ในโลกปัจจุบัน ห้องประชุมกำลังถูกแลกเปลี่ยนเป็นห้องนั่งเล่นและห้องนอน พนักงานทั่วโลกใช้เครื่องมือแชทผ่านวิดีโอ เช่น Zoom และ Microsoft Teams เพื่อดำเนินการประชุมประจำวันและโต้ตอบแบบเห็นหน้ากัน แม้ว่าสิ่งนี้จะตอบสนองความต้องการปฏิสัมพันธ์ทางสังคม แต่ก็อาจรู้สึกว่าเป็นการรุกรานเล็กน้อยเพื่อให้เพื่อนร่วมงานและเพื่อนร่วมงานเห็นบ้านของเรา ใช้ขั้นตอนเหล่านี้เพื่อใช้ประโยชน์สูงสุดจากการประชุมทางวิดีโอทุกครั้ง
1. มีอุปกรณ์ที่เหมาะสม
สำหรับผู้ใช้ในชีวิตประจำวัน กล้อง ไมโครโฟน และลำโพงในตัวบนคอมพิวเตอร์มีดีเกินพอ อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการปรับปรุงคุณภาพโดยรวม ตัวเลือกของบริษัทอื่นก็มีมากมาย การมีอุปกรณ์ที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการสร้างความมั่นใจว่าผู้อื่นในแฮงเอาท์วิดีโอจะได้ยินและมองเห็นคุณได้อย่างชัดเจน ด้วยเหตุนี้ เราจึงได้รวมคำแนะนำอุปกรณ์บางส่วนไว้ด้านล่างสำหรับเกมการประชุมทางวิดีโอของคุณ
กล้องถ่ายภาพ
หากคุณพบว่าตัวเองอยู่ในตำแหน่งที่กล้องคอมพิวเตอร์ของคุณไม่ใช่ HD การซื้อกล้องหนึ่งตัวถือเป็นการตัดสินใจที่ชาญฉลาดมาก การดูเป็นมืออาชีพเป็นสิ่งสำคัญ และการมีกล้อง HD ภายนอกจะช่วยได้ ตัวเลือกทั้งสองด้านล่างนี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้ดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น แต่ในกรณีของ Razer ยังช่วยเพิ่มแสงสว่างด้วยไฟวงแหวนในตัว
- Razer Kiyo – โดยทั่วไปถือว่าเป็นหนึ่งในกล้อง WFH ที่ดีที่สุด ด้วยคุณภาพ 720p และไฟวงแหวนในตัว การจัดแสงคือเพื่อนของคุณ ดังนั้นจงจับคู่กับจุดราคาที่กลืนง่าย และมันเป็นคู่ที่ลงตัว
- Logitech C920 – ได้รับการรับรองทันทีที่แกะกล่องสำหรับ Teams และ Zoom กล้อง 720p นี้ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้อย่างง่ายดาย และยังมาพร้อมกับขาตั้งกล้องหากคุณต้องการติดตั้งใกล้กับคอมพิวเตอร์
ไมโครโฟน
หากคุณอยู่ในการประชุมทางวิดีโอทุกวัน การลงทุนในไมโครโฟนคอนเดนเซอร์แบบแข็งเป็นความคิดที่ดี เพื่อให้คุณได้เสียงที่คมชัดเสมอ ไมโครโฟนคอนเดนเซอร์จะช่วยลดความเหนื่อยล้าจากการประชุมให้กับผู้เข้าร่วมได้ เว้นแต่คุณจะเคลื่อนไหวตลอดเวลา เนื่องจากคุณจะรู้สึกเหมือนอยู่กับพวกเขาต่อหน้า
- HyperX SoloCast – คุณภาพแบบ Plug-and-play ช่วยให้มั่นใจว่าไมโครโฟนนี้เหมาะสำหรับผู้เริ่มต้นและผู้ใช้ Zoom ขั้นสูง ไฟ LED แจ้งให้คุณทราบเมื่อคุณ "กำลังถ่ายทอดสด" ในขณะที่ขาตั้งแบบปรับได้ช่วยให้คุณพบตำแหน่งที่สบาย
- Blue Yeti – อีกหนึ่งตัวเลือก "ดีที่สุดของ" สำหรับไมโครโฟน ตัวเลือก USB นี้พร้อมสำหรับทั้ง Mac และ Windows จะคงอยู่นานหลายปีและเพิ่มคุณภาพทั้งกลางวันและกลางคืนเมื่อเทียบกับตัวเลือกคอมพิวเตอร์
หูฟัง
ชุดหูฟังเป็นทางเลือกที่ดีสำหรับไมโครโฟนคอนเดนเซอร์ หากคุณมีพื้นที่โต๊ะทำงานจำกัด นอกจากนี้ การกำหนดเส้นทางเสียงของการประชุมไปยังหูฟังหรือชุดหูฟังเป็นเพียงมารยาทที่ดีในการประชุมทางวิดีโอ
- Jabra Evolve 40 – แม้ว่าคนส่วนใหญ่จะนึกถึงไมโครโฟนตั้งโต๊ะแบบ USB แต่ชุดหูฟังก็ทำงานได้ดีเช่นกันในการปรับปรุงคุณภาพเสียง Jabra Evolve 40 เป็นเครื่องพิสูจน์ว่าคุณไม่จำเป็นต้องใช้จ่ายมากเพื่อให้ดีกว่าไมโครโฟนในตัวของคอมพิวเตอร์
- Jabra Evolve 65 UC – เปิดใช้งาน Bluetooth Jabra ช่วยให้คุณเดินจากคอมพิวเตอร์ได้ไกลถึง 100 ฟุต เวลาสนทนา 14 ชั่วโมงช่วยให้คุณสนทนาผ่านวิดีโอได้ตลอดทั้งวันโดยไม่ต้องกังวลเรื่องการชาร์จ
2. ค้นหาแสงที่เหมาะสม
เมื่อพูดถึงการประชุมทางวิดีโอ ให้เลือกสถานที่ที่มีแสงธรรมชาติเพียงพอ ไม่ว่าจะอยู่ใกล้หน้าต่างหรือข้างนอก ยิ่งคุณมีแสงธรรมชาติมากเท่าไร โอกาสที่คุณจะเหนื่อยน้อยลงเท่านั้น พื้นหลังของคุณมีความสำคัญเช่นกัน พยายามหาสถานที่ที่มีสิ่งรบกวนสมาธิน้อยที่สุดอยู่เบื้องหลัง คำแนะนำทั่วไปประการหนึ่งคือโต๊ะในครัว เนื่องจากมักอยู่ใกล้หน้าต่างบานใหญ่ ข้อเสียของการพึ่งพาแสงธรรมชาติคือกรณีที่พระอาทิตย์ตก เมฆ และฝนครอบงำท้องฟ้า
โชคดีที่เมื่อสภาพอากาศรบกวนหรือถ้าห้องเคลื่อนที่ไม่ได้เป็นตัวเลือก ระบบแสงสว่างก็มีมากมาย ตัวอย่างเช่น ไฟวงแหวนอาจเป็นโซลูชันฮาร์ดแวร์ในอุดมคติเพื่อเพิ่มแสงสว่าง ราคาไม่แพง สิ่งเหล่านี้ให้แสงที่นุ่มนวลและสม่ำเสมอซึ่งสามารถติดตั้งเข้ากับฮาร์ดแวร์ของคอมพิวเตอร์ได้โดยตรง แม้แต่สิ่งที่เป็นพื้นฐานอย่างโคมไฟบนโต๊ะที่ชี้ขึ้นก็สามารถช่วยเพิ่มแสงธรรมชาติได้
3. พิจารณาพื้นหลังเสมือนจริง
เมื่อการประชุมทางวิดีโอเพิ่มขึ้นจริง ๆ ในช่วงกลางปี 2020 พื้นหลังเสมือนจริงเป็นสิ่งที่เดือดดาล แต่ตอนนี้ควรใช้เพื่อซ่อนพื้นหลังทางกายภาพของคุณเป็นส่วนใหญ่ หากคุณอยู่ในห้องเล็กๆ หรือมีชั้นวางของที่ตกแต่งไว้ข้างหลังซึ่งอาจทำให้เสียสมาธิ พื้นหลังเสมือนจริงก็ใช้งานได้ดี
นอกจากนี้ นายจ้างได้สร้างพื้นหลังเสมือนของตนเองเพื่อให้พนักงานใช้ ดังนั้นรวมเอาพื้นหลังเหล่านั้นไว้ในแฮงเอาท์วิดีโอด้วยวิธีการทั้งหมด ภูมิหลังทางกายภาพใช้งานได้ดี ตราบใดที่ไม่มีอะไรสามารถดึงความสนใจของใครบางคนไปได้ ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอทุกตัวยังเพิ่มฟังก์ชัน "เบลอ" เพื่อให้คุณไม่ต้องทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ มันจะเบลอสิ่งต่าง ๆ เล็กน้อยเพื่อให้หลุดโฟกัสและไม่แซงการประชุมของคุณ
4. ตั้งค่าอุปกรณ์ของคุณก่อนการโทร
สำหรับพนักงานหลายคน นี่เป็นการประชุมทางวิดีโอที่บ้านครั้งแรกของพวกเขา เนื่องจากสิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจวิธีตั้งค่าทุกอย่าง ในกรณีพื้นฐานที่สุด การตั้งค่าอุปกรณ์ในตัวควรเป็นการดำเนินการแรกของคุณ ก่อนของจะหมดและซื้ออะไร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างในคอมพิวเตอร์ของคุณใช้งานได้แล้ว
ทดสอบกล้องและไมโครโฟน
หากต้องการทดสอบไมโครโฟนใน Windows 10 ให้ไปที่ "เริ่ม -> การตั้งค่า -> ระบบ -> เสียง" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือกอินพุตที่ถูกต้องไม่ว่าคุณจะใช้ไมโครโฟนในตัวหรือไมโครโฟนภายนอก พูดใส่ไมโครโฟน และแถบสีน้ำเงินใต้ "ทดสอบไมโครโฟนของคุณ" ควรขึ้นและลงในขณะที่คุณพูด หากแถบเคลื่อนที่ แสดงว่าไมโครโฟนทำงาน สำหรับกล้อง ให้กดปุ่มเริ่มและเลือก "กล้อง" ในรายการแอปของคุณ
การทดสอบกล้องบน Mac นั้นง่ายพอๆ กับการเปิดแอพใดๆ ที่สามารถใช้กล้องได้ ตัวอย่างเช่น เปิดแอพ FaceTime และยืนยันว่าไฟสีเขียวเปิดอยู่ข้างกล้องที่ด้านบนของหน้าจอ ทดสอบไมโครโฟนโดยไปที่ "System Preferences -> Sound -> Input" และเริ่มพูด หากแท่งไฟสว่างขึ้นขณะที่คุณพิมพ์ พูดคุย หรือร้องเพลง แสดงว่าไมโครโฟนพร้อมใช้งาน อย่าลืมเลือกอินพุตที่ถูกต้องหากคุณเสียบไมโครโฟนภายนอกไว้
5. ทดสอบเสียงและวิดีโอในการซูม
การทำความเข้าใจวิธีใช้ Zoom เป็นองค์ประกอบสำคัญของการตั้งค่าการทำงานจากที่บ้านที่แข็งแกร่ง ซึ่งรวมถึงการรู้วิธีทดสอบเสียงและวิดีโอของคุณและทำการทดสอบการโทร โปรดทราบว่าขั้นตอนทั้งหมดด้านล่างนี้ใช้ได้กับทั้งพีซีและ Mac
ทดสอบเสียงซูม
- ไปที่ "การตั้งค่า" โดยคลิกที่ไอคอนรูปเฟือง ที่ด้านซ้ายของหน้าต่างป๊อปอัป ให้คลิก "เสียง" ซึ่งควรเป็นตัวเลือกที่สามจากด้านบน
- เลือกตัวเลือกอินพุตและเอาต์พุตที่เหมาะสม ขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังใช้ไมโครโฟนภายนอกหรือชุดหูฟัง คลิก "ทดสอบลำโพง" และ "ทดสอบไมโครโฟน" เพื่อทดสอบตามลำดับ คุณควรเห็นแถบระดับอินพุตขยับเมื่อคุณพูดใส่ไมโครโฟน
ทดสอบการซูมวิดีโอ
- ไปที่ "การตั้งค่า" โดยคลิกที่ไอคอนรูปเฟือง ที่ด้านซ้ายของหน้าต่างป๊อปอัป ให้คลิก "วิดีโอ" ซึ่งควรเป็นตัวเลือกที่ 2 จากด้านบน
- เมื่อหน้าต่างวิดีโอเปิดขึ้น กล้องของคุณควรใช้งานได้จริง ไม่มีการทดสอบเพิ่มเติมที่ต้องทำ หากกล้องของคุณทำงานได้ตามที่คาดไว้ คุณควรเห็นตัวเองอยู่ในเฟรม หากไม่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้บล็อกกล้องและรีสตาร์ทคอมพิวเตอร์หากจำเป็น และตรวจสอบว่าปัญหาได้รับการแก้ไขหรือไม่
- ขั้นตอนสำคัญขั้นตอนหนึ่งคือตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือก “เปิดใช้ HD” ในตัวเลือกวิดีโอแล้ว
ทดลองโทรซูม
เมื่อตั้งค่าเสียงและวิดีโอทั้งหมดแล้ว ขั้นตอนสุดท้ายของการซูมคือการลองโทรทดสอบ เยี่ยมชม https://zoom.us/test และคลิกที่ปุ่ม "เข้าร่วม" ภายในเบราว์เซอร์ ทันทีที่คุณอยู่ในการประชุมทดสอบ Zoom จะอนุญาตให้คุณทดสอบทั้งเสียงและลำโพงของคุณอีกครั้ง หากคุณมีไมโครโฟนหรือกล้องของบริษัทอื่นติดตั้งไว้ คุณจะมีตัวเลือกในการเลือกอุปกรณ์อินพุต/เอาท์ที่จะใช้ หากต้องการทดสอบอย่างถูกต้อง อย่าลืมคลิก "เข้าร่วมด้วยเสียงคอมพิวเตอร์" และ "เริ่มวิดีโอ" จากนั้นตรวจสอบสามครั้งว่าทุกอย่างใช้งานได้
6. ตรวจสอบการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณ (และสำรองข้อมูลไว้)
เมื่อคอมพิวเตอร์ของคุณได้รับการตั้งค่าแล้ว สิ่งต่อไปที่ต้องทำคือการทดสอบการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณ ซึ่งสามารถทำได้ง่ายๆ บน SpeedTest, Google หรือ SpeedOf หากความเร็วในการอัปโหลดของคุณช้า อาจส่งผลต่อคุณภาพของวิดีโอ ในกรณีนี้ คุณอาจต้องพิจารณาเปลี่ยนตำแหน่งของเราเตอร์อินเทอร์เน็ตเพื่อให้อยู่ใกล้กับโฮมออฟฟิศหรือทำงานจากห้องอื่นมากขึ้น
เมื่ออินเทอร์เน็ตของคุณล้มเหลว การสำรองข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นฮอตสปอตเฉพาะ ฮอตสปอตในโทรศัพท์ของคุณ หรือร้านกาแฟข้างถนน มีแผนในใจ หากทางเลือกกำลังคิดถึงการสำรองข้อมูลหรือขาดการประชุมทางวิดีโอที่สำคัญ ก็ไม่ใช่การตัดสินใจที่ยาก
7. รู้จักแอปของคุณ
คำแนะนำในการทำงานจากที่บ้านอีกชิ้นหนึ่งคือการรู้จักเทคโนโลยีที่คุณใช้อยู่ Google Hangouts, Zoom และ Microsoft Teams ต่างก็มีเลย์เอาต์ซอฟต์แวร์เฉพาะของตัวเอง ลองและทำความคุ้นเคยกับซอฟต์แวร์นี้ล่วงหน้า เช่น รู้ว่าฟังก์ชันการแชร์หน้าจอ ปุ่มแชท และปิดเสียงอยู่ที่ใด
- ทีม Microsoft – Teams คือแอปแชทและการประชุมทางวิดีโอแบบผสมผสาน มีทั้งแบบส่วนตัวและแบบมืออาชีพ สามารถรองรับสมาชิกได้มากถึง 1,000 คนต่อแฮงเอาท์วิดีโอ ซึ่งอยู่ด้านบนของการแชท การโทรด้วยเสียงและวิดีโอแบบ 1-1 ผู้ใช้ทีมสามารถเปลี่ยนพื้นหลัง บันทึกการประชุม และใช้ห้องกลุ่มย่อยที่มีความพร้อมใช้งานในแพลตฟอร์มเดสก์ท็อปและอุปกรณ์เคลื่อนที่
- ซูม – Zoom เป็นแอปสำหรับการประชุมทางวิดีโอเริ่มต้นสำหรับธุรกิจ ฟรีสำหรับการใช้งานส่วนตัวและธุรกิจขนาดเล็ก ในขณะที่ธุรกิจขนาดใหญ่ต้องมีใบอนุญาต Zoom เน้นการประชุมทางวิดีโอมากกว่าและเหมาะสำหรับทีมขนาดใหญ่ คุณสามารถสื่อสารผ่านการแชทโดยมีหรือไม่มีการประชุมทางวิดีโอ แต่ก็ไม่เหมาะกับการแชทเหมือนกับ Teams
- Google Meet – ซอฟต์แวร์ Meet ของ Google ได้รับความนิยมในโรงเรียนและกรณีการใช้งานวิดีโอส่วนตัว แต่ยังตามหลัง Zoom และ Teams ในโลกของมืออาชีพ ห้องกลุ่มย่อยเหมาะอย่างยิ่งสำหรับสภาพแวดล้อมการทำงาน และฟีเจอร์ "ยกมือ" ช่วยให้ถามคำถามได้ง่ายโดยไม่ขัดจังหวะ ปัจจุบัน Google Meet ฟรี จะเริ่มเรียกเก็บเงินจากธุรกิจต่อผู้ใช้ในเดือนมกราคม 2022
- Skype – ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ "ดั้งเดิม" ของ Microsoft Skype มีการสมัครสมาชิกแบบชำระเงินราคาไม่แพง ซึ่งทำให้เป็นตัวเลือกที่น่าสนใจ แต่มีคุณลักษณะน้อยกว่า Teams บริการฝากข้อความเสียงช่วยให้รู้ว่าใครโทรหาคุณเมื่อคุณไม่ใช้งานคอมพิวเตอร์ หากคุณต้องตัดสินใจเลือก Teams ก็มีคำมั่นสัญญามากขึ้น ต้องขอบคุณการรวมเข้าไว้เป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft 365
8. รักษามารยาทที่เหมาะสมระหว่างการโทร
ปิดเสียงตัวเอง
เมื่อคุณอยู่ในการประชุมทางวิดีโอ จะช่วยได้เมื่อมีการพูดคุยกันเพียงครั้งละหนึ่งคน กฎที่ดีที่สุดคือเปิดเสียงตัวเองเมื่อถึงเวลาพูดคุย ถาม หรือตอบคำถามเท่านั้น สิ่งสุดท้ายที่ทุกคนในสายต้องการคือการตะโกนใส่กัน และการปิดเสียงทำให้มั่นใจได้ว่าการโทรจะเริ่ม (และสิ้นสุด) ตรงเวลา
ตรงต่อเวลา
ความตรงต่อเวลามีความสำคัญในสำนักงานจริงและในโลกเสมือนจริง เป็นการให้เกียรติพื้นฐานของทุกคนในที่ประชุม
แต่งกายให้เหมาะสม
นายจ้างบางคนอาจต้องการให้พนักงานแต่งตัวเหมือนตอนอยู่ในที่ทำงาน ในขณะที่บางคนยอมให้ใส่กางเกงยีนส์และเสื้อยืดธรรมดา อย่าลืมแต่งกายให้เหมาะสมสำหรับการประชุมและเปลี่ยนชุดนอน
มองกล้อง
การทำงานจากระยะไกลเพิ่มโอกาสในการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ในขณะที่คุณอยู่ในแฮงเอาท์วิดีโอ การสบตาเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้คนอื่นรู้ว่าคุณกำลังให้ความสนใจ พวกเขาจะไม่เพียงชื่นชมความสนใจ แต่คุณยังจะหลีกเลี่ยงสิ่งใด ๆ อีกด้วย
9. ตั้งค่าห้ามรบกวน
เราทุกคนเคยไปที่นั่นมาแล้วไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง เป็นการประชุมทางวิดีโอที่สำคัญและโทรศัพท์ของใครบางคนดังขึ้น เป็นที่ยอมรับมากขึ้น แต่ก็ยังเป็นสิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงถ้าเป็นไปได้ เมื่อคุณอยู่ในการประชุมทางวิดีโอ ให้ใช้โหมดห้ามรบกวนหรือฟังก์ชันปิดเสียงของสมาร์ทโฟนของคุณ นอกเหนือจากการโทรแล้ว ยังรวมถึงการแจ้งเตือนทางอีเมลและการแจ้งเตือนข้อความ/iMessage, การส่ง Ping ของ FaceTime เป็นต้น ซึ่งทำได้ง่ายเหมือนกับการตั้งค่า DND ในปัจจุบันทั้งบน Android และ iOS การปิดทันทีที่แฮงเอาท์วิดีโอสิ้นสุดทำได้ง่ายเช่นเดียวกัน .
10. หลังการโทร
เมื่อการโทรเสร็จสิ้น ใครบางคนควรรับผิดชอบในการจดบันทึกและส่งไปยังทีม ขั้นตอนต่อไปหรือสิ่งที่ดำเนินการได้จากการโทรมีอะไรบ้าง ใครรับผิดชอบอะไร? เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน หากคุณเป็นผู้อำนวยความสะดวก คุณสามารถส่งคำขอบคุณไปยังทีมที่กว้างขึ้นซึ่งคุณไม่ได้พบปะกันเป็นประจำ และขอบคุณพวกเขาสำหรับเวลา ข้อมูลเชิงลึก ความช่วยเหลือ ฯลฯ
บทสรุป
แม้ว่าการประชุมทางวิดีโอจะมีมาหลายปีแล้ว แต่หากไม่ใช่หลายสิบปี ในช่วงไม่กี่สัปดาห์ที่ผ่านมาได้ทำให้การประชุมกลายเป็นจุดสนใจอย่างที่ไม่เคยเป็นมาก่อน การรู้วิธีมีส่วนร่วมและโต้ตอบกับแพลตฟอร์มเหล่านี้อย่างเหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญในตอนนี้ หากคุณกำลังพิจารณา Skype มากกว่า Zoom คุณอาจต้องการเปรียบเทียบและดูว่าอันไหนดีกว่าสำหรับความต้องการของคุณ หากคุณต้องการเข้าร่วมการประชุมสองครั้งพร้อมกัน โปรดดูที่ Otter Assistant Chrome Extension ซึ่งสามารถจดบันทึกให้คุณในการประชุมครั้งที่สอง
