Google Drive เป็นบริการที่มีประโยชน์มากอยู่แล้ว แต่เมื่อนำพลังของส่วนประกอบเดสก์ท็อปมาใช้ คุณจะทำงานได้มีประสิทธิภาพกว่าคิด
ถ้าคุณใช้คอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ ไม่มีเหตุผลที่จะไม่ติดตั้งส่วนประกอบ Google Drive Desktop หากยังต้องการเหตุผลเพิ่มเติม นี่คือเหตุผลที่ดีที่สุดจากเราที่คุณควรลอง Google Drive Desktop
Google Drive "Desktop" คืออะไร?
จริงๆ แล้วไม่มีผลิตภัณฑ์เฉพาะเจาะจงชื่อ "Google Drive Desktop" แต่มีหลายวิธีให้ Google Drive ทำงานได้โดยไม่ต้องต่ออินเทอร์เน็ตตลอดเวลา
วิธีแรกคือ Google Docs Offline Extension สำหรับ Chrome ส่วนขยายทางการของ Google เมื่อเปิดใช้งาน จะให้คุณทำงานกับเอกสาร Google Drive ได้ทั้งมีและไม่มีอินเทอร์เน็ต ฟีเจอร์นี้จำเป็นมาก คุณควรเปิดใช้งานแน่นอน
ส่วนที่สองคือ Google Backup and Sync สำเนาโฟลเดอร์สำคัญ เช่น รูปภาพ วิดีโอ ไปยัง Google Drive อัตโนมัติ ยังสร้างโฟลเดอร์แบบ DropBox บนคอมพิวเตอร์ที่ซิงค์เนื้อหา Google Drive ไปยังเครื่อง อะไรก็ตามที่คัดลอกใส่โฟลเดอร์นั้น จะซิงค์ขึ้นคลาวด์ทันที!
ตอนนี้เรารู้จักวิธีนำ Google Drive ไปสู่เดสก์ท็อปแล้ว มาดูเหตุผลที่ทำให้คุณทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ทำงานต่อได้แม้อินเทอร์เน็ตล้ม
ชุดเครื่องมือผลิตภาพบนคลาวด์มีประโยชน์มากในโลกที่คนต้องทำงานจากอุปกรณ์หลายเครื่อง และร่วมทีมจากระยะไกล แต่ทันทีที่อินเทอร์เน็ตล้ม คุณจะเข้าถึงงานไม่ได้! แม้การขาดการเชื่อมต่อที่บ้านอาจนาน แต่สำหรับผู้ใช้อินเทอร์เน็ตมือถือเป็นปัญหาบ่อย
ยังเป็นปัญหาใหญ่ถ้าคุณต้องเดินทางบ่อย บนเครื่องบินไม่มี WiFi รถไฟและรถไฟฟ้าอาจไม่มีสัญญาณ รวมถึงต่างประเทศอาจไม่มีอินเทอร์เน็ตนาน ดังนั้นการมีไฟล์งานพร้อมใช้ตลอดเวลาจึงจำเป็นต่อการทำงานได้อย่างต่อเนื่อง
แชร์ไฟล์ขนาดใหญ่ได้ง่าย
ถึงยุคบรอดแบนด์ แต่อีเมลส่วนใหญ่ยังจำกัดขนาดไฟล์แนบอย่างเข้มงวด ไม่สะดวกเวลาต้องแชร์ภาพคุณภาพสูง เสียง หรือสื่อขนาดใหญ่
ด้วยโฟลเดอร์ Google Drive ที่ซิงค์บนคอมพิวเตอร์ คุณแชร์ไฟล์ใหญ่ได้ง่ายแค่เก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่กำหนด ทุกคนที่ได้รับอนุญาตสามารถซิงค์ไปเครื่องตัวเอง หรือเข้าถึงบนคลาวด์ได้ Google Drive จัดการส่วนที่เหลือทั้งหมด
จัดเก็บสำรองข้อมูลทำให้ธุรกิจต่อเนื่อง
ถ้าใช้ Backup and Sync คุณเก็บอะไรก็ได้ในโฟลเดอร์โลคัลและซิงค์ขึ้นไป สมมติว่ามีพื้นที่พอ นี่รวมทุกประเภทไฟล์
เช่น ซิงค์ไอเมจสำรองฮาร์ดดิสก์ และตั้งค่าซอฟต์แวร์สำรองให้เป้าหมายเป็นโฟลเดอร์ที่ซิงค์อยู่ เนื่องจากคุณระบุได้ว่าโฟลเดอร์ไหนจะซิงค์บน Windows หรือ macOS แต่ละเครื่อง ไม่ต้องกังวลไฟล์ไม่เกี่ยวข้องอยู่บนเครื่องแต่ละเครื่อง ถ้าคอมพิวเตอร์หาย หรือฮาร์ดดิสก์ล้างข้อมูล คุณกู้ข้อมูลกลับมาได้ไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น
ทำให้การทำงานร่วมกันง่ายมาก
ไม่มีใครเป็นเกาะเดี่ยว และงานส่วนใหญ่ (ทั้งระยะไกลหรือไม่) ทำเป็นทีมอยู่แล้ว Google Drive พร้อมส่วนย่อยอย่าง Google Docs ทำให้ทำงานร่วมกันบนเอกสารราบรื่น คุณสามารถ留คอมเมนต์ ดูเวอร์ชันล่าสุดตลอดเวลาเมื่อซิงค์หรือต่อเน็ต และมอบงานเฉพาะให้สมาชิกทีมที่แชร์ไอเทม
Google Drive มีการตั้งค่าแชร์ที่แข็งแกร่ง ทำให้คุณและเพื่อนร่วมงานแชร์เนื้อหาเฉพาะกับผู้ที่ต้องการเข้าถึงเท่านั้น
สแกนและจัดเก็บเอกสารเป็นทีม
ฝันสำนักงานไร้กระดาษยังคงเป็นแค่ฝัน หมายถึงยังมีเอกสารกระดาษมากที่ต้องดิจิไทซ์ มีวิธีโคตรโคตรให้ทีมดิจิไทซ์เอกสารร่วมกันด้วยเทคโนโลยีของ Google
แอป Google Drive มือถือมีสแกนเนอร์เอกสารในตัว สมาชิกทีมแต่ละคนต้องการแค่สมาร์ทโฟน แอป Google Drive และการเข้าถึงโฟลเดอร์ Google Drive แบบแชร์ แล้วสแกนเอกสารในสนามและบันทึกลงโฟลเดอร์นั้น
ถ้าโฟลเดอร์นั้นซิงค์กับคอมพิวเตอร์ หมายความว่าข้อมูลสแกนทั้งหมดจะดาวน์โหลดและสะสมบนเครื่องนั้นอัตโนมัติ พร้อมใช้งานทันที
อัปเกรดพื้นที่จัดเก็บด้วย Google One
แม้ทุกคนจะใช้เทคนิคเพิ่มประสิทธิภาพเหล่านี้ฟรีได้ บัญชี Google Drive มาตรฐานมีพื้นที่แค่ 15GB พูลจัดเก็บแชร์ข้ามบริการอย่าง Google Drive และ Gmail ดังนั้นหนึ่งในวิธีที่มีผลกระทบมากที่สุดต่อประสิทธิภาพคืออัปเกรดพื้นที่รวมด้วย Google One
แม้จะต้องเสียค่าใช้จ่ายเล็กน้อย แต่เป็นพื้นที่จัดเก็บคลาวด์ที่ถูกที่สุดอยู่แล้ว $1.99/เดือน ได้เพิ่ม 100GB จนถึง $299.99/เดือน สำหรับ 30TB
สิ่งนี้เปิดโอกาสหลายอย่าง รวมถึงการสำรองข้อมูลขนาดใหญ่ได้ง่าย และโปรเจกต์ทีมที่ต้องการคลาวด์จัดเก็บเร็ว น่าเชื่อถือ การเปลี่ยนไปใช้เครื่องมือคลาวด์อย่าง Google Drive และรวมกับระบบเดสก์ท็อปเป็นโบนัสประสิทธิภาพมหาศาล หากคุณยินดีคิดนอกกรอบ
