การจัดการไฟล์ขนาดใหญ่สำคัญ เพราะใช้เวลาถ่ายโอนมาก ไฟล์ใหญ่ใช้เวลาเปิดนาน การเปลี่ยนแปลงใดๆ ในไฟล์ใหญ่ใช้เวลาอัปเดตนาน ดังนั้น การลดขนาดไฟล์จึงสำคัญ ในบทความนี้ เราจะดู วิธีลด/บีบอัดขนาดไฟล์ Excel มีหลายวิธี เราจะเลือกตัวเลือกที่ดีที่สุด
ในการวิเคราะห์นี้ เราใช้ข้อมูลตัวอย่างการขายซูเปอร์สโตร์ ข้อมูลตัวอย่างดาวน์โหลดจากลิงก์ https://community.tableau.com/docs/DOC-1236
ขนาดไฟล์ต้นฉบับของตัวอย่างนี้คือ 3,191 KB
3 วิธีชั้นนำในการลด/บีบอัดขนาดไฟล์ Excel ขนาดใหญ่
ในส่วนนี้ เราจะอภิปราย 3 วิธีที่พิสูจน์แล้วในการลด/บีบอัดขนาดไฟล์ Excel ขนาดใหญ่ มาตรวจสอบกันเลย!
1. ลบข้อมูลเพื่อลดขนาดไฟล์
มีหลายกรณีที่คุณไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากการลบข้อมูลหรือรูปแบบ ที่นี่เราจะอภิปรายเกี่ยวกับพวกเขา
1.1. ลบ/ล้างเซลล์ว่างใน Excel
หลังจากทำภารกิจในสมุดงาน Excel เสร็จแล้ว มีเซลล์ที่ไม่ได้ใช้มากมายที่ไม่มีประโยชน์ในสมุดงานของคุณ บางครั้งคุณจัดรูปแบบในเซลล์ว่างเหล่านี้โดยไม่ได้ตั้งใจ ซึ่งเพิ่มขนาดไฟล์ การลบรูปแบบจากเซลล์ว่างเหล่านี้จะลดขนาดไฟล์
- หากต้องการเลือกเซลล์ว่างทั้งหมด ให้กด CTRL+Shift+ ↓+ → พร้อมกัน เครื่องหมายลูกศรบ่งบอกว่าคุณต้องการวางคำสั่งที่ไหน
- หลังจากเลือกเซลล์ว่าง ในแท็บ Home ตัวเลือก Clear กด Clear all จะล้างเซลล์.
มีอีกวิธีหนึ่งในการทำ
- ในแท็บ Home กด Find & Select แล้วกด Go To Special
- จะเปิดกล่องโต้ตอบ Go To Special ในกล่องนั้น ติ๊กที่ Blanks และกด OK สิ่งนี้จะค้นหาพื้นที่ว่างของสมุดงาน Excel ของคุณโดยอัตโนมัติ หลังจากนี้ ล้างเซลล์ว่างเหมือนที่เราทำก่อนหน้านี้
อ่านเพิ่มเติม: How to Reduce Excel File Size Without Deleting Data (9 Quick Tips)
1.2. ตรวจสอบและลบเซลล์ซ่อนที่ไม่จำเป็น
บางครั้ง เซลล์ซ่อนที่ไม่จำเป็นเป็นเหตุผลของไฟล์ Excel ขนาดใหญ่ คุณอาจซ่อนแถวหรือคอลัมน์ของเวิร์กชีต Excel ที่คุณทำงานอยู่โดยไม่ได้ตั้งใจ ทันใดนั้นคุณตระหนักว่าไฟล์ของคุณมีบางองค์ประกอบซ่อนที่คุณไม่ต้องการ ทุกสิ่งที่คุณสามารถทำได้คือ แสดงแถวและคอลัมน์ของเวิร์กชีต Excel และดูว่าคุณต้องการหรือไม่ หากไม่ต้องการ ให้ลบทั้งหมด
อ่านเพิ่มเติม: How to Compress Excel File for Email (13 Quick Methods)
2. ลดขนาดไฟล์โดยไม่ลบข้อมูล
บางครั้ง คุณไม่จำเป็นต้องลบข้อมูลหรือรูปแบบของไฟล์เพื่อลดขนาดไฟล์ Excel เพียงแค่ใช้เทคนิคบางอย่างจะช่วยให้คุณลดขนาดไฟล์ได้
2.1. บันทึกไฟล์ในรูปแบบ Excel Binary
การบันทึกไฟล์ Excel จากรูปแบบ (.xlsx) เป็นรูปแบบ Excel binary (.xlsb) ลดขนาดไฟล์ของคุณลงประมาณ 40% นี่คือวิธีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพที่สุดในการลดขนาดไฟล์ ขั้นตอนระบุด้านล่าง
- ก่อนอื่น บันทึกไฟล์ Excel ตัวอย่างในรูปแบบ (.xlsx) ในโฟลเดอร์เฉพาะ
- จากนั้น บันทึกไฟล์เดียวกันในรูปแบบ (.xlsb) ในโฟลเดอร์เดียวกันที่คุณบันทึกไฟล์ (.xlsx) ไว้
- ตอนนี้ ไฟล์ทั้งสองถูกบันทึกในไดเรกทอรีเดียวกัน
- ที่นี่ เราจะตรวจสอบขนาดไฟล์ของ (.xlsb) และเปรียบเทียบกับรูปแบบ (.xlsx) ว่าลดลงหรือไม่
เราเห็นว่าไฟล์ (.xlsb) มีขนาด 1,666 KB ในขณะที่ไฟล์ (.xlsx) มีขนาด 3,191 KB ดังนั้น ขนาดไฟล์ลดลงในระดับมาก
Excel Binary Workbook Pros and Cons
ขณะบันทึกไฟล์ในรูปแบบ (.xlsb) สิ่งหนึ่งที่คุณควรระลึกคือ เหมือนทุกอย่าง การบันทึกสมุดงาน Excel ในรูปแบบ binary นำมาให้ข้อดีและข้อเสีย
ข้อดี
- ไฟล์ Excel binary ใช้พื้นที่น้อยกว่ามากขณะบันทึกเมื่อเทียบกับไฟล์ (.xlsx)
- การโหลดข้อมูล binary เร็วกว่าการแยกวิเคราะห์ไฟล์ข้อความ (.xml) หรือ (.xlsx)
- รองรับแมโคร, โค้ด VBA อย่างเต็มที่
ข้อเสีย
- ไม่สามารถปรับแต่ง Ribbon สำหรับรูปแบบ (.xlsb) ได้ คุณต้องแปลงกลับเป็น (.xlsm) ทำการเปลี่ยนแปลง Ribbon แล้วค่อยแปลงกลับเป็น (.xlsb)
- ไม่เข้ากันได้กับ Excel 2003 และเวอร์ชันก่อนหน้า
- (.xlsb) เป็นรูปแบบไฟล์ binary ไม่เหมือนไฟล์ (.xml), (.xlsx), และ (.xlsm) ที่เปิด ดังนั้น คุณมักจะไม่เห็นไฟล์ (.xlsb) ทำงานได้ทุกที่
ดังนั้น จงระมัดระวังขณะบันทึกไฟล์ในรูปแบบ binary แน่นอน คุณสามารถทำได้เมื่อข้อดีที่ให้มามากกว่าข้อเสียอย่างมาก
อ่านเพิ่มเติม: How to Compress Excel File More than 100MB (7 Useful Ways)
2.2. ตรวจสอบ Conditional Formatting
ใน Excel Conditional Formatting ทำให้ข้อมูลเป็นภาพและทำให้เวิร์กชีตเข้าใจง่ายขึ้น แต่บางครั้งเราทำผิดพลาดขณะใช้ conditional formatting บางครั้งเราใช้รูปแบบกับทั้งแผ่นงานหรือกลุ่มแถวหรือคอลัมน์ทั้งหมด เพื่อลดข้อผิดพลาด เราสามารถไปที่ Conditional Formatting > Manage Rules และตรวจสอบช่วงเซลล์ของแต่ละกฎ อีกครั้ง หากเราใช้ conditional formatting ในสมุดงาน Excel แล้วตระหนักทันใดนั้นว่าเราไม่ต้องการ เราสามารถยกเลิก conditional formatting ได้โดยการล้างกฎจากทั้งแผ่นงาน
อ่านเพิ่มเติม: How to Determine What Is Causing Large Excel File Size
2.3. เพิ่มประสิทธิภาพสูตร Excel
นอกจากการลดขนาดไฟล์โดยตรง เราสามารถเพิ่มประสิทธิภาพสูตร Excel ได้ เพื่อให้การคำนวณเร็วขึ้น ดังนั้นขนาดไฟล์จึงลดลง มีหลายวิธีในการทำเช่นนั้น
2.3.1. หลีกเลี่ยงการใช้สูตร Volatile
มีฟังก์ชัน volatile 7 ตัวใน Excel ได้แก่ RAND, NOW, TODAY, OFFSET, CELL, INDIRECT, และ INFO สูตรเหล่านี้คำนวณใหม่ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงในไฟล์ Excel หากเวิร์กชีตของคุณมีสูตร volatile มาก การคำนวณจะช้าลง ทำให้ขนาดไฟล์เพิ่มขึ้น ดังนั้น วิธีแก้คือ เราควรหลีกเลี่ยงการใช้สูตร volatile มีตัวเลือกแทนสำหรับสูตร volatile ดังนี้
- แทนฟังก์ชัน OFFSET เราสามารถใช้ INDEX ได้
- ภายในเวิร์กชีต INDEX สามารถใช้ได้โดยใช้หมายเลขคอลัมน์แทนตัวอักษร เพื่อแทนที่ฟังก์ชัน INDIRECT
- ไม่มีตัวเลือกแทนสำหรับฟังก์ชัน NOW และ TODAY แต่โค้ด VBA สามารถใช้แทนได้
เช่น สำหรับฟังก์ชัน Now เราสามารถใช้-
Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Time End Subสำหรับฟังก์ชัน TODAY เราสามารถใช้
Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Date End Sub- ฟังก์ชัน RAND ไม่จำเป็นในเวลาส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตาม หากเราต้องการตัวเลขสุ่มใหม่ เราสามารถใช้ฟังก์ชัน VBA เพื่อสร้างได้
Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Rnd () End Sub- INFO และ CELL ไม่ใช่สูตรที่พบบ่อย พวกมันให้ข้อมูลสถานะระบบ สมุดงาน และเซลล์ แทนที่จะใช้พวกมัน เราสามารถใช้เส้นทางไฟล์หรือหมายเลขอ้างอิงสีเซลล์โดยใช้ VBA
2.3.2. ใช้ Pivot Tables หรือ Excel Tables
แทนที่จะใช้ชุดของสูตร การใช้ Pivot tables หรือ Excel tables เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการแสดงผลลัพธ์
2.3.3. หลีกเลี่ยงการอ้างอิงแถวหรือคอลัมน์ทั้งหมด
ฟังก์ชัน SUMIF หรือ VLOOKUP ค้นหาข้อมูลในคอลัมน์หรือแถวทั้งหมด แทนที่จะอ้างอิงข้อมูลทั้งหมด เราสามารถอ้างอิงเซลล์เพียงไม่กี่เซลล์ได้หากจำเป็น เช่น-
แทนที่จะใช้ =SUMIF (A: A, $C4, B: B)
เราสามารถใช้ =SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)
ที่นี่ เราอ้างอิงเซลล์ 50 ตัวแรกของคอลัมน์ A
2.3.4. หลีกเลี่ยงการคำนวณซ้ำ
สมมติว่าคุณมีสูตรที่มี "=$A$3+$B$3" และคุณคัดลอกสูตรนั้นไป 50 เซลล์ จำนวนการอ้างอิงเซลล์ทั้งหมดคือ 100 ระหว่างที่จำนวนเซลล์ที่ไม่ซ้ำกันมีเพียง 2 แต่ถ้า C3 มีสูตรคือ =A3+B3 และคุณต้องการอัปเดตบนเซลล์อื่น 50 เซลล์ เพียงแค่อ้างอิงเซลล์ C3 ใน 50 เซลล์เหล่านั้น คุณสามารถทำให้จำนวนการอ้างอิงเป็น 50 ในขณะที่การอ้างอิงก่อนหน้านี้ต้องการ 100 เซลล์
อ่านเพิ่มเติม: How to Reduce Excel File Size with Pivot Table
2.4. สั่งให้ Excel คำนวณด้วยตนเอง (Manual Calculation)
สิ่งนี้ช่วยให้คุณคำนวณเร็วขึ้นใน Excel แต่บางครั้งในไฟล์ Excel ขนาดใหญ่ การคำนวณด้วยตนเองก็ช่วยลดขนาดไฟล์ได้เช่นกัน
2.5. ปรับแต่ง Pivot Tables
Pivot Tables ถูกสร้างขึ้นเพื่อตรวจสอบข้อมูลหรือได้ภาพรวมอย่างรวดเร็ว Pivot tables เหล่านี้อาจเพิ่มขนาดไฟล์หากคุณไม่ต้องการแล้ว หากคุณไม่ต้องการ pivot tables ในการคำนวณครั้งต่อไป คุณสามารถทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
- อย่าบันทึกข้อมูลต้นทางพร้อมกับไฟล์
- คลิกขวาที่ Pivot Table แล้วคลิก Pivot Table Options
- ในแท็บ Data ยกเลิกติ๊ก 'Save source data with file'
2.6. ลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยรูปภาพ
บางครั้งเมื่อคุณเพิ่มรูปภาพในเวิร์กชีต Excel ขนาดไฟล์ของ Excel จะเพิ่มขึ้นอัตโนมัติ คุณสามารถลดขนาดรูปภาพนอก Excel หรือภายใน Excel หากต้องการทำภายใน Excel ให้เลือกรูปภาพและคลิกขวาที่ปุ่มเมาส์ แล้วเลือก Size and Properties
หน้าต่าง Format Picture จะเปิดทางขวาของเวิร์กชีต Excel ตอนนี้คุณสามารถเลือกความสูงและความกว้างของรูปภาพด้วยตนเอง
คุณสามารถปรับขนาดรูปภาพด้วยตนเองนอก Excel ได้ มีหลายขั้นตอนสำหรับการทำเช่นนั้น
หมายเหตุ: การจัดรูปแบบรูปภาพนอก Excel เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีกว่าการจัดรูปแบบภายใน Excelอ่านเพิ่มเติม: How to Reduce Excel File Size with Pictures (2 Easy Ways)
3. ลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ต้องเปิดไฟล์
ไม่จำเป็นต้องเปิดไฟล์หรือลบข้อมูลไฟล์เสมอไป Excel อนุญาตให้คุณลดขนาดไฟล์โดยไม่ต้องเปิดไฟล์
3.1. จัดรูปแบบไฟล์จาก File Properties
หลังจากทำทุกงานใน Excel เสร็จแล้ว ง่ายกว่าที่จะบีบอัดขนาดไฟล์ Excel จากคุณสมบัติไฟล์ นี่คือคุณสมบัติของ Windows และไม่เกี่ยวข้องกับ Excel โดยตรง ขั้นตอนระบุด้านล่าง
- คลิกขวาที่ไฟล์
- เลือก Properties
- ถัดไป เลือกปุ่ม Advanced
- สุดท้าย เลือก "compress contents to save disk space" และกด OK
อ่านเพิ่มเติม: How to Reduce Excel File Size Without Opening (with Easy Steps)
3.2. บีบอัดไฟล์ Excel เป็น ZIP/RAR
เอกสารประมวลผลคำหลายอย่างสามารถบีบอัดเหลือ 10 เปอร์เซ็นต์ของขนาดต้นฉบับโดยใช้เครื่องมือบีบอัดต่างๆ นี่เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีในการแชร์ไฟล์โดยการบีบอัด มันไม่เพียงลดขนาดไฟล์ แต่ยังทำให้ไฟล์ปลอดภัยจากไวรัส ที่นี่เราจะใช้ WinRAR เพื่อบีบอัดไฟล์ ขั้นตอนระบุด้านล่าง
- คลิกขวาที่ไฟล์ของคุณ
- กด Add to archive
- กล่องโต้ตอบจะปรากฏเพื่อเลือก RAR/ZIP เป็น Archive format
- กล่องโต้ตอบจะปรากฏเพื่อเลือก RAR/ZIP เป็น Archive format
อ่านเพิ่มเติม: How to Compress Excel File to Zip (2 Suitable Ways)
สรุป
คนส่วนใหญ่พบว่าการแชร์ไฟล์ขนาดเล็กง่ายกว่า เห็นได้ว่ามีหลายวิธีในการทำเช่นนั้น การบีบอัดขนาดไฟล์ยังทำให้การคำนวณ Excel เร็วขึ้น เราสามารถใช้เทคนิคเหล่านี้แยกกันหรือร่วมกันเพื่อลดขนาดไฟล์ของเรา
บทความที่เกี่ยวข้อง
- How to Zip an Excel File (3 Easy Ways)
- Reduce Excel File Size with Macro (11 Easy Ways)
- [Fixed!] Excel File Too Large for No Reason (10 Possible Solutions)
- Why Is My Excel File So Large? (7 Reasons with Solutions)
