การเก็บสำเนาอีเมลส่วนตัวของคุณอาจมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการอ้างอิงในภายหลัง ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการบันทึกตัวอย่างสำหรับงานถัดไป บันทึกโครงการที่คุณทำงาน หรือเก็บคำติชมที่คุณได้รับ
มีหลายวิธีที่คุณสามารถใช้เพื่อสำรองอีเมลที่ทำงานของคุณ หนึ่งในนั้นคือบันทึกเป็น PDF หากเป็นอีเมลที่ทำงาน คุณจะต้องตรวจสอบกับหัวหน้างานหรือแผนกไอทีก่อนสร้างที่เก็บถาวรของอีเมลเพื่อหลีกเลี่ยงการแตกสาขาทางกฎหมาย

ไม่ว่าเหตุผลของคุณจะเป็นอย่างไร เราจะแสดงวิธีบันทึกอีเมลเป็น PDF ด้วยวิธีง่ายๆ ไม่กี่ขั้นตอน
วิธีบันทึกอีเมลเป็นไฟล์ PDF
คู่มือนี้จะอธิบายวิธีบันทึกอีเมลเป็น PDF ในแอป Gmail, Outlook หรือ Mail สำหรับ Mac
Outlook (Windows)
คุณบันทึกอีเมลเป็น PDF จาก Outlook ลงในคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์ได้โดยใช้ขั้นตอนเหล่านี้
- เปิดข้อความอีเมลที่คุณต้องการบันทึกเป็นไฟล์ PDF จากนั้นเลือก ไฟล์> พิมพ์ .

- เลือก Microsoft Print to PDF ในเมนูดรอปดาวน์ภายใต้ส่วนเครื่องพิมพ์

- ถัดไป เลือก พิมพ์ .

- ไปที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกไฟล์ PDF ใน บันทึกงานพิมพ์เป็น กล่อง.

- คุณสามารถเปลี่ยนชื่อไฟล์ได้ใน ชื่อไฟล์ ฟิลด์ จากนั้นเลือก บันทึก เพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลง

ใน Outlook เวอร์ชันก่อนหน้า (2010 หรือเก่ากว่า) คุณต้องบันทึกข้อความอีเมลเป็นไฟล์ HTML แล้วเปลี่ยนเป็นไฟล์ PDF
- เลือก ไฟล์> บันทึกเป็น ในหน้าต่างข้อความอีเมล

- ไปที่ บันทึกเป็น กล่องและค้นหาโฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกไฟล์ PDF เปลี่ยนชื่อ PDF ไฟล์ใน ชื่อไฟล์ และเลือก HTML ใน บันทึกเป็นประเภท เมนูแบบเลื่อนลง

- เลือก บันทึก , เปิดเอกสาร Word เลือก ไฟล์> เปิด จากนั้นเลือก HTML ไฟล์ คุณบันทึกไว้ก่อนหน้านี้

- เลือก ไฟล์> บันทึกเป็น , เลือก สถานที่ คุณต้องการบันทึกไฟล์ จากนั้นเลือก PDF ในส่วน บันทึกเป็น ประเภท เมนูแบบเลื่อนลง

- เลือก บันทึก และตรวจสอบไฟล์ PDF ในโฟลเดอร์ที่คุณเลือก
หมายเหตุ :หากคุณใช้ Outlook 2007 คุณอาจประสบปัญหาในการค้นหาตัวเลือกในการบันทึกอีเมลเป็นไฟล์ PDF คุณสามารถคัดลอกข้อความอีเมล วางลงในเอกสาร Word แล้วบันทึกเอกสารเป็นไฟล์ PDF ได้ ข้อความจะไม่มีส่วนหัว แต่คุณสามารถพิมพ์ลงในเอกสาร Word ได้ด้วยตนเอง
Outlook (Mac)
ขั้นตอนจะแตกต่างกันเล็กน้อยหากคุณใช้ Outlook บน Mac และต้องการบันทึกอีเมลเป็นไฟล์ PDF
- เปิดข้อความอีเมลที่คุณต้องการบันทึกเป็น PDF ใน Outlook แล้วเลือก ไฟล์> พิมพ์ .

- ถัดไป เลือก บันทึกเป็น PDF ใน PDF เมนูแบบเลื่อนลง

- ป้อน ชื่อไฟล์ สำหรับ PDF ที่คุณต้องการบันทึก

- เลือกลูกศรถัดจาก ที่ไหน และไปที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกไฟล์ PDF ของคุณ

- ถัดไป เลือก บันทึก .

แอปอีเมล
แอป Mail พร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้อุปกรณ์ macOS และ iOS คุณยังบันทึกข้อความอีเมลจากแอป Mail เป็นไฟล์ PDF ใน Mac หรือ iPhone/iPad ได้อีกด้วย
แมค
หากคุณต้องการบันทึกอีเมลเป็น PDF เพื่อใช้ที่อื่นหรือเก็บไว้ใช้อ้างอิงในอนาคต ให้ใช้ขั้นตอนเหล่านี้
- เปิด เมล และเลือกการสนทนาทางอีเมล (s) ที่คุณต้องการบันทึกเป็นไฟล์ PDF

- เลือก ไฟล์> ส่งออกเป็น PDF เพื่อบันทึกอีเมลเป็นไฟล์ PDF

iOS (iPhone/iPad)
หากคุณใช้แอป Mail บนอุปกรณ์ iOS คุณยังคงบันทึกอีเมลเป็นไฟล์ PDF ได้
- เปิดแอป Mail บน iPhone/iPad เลือกข้อความอีเมลที่คุณต้องการบันทึก
- แตะด้านล่าง ลูกศร .

- ถัดไป แตะพิมพ์ จากเมนู

- หน้าจอเอกสารการพิมพ์จะปรากฏขึ้น ตอนนี้ คุณต้องขยายข้อความอีเมลโดยบีบนิ้วออกจากตรงกลาง

- เมื่อคุณทำเช่นนี้ หน้าจอใหม่จะปรากฏขึ้นเมื่ออีเมลแปลงเป็น PDF สิ่งที่คุณต้องทำตอนนี้คือแชร์ PDF แตะแชร์ ที่ด้านขวาบนของหน้าจอ

- ถัดไป แตะ บันทึกลงในไฟล์ ใน เมนูแบ่งปัน .

- เลือกโฟลเดอร์แล้วแตะ บันทึก .
หรือคุณสามารถใช้แอพคำสั่งลัดเพื่อบันทึกข้อความอีเมลเป็นไฟล์ PDF
- เปิด ทางลัด บน iPhone/iPad ของคุณ แล้วแตะจุดสามจุดถัดจาก สร้าง PDF ทางลัด

- แตะสามจุด ที่ด้านขวาบนของหน้าจอแล้วสลับ แสดงในแผ่นการแชร์ ตัวเลือกที่จะเปิด .

Gmail
หากคุณใช้ Gmail เป็นแอปอีเมลเริ่มต้น คุณจะบันทึกข้อความอีเมลเป็นไฟล์ PDF บนคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่ได้
Windows
หากคุณใช้ Gmail บนพีซีที่ใช้ Windows 10 คุณสามารถบันทึกข้อความอีเมลเป็นไฟล์ PDF ได้ในไม่กี่ขั้นตอนง่ายๆ
- เปิดข้อความอีเมลและเลือก เพิ่มเติม (สามจุด) ข้างตอบกลับ ไอคอน.

- ถัดไป เลือก พิมพ์ .

หมายเหตุ :หากคุณต้องการพิมพ์ชุดข้อความอีเมลทั้งหมด ให้เลือก พิมพ์ ทั้งหมด.
- ในกล่องโต้ตอบการพิมพ์ที่ปรากฏขึ้น ให้เลือก Microsoft Print to PDF เป็นปลายทางการพิมพ์
หมายเหตุ :เลือก Ctrl + ป หากคุณไม่เห็นกล่องโต้ตอบการพิมพ์
- เลือก พิมพ์ .

แมค
ขั้นตอนในการบันทึกอีเมลเป็น PDF ใน Gmail จะแตกต่างจาก Windows บน Mac เล็กน้อย
- เปิดข้อความอีเมลและเลือก เพิ่มเติม (สามจุด)

- เลือก พิมพ์ .

- เลือก PDF เมนูแบบเลื่อนลง จากนั้นเลือก บันทึกเป็น PDF .

- ถัดไป เลือก โฟลเดอร์ ที่คุณจะบันทึกไฟล์ PDF ของคุณ จากนั้นเลือก บันทึก .

แอนดรอยด์
หากคุณมีอุปกรณ์ Android และใช้แอป Gmail คุณสามารถบันทึกข้อความอีเมลเป็นไฟล์ PDF ลงในโทรศัพท์หรือแท็บเล็ตของคุณได้
- เปิดการสนทนาทางอีเมลใน Gmail แล้วเลือกเพิ่มเติม (สามจุด)> พิมพ์ .

- ถัดไป แตะลูกศรแบบเลื่อนลง ที่ด้านขวาบน

- แตะ บันทึกเป็น PDF .

- ถัดไป แตะ PDF หรือไอคอนพิมพ์

- เลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ PDF ของคุณ

iOS
ใน Gmail สำหรับ iOS คุณสามารถบันทึกหรือพิมพ์อีเมลเป็นไฟล์ PDF
- เปิดข้อความอีเมลใน Gmail แล้วแตะเพิ่มเติม (สามจุด)

- แตะ พิมพ์ .

- ถัดไป แตะ AirPrint .

- บีบและขยายภาพขนาดย่อของหน้าที่คุณเห็นในหน้าจอตัวเลือกเครื่องพิมพ์เพื่อแปลงข้อความอีเมลของคุณเป็น PDF

- แตะ แชร์ ในหน้าจอแสดงตัวอย่าง PDF

- ถัดไป แตะ บันทึกลงในไฟล์ เพื่อบันทึก PDF ของคุณในเครื่อง

เก็บอีเมลเหล่านั้นไว้เป็นเอกสารสำหรับใช้ในอนาคต
การบันทึกข้อความอีเมลของคุณเป็นไฟล์ PDF เป็นวิธีที่สะดวกในการสำรองข้อมูล แบ่งปันข้อความเฉพาะ หรือเพียงแค่ทำให้สามารถเข้าถึงได้ง่าย
ดูคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการแก้ไข PDF, แปลง PDF เป็นไฟล์ Word หรือแทรก PDF ของคุณลงในเอกสาร Word
คู่มือนี้มีประโยชน์หรือไม่? แบ่งปันกับเราในความคิดเห็น