วิธีบันทึกอีเมลเป็นไฟล์ PDF

การเก็บสำเนาอีเมลส่วนตัวของคุณอาจมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการอ้างอิงในภายหลัง ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการบันทึกตัวอย่างสำหรับงานถัดไป บันทึกโครงการที่คุณทำงาน หรือเก็บคำติชมที่คุณได้รับ

มีหลายวิธีที่คุณสามารถใช้เพื่อสำรองอีเมลที่ทำงานของคุณ หนึ่งในนั้นคือบันทึกเป็น PDF หากเป็นอีเมลที่ทำงาน คุณจะต้องตรวจสอบกับหัวหน้างานหรือแผนกไอทีก่อนสร้างที่เก็บถาวรของอีเมลเพื่อหลีกเลี่ยงการแตกสาขาทางกฎหมาย

ไม่ว่าเหตุผลของคุณจะเป็นอย่างไร เราจะแสดงวิธีบันทึกอีเมลเป็น PDF ด้วยวิธีง่ายๆ ไม่กี่ขั้นตอน

วิธีบันทึกอีเมลเป็นไฟล์ PDF

คู่มือนี้จะอธิบายวิธีบันทึกอีเมลเป็น PDF ในแอป Gmail, Outlook หรือ Mail สำหรับ Mac

Outlook (Windows)

คุณบันทึกอีเมลเป็น PDF จาก Outlook ลงในคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์ได้โดยใช้ขั้นตอนเหล่านี้

1. เปิดข้อความอีเมลที่คุณต้องการบันทึกเป็นไฟล์ PDF จากนั้นเลือก ไฟล์> พิมพ์ .

2. เลือก Microsoft Print to PDF ในเมนูดรอปดาวน์ภายใต้ส่วนเครื่องพิมพ์

3. ถัดไป เลือก พิมพ์ .

4. ไปที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกไฟล์ PDF ใน บันทึกงานพิมพ์เป็น กล่อง.

5. คุณสามารถเปลี่ยนชื่อไฟล์ได้ใน ชื่อไฟล์ ฟิลด์ จากนั้นเลือก บันทึก เพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลง

ใน Outlook เวอร์ชันก่อนหน้า (2010 หรือเก่ากว่า) คุณต้องบันทึกข้อความอีเมลเป็นไฟล์ HTML แล้วเปลี่ยนเป็นไฟล์ PDF

1. เลือก ไฟล์> บันทึกเป็น ในหน้าต่างข้อความอีเมล

2. ไปที่ บันทึกเป็น กล่องและค้นหาโฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกไฟล์ PDF เปลี่ยนชื่อ PDF ไฟล์ใน ชื่อไฟล์ และเลือก HTML ใน บันทึกเป็นประเภท เมนูแบบเลื่อนลง

3. เลือก บันทึก , เปิดเอกสาร Word เลือก ไฟล์> เปิด จากนั้นเลือก HTML ไฟล์ คุณบันทึกไว้ก่อนหน้านี้

4. เลือก ไฟล์> บันทึกเป็น , เลือก สถานที่ คุณต้องการบันทึกไฟล์ จากนั้นเลือก PDF ในส่วน บันทึกเป็น ประเภท เมนูแบบเลื่อนลง

5. เลือก บันทึก และตรวจสอบไฟล์ PDF ในโฟลเดอร์ที่คุณเลือก

หมายเหตุ :หากคุณใช้ Outlook 2007 คุณอาจประสบปัญหาในการค้นหาตัวเลือกในการบันทึกอีเมลเป็นไฟล์ PDF คุณสามารถคัดลอกข้อความอีเมล วางลงในเอกสาร Word แล้วบันทึกเอกสารเป็นไฟล์ PDF ได้ ข้อความจะไม่มีส่วนหัว แต่คุณสามารถพิมพ์ลงในเอกสาร Word ได้ด้วยตนเอง

Outlook (Mac)

ขั้นตอนจะแตกต่างกันเล็กน้อยหากคุณใช้ Outlook บน Mac และต้องการบันทึกอีเมลเป็นไฟล์ PDF

1. เปิดข้อความอีเมลที่คุณต้องการบันทึกเป็น PDF ใน Outlook แล้วเลือก ไฟล์> พิมพ์ .

2. ถัดไป เลือก บันทึกเป็น PDF ใน PDF เมนูแบบเลื่อนลง

3. ป้อน ชื่อไฟล์ สำหรับ PDF ที่คุณต้องการบันทึก

4. เลือกลูกศรถัดจาก ที่ไหน และไปที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกไฟล์ PDF ของคุณ

5. ถัดไป เลือก บันทึก .

แอปอีเมล

แอป Mail พร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้อุปกรณ์ macOS และ iOS คุณยังบันทึกข้อความอีเมลจากแอป Mail เป็นไฟล์ PDF ใน Mac หรือ iPhone/iPad ได้อีกด้วย

แมค

หากคุณต้องการบันทึกอีเมลเป็น PDF เพื่อใช้ที่อื่นหรือเก็บไว้ใช้อ้างอิงในอนาคต ให้ใช้ขั้นตอนเหล่านี้

1. เปิด เมล และเลือกการสนทนาทางอีเมล (s) ที่คุณต้องการบันทึกเป็นไฟล์ PDF

2. เลือก ไฟล์> ส่งออกเป็น PDF เพื่อบันทึกอีเมลเป็นไฟล์ PDF

iOS (iPhone/iPad)

หากคุณใช้แอป Mail บนอุปกรณ์ iOS คุณยังคงบันทึกอีเมลเป็นไฟล์ PDF ได้

1. เปิดแอป Mail บน iPhone/iPad เลือกข้อความอีเมลที่คุณต้องการบันทึก
2. แตะด้านล่าง ลูกศร .

3. ถัดไป แตะพิมพ์ จากเมนู

4. หน้าจอเอกสารการพิมพ์จะปรากฏขึ้น ตอนนี้ คุณต้องขยายข้อความอีเมลโดยบีบนิ้วออกจากตรงกลาง

4. เมื่อคุณทำเช่นนี้ หน้าจอใหม่จะปรากฏขึ้นเมื่ออีเมลแปลงเป็น PDF สิ่งที่คุณต้องทำตอนนี้คือแชร์ PDF แตะแชร์ ที่ด้านขวาบนของหน้าจอ

5. ถัดไป แตะ บันทึกลงในไฟล์ ใน เมนูแบ่งปัน .

6. เลือกโฟลเดอร์แล้วแตะ บันทึก .

หรือคุณสามารถใช้แอพคำสั่งลัดเพื่อบันทึกข้อความอีเมลเป็นไฟล์ PDF

1. เปิด ทางลัด บน iPhone/iPad ของคุณ แล้วแตะจุดสามจุดถัดจาก สร้าง PDF ทางลัด

2. แตะสามจุด ที่ด้านขวาบนของหน้าจอแล้วสลับ แสดงในแผ่นการแชร์ ตัวเลือกที่จะเปิด .

Gmail

หากคุณใช้ Gmail เป็นแอปอีเมลเริ่มต้น คุณจะบันทึกข้อความอีเมลเป็นไฟล์ PDF บนคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่ได้

Windows

หากคุณใช้ Gmail บนพีซีที่ใช้ Windows 10 คุณสามารถบันทึกข้อความอีเมลเป็นไฟล์ PDF ได้ในไม่กี่ขั้นตอนง่ายๆ

1. เปิดข้อความอีเมลและเลือก เพิ่มเติม (สามจุด) ข้างตอบกลับ ไอคอน.

2. ถัดไป เลือก พิมพ์ .

หมายเหตุ :หากคุณต้องการพิมพ์ชุดข้อความอีเมลทั้งหมด ให้เลือก พิมพ์ ทั้งหมด.

3. ในกล่องโต้ตอบการพิมพ์ที่ปรากฏขึ้น ให้เลือก Microsoft Print to PDF เป็นปลายทางการพิมพ์

หมายเหตุ :เลือก Ctrl + ป หากคุณไม่เห็นกล่องโต้ตอบการพิมพ์

4. เลือก พิมพ์ .

แมค

ขั้นตอนในการบันทึกอีเมลเป็น PDF ใน Gmail จะแตกต่างจาก Windows บน Mac เล็กน้อย

1. เปิดข้อความอีเมลและเลือก เพิ่มเติม (สามจุด)

2. เลือก พิมพ์ .

3. เลือก PDF เมนูแบบเลื่อนลง จากนั้นเลือก บันทึกเป็น PDF .

4. ถัดไป เลือก โฟลเดอร์ ที่คุณจะบันทึกไฟล์ PDF ของคุณ จากนั้นเลือก บันทึก .

แอนดรอยด์

หากคุณมีอุปกรณ์ Android และใช้แอป Gmail คุณสามารถบันทึกข้อความอีเมลเป็นไฟล์ PDF ลงในโทรศัพท์หรือแท็บเล็ตของคุณได้

1. เปิดการสนทนาทางอีเมลใน Gmail แล้วเลือกเพิ่มเติม (สามจุด)> พิมพ์ .

2. ถัดไป แตะลูกศรแบบเลื่อนลง ที่ด้านขวาบน

3. แตะ บันทึกเป็น PDF .

4. ถัดไป แตะ PDF หรือไอคอนพิมพ์

5. เลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ PDF ของคุณ

iOS

ใน Gmail สำหรับ iOS คุณสามารถบันทึกหรือพิมพ์อีเมลเป็นไฟล์ PDF

1. เปิดข้อความอีเมลใน Gmail แล้วแตะเพิ่มเติม (สามจุด)

2. แตะ พิมพ์ .

3. ถัดไป แตะ AirPrint .

4. บีบและขยายภาพขนาดย่อของหน้าที่คุณเห็นในหน้าจอตัวเลือกเครื่องพิมพ์เพื่อแปลงข้อความอีเมลของคุณเป็น PDF

5. แตะ แชร์ ในหน้าจอแสดงตัวอย่าง PDF

6. ถัดไป แตะ บันทึกลงในไฟล์ เพื่อบันทึก PDF ของคุณในเครื่อง

เก็บอีเมลเหล่านั้นไว้เป็นเอกสารสำหรับใช้ในอนาคต

การบันทึกข้อความอีเมลของคุณเป็นไฟล์ PDF เป็นวิธีที่สะดวกในการสำรองข้อมูล แบ่งปันข้อความเฉพาะ หรือเพียงแค่ทำให้สามารถเข้าถึงได้ง่าย

ดูคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการแก้ไข PDF, แปลง PDF เป็นไฟล์ Word หรือแทรก PDF ของคุณลงในเอกสาร Word

คู่มือนี้มีประโยชน์หรือไม่? แบ่งปันกับเราในความคิดเห็น