ลดขนาดไฟล์ Excel ขนาดใหญ่ลง 40-60% (วิธีที่พิสูจน์แล้ว 3 วิธี)

การจัดการไฟล์ขนาดใหญ่เป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากต้องใช้เวลานานในการถ่ายโอน ไฟล์ขนาดใหญ่ใช้เวลาในการเปิดมากเกินไป การเปลี่ยนแปลงใดๆ ในไฟล์ขนาดใหญ่ใช้เวลานานในการอัปเดต ดังนั้นการลดขนาดไฟล์จึงเป็นสิ่งสำคัญ ในบทความนี้ เราจะมาดูวิธีลด/บีบอัดขนาดไฟล์ Excel . มีหลายวิธีในการทำเช่นนั้น เราจะเลือกตัวเลือกที่ดีที่สุดที่นี่

ในการวิเคราะห์ของเรา เราใช้ข้อมูลตัวอย่างการขายในซุปเปอร์สโตร์ ดาวน์โหลดตัวอย่างจากลิงก์นี้ https://community.tableau.com/docs/DOC-1236

ขนาดไฟล์ดั้งเดิมของตัวอย่างนี้คือ 3,191 KB .

3 วิธียอดนิยมในการลด/บีบอัดขนาดไฟล์ Excel ขนาดใหญ่

ในส่วนนี้ เราจะพูดถึง 3 วิธีที่ได้รับการพิสูจน์แล้วในการลด/บีบอัดขนาดไฟล์ Excel ขนาดใหญ่ มาตรวจสอบกันเลย!

1. การลบข้อมูลเพื่อลดขนาดไฟล์

มีหลายกรณีที่คุณไม่มีตัวเลือกอื่นนอกจากการลบข้อมูลหรือรูปแบบ เราจะมาพูดคุยกันที่นี่

1.1. การลบ/ล้างเซลล์ว่างใน Excel

หลังจากที่คุณทำงานเสร็จสิ้นในเวิร์กบุ๊ก Excel มีเซลล์ที่ไม่ได้ใช้จำนวนมากที่ไม่มีประโยชน์ในเวิร์กบุ๊กของคุณ บางครั้งคุณทำการจัดรูปแบบบางอย่างโดยไม่ได้ตั้งใจในเซลล์ที่ไม่ได้ใช้เหล่านี้ ซึ่งจริงๆ แล้วจะเพิ่มขนาดไฟล์ของคุณ การนำการจัดรูปแบบออกจากเซลล์ว่างเหล่านี้จะลดขนาดไฟล์ของคุณ

• ถ้าคุณต้องการเลือกเซลล์ว่างทั้งหมด ให้คลิก CTRL+Shift+ ↓+ → ด้วยกัน. ป้ายลูกศรระบุตำแหน่งที่คุณต้องการวางคำสั่ง

• หลังจากเลือกเซลล์ว่างแล้ว ใน หน้าแรก แท็บ ล้าง ตัวเลือก กด ล้างทั้งหมด จะเป็นการล้างเซลล์

มีอีกวิธีในการทำเช่นนั้น

• บน หน้าแรก แท็บ กด ค้นหาและเลือก แล้วกด ไปที่แบบพิเศษ

• จะเปิดขึ้น ไปที่แบบพิเศษ กล่องโต้ตอบ ที่ช่องนั้น ทำเครื่องหมายที่ช่องว่าง แล้วกดตกลง ซึ่งจะค้นหาพื้นที่ว่างของสมุดงาน Excel ของคุณโดยอัตโนมัติ หลังจากนี้ล้างเซลล์ว่างอย่างที่เราทำก่อนหน้านี้

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ต้องลบข้อมูล (9 เคล็ดลับง่ายๆ)

1.2. ตรวจสอบและลบเซลล์ที่ซ่อนอยู่ที่ไม่จำเป็น

บางครั้งเซลล์ที่ซ่อนอยู่โดยไม่จำเป็นก็เป็นสาเหตุของไฟล์ Excel ที่ใหญ่ขึ้น คุณอาจซ่อนบางแถวหรือคอลัมน์ของเวิร์กชีต Excel ที่คุณกำลังทำงานอยู่โดยไม่ได้ตั้งใจ ทันใดนั้นคุณก็รู้ว่าไฟล์ของคุณมีองค์ประกอบที่ซ่อนอยู่ซึ่งคุณไม่ต้องการ สิ่งที่คุณทำได้คือยกเลิกการซ่อนแถวและคอลัมน์ของเวิร์กชีต Excel และดูว่าคุณต้องการหรือไม่ ถ้าไม่ต้องการก็ลบออกให้หมด

อ่านเพิ่มเติม: วิธีบีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมล (13 วิธีด่วน)

2. ลดขนาดไฟล์โดยไม่ต้องลบข้อมูล

บางครั้ง คุณไม่จำเป็นต้องลบข้อมูลไฟล์หรือการจัดรูปแบบเพื่อลดขนาดของไฟล์ Excel เพียงใช้เทคนิคบางอย่างก็สามารถลดขนาดไฟล์ได้

2.1. การบันทึกไฟล์ในรูปแบบไบนารีของ Excel

กำลังบันทึกไฟล์ Excel จาก   (.xlsx ) เป็นรูปแบบไบนารีของ Excel (.xlsb ) ลดขนาดไฟล์ของคุณประมาณ 40% . นี่เป็นวิธีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพที่สุดในการลดขนาดไฟล์ของคุณ ขั้นตอนได้รับด้านล่าง

• ก่อนอื่น บันทึกไฟล์ Excel ตัวอย่างของคุณใน (.xlsx ) จัดรูปแบบในโฟลเดอร์เฉพาะ

• จากนั้น บันทึกไฟล์เดียวกันใน (.xlsb ) ในโฟลเดอร์เดียวกับที่คุณบันทึกไฟล์ก่อนหน้า (.xlsx ) จัดรูปแบบไฟล์

• ตอนนี้ ทั้งสองไฟล์ถูกบันทึกไว้ในไดเร็กทอรีเดียวกัน
• ที่นี่ เราจะตรวจสอบขนาดไฟล์ของ (.xlsb ) และเปรียบเทียบกับไฟล์ (.xlsx ) ไม่ว่าจะลดขนาดหรือไม่

เราจะเห็น (.xlsb ) ไฟล์มี 1,666 KB โดยที่ (.xlsx ) ไฟล์มี 3,191 KB . ขนาดไฟล์จึงลดลงอย่างมาก

ข้อดีและข้อเสียของสมุดงานไบนารี Excel

ขณะบันทึกไฟล์ใน (.xlsb ) สิ่งหนึ่งที่คุณควรจำไว้เสมอว่า การบันทึกเวิร์กบุ๊ก Excel ในรูปแบบไบนารีมีข้อดีและข้อเสียเช่นเดียวกับทุกอย่าง

ข้อดี

• ไฟล์ไบนารีของ Excel ใช้พื้นที่น้อยลงอย่างเห็นได้ชัดในขณะที่บันทึกมากกว่า (.xlsx ) ไฟล์.
• การโหลดข้อมูลไบนารีเร็วกว่าการแยกวิเคราะห์ข้อความ (.xml ) หรือ (.xlsx ) ไฟล์.
• มาโคร VBA รหัสได้รับการสนับสนุนอย่างเต็มที่

ข้อเสีย

• ไม่อนุญาตให้แก้ไข Ribbon สำหรับ (.xlsb ) รูปแบบ คุณต้องแปลงกลับเป็น
• (.xlsm )
• ทำการเปลี่ยนแปลง Ribbon ของคุณ แล้วกลับไปที่ (.xlsb )
• เข้ากันไม่ได้กับ Excel 2003 และเวอร์ชันก่อนหน้า
•  (.xlsb ) เป็นรูปแบบไฟล์ไบนารีไม่เหมือนกับไฟล์เปิด  (.xml ), (.xlsx ) และ  (.xlsm ) ไฟล์. ดังนั้น คุณมักจะไม่เห็น  (.xlsb ) ไฟล์ทำงานได้ทุกที่

ดังนั้นโปรดใช้ความระมัดระวังในขณะที่บันทึกไฟล์ในรูปแบบไบนารี แน่นอนว่าคุณสามารถทำเช่นนี้ได้เมื่อความได้เปรียบที่มีให้มากกว่าข้อเสีย

อ่านเพิ่มเติม: วิธีบีบอัดไฟล์ Excel ที่มีขนาดเกิน 100MB (7 วิธีที่มีประโยชน์)

2.2. กำลังตรวจสอบการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

ใน Excel การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แสดงภาพข้อมูลและทำให้เวิร์กชีตเข้าใจง่ายขึ้น แต่บางครั้งเราทำผิดพลาดในขณะที่ใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข บางครั้ง เราใช้การจัดรูปแบบกับทั้งแผ่นงานหรือทั้งกลุ่มของแถวหรือคอลัมน์ เพื่อลดข้อผิดพลาด ให้ไปที่ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข> จัดการกฎ และตรวจสอบช่วงเซลล์ของกฎแต่ละข้อ อีกครั้ง หากเราใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในเวิร์กบุ๊ก Excel แล้วจู่ๆ ก็รู้ว่าเราไม่จำเป็นต้องเลิกทำการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขด้วยการล้างกฎออกจากทั้งเวิร์กชีต

อ่านเพิ่มเติม: วิธีการกำหนดสาเหตุที่ทำให้ไฟล์ Excel มีขนาดใหญ่

2.3. ปรับสูตร Excel ให้เหมาะสม

นอกจากการลดขนาดไฟล์โดยตรงแล้ว เรายังปรับสูตร Excel ให้เหมาะสมเพื่อให้คำนวณได้เร็วยิ่งขึ้น ดังนั้นจึงลดขนาดไฟล์ลงได้ มีหลายวิธีในการทำเช่นนั้น

2.3.1. หลีกเลี่ยงการใช้สูตรระเหย

ใน Excel มีฟังก์ชันผันผวนเจ็ดฟังก์ชัน ได้แก่ RAND , ตอนนี้ , วันนี้ , ออฟเซ็ต , เซลล์ , ทางอ้อม และ ข้อมูล . สูตรเหล่านี้จะถูกคำนวณใหม่ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงในไฟล์ Excel หากเวิร์กชีตของคุณมีสูตรผันผวนจำนวนมาก การคำนวณจะช้า ทำให้ขนาดไฟล์เพิ่มขึ้น ดังนั้น วิธีแก้ปัญหาจึงง่าย เราควรหลีกเลี่ยงการใช้สูตรผันผวน มีทางเลือกอื่นสำหรับสูตรระเหย ด้านล่างนี้

• แทนที่จะเป็น OFFSET ฟังก์ชัน เราสามารถใช้ INDEX .
• ภายในเวิร์กชีต INDEX สามารถใช้ฟังก์ชันได้โดยใช้หมายเลขคอลัมน์แทนตัวอักษรเพื่อแทนที่ ทางอ้อม ฟังก์ชัน
• ไม่มีทางเลือกอื่นสำหรับ ตอนนี้ และ วันนี้ ฟังก์ชั่น. แต่ VBA สามารถใช้โค้ดแทนได้

ชอบ ตอนนี้ ฟังก์ชั่น เราสามารถใช้-

Private Sub Workbook_Open ()

Range("A1"). Value = Time

End Sub

สำหรับ วันนี้ ฟังก์ชั่นที่เราสามารถใช้ได้

Private Sub Workbook_Open ()

Range("A1"). Value = Date

End Sub

• เดอะ แรนด์ ฟังก์ชั่นไม่จำเป็นเกือบตลอดเวลา อย่างไรก็ตาม หากเราต้องการหมายเลขสุ่มใหม่ เราสามารถใช้ VBA ทำหน้าที่สร้างมันขึ้นมา

Private Sub Workbook_Open ()

Range("A1"). Value = Rnd ()

End Sub

• ข้อมูล และ เซลล์ ไม่ใช่สูตรทั่วไปโดยเฉพาะ พวกเขาให้ข้อมูลระบบ สมุดงาน และสถานะเซลล์ แทนที่จะใช้ เราสามารถใช้เส้นทางของไฟล์หรือหมายเลขอ้างอิงสีของเซลล์โดยใช้ VBA .

2.3.2. ใช้ Pivot Table หรือตาราง Excel

แทนที่จะใช้ชุดสูตรโดยใช้ตาราง Pivot หรือตาราง Excel เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการแสดงผลลัพธ์

2.3.3. หลีกเลี่ยงการอ้างอิงทั้งแถวหรือทั้งคอลัมน์

SUMIF หรือ VLOOKUP ฟังก์ชันจะค้นหาข้อมูลในคอลัมน์หรือแถวทั้งหมด แทนที่จะอ้างอิงข้อมูลทั้งหมด เราสามารถอ้างถึงเซลล์เพียงไม่กี่เซลล์หากจำเป็น ชอบ-

แทนที่จะใช้ =SUMIF (A:A, $C4, B:B)

เราสามารถใช้ =SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)

ในที่นี้เรากำลังพูดถึง 1 ^st 50 เซลล์ของคอลัมน์ A .

2.3.4. หลีกเลี่ยงการคำนวณซ้ำๆ

สมมติว่าคุณมีสูตรที่มี “=$A$3+$B$3 ” และคุณคัดลอกสูตรนั้นไปยังห้าสิบเซลล์ ในที่นี้ จำนวนการอ้างอิงเซลล์ทั้งหมดมีเป็นร้อย แม้ว่าจำนวนเซลล์ที่ไม่ซ้ำจะมีเพียงสองเซลล์เท่านั้น แต่ถ้า C3 มีสูตรคือ =A3+B3 และคุณต้องการอัปเดตเซลล์เหล่านั้นในเซลล์อื่นๆ อีก 50 เซลล์ โดยอ้างอิงจากเซลล์ C3 in those 50 cells you can actually make the number of reference 50, whereas your previous referencing required a hundred cells.

อ่านเพิ่มเติม: How to Reduce Excel File Size with Pivot Table

2.4. Commanding Excel Manual Calculation

This actually helps you to calculate faster in Excel. But sometimes in large Excel files doing manual calculations can also help you to reduce your file size.

2.5. Customizing Pivot Tables

Pivot Tables are created for quickly checking data or gaining an overview. These pivot tables may increase your file size if you don’t need them anymore. If you don’t require your pivot tables in your next calculations, you can do the following steps.

• Don’t save the source data with the file.
• Right-click on the Pivot Table and then click on Pivot Table Options .
• On the Data tab remove the tick from ‘Save source data with file ’.

2.6. Reduce Excel File Size with Pictures

Sometimes when you add pictures to an Excel worksheet the file size of Excel automatically increases. You can reduce the size of the picture outside Excel or within Excel. If you want to do it within Excel, select the picture and right click on the mouse button, and select Size and Properties .

A Format Picture window will open up on the right side of the Excel worksheet. Now you can manually select the height and width of your picture.

You can manually resize your picture outside of Excel. There are so many procedures for doing that.

Read More: How to Reduce Excel File Size with Pictures (2 Easy Ways)

3. Reduce Excel File Size Without Opening

It is not always necessary to open the file or delete the file data. Excel allows you to reduce the file size without even opening the file.

3.1. Formatting File from File Properties

After doing all the tasks in Excel it’s easier to compact the size of an Excel file from file properties. It’s a windows feature and is not directly related to Excel. The procedure is given below.

• Right-click on the file.
• Select Properties.
• Next Select the Advanced button.
• Finally, select “compress contents to save disk space” and press OK.

Read More: How to Reduce Excel File Size Without Opening (with Easy Steps)

3.2. Compress Excel File to ZIP/RAR

Many words processing documents can be compressed to 10 percent of their original size by using different compressed tools. It`s a good practice to share files by compressing them. It not only reduces the file size but also makes the file secure from viruses. Here we will be using WinRAR to compress the file. The procedure is given below.

• Right-click on your file.
• Press Add to archive .
• A dialogue box will come up to choose RAR/ZIP as an Archive format .

• A dialogue box will come up to choose RAR/ZIP as an Archive format .

Read More: How to Compress Excel File to Zip (2 Suitable Ways)

บทสรุป

Most people find it easy to share small-sized files. As we can see there are many methods of doing that. Compressing file size also makes it easy for speeding up the excel calculation. We can use these techniques separately or together to reduce our file size.

บทความที่เกี่ยวข้อง

• How to Zip an Excel File (3 Easy Ways)
• Reduce Excel File Size with Macro (11 Easy Ways)
• [Fixed!] Excel File Too Large for No Reason (10 Possible Solutions)
• Why Is My Excel File So Large? (7 Reasons with Solutions)