ขณะใช้รหัส VBA ใน Excel เราจะพบว่าขนาดไฟล์ Excel เพิ่มขึ้นในระดับหนึ่ง สำหรับไฟล์ Excel ขนาดใหญ่ การทำงานจะลำบากเพราะอาจทำให้การทำงานของ Excel ช้าลง ดังนั้น การลดขนาดไฟล์ Excel จึงเป็นเรื่องจำเป็น ในบทความนี้ เราจะแสดง วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยแมโคร หวังว่าบทความนี้จะให้ประโยชน์และช่วยแก้ปัญหาเกี่ยวกับการลดขนาดไฟล์ได้มากมาย
ดาวน์โหลดสมุดงานฝึกฝนด้านล่าง
11 วิธีที่มีประสิทธิภาพในการลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยแมโคร
เพื่อลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยแมโคร เราพบ 11 วิธีที่แตกต่างกันซึ่งคุณสามารถใช้แก้ปัญหาได้ วิธีทั้งหมดนี้มีประโยชน์ค่อนข้างมาก คุณสามารถลองทุกวิธีและหาวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดสำหรับคุณ เทคนิคเล็กๆ บางอย่างสามารถแก้ปัญหาใหญ่ได้
1. บันทึกไฟล์ Excel ในรูปแบบไบนารี (Binary Format)
วิธีแรกและมีประสิทธิภาพที่สุดคือการบันทึกไฟล์ในรูปแบบไบนารี ด้วยรูปแบบไฟล์นี้ คุณสามารถลดขนาดไฟล์ Excel ได้ในระดับหนึ่ง เพื่อทำความเข้าใจวิธีนี้อย่างถูกต้อง โปรดทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
ขั้นตอน
- ไปที่แท็บ File ในริบบอน
- เลือกตัวเลือก Save As
- เลือกตัวเลือก Browse จากส่วน Save As
- เปลี่ยนประเภทไฟล์
- เนื่องจากเรามี Macro-Enabled Workbook อยู่แล้ว เราต้องการแปลงเป็น Binary Workbook
- เลือกตัวเลือกดรอปดาวน์ Save as type
- เลือกตัวเลือก Excel Binary Workbook
- คลิก Save
- สุดท้าย คุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงขนาดไฟล์ Excel ในรูปแบบไบนารี ขนาดไฟล์จะเล็กลงเมื่อเทียบกับรูปแบบที่เปิดใช้แมโคร
อ่านเพิ่มเติม: วิธีบีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมล (13 วิธีเร็ว)
2. ลบรหัส VBA ที่ไม่ได้ใช้
บางครั้งเราสร้างรหัส VBA บางส่วนแต่ไม่ได้ใช้ในไฟล์ Excel นั้น ดังที่ทราบ การใช้รหัส VBA อาจเพิ่มขนาดไฟล์เล็กน้อย การลบรหัส VBA ที่ไม่ได้ใช้ออกจากไฟล์ Excel จึงเป็นวิธีแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพ รหัส VBA ที่ไม่ได้ใช้อาจสร้างปัญหาเพิ่มเติม เช่น ทำให้ Excel ทำงานช้าลง ดังนั้น เพื่อให้มีสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิภาพ คุณต้องลบรหัส VBA ที่ไม่ได้ใช้ออก
3. ลบรหัสที่ซ้ำซ้อน (Redundant Codes)
คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพรหัสของคุณได้โดยการลบรหัสที่ซ้ำซ้อน รหัสที่เพิ่มประสิทธิภาพแล้วสามารถลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยแมโครได้ สมมติว่าคุณต้องการทำให้ค่าในเซลล์หนา (Bold) โดยใช้รหัส VBA ในกรณีส่วนใหญ่ คุณจะเลือกเซลล์ก่อน แล้วค่อยทำให้หนาในรหัส VBA
Sub Bold_cells() Range("B1").Select Selection.Font.Bold = True End Subที่นี่เราใช้โค้ด 2 บรรทัด บรรทัดแรกเลือกเซลล์ บรรทัดที่สองทำให้ฟอนต์หนา เพื่อกำจัดความซ้ำซ้อนนี้ เราสามารถเขียนโค้ดในบรรทัดเดียวได้
Sub Bold_cells() Range("B1").Font.Bold = True End Subดังนั้น เราเขียนโค้ดในบรรทัดเดียว โดยการทำเช่นนี้ เราสามารถลดขนาดโค้ด และในเวลาเดียวกันก็ลดขนาดไฟล์ Excel โดยรวมได้
4. ลดการใช้คำอธิบาย (Remark Statements)
บางครั้งเราใช้คำอธิบาย (Remark statements) ในโค้ด VBA เพื่อให้เข้าใจง่ายขึ้น แต่การใช้คำอธิบายเหล่านี้ทำให้โค้ด VBA ใหญ่ขึ้น และโค้ด VBA ที่ใหญ่จะทำให้ขนาดไฟล์ Excel ใหญ่ขึ้นเช่นกัน ในกรณีนี้ คุณต้องกำจัดคำอธิบายบางส่วนเพื่อให้โค้ดสั้นลง ด้วยการกำจัดคำอธิบาย เราสามารถลดขนาดไฟล์ Excel และขนาดโค้ดได้
5. ส่งออกโมดูล VBA ทั้งหมดและนำเข้าอีกครั้ง
อีกวิธีง่ายๆ ในการลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยแมโคร คือ ส่งออกโมดูล VBA ทั้งหมดที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้ แล้วนำเข้ากลับเข้าไปในโมดูล VBA อีกครั้ง ข้อได้เปรียบหลักของวิธีนี้คือ เมื่อคุณส่งออกโมดูล VBA ขนาดของมันจะลดลง แล้วเมื่อนำเข้ากลับ เข้าก็จะนำเข้าเป็นขนาดที่ลดลงแล้ว ดังนั้น ขนาดโดยรวมของไฟล์ Excel จึงลดลงในระดับหนึ่ง วิธีนี้จึงเป็นวิธีแก้ปัญหาที่มีประโยชน์
6. ปิดใช้งานแมโคร (Disabling Macro)
ขณะใช้รหัส VBA ใน Excel เราต้องบันทึกไฟล์เป็น Macro-Enabled Workbook เทคนิคเล็กน้อยอีกอย่างหนึ่งสามารถลดขนาดไฟล์ Excel ได้ คือ บันทึกสมุดงานด้วยการปิดใช้งานแมโคร แล้วเปิดสมุดงานใหม่ หลังจากนั้นเปิดใช้งานแมโคร ด้วยการทำเช่นนี้ คุณสามารถกำจัดปัญหาในตัวที่ทำให้ขนาด Excel เพิ่มขึ้นได้ กระบวนการนี้ง่ายมากแต่อาจมีประสิทธิภาพในบางกรณี
7. เพิ่มประสิทธิภาพขนาดไฟล์ Excel โดยการลบพื้นที่ที่ไม่ได้ใช้
บางครั้งคุณอาจเผชิญปัญหาที่ขนาดไฟล์ Excel ใหญ่มาก แต่ข้อมูลภายในไม่มากนัก สิ่งนี้อาจเกิดจากการจัดรูปแบบข้อมูลเกินช่วงข้อมูลจริง คุณสามารถลบออกด้วยตนเองหรือใช้รหัส VBA เนื่องจากพื้นที่ที่ไม่ได้ใช้เหล่านี้ ขนาดไฟล์ Excel จึงเพิ่มขึ้น เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพขนาดไฟล์ Excel โดยใช้รหัส VBA โปรดทำตามขั้นตอน
ขั้นตอน
- ไปที่ แท็บ Developer ในริบบอน
- เลือก Visual Basic จากกลุ่ม Code
- จะเปิดหน้าต่าง Visual Basic
- ไปที่แท็บ Insert ในริบบอน
- เลือก Module จากนั้น
- ในหน้าต่าง Module ให้เขียนโค้ดต่อไปนี้
Sub RemoveUnused() Dim cell_last As Range Dim ans Dim row_last As Long, column_last As Long, position_of_last_dot As Long Dim file_name_full As String, name_of_file As String, target_name As String If WorksheetFunction.CountA(Cells) = 0 Then Exit Sub Application.ScreenUpdating = False ans = MsgBox("Do you need to generate a copy of this Workbook?", vbQuestion + vbYesNoCancel) If ans = vbCancel Then GoTo ExitSub End If If ans = vbYes Then file_name_full = ActiveWorkbook.FullName If file_name_full = "" Then MsgBox "Please run the macro after saving the file" GoTo ExitSub End If position_of_last_dot = InStrRev(file_name_full, ".") target_name = WorksheetFunction.Replace(file_name_full, position_of_last_dot, 0, "_" & Format(Now(), "yyyymmddhhmmss")) ActiveWorkbook.SaveCopyAs target_name End If row_last = Cells.Find(What:="*", After:=[A1], SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:=xlPrevious).Row column_last = Cells.Find(What:="*", After:=[A1], SearchOrder:=xlByColumns, SearchDirection:=xlPrevious).Column Application.ScreenUpdating = False Rows(row_last + 1 & ":" & Rows.Count).Clear Columns(Split(Cells(1, column_last + 1).Address, "$")(1) & ":" & Split(Cells(1, Columns.Count).Address, "$")(1)).Clear ActiveWorkbook.Save ExitSub: Application.ScreenUpdating = True End Sub- ไปที่แท็บ Developer ในริบบอน
- เลือก Macros จากกลุ่ม Code
- จะเปิดกล่องโต้ตอบ Macro
- เลือกตัวเลือก RemoveUnused
- คลิก Run
- ด้วยโค้ดนี้ คุณสามารถลบพื้นที่ที่ไม่ได้ใช้ใน Excel ได้ง่าย และสำคัญกว่านั้น ลดขนาดไฟล์ Excel ลง
อ่านเพิ่มเติม: ลดขนาดไฟล์ Excel ขนาดใหญ่ลง 40-60% (12 วิธีที่พิสูจน์แล้ว)
8. ลบแถวและคอลัมน์ว่างเปล่า
อีกวิธีง่ายๆ ในการลดขนาดไฟล์ Excel คือการลบแถวและคอลัมน์ว่างเปล่า ในชุดข้อมูลของเราอาจมีแถวและคอลัมน์ว่างหลายแถว แถวและคอลัมน์ว่างเหล่านี้ทำให้ชุดข้อมูลใหญ่ขึ้นและในที่สุดก็เพิ่มขนาดไฟล์ Excel ขึ้นในระดับหนึ่ง ดังนั้น เพื่อลดขนาดไฟล์ Excel เราต้องลบแถวและคอลัมน์ว่างเหล่านั้นออก แล้วบันทึกไฟล์ Excel ผลคือคุณจะเห็นการลดลงของขนาดไฟล์ Excel
9. ลบการจัดรูปแบบข้อมูล
การจัดรูปแบบข้อมูลเป็นคำสั่งยอดนิยมที่สุดที่เราใช้ในไฟล์ Excel การจัดรูปแบบข้อมูลประกอบด้วย สีพื้นหลัง การเพิ่มเส้นขอบ หรือการเปลี่ยนสไตล์ฟอนต์ ทั้งหมดนี้อยู่ในส่วนการจัดรูปแบบข้อมูล เนื่องจากส่วนการจัดรูปแบบข้อมูลนี้ ขนาดไฟล์ Excel ของคุณอาจเพิ่มขึ้นในระดับหนึ่ง เพื่อลบการจัดรูปแบบข้อมูล คุณต้องทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
ขั้นตอน
- เลือกชุดข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการลบการจัดรูปแบบ
- ไปที่แท็บ Home ในริบบอน
- เลือกตัวเลือก Clear จากกลุ่ม Editing
- เลือก Clear Formats
- จะลบการจัดรูปแบบทั้งหมดออกจากชุดข้อมูลของคุณ
- สุดท้าย บันทึกสมุดงาน
- จากนั้น คุณจะเห็นการลดลงของขนาดไฟล์ Excel บ้าง
10. บีบอัดไฟล์ (Compress File)
อีกวิธีหนึ่งในการลดขนาดไฟล์ Excel คือ การบีบอัดไฟล์เป็นไฟล์ zip เมื่อคุณบีบอัดไฟล์ Excel เป็นไฟล์ zip มันจะลดขนาดลงอัตโนมัติประมาณ 10-15% ของขนาดเดิม จากนั้นคุณสามารถแชร์ไฟล์ Excel นี้กับผู้อื่นได้ เพื่อใช้วิธีนี้ โปรดทำตามขั้นตอน
ขั้นตอน
- คลิกขวาที่ไฟล์ Excel
- เลือกตัวเลือก Send to
- ในส่วน Send to ให้เลือก Compressed (Zipped) Folder
- จะแปลงไฟล์ Excel เป็นไฟล์ zip
- ผลลัพธ์คือ ขนาดไฟล์ Excel ลดลง ดูภาพหน้าจอ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ต้องเปิดไฟล์ (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)
11. บีบอัดรูปภาพ
หากคุณทำงานกับรูปภาพใน Excel คุณต้องบีบอัดรูปภาพเหล่านั้น มิฉะนั้น ขนาดไฟล์ Excel จะเพิ่มขึ้น ที่นี่ คุณต้องใส่ใจว่าคุณภาพของรูปภาพต้องดีขณะบีบอัด หลังจากบีบอัดรูปภาพภายนอก Excel แล้ว คุณต้องบีบอัดในคำสั่งในตัวของ Excel อีกครั้ง เพื่อทำเช่นนี้ โปรดทำตามขั้นตอนอย่างถูกต้อง
ขั้นตอน
- เลือกภาพที่ต้องการบีบอัด
- ไปที่แท็บ Picture Format ในริบบอน
- เลือกตัวเลือก Compress Pictures จากกลุ่ม Adjust
- จะเปิดกล่องโต้ตอบ Compress Pictures
- จาก Compression Options ยกเลิกการติ๊ก Apply only to this picture
- เลือก Email (96 ppi): minimize document size for sharing
- คลิก OK
- บันทึกสมุดงาน
- จะลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยแมโครในที่สุด ดูภาพหน้าจอ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ที่มีรูปภาพ (2 วิธีง่าย)
สรุป
เราได้แสดง 11 วิธีที่แตกต่างและมีประสิทธิภาพในการลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยแมโคร วิธีทั้งหมดมีประสิทธิภาพและสามารถแก้ปัญหาของคุณได้ วิธีเหล่านี้เป็นเทคนิค Excel บางอย่างที่คุณสามารถควบคุมขนาดไฟล์ Excel ได้เต็มที่ หวังว่าเราครอบคลุมพื้นที่ทั้งหมดที่เป็นไปได้ของการลดขนาดไฟล์ Excel หากคุณมีคำถามเพิ่มเติม โปรดถามในกล่องความคิดเห็น อย่าลืมเยี่ยมชมหน้า Exceldemy ของเรา
บทความที่เกี่ยวข้อง
- วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วย Pivot Table
- [แก้ไขแล้ว!] ไฟล์ Excel ใหญ่เกินไปโดยไม่มีเหตุผล (10 วิธีแก้ไขที่เป็นไปได้)
- วิธีระบุสาเหตุของขนาดไฟล์ Excel ใหญ่
