วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยมาโคร (11 วิธีง่ายๆ)

ขณะใช้โค้ด VBA ใน Excel เราจะพบว่าขนาดไฟล์ Excel เพิ่มขึ้นในระดับหนึ่ง สำหรับไฟล์ Excel ขนาดใหญ่ การทำงานนั้นทำได้ยากเพราะอาจทำให้การทำงานของ Excel ช้าลง นั่นเป็นเหตุผลที่การลด Excel เป็นสิ่งจำเป็น ในบทความนี้เราจะแสดง วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยมาโคร ฉันหวังว่าคุณจะพบว่าบทความนี้มีข้อมูลและแก้ปัญหามากมายเกี่ยวกับการลดขนาดไฟล์

ดาวน์โหลดแบบฝึกหัดแบบฝึกหัดด้านล่าง

11 วิธีที่มีประสิทธิภาพในการลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยมาโคร

เพื่อลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยมาโคร เราพบวิธีต่างๆ 11 วิธีในการแก้ปัญหาของคุณ วิธีการทั้งหมดเหล่านี้ค่อนข้างมีประโยชน์ในการใช้งาน คุณสามารถลองใช้วิธีการเหล่านี้ทั้งหมดและค้นหาวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดสำหรับคุณ เคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ บางอย่างสามารถแก้ปัญหาใหญ่ได้

1. การบันทึกไฟล์ Excel ในรูปแบบไบนารี

วิธีแรกและมีประสิทธิภาพที่สุดคือการบันทึกไฟล์ในรูปแบบไบนารี ด้วยการใช้รูปแบบไฟล์นี้ คุณสามารถลดขนาดไฟล์ Excel ได้ในระดับหนึ่ง เพื่อให้เข้าใจวิธีการอย่างถูกต้อง ให้ทำตามขั้นตอน

ขั้นตอน

• ขั้นแรก ไปที่ ไฟล์ แท็บในริบบิ้น
• จากนั้น เลือก บันทึกเป็น  ตัวเลือก

• เลือกเรียกดู ตัวเลือกจาก บันทึกเป็น  ส่วน.

• จากนั้น เราต้องเปลี่ยนประเภทไฟล์
• เนื่องจากเรามีสมุดงานที่เปิดใช้งานมาโคร ก่อนหน้านี้ เราต้องการแปลงเป็น Binary Workbook .
• เลือก บันทึกเป็นประเภท ตัวเลือกแบบเลื่อนลง

• จากนั้น เลือก Excel Binary Workbook  ตัวเลือก

• หลังจากนั้น ให้คลิกที่ บันทึก .
• สุดท้าย คุณจะเห็นว่ามีการเปลี่ยนแปลงขนาดไฟล์ Excel ในรูปแบบไบนารี เราได้ขนาดไฟล์ที่ลดลงเมื่อเทียบกับรูปแบบที่เปิดใช้งานมาโคร

อ่านเพิ่มเติม: วิธีบีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมล (13 วิธีด่วน)

2. ลบรหัส VBA ที่ไม่ได้ใช้

บางครั้งเราได้สร้างโค้ด VBA ขึ้นแล้ว แต่โค้ดเหล่านี้ไม่มีประโยชน์สำหรับไฟล์ Excel นั้น ดังที่เราทราบแล้วว่าการใช้โค้ด VBA สามารถเพิ่มขนาดไฟล์ได้ในระดับหนึ่ง การลบโค้ด VBA ที่ไม่ได้ใช้ออกจากไฟล์ Excel อาจเป็นวิธีแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพในการลดขนาดไฟล์ Excel รหัส VBA ที่ไม่ได้ใช้สามารถสร้างปัญหาเพิ่มเติมได้เช่นกัน ฉันสามารถชะลอการทำงานของ Excel ดังนั้น เพื่อให้มีสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิภาพ คุณต้องลบโค้ด VBA ที่ไม่ได้ใช้ออก

3. การลบรหัสซ้ำซ้อน

คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพโค้ดของคุณได้โดยการลบโค้ดที่ซ้ำซ้อน รหัสที่ปรับให้เหมาะสมสามารถลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยมาโคร สมมติว่าคุณจำเป็นต้องกำหนดค่าเซลล์เป็นตัวหนาโดยใช้โค้ด VBA ในกรณีส่วนใหญ่ คุณต้องเลือกเซลล์ก่อนแล้วจึงเลือกตัวหนาในโค้ด VBA

Sub Bold_cells()
Range("B1").Select
Selection.Font.Bold = True
End Sub

ที่นี่เราใช้โค้ดสองบรรทัด ขั้นแรก เราเลือกเซลล์แล้วทำให้แบบอักษรเป็นตัวหนา หากต้องการลบความซ้ำซ้อนนี้ เราสามารถเขียนโค้ดนี้ในบรรทัดเดียว

Sub Bold_cells()
Range("B1").Font.Bold = True
End Sub

ดังนั้นเราจึงเขียนโค้ดในบรรทัดเดียว ด้วยการทำเช่นนี้ เราสามารถลดขนาดโค้ด และในขณะเดียวกัน เราก็สามารถลดขนาดไฟล์ Excel โดยรวมได้

4. ลดหมายเหตุ

บางครั้งเราใช้คำสั่งหมายเหตุในโค้ด VBA เพื่อทำความเข้าใจอย่างถูกต้อง เนื่องจากการใช้คำพูดเหล่านี้ เราจึงทำให้โค้ด VBA มีขนาดใหญ่มาก อย่างที่เราทราบ โค้ด VBA ขนาดใหญ่ทำให้ไฟล์ Excel มีขนาดใหญ่เช่นกัน ในกรณีนั้น คุณต้องลบข้อความหมายเหตุบางส่วนเพื่อทำให้โค้ดสั้นลง เราสามารถลดขนาดไฟล์ Excel และลดขนาดโค้ดได้ด้วยการกำจัดหมายเหตุ

5. การส่งออกโมดูล VBA ทั้งหมดและนำเข้าอีกครั้ง

อีกวิธีง่ายๆ ในการลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยมาโคร ขั้นแรก ส่งออกโมดูล VBA ทั้งหมดที่คุณสร้างขึ้นในอดีต จากนั้นนำเข้าอีกครั้งในโมดูล VBA ข้อได้เปรียบหลักของวิธีนี้คือ เมื่อคุณส่งออกโมดูล VBA จะลดขนาดลง จากนั้นเมื่อคุณนำเข้าทั้งหมดในโมดูล VBA ก็จะนำเข้าเป็นขนาดที่ลดลงด้วย ดังนั้นขนาดโดยรวมของไฟล์ Excel จะลดลงในระดับหนึ่ง ดังนั้น นี่จึงเป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการลดขนาดไฟล์ Excel

6. ปิดการใช้งานมาโคร

ขณะใช้โค้ด VBA ใน Excel เราจำเป็นต้องบันทึกไฟล์ใน สมุดงานที่เปิดใช้งานมาโคร . เคล็ดลับเล็ก ๆ อีกประการหนึ่งสามารถลดขนาดไฟล์ Excel ของคุณได้ ในกรณีนั้น คุณต้องบันทึกเวิร์กบุ๊กโดยปิดใช้งานแมโครแล้วเปิดเวิร์กบุ๊กอีกครั้ง หลังจากนั้นให้เปิดใช้งานมาโคร ด้วยการทำเช่นนี้ คุณสามารถขจัดปัญหาในการสร้างเนื่องจากขนาด Excel เพิ่มขึ้น กระบวนการนี้ง่ายมากแต่อาจได้ผลในบางกรณี

7. ปรับขนาดไฟล์ Excel ให้เหมาะสมด้วยการลบพื้นที่ที่ไม่ได้ใช้

บางครั้งคุณประสบปัญหาบางอย่างที่ไฟล์ Excel มีขนาดใหญ่มาก แต่มีข้อมูลไม่มากนัก อาจเกิดขึ้นได้เนื่องจากการใช้การจัดรูปแบบข้อมูลนอกช่วงข้อมูล คุณสามารถลบออกด้วยตนเองหรือใช้รหัส VBA เนื่องจากพื้นที่ที่ไม่ได้ใช้เหล่านี้ ขนาดไฟล์ Excel จะเพิ่มขึ้น ในการเพิ่มประสิทธิภาพขนาดไฟล์ Excel โดยใช้โค้ด VBA ให้ทำตามขั้นตอน

ขั้นตอน

• ขั้นแรก ไปที่ แท็บนักพัฒนาซอฟต์แวร์ ในริบบิ้น
• จากนั้น เลือก Visual Basic จาก รหัส  กลุ่ม

• จะเปิด Visual Basic  หน้าต่าง
• จากนั้นไปที่ส่วนแทรก แท็บในริบบิ้น
• เลือก โมดูล จากที่นั่น

• จากนั้น ใน โมดูล หน้าต่าง ให้เขียนโค้ดต่อไปนี้

Sub RemoveUnused()
    Dim cell_last As Range
    Dim ans
    Dim row_last As Long, column_last As Long, position_of_last_dot As Long
    Dim file_name_full As String, name_of_file As String, target_name As String
    If WorksheetFunction.CountA(Cells) = 0 Then Exit Sub
    Application.ScreenUpdating = False
    ans = MsgBox("Do you need to generate a copy of this Workbook?", vbQuestion + vbYesNoCancel)
    If ans = vbCancel Then
        GoTo ExitSub
    End If
    If ans = vbYes Then
        file_name_full = ActiveWorkbook.FullName
        If file_name_full = "" Then
            MsgBox "Please run the macro after saving the file"
            GoTo ExitSub
        End If
        position_of_last_dot = InStrRev(file_name_full, ".")
        target_name = WorksheetFunction.Replace(file_name_full, position_of_last_dot, 0, "_" & Format(Now(), "yyyymmddhhmmss"))
        ActiveWorkbook.SaveCopyAs target_name
    End If
    row_last = Cells.Find(What:="*", After:=[A1], SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:=xlPrevious).Row
    column_last = Cells.Find(What:="*", After:=[A1], SearchOrder:=xlByColumns, SearchDirection:=xlPrevious).Column
    Application.ScreenUpdating = False
    Rows(row_last + 1 & ":" & Rows.Count).Clear
    Columns(Split(Cells(1, column_last + 1).Address, "$")(1) & ":" & Split(Cells(1, Columns.Count).Address, "$")(1)).Clear
    ActiveWorkbook.Save
ExitSub:
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

• จากนั้นไปที่ นักพัฒนา แท็บในริบบิ้น
• เลือกมาโคร จากกลุ่มโค้ด

• จะเปิดกล่องโต้ตอบมาโคร
• จากนั้น เลือก RemoveUnused  ตัวเลือก
• จากนั้น คลิกที่ เรียกใช้ .

• โดยการใช้รหัสนี้ คุณสามารถลบพื้นที่ที่ไม่ได้ใช้ใน Excel ของคุณได้อย่างง่ายดาย และลดขนาดไฟล์ Excel ที่สำคัญกว่านั้น

อ่านเพิ่มเติม: ลดขนาดไฟล์ Excel ขนาดใหญ่ลง 40-60% (12 วิธีที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว)

8. ลบแถวและคอลัมน์ที่ว่างเปล่า

วิธีง่ายๆ อีกวิธีหนึ่งที่เราสามารถลดขนาดไฟล์ Excel ได้คือการลบแถวและคอลัมน์ที่ว่างเปล่า ในชุดข้อมูลของเรา อาจมีแถวและคอลัมน์ว่างหลายแถว แถวและคอลัมน์ที่ว่างเปล่าเหล่านี้สามารถทำให้ชุดข้อมูลใหญ่ขึ้น และเพิ่มไฟล์ Excel ได้ในที่สุด ดังนั้น เพื่อลดขนาดไฟล์ Excel เราจำเป็นต้องลบแถวและคอลัมน์ว่างเหล่านั้นออก แล้วบันทึกไฟล์ Excel เป็นผลให้คุณจะเห็นขนาดไฟล์ Excel ลดลง

9. ลบการจัดรูปแบบข้อมูล

การจัดรูปแบบข้อมูลเป็นหนึ่งในคำสั่งยอดนิยมที่เราใช้ในไฟล์ Excel การจัดรูปแบบข้อมูลประกอบด้วยสีพื้นหลัง การเพิ่มเส้นขอบ หรือการเปลี่ยนลักษณะแบบอักษร ทั้งหมดนี้อยู่ในส่วนการจัดรูปแบบข้อมูล เนื่องจากส่วนการจัดรูปแบบข้อมูลนี้ ขนาดไฟล์ Excel ของคุณจึงสามารถเพิ่มขึ้นได้บ้าง หากต้องการลบการจัดรูปแบบข้อมูล คุณต้องทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

ขั้นตอน

• ขั้นแรก เลือกชุดข้อมูลทั้งหมดจากตำแหน่งที่คุณต้องการนำการจัดรูปแบบข้อมูลออก
• จากนั้นไปที่ Home แท็บในริบบิ้น
• หลังจากนั้น เลือก ล้าง ตัวเลือกจากกำลังแก้ไข  กลุ่ม

• จากนั้น เลือกล้างรูปแบบ .
• จะลบการจัดรูปแบบทั้งหมดออกจากชุดข้อมูลของคุณ

• สุดท้าย บันทึกสมุดงาน
• จากนั้น คุณจะเห็นการลดขนาดไฟล์ Excel ลง

10. บีบอัดไฟล์

อีกวิธีหนึ่งที่คุณสามารถลดขนาดไฟล์ Excel ได้คือการ บีบอัดไฟล์เป็นไฟล์ zip . เมื่อคุณบีบอัด Excel ของคุณเป็นไฟล์ zip โปรแกรมจะลดขนาดไฟล์ลงได้ถึง 10-15% ของขนาดเดิมโดยอัตโนมัติ จากนั้นคุณสามารถแชร์ไฟล์ Excel นี้กับผู้อื่นได้ หากต้องการใช้วิธีนี้ ให้ทำตามขั้นตอน

ขั้นตอน

• ขั้นแรก ให้คลิกขวาที่ไฟล์ Excel
• จากนั้น เลือก ส่งไปที่  ตัวเลือก
• หลังจากนั้นใน ส่งไปที่ ส่วน เลือก โฟลเดอร์บีบอัด (ซิป) .

• มันจะแปลงไฟล์ Excel เป็นไฟล์ zip
• ในที่สุด IT จะลดขนาดไฟล์ Excel ดูภาพหน้าจอ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ต้องเปิด (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)

11. บีบอัดรูปภาพ

หากคุณทำงานกับรูปภาพใน Excel คุณต้องบีบอัดรูปภาพเหล่านั้น มิฉะนั้นจะเพิ่มขนาดไฟล์ Excel ที่นี่คุณต้องเน้นว่าคุณภาพของภาพต้องดีขณะบีบอัด หลังจากบีบอัดรูปภาพเหล่านั้นที่ด้านนอกของ Excel แล้ว คุณต้องบีบอัดรูปภาพเหล่านั้นในคำสั่งในตัวของ Excel โดยทำตามขั้นตอนให้ถูกต้อง

ขั้นตอน

• ขั้นแรก เลือกรูปภาพที่คุณต้องการบีบอัด
• จากนั้นไปที่ รูปแบบภาพ แท็บในริบบิ้น
• เลือก บีบอัดรูปภาพ ตัวเลือกจาก ปรับ  กลุ่ม

• จากนั้น จะเปิด บีบอัดรูปภาพ กล่องโต้ตอบ
• จาก ตัวเลือกการบีบอัด ยกเลิกการเลือก ใช้กับรูปภาพนี้เท่านั้น  ตัวเลือก
• จากนั้น คลิกที่ อีเมล (96 ppi):ลดขนาดเอกสารสำหรับการแบ่งปัน .
• สุดท้าย คลิกที่ ตกลง .

• จากนั้น บันทึกเวิร์กบุ๊ก
• ในที่สุดจะลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยมาโคร ดูภาพหน้าจอ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยรูปภาพ (2 วิธีง่ายๆ)

บทสรุป

เราได้แสดงสิบเอ็ดวิธีที่แตกต่างกันและมีประสิทธิภาพในการลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยมาโคร ทั้งหมดนี้มีประสิทธิภาพและสามารถแก้ปัญหาของคุณได้ วิธีการเหล่านี้เป็นเทคนิคบางอย่างของ Excel ซึ่งคุณสามารถควบคุมขนาด Excel ได้ทั้งหมด ฉันหวังว่าเราจะครอบคลุมพื้นที่ที่เป็นไปได้ทั้งหมดของการลดขนาดไฟล์ Excel หากคุณมีคำถามเพิ่มเติม อย่าลังเลที่จะถามในช่องแสดงความคิดเห็น อย่าลืมไปที่ Exceldemy . ของเรา หน้า.

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วย Pivot Table
• [แก้ไขแล้ว!] ไฟล์ Excel ใหญ่เกินไปโดยไม่มีเหตุผล (10 วิธีที่เป็นไปได้)
• วิธีการระบุสาเหตุที่ทำให้ไฟล์ Excel มีขนาดใหญ่