ยุคนี้ห้องประชุมกลายเป็นห้องนอนหรือห้องนั่งเล่น แรงงานทั่วโลกใช้ Video Chat เช่น Zoom, Microsoft Teams ประชุมและเจอหน้าต่อหน้าต่อเนื่อง แม้ตอบสนองความต้องการทางสังคม แต่ก็รู้สึกสนุกสนานนิดหน่อยที่ให้เพื่อนร่วมงานเห็นบ้านของเรา ใช้ขั้นตอนเหล่านี้เพื่อประโยชน์สูงสุดจากทุก Video Conference
1. เตรียมอุปกรณ์ที่เหมาะสม
สำหรับผู้ใช้ทั่วไป กล้อง เว็บแคม ไมโครโฟน และลำโพง built-in ของคอมพิวเตอร์พอใช้ แต่หากต้องการคุณภาพดียิ่งขึ้น ตัวเลือกภายนอกเยอะมาก อุปกรณ์ที่เหมาะสมสำคัญ เพื่อให้ฝ่ายตรงข้ามได้ยินและเห็นชัด มีคำแนะนำอุปกรณ์ด้านล่าง
กล้อง (Cameras)
หากกล้องคอมพิวเตอร์ไม่ใช่ HD การซื้อกล้องภายนอกเป็นการลงทุนอัจฉริยะ ดูเป็นมืออาชีพสำคัญ กล้อง HD ภายนอกช่วยมาก ทั้งสองตัวเลือกด้านล่างไม่แค่ทำให้ดูมืออาชีพ Razer ยังเพิ่มแสงด้วย Ring Light built-in
- Razer Kiyo – ถือว่าเป็นกล้อง WFH ที่ดีที่สุด คุณภาพ 720p พร้อม Ring Light built-in แสงเป็นเพื่อน ราคาถูกคุ้มค่า
- Logitech C920 – รับรอง Teams และ Zoom ตรงจากกล่อง 720p ติดบนคอมพิวเตอร์ได้ง่าย มี Tripod มาให้หากต้องการตั้งข้างคอมพิวเตอร์
ไมโครโฟน (Microphones)
หากประชุม Video Conference ตลอดวัน ควรลงทุน Condenser Microphone ทำให้เสียงชัดเจนเหมือนอยู่หน้าตัว ยกเว้นต้องเคลื่อนย้ายบ่อย Condenser Mic ช่วยลด Meeting Fatigue ให้ผู้เข้าร่วม
- HyperX SoloCast – Plug-and-play เหมาะมือใหม่และโปร แสง LED บอกสถานะ Live สเตนด์ปรับระดับได้
- Blue Yeti – อีกตัวเลือก "Best of" สำหรับไมโครโฟน USB พร้อม Mac และ Windows ใช้ได้ปีๆ คุณภาพต่างกันสิบชั้นจาก Built-in
หูฟัง/Headsets
Headset เป็นทางเลือกแทน Condenser Mic หากโต๊ะจำกัด นอกจากนี้ มารยาท Video Conference ที่ดีควรส่งเสียงประชุมไปหูฟัง/Headset
- Jabra Evolve 40 – ไม่ต้องใช้ USB Desktop Mic เท่านั้น Headset ทำงานได้ดีเช่นกัน คุณภาพดีกว่า Built-in ราคาไม่แพง
- Jabra Evolve 65 UC – Bluetooth ระยะ 100 ฟุตจากคอมพิวเตอร์ พูดได้ 14 ชั่วโมง ครอบคลุมประชุมทั้งวันไม่ต้องชาร์จ
2. หาแสงที่เหมาะสม
Video Conference เลือกสถานที่ที่มีแสงธรรมชาติมาก ใกล้หน้าต่างหรือกลางแจ้ง แสงธรรมชาติมาก = เหนื่อยน้อย พื้นหลังสำคัญเหมือนกัน หาสถานที่ที่สิ่งรบกวนน้อยที่สุด แนะนำโต๊ะครัว ใกล้หน้าต่างเยอะ ข้อเสีย: พึ่งพาแสงธรรมชาติ ตอนพระแดจด เมฆ ฝน สว่างน้อย
โชคดีที่มีโซลูชันแสง: Ring Light ตัวอย่าง Hardware solution เพิ่มแสง ราคาถูก ให้แสงนุ่มและกระจาย ติดบนฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์ได้ แม้โคมไฟโต๊ะชี้ขึ้นบน ก็ช่วยเพิ่มแสงธรรมชาติ
3. พิจารณา Virtual Background
ตอน Video Conference โควิดระบาด Virtual Backgrounds โด่งดัง ตอนนี้ควรใช้เพื่อซ่อนพื้นหลังจริง หากห้องเล็ก หรือมีชั้นวางของตกแต่งหลังโต๊ะ Virtual Background ช่วยได้มาก
นอกจากนี้ นายจ้างสร้าง Virtual Background ให้พนักงานใช้ นำมาใช้ในประชุมได้ ทำพื้นหลังจริงได้ ถ้าไม่มีสิ่งรบกวน ทุกซอฟต์แวร์ประชุมมี "Blur" ทำให้เบลอเล็กน้อย ไม่รบกวนการประชุม
4. ตั้งค่าอุปกรณ์ก่อนโทร
หลายพนักงานครั้งแรก Video Conference ที่บ้าน สำคัญที่จะเข้าใจการตั้งค่า ขั้นแรก: ทดสอบอุปกรณ์ Built-in ให้ทำงานก่อน วิ่งซื้ออะไรก็ตาม
ทดสอบกล้องและไมโครโฟน
Windows 10: ไป "Start → Settings → System → Sound" ตรวจสอบ Input ให้ถูกต้อง (Built-in หรือ External) พูดเข้าไมโคร แถบสีน้ำเงินใต้ "Test your microphone" ควรเคลื่อนไหวตามเสียง หากเคลื่อนไหว = ทำงานได้
กล้อง: กด Start เลือก "Camera" ในรายการแอป
Mac: ทดสอบกล้องง่าย เปิดแอปที่ใช้กล้องได้ เช่น FaceTime ยืนยันไฟเขียวติดข้างกล้องด้านบน ทดสอบไมโคร: "System Preferences → Sound → Input" พูดดู หากแถบไฟสว่าง = พร้อมใช้งาน เลือก Input ให้ถูกหากมี External Mic
5. ทดสอบ Audio และ Video บน Zoom
เข้าใจการใช้ Zoom สำคัญสำหรับ Work-from-home รวมถึงทดสอบ Audio/Video และ Test Call (ใช้ได้ทั้ง PC และ Mac)
ทดสอบ Zoom Audio
- ไป "Settings" (ไอคอนเกียร์) ด้านซ้ายคลิก "Audio" (ตัวเลือกที่ 3 จากบน)
- เลือก Input/Output ให้ถูกต้อง (External Mic/Headset) กด "Test Speaker" และ "Test Mic" แถบ Input Level ควรเคลื่อนไหวตอนพูด
ทดสอบ Zoom Video
- ไป "Settings" (ไอคอนเกียร์) ด้านซ้ายคลิก "Video" (ตัวเลือกที่ 2 จากบน)
- หน้าต่าง Video เปิด กล้องควร Live แล้ว ไม่มี Test เพิ่ม หากกล้องทำงานปกติ จะเห็นตัวเองในเฟรม หากไม่ ให้เช็คว่ากล้องไม่ถูกบัง รีสตาร์ทคอมพิวเตอร์ดู
- สำคัญ: ติ๊ก "Enable HD" ในตัวเลือก Video
ทำ Test Call ใน Zoom
Audio/Video พร้อม ขั้นสุดท้าย: ทดสอบโทร เข้า https://zoom.us/test คลิก "Join" ในเบราว์เซอร์ เข้าประชุมทดสอบ Zoom จะทดสอบ Audio/Speaker อีกครั้ง หากมี Mic/กล้องภายนอก จะเลือก Input/Output ได้ คลิก "Join with Computer Audio" และ "Start Video" ตรวจสอบทุกอย่างครบ
6. ตรวจสอบอินเทอร์เน็ต (และมีสำรอง)
คอมพิวเตอร์พร้อม ต่อมาทดสอบอินเทอร์เน็ต ทดสอบง่ายบน SpeedTest, Google, SpeedOf หาก Upload Speed ช้า คุณภาพวิดีโอจะตก อาจย้าย Router ใกล้ห้องทำงานหรือทำงานห้องอื่น
เมื่ออินเทอร์เน็ตล้ม ต้องมีแผนสำรอง: Hotspot 專用, Hotspot โทรศัพท์, ร้านกาแฟใกล้บ้าน มีแผนสำรองดีกว่าพลาดประชุมสำคัญ
7. รู้จักแอปที่ใช้
คำแนะนำ Work-from-home: รู้จักเทคโนโลยีที่ใช้ Google Hangouts, Zoom, Microsoft Teams มี Layout เฉพาะตัว เรียนรู้ล่วงหน้า เช่น ตำแหน่ง Screen Sharing, Chat, Mute
- Microsoft Teams – Chat + Video Conference ใช้งานส่วนตัว/องค์กร รองรับ 1,000 คน/การโทร มี 1-1 Chat, Voice, Video Calls เปลี่ยนพื้นหลัง บันทึกประชุม Breakout Rooms ทุกแพลตฟอร์ม
- Zoom – Default สำหรับธุรกิจ ฟรีส่วนตัว/ธุรกิจเล็ก ธุรกิจใหญ่ต้อง License เน้น Video Conference ทีมใหญ่ Chat ได้แต่ไม่สะดวกเท่า Teams
- Google Meet – นิยมโรงเรียน/ส่วนตัว ตามหลัง Zoom/Teams ด้านมืออาชีพ Breakout Rooms ดี "Raise hand" ถามได้ไม่ขัดจังหวะ ฟรีตอนนี้ จะคิดค่าใช้จ่ายธุรกิจ/ผู้ใช้ ตั้งแต่ มกราคม 2022
- Skype – "Legacy" ของ Microsoft Subscription ราคาถูก แต่ออกฟีเจอร์น้อยกว่า Teams Voicemail รู้ใครโทรตอนไม่อยู่ เลือกระหว่างสองตัว Teams มีศักยภาพมากกว่า (อยู่ใน Microsoft 365)
8. รักษามารยาทขณะประชุม
ปิดไมโครโฟน (Mute Yourself)
ในประชุมวิดีโอ ควรมีคนพูดคนละคน กฎ: Unmute เฉพาะตอนถึงคุณพูด ถาม/ตอบ ไม่ต้องให้ทุกคนตะโกนทับกัน Mute ทำให้ประชุมเริ่ม/จบตรงเวลา
ตรงเวลา (Be on Time)
ตรงเวลาสำคัญทั้งออฟฟิศจริงและเสมือน ความเคารพพื้นฐานให้ทุกคนในประชุม
แต่งกายเหมาะสม (Dress Appropriately)
นายจ้างบางคนอยากให้แต่งกายเหมือนในออฟฟิศ บางคนอนุญาต Jeans + T-shirt แต่งกายให้เหมาะสม เปลี่ยนจากชุดนอน
มองกล้อง (Look at the Camera)
Work from home เพิ่มโอกาส Multitask ขณะประชุมวิดีโอ Eye Contact สำคัญ ให้ฝ่ายตรงข้ามรู้ว่าคุณฟังอยู่ พวกเขาจะชื่นชม และคุณจะไม่พลาดข้อมูล
9. เปิด Do Not Disturb
ทุกคนเคยเจอ: ประชุมสำคัญ โทรศัพท์ดัง ยอมรับได้มากขึ้น แต่น่าหลีกเลี่ยง ถ้าทำได้ ขณะประชุมวิดีโอ ใช้ Do Not Disturb หรือ Silent บนโทรศัพท์ รวมถึงการแจ้งเตือนอีเมล, ข้อความ/iMessage, FaceTime ฯลฯ การตั้ง DND บน Android/iOS ง่าย เปิด/ปิดหลังประชุมจบง่ายเท่ากัน
10. หลังประชุมจบ
เมื่อประชุมจบ ใครสักคนควรจดบันทึก ส่งให้ทีม ขั้นตอนต่อไปคืออะไร? ใครรับผิดชอบอะไร? ทำให้ทุกคนอยู่หน้าเดียวกัน หากคุณเป็น Facilitator ส่งขอบคุณทีมกว้างที่ไม่ได้เจอบ่อย ขอบคุณเวลา ความคิดเห็น ช่วยเหลือ
สรุป
Video Conference มานานทศวรรษ แต่วันนี้อยู่ในแสงสปอตไลท์เหมือนไม่เคย รู้จักการมีส่วนร่วมและโต้ตอบบนแพลตฟอร์มเหล่านี้ สำคัญมากตอนนี้ หากคิด Skype vs Zoom ให้เปรียบเทียบดูไหนเหมาะสม หากต้องเข้าประชุม 2 ครั้งพร้อมกัน ลอง Otter Assistant Chrome Extension จดบันทึกให้ในประชุมที่สอง
