วิธีบันทึกอีเมลเป็นไฟล์ PDF

การเก็บสำเนาส่วนตัวของอีเมลสามารถช่วยได้เมื่อคุณต้องอ้างอิงภายหลัง ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการจัดเก็บตัวอย่างงานสำหรับงานใหม่ บันทึกโปรเจกต์ที่ทำงาน หรือเก็บ feedback ที่ได้รับ

มีหลายวิธีที่คุณสามารถใช้สำรองอีเมลงานได้ หนึ่งในนั้นคือบันทึกเป็น PDF หากเป็นอีเมลงาน คุณควรตรวจสอบกับหัวหน้าหรือแผนก IT ก่อนทำคลังอีเมล เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาทางกฎหมาย

วิธีบันทึกอีเมลเป็นไฟล์ PDF

คู่มือนี้จะอธิบายวิธีบันทึกอีเมลเป็น PDF บน Gmail, Outlook หรือ Mail app สำหรับ Mac

Outlook (Windows)

คุณสามารถบันทึกอีเมลเป็น PDF จาก Outlook ไปยังคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์ได้ด้วยขั้นตอนเหล่านี้

1. เปิดข้อความอีเมลที่ต้องการบันทึกเป็น PDF แล้วเลือก File > Print
2. เลือก Microsoft Print to PDF ในเมนูดรอปดาวน์ภายใต้ส่วน Printer
3. ต่อไป เลือก Print
4. ไปที่โฟลเดอร์ที่ต้องการบันทึกไฟล์ PDF ในกล่อง Save Print Output As
5. คุณสามารถเปลี่ยนชื่อไฟล์ในช่อง File Name แล้วเลือก Save เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

ใน Outlook เวอร์ชันก่อนหน้า (2010 หรือเก่ากว่า) คุณต้องบันทึกข้อความอีเมลเป็น HTML ก่อน แล้วค่อยเปลี่ยนเป็น PDF

1. เลือก File > Save As ในหน้าต่างข้อความอีเมล
2. ไปที่กล่อง Save As หาโฟลเดอร์ที่ต้องการบันทึกไฟล์ PDF เปลี่ยนชื่อ PDF file ในช่อง File Name และเลือก HTML ในเมนูดรอปดาวน์ Save as Type
3. เลือก Save เปิดเอกสาร Word เลือก File > Open แล้วเลือก HTML file ที่บันทึกไว้ก่อนหน้า
4. เลือก File > Save As เลือก location ที่ต้องการบันทึกไฟล์ และเลือก PDF ในเมนูดรอปดาวน์ Save as Type
5. เลือก Save และตรวจสอบไฟล์ PDF ในโฟลเดอร์ที่เลือก

หมายเหตุ: หากคุณใช้ Outlook 2007 อาจยากที่จะหาตัวเลือกบันทึกอีเมลเป็น PDF แทนที่จะเป็นนั้น คุณสามารถคัดลอกข้อความอีเมล วางในเอกสาร Word แล้วบันทึกเอกสารเป็น PDF ข้อความจะไม่มี header แต่คุณสามารถพิมพ์ header เองใน Word ได้

Outlook (Mac)

ขั้นตอนแตกต่างเล็กน้อย หากคุณใช้ Outlook บน Mac และต้องการบันทึกอีเมลเป็น PDF

1. เปิดข้อความอีเมลที่ต้องการบันทึกเป็น PDF ใน Outlook และเลือก File > Print
2. ต่อไป เลือก Save as PDF ในเมนูดรอปดาวน์ PDF
3. ป้อน file name สำหรับ PDF ที่ต้องการบันทึก
4. เลือกลูกศรถัดจาก Where และไปที่โฟลเดอร์ที่ต้องการบันทึกไฟล์ PDF
5. ต่อไป เลือก Save

Mail App

Mail app พร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้ macOS และ iOS คุณยังสามารถบันทึกข้อความอีเมลจาก Mail app เป็น PDF บน Mac หรือ iPhone/iPad ได้

Mac

หากคุณต้องการบันทึกอีเมลเป็น PDF เพื่อใช้ที่อื่นหรือจัดเก็บไว้อ้างอิงในอนาคต ใช้ขั้นตอนเหล่านี้

1. เปิดแอป Mail และเลือก email conversation(s) ที่ต้องการบันทึกเป็น PDF
2. เลือก File > Export as PDF เพื่อบันทึกอีเมลเป็น PDF

iOS (iPhone/iPad)

หากคุณใช้ Mail app บนอุปกรณ์ iOS คุณยังสามารถบันทึกอีเมลเป็น PDF ได้

1. เปิดแอป Mail บน iPhone/iPad เลือกข้อความอีเมลที่ต้องการบันทึก
2. แตะลูกศร ด้านล่าง
3. ต่อไป แตะ Print จากเมนู
4. หน้าจอพิมพ์เอกสารจะปรากฏ ตอนนี้คุณต้องซูมอินที่ข้อความอีเมลโดยบีบนิ้วออกจากกึ่งกลาง
5. เมื่อคุณทำเช่นนั้น หน้าจอใหม่จะปรากฏพร้อมอีเมลที่แปลงเป็น PDF แล้ว ทั้งที่คุณต้องทำคือแชร์ PDF แตะ Share ด้านขวาบนของหน้าจอ
6. ต่อไป แตะ Save to Files ใน Share Menu
7. เลือกโฟลเดอร์ และแตะ Save

ทางเลือกอื่น คุณสามารถใช้แอป Shortcuts เพื่อบันทึกข้อความอีเมลเป็น PDF ได้

1. เปิด Shortcuts บน iPhone/iPad แตะสามจุดถัดจาก shortcut Make PDF
2. แตะ สามจุด มุมขวาบนของหน้าจอ แล้ว toggle ตัวเลือก Show in Share Sheet เป็น On

Gmail

หากคุณใช้ Gmail เป็นแอปอีเมลเริ่มต้น คุณสามารถบันทึกข้อความอีเมลเป็น PDF บนคอมพิวเตอร์หรือมือถือได้

Windows

หากคุณใช้ Gmail บน Windows 10 PC คุณสามารถบันทึกข้อความอีเมลเป็น PDF ได้ในไม่กี่ขั้นตอน

1. เปิดข้อความอีเมล และเลือก More (สามจุด) ถัดจากไอคอน Reply
2. ต่อไป เลือก Print
3. ใน print dialog ที่ปรากฏ ให้เลือก Microsoft Print to PDF เป็น print destination
4. เลือก Print

หมายเหตุ: หากต้องการพิมพ์ email thread ทั้งหมด ให้เลือก Print all และกด Ctrl + P หากไม่เห็น print dialog

Mac

ขั้นตอนบันทึกอีเมลเป็น PDF ใน Gmail บน Mac แตกต่างจาก Windows เล็กน้อย

1. เปิดข้อความอีเมล และเลือก More (สามจุด)
2. เลือก Print
3. เลือกเมนูดรอปดาวน์ PDF แล้วเลือก Save as PDF
4. ต่อไป เลือก folder ที่จะบันทึกไฟล์ PDF และเลือก Save

Android

หากคุณมีอุปกรณ์ Android และใช้แอป Gmail คุณสามารถบันทึกข้อความอีเมลเป็น PDF ไปที่โทรศัพท์หรือแท็บเล็ตได้

1. เปิด conversation ใน Gmail และเลือก More (สามจุด) > Print
2. ต่อไป แตะ drop-down arrow มุมขวาบน
3. แตะ Save as PDF
4. ต่อไป แตะไอคอน PDF หรือ Print
5. เลือก location เพื่อบันทึกไฟล์ PDF

iOS

ใน Gmail สำหรับ iOS คุณสามารถบันทึกหรือพิมพ์อีเมลเป็น PDF ได้

1. เปิดข้อความอีเมลใน Gmail และแตะ More (สามจุด)
2. แตะ Print
3. ต่อไป แตะ AirPrint
4. บีบนิ้วซูมอินเหนือ thumbnail ของหน้าที่คุณเห็นในหน้าจอ Printer Options เพื่อแปลงข้อความอีเมลเป็น PDF
5. แตะ Share ในหน้าจอ PDF preview
6. ต่อไป แตะ Save to Files เพื่อบันทึก PDF ในเครื่อง

เก็บอีเมลไว้เป็นเอกสารเพื่อใช้ในอนาคต

การบันทึกข้อความอีเมลเป็นไฟล์ PDF เป็นวิธีสะดวกในการสำรอง แชร์ข้อความเฉพาะ หรือแค่ทำให้เข้าถึงได้ง่าย

ดูคู่มือเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีแก้ไข PDF, แปลง PDF เป็น Word หรือแทรก PDF ลงในเอกสาร Word

คู่มือนี้ช่วยได้ไหม? แชร์กับเราในความคิดเห็น