ทุกคนอยากให้การสื่อสารทางอีเมลจัดระเบียบดี ทุกวันเราจมน้ำเพลาอีเมล คุณอาจใช้เวลาชั่วโมงคัดแยกโฆษณา รายงาน นิวส์เลตเตอร์ และข้อความที่สะสมใน Gmail
คุณสามารถเลือกวิธีจัดการของตัวเองได้ แต่นิยมแนะนำให้ลงทุนเวลาและความพยายามเพื่อเชี่ยวชาญ "ราชาอีเมล" Gmail มาพร้อมฟังก์ชันหลากหลายที่ไม่ phảiทุกคนรู้ ด้วยฟีเจอร์ใหม่ที่ออกตลอดเวลา อาจยากที่จะจัดลำดับความสำคัญและติดตาม
ในบทความนี้ เราเลือกฟีเจอร์ Gmail ที่ซ่อนอยู่และมีประโยชน์ที่สุดที่คุณอาจพลาดไป การเรียนรู้การใช้งานจะช่วยให้โครงสร้างการสื่อสารอีเมลดีขึ้น เริ่มจากวิธีสร้างอีเมลกลุ่มใน Gmail
สร้างอีเมลกลุ่มใน Gmail
ถ้าคุณส่งอีเมลให้กลุ่มคนเดียวกันบ่อยๆ การเรียนรู้เทคนิคนี้จะประหยัดเวลาและความพยายามมาก
เพื่อส่งอีเมลกลุ่มใน Gmail คุณต้องสร้างรายชื่อผู้รับ (Mailing list) พร้อมผู้ติดต่อทั้งหมดที่ต้องการรวมไว้ก่อน คุณสามารถแก้ไขกลุ่มเหล่านี้ภายหลังโดยเพิ่มหรือลบผู้ติดต่อ
วิธีตั้งค่ารายชื่ออีเมล
Google มีแอปแยกสำหรับจัดการผู้ติดต่อ Gmail ทั้งหมด นั่นคือเหตุผลที่เพื่อสร้างรายชื่อผู้รับใน Gmail คุณต้องสร้างรายชื่อใน Google Contacts ก่อน
- เปิดเว็บแอป Google Contacts
- เลือกผู้ติดต่อที่ต้องการใส่ในกลุ่มเดียวกันจากรายชื่อผู้ติดต่อ
- หลังเลือกผู้ติดต่อแล้ว หาไอคอน Manage labels ด้านบนหน้าจอและคลิก
- จากเมนูดรอปดาวน์ เลือก Create label
- ตั้งชื่อ Label ให้ชื่อที่จดจำง่าย เพราะนั่นคือสิ่งที่คุณจะใช้ระบุรายชื่ออีเมลภายหลัง
- คลิก Save เพื่อสร้างรายชื่อ
เพื่อจัดการรายชื่อ ให้เลือกจากเมนู Labels ด้านซ้ายของหน้าจอ ที่นั่นคุณสามารถลบผู้ติดต่อที่มีอยู่ได้ เพื่อเพิ่มผู้ติดต่อในรายชื่อที่มีอยู่ ให้กลับไปที่ผู้ติดต่อ เลือกผู้ติดต่อ และตอนคลิกไอคอน Manage labels ให้เลือกชื่อรายชื่อที่มีอยู่แล้ว
คุณสามารถสร้างรายชื่อ (หรือ Labels) ได้มากเท่าที่ต้องการสำหรับกลุ่มคนต่างๆ
วิธีส่งอีเมลกลุ่ม
ตอนนี้คุณมีรายชื่ออีเมลแล้ว ส่งอีเมลกลุ่มแรกและดูว่าง่ายกว่าคัดลอกวางให้แต่ละคนมากแค่ไหน
- เปิด Gmail
- คลิกไอคอน + Compose เพื่อเริ่มอีเมลใหม่
- ในหน้าต่างอีเมลใหม่ ใต้ To เริ่มพิมพ์ชื่อรายชื่อผู้ติดต่อ Gmail จะจดจำและเติมให้อัตโนมัติ
- เมื่อคลิกที่คำแนะนำ คุณจะเห็นว่าผู้ติดต่อทั้งหมดจากรายชื่อปรากฏในช่องผู้รับโดยอัตโนมัติ
- กรอกหัวข้อและส่วนที่เหลือของอีเมล แล้วกด Send เพื่อจบอีเมลกลุ่มแรกใน Gmail
เทคนิค Gmail เพิ่มเติมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ
เหมือนซอฟต์แวร์ใดๆ Gmail มีเทคนิคและ Shortcuts ของตัวเองที่ช่วยทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น บางอย่างอาจไม่ชัดเจนเท่าอื่นๆ การเรียนรู้ใช้ฟีเจอร์ Gmail ต่อไปนี้จะเพิ่มประสิทธิภาพและช่วยจัดระเบียบการสื่อสารอีเมลให้ดีขึ้น
Schedule Send (จัดตารางส่ง)
ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณเขียนอีเมลที่ต้องการส่งภายหลัง แล้วจัดตารางส่งในเวลาใดก็ได้ในอนาคต
เมื่ออีเมลพร้อม แทนที่จะคลิก Send ให้คลิก ลูกศรลง ถัดจากมัน แล้วเลือกวันที่และเวลาจากเมนู Schedule Send
Smart Compose
Smart Compose เหมาะสำหรับคนที่อยากได้ความช่วยเหลือเล็กน้อยจาก Gmail ตอนเขียนข้อความ มันทำนายคำและวลีที่คุณจะเขียนต่อไปและเสนอคำแนะนำ สามารถประหยัดเวลาพิมพ์ได้มาก
เพื่อเปิดใช้งาน ไปที่ Settings ของ Gmail ใต้ General เลื่อนลงหา Smart Compose และ Smart Compose Personalisation ให้แน่ใจว่าทั้งสองเปิดอยู่เพื่อคำแนะนำการเขียนที่ปรับแต่งส่วนตัว
Undo Send (ยกเลิกการส่ง)
แอปแชทชั้นนำทุกตัวมีฟีชาร์เรียกคืนข้อความที่ส่งผิด ตอนนี้ Gmail ก็ทำได้ แต่ใน Gmail คุณมีเวลาเพียง 30 วินาทีหลังกด Send
เพื่อตั้งค่า ไปที่ Settings ของ Gmail ใต้ General เลื่อนลงจนเจอ Undo Send ที่นั่นคุณเลือกช่วงเวลายกเลิกการส่ง จาก 5 ถึง 30 วินาทีหลังส่งอีเมล
Confidential Mode (โหมดความลับ)
คุณสามารถทำให้มันดีขึ้นได้ด้วยฟีเจอร์ Confidential Mode จำได้ไหม Facebook อนุญาตส่งข้อความที่ทำลายตัวเองหลังช่วงเวลาหนึ่ง? ตอนนี้ Gmail ทำได้
ก่อนส่งอีเมล คลิกไอคอนล็อกขวาของปุ่ม Send คุณจะตั้งช่วงเวลาหมดอายุสำหรับอีเมลนี้ ทำให้ผู้รับไม่สามารถ Forward, Copy, Print หรือ Download ได้
คุณยังสามารถตั้งความปลอดภัยเพิ่มเติม ให้ผู้รับต้องป้อนรหัส SMS ที่ส่งไปที่โทรศัพท์ก่อนจะเปิดอีเมลของคุณได้
Nudges
ถ้าคุณรับอีเมลเยอะทุกวันและบ่อยครั้งลืมตอบกลับ คุณจะชอบฟีเจอร์ Nudges บน Gmail มันจะนำอีเมลเก่ากลับมาที่ Inbox พร้อมคำแนะนำให้ตอบกลับหรือติดตาม
เพื่อเปิดใช้งาน ไปที่ Settings ของ Gmail เลื่อนลงใต้ General จนเจอ Nudges แล้วติ๊กหนึ่งหรือทั้งสองกล่องเพื่อเปิดคำแนะนำ
เป็นมืออาชีพผู้ใช้ Gmail
ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้ใช้ Gmail ระดับสูงหรือเพิ่งเริ่มต้น จะเป็นประโยชน์ต่อคุณที่จะเรียนรู้เคล็ดลับสำคัญเพื่อใช้ประโยชน์สูงสุดจากแพลตฟอร์ม เริ่มจากเรียนรู้วิธีจัดเรียง Inbox และวิธีบล็อกคนบน Gmail เพื่อจัดระเบียบอีเมลให้ดีขึ้น
คุณพบฟีเจอร์มีประโยชน์อื่นๆ อะไรบ้างจากการใช้ Gmail? แชร์ประสบการณ์กับเราในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง
