหรือไม่ โดยปกติทำเพื่อตรวจสอบว่าบัญชีอยู่ในสภาพสมดุล ใน Excel คุณสามารถตั้งค่ารูปแบบการกระทบยอดสำหรับบัญชีฝ่าย (party ledger) ได้โดยปฏิบัติตามขั้นตอนง่ายๆ บทความนี้จะแสดงวิธีสร้างรูปแบบการกระทบยอดบัญชีฝ่ายใน Excel ด้วยขั้นตอนที่ง่าย ดังนั้น ไม่ต้องพูดคุยเพิ่มเติม เริ่มเลยดีกว่า
คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ Excel จากลิงก์ต่อไปนี้และฝึกปฏิบัติพร้อมกันได้
Party Ledger Reconciliation คืออะไร?
ในการบัญชี Party Ledger Reconciliation คือกระบวนการเปรียบเทียบยอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทขององค์กรกับยอดคงเหลือในบัญชีที่สอดคล้องกันของฝ่ายตรงข้าม (counterparties) การกระทบยอดทำเพื่อให้แน่ใจว่าสองชุดบัญชีอยู่ในความสอดคล้องกัน
กระบวนการกระทบยอดเริ่มต้นด้วยการที่แต่ละฝ่ายส่งรายการยอดคงเหลือของบัญชีแยกประเภทให้อีกฝ่ายหนึ่ง พวกเขาจึงเปรียบเทียบรายการของตนและระบุความแตกต่าง ความแตกต่างเหล่านี้จะถูก กระทบยอด (reconciled)
มีหลายเหตุผลที่ทำให้ Party Ledger Reconciliation สำคัญ
- ขั้นแรก ช่วยให้มั่นใจถึงความถูกต้องของบัญชีแยกประเภท
- ขั้นที่สอง ช่วยป้องกันการฉ้อโกงและข้อผิดพลาด
- ขั้นที่สาม ช่วยระบุความไม่สอดคล้องระหว่างสองชุดบัญชี
- สุดท้าย ช่วยปรับปรุงการสื่อสารระหว่างฝ่ายต่างๆ
Party Ledger Reconciliation เป็นส่วนสำคัญของกระบวนการบัญชี ช่วยให้มั่นใจถึงความถูกต้องของบัญชีและป้องกันการฉ้อโกงและข้อผิดพลาด
ขั้นตอนในการสร้างรูปแบบ Party Ledger Reconciliation ใน Excel
ผมมีบัญชีผู้ขาย (vendor ledgers) 6 รายการเหมือนภาพด้านล่าง ผมจะใช้บัญชีเหล่านั้นสร้างรูปแบบ Party Ledger Reconciliation ใน Excel หากคุณไม่รู้วิธีสร้างบัญชีผู้ขายใน Excel คลิกที่นี่เพื่ออ่านวิธีสร้างบัญชีผู้ขายใน Excel
ขั้นตอนที่ 1: สร้างตารางว่างของ Party Ledger
ขั้นตอนแรกในการสร้างรูปแบบ Party Ledger Reconciliation ใน Excel คือการสร้างตารางว่างของบัญชีฝ่าย (party ledgers)
Party ledger คือไฮเปอร์ลิงก์ของบัญชีลูกค้าทั้งหมด ใน party ledger คุณจะมีข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับลูกค้าและลิงก์บัญชีผู้ขายที่สมบูรณ์
ในกรณีนี้ ผมสร้างตารางว่างของ party ledger ด้วย 5 คอลัมน์ที่เกี่ยวข้อง
คอลัมน์เหล่านั้นคือ
- ลำดับ (No.)
- ชื่อลูกค้า (Customer Name)
- อีเมล (Email ID)
- ที่อยู่ (Address)
- ไปที่บัญชี (Go To Account)
คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์มากขึ้นใน party ledger ตามความต้องการ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรูปแบบการกระทบยอดบัญชีผู้ขาย (Vendor Ledger Reconciliation) ใน Excel
บทความที่คล้ายกัน
- วิธีสร้าง Subsidiary Ledger ใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)
- สร้างบัญชีเช็คใน Excel (2 ตัวอย่างที่มีประโยชน์)
- วิธีส่งออกบัญชีทั้งหมดจาก Tally ไป Excel
ขั้นตอนที่ 2: ใส่ข้อมูลลูกค้าลงใน Party Ledger
หลังจากสร้างตารางว่างสำหรับ party ledger แล้ว คุณต้องใส่ข้อมูลลูกค้าลงใน party ledger
ผมได้ใส่ข้อมูลลูกค้าลงใน party ledger จากบัญชีผู้ขาย 6 รายการ
คุณจะใส่ข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าให้มากที่สุดเท่าที่จำเป็น
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้าง Ledger ใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)
ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มลิงก์ตัวอ้างอิง (Seed Links) ลงใน Party Ledger
เมื่อการใส่ข้อมูลลูกค้าเสร็จสิ้น ถึงเวลาเพิ่มลิงก์บัญชีต้นทาง (seed ledger links) ลงใน party ledger
- เพื่อสร้างไฮเปอร์ลิงก์ ผมสร้างคอลัมน์ชื่อ Go To Account
- จากนั้น ผมใส่ข้อความลิงก์ (anchor text) “Click Here” สำหรับชื่อลูกค้าแต่ละราย คุณสามารถใช้ข้อความลิงก์อื่นได้
- เลือกข้อความลิงก์แรกในเซลล์ F5
- ไปที่แท็บ Insert
- ในกลุ่ม Links คลิกคำสั่ง Link
หลังจากกดคำสั่ง Link กล่องโต้ตอบ Insert Hyperlink จะปรากฏ
- เลือกตัวเลือก ‘Place in This Document’ จากคอลัมน์ซ้ายสุดของกล่องโต้ตอบ Insert Hyperlink
- เลือกชื่อแผ่นงานที่สอดคล้องกับชื่อลูกค้า
ในกรณีนี้ ชื่อลูกค้าคือ Ramonda Oldknowe ดังนั้น ผมเลือกชื่อแผ่นงานที่เรียกว่า Ramonda Oldknowe
- กดปุ่ม OK
ไฮเปอร์ลิงก์แรกจะถูกสร้างด้วยข้อความลิงก์ “Click Here”
หากคุณคลิกที่ลิงก์นี้ Excel จะนำคุณไปที่แผ่นงานชื่อ Ramonda Oldknowe ที่นั่นคุณจะพบบัญชีผู้ขาย בשםของลูกค้า Ramonda Oldknowe
เช่นเดียวกัน ปฏิบัติตามขั้นตอนข้างต้นเพื่อเพิ่มไฮเปอร์ลิงก์สำหรับลูกค้าที่เหลือ
หลังจากเพิ่มไฮเปอร์ลิงก์ทั้งหมด Party ledger ของคุณจะมีลักษณะดังภาพต่อไปนี้
ดังนั้น นี่คือวิธีที่คุณสามารถสร้างรูปแบบ Party Ledger Reconciliation ใน Excel
ตอนนี้ คุณสามารถใช้ party ledger นี้เพื่อเดินทางไปยังบัญชีต่างๆ ได้ง่ายด้วยไม่กี่คลิก และเปรียบเทียบบัญชีระหว่างบัญชีลูกค้าต่างๆ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้าง General Ledger ใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)
ส่วนฝึกปฏิบัติ
คุณจะได้แผ่น Excel เหมือนภาพหน้าจอต่อไปนี้ ที่ท้ายของไฟล์ Excel ที่ให้มา ซึ่งคุณสามารถฝึกปฏิบัติทุกหัวข้อที่อภิปรายในบทความนี้
สรุป
สรุปคือ เราได้อภิปรายขั้นตอนในการสร้างรูปแบบ Party Ledger Reconciliation ใน Excel โปรดอย่าลังเลที่จะถามคำถามในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง เราจะพยายามตอบคำถามที่เกี่ยวข้องโดยเร็วที่สุด และโปรดเยี่ยมชมเว็บไซต์ Exceldemy เพื่อสำรวจเพิ่มเติม
บทความที่เกี่ยวข้อง
- สร้าง General Ledger ใน Excel จากข้อมูล General Journal
- วิธีสร้างบัญชีธนาคารใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)
- วิธีกระทบยอดสองชุดข้อมูลใน Excel (9 วิธีง่าย)
- วิธีกระทบยอดข้อมูลใน 2 แผ่น Excel (4 วิธี)
- Maintain Ledger Book in Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)
- วิธีทำ Bank Reconciliation ใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)
- วิธีกระทบยอดรายการผู้ขายใน Excel (2 วิธีง่าย)
