วิธีลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ต้องลบข้อมูล (9 เคล็ดลับ)

ในขณะที่ทำงานกับ Excel เรามักจะพบกับประสบการณ์ Excel ที่ช้าและเฉื่อยชา ในกรณีส่วนใหญ่ ผู้ร้ายหลักที่อยู่เบื้องหลังปัญหานี้คือขนาดไฟล์ Excel ที่ใหญ่ ในบทความนี้ เราจะมาเรียนรู้ 9 เคล็ดลับอันชาญฉลาดในการลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ต้องลบข้อมูล .

เหตุใดการลดขนาดไฟล์จึงมีความสำคัญใน Excel

โดยส่วนใหญ่ Excel จะจัดการกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่ที่มีแถวและคอลัมน์นับพัน สำหรับชุดข้อมูลขนาดใหญ่ประเภทนี้ Excel จะตอบสนองช้ามาก บางครั้งหน้าต่าง Excel ก็หยุดนิ่ง ซึ่งเป็นปัญหาที่น่ารำคาญอย่างไม่ต้องสงสัย ดังนั้น เราจำเป็นต้องลดขนาดไฟล์ลงเพื่อกำจัดปัญหานี้ เราสามารถลดข้อมูลไฟล์ได้โดยการลบข้อมูล แต่นี่ไม่ใช่วิธีที่มีประสิทธิภาพในการลดขนาดไฟล์ เนื่องจากเราจะสูญเสียข้อมูลบางส่วน ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทราบเกี่ยวกับวิธีการลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ต้องลบข้อมูลที่มีอยู่

9 เคล็ดลับในการลดขนาดไฟล์โดยไม่ต้องลบข้อมูล

ในบทความนี้ เราจะเรียนรู้เกี่ยวกับเคล็ดลับที่มีประโยชน์ในการ ลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ต้องลบข้อมูล .

ไม่ต้องพูดถึงว่าเราเคยใช้ Microsoft Excel 365 สำหรับบทความนี้ คุณสามารถใช้เวอร์ชันอื่นได้ตามสะดวก

1. การลบแถวและคอลัมน์ที่ไม่จำเป็นออก

ในไฟล์ Excel ของเรา มักจะมีแถวและคอลัมน์ที่ไม่จำเป็นซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับชุดข้อมูลหลักของเรา แต่จะเพิ่มขนาดไฟล์

ในชุดข้อมูลต่อไปนี้ เรามีข้อมูลการขายประจำปี ของร้านเทคโนโลยี

โดยเลื่อนลงมาขวา เราจะสามารถเห็นได้ว่ามีข้อมูลจำนวนมากในเวิร์กชีตที่ไม่เกี่ยวข้องกับชุดข้อมูลหลักของเรา

ข้อมูลที่ไม่จำเป็นที่ด้านล่างของชุดข้อมูลของเราจะแสดงในรูปต่อไปนี้

หากคุณเลื่อนไปที่ขวา คุณจะได้รับข้อมูลที่ไม่จำเป็นด้วย

ในบางกรณี คุณอาจมีแถวและคอลัมน์ที่ไม่จำเป็นในชุดข้อมูลของคุณ มาทำตามขั้นตอนด้านล่างนี้เพื่อลบแถวและคอลัมน์ที่ไม่จำเป็นออกจากไฟล์ Excel ของเรา

ขั้นตอนที่ 01:การลบแถวที่ไม่จำเป็นออก

• อันดับแรก จากด้านล่างของชุดข้อมูลที่ต้องการ ให้เลือกเซลล์แรกของข้อมูลที่ไม่จำเป็น ในกรณีนี้คือเซลล์ B20 .

• ตอนนี้ ใช้แป้นพิมพ์ลัด CTRL + SHIFT + แป้นลูกศรลง (↓ ) เพื่อเลือกเซลล์ทั้งหมดจนถึงแถวสุดท้ายของเวิร์กชีต

• หลังจากนั้น ให้กด CTRL + “-” (CTRL + ลบ ) .

หลังจากนั้น ลบ กล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้นบนหน้าจอของคุณ

• ถัดไป จากกล่องโต้ตอบ ให้เลือกเลื่อนเซลล์ขึ้น .
• หลังจากนั้น ให้คลิกที่ ตกลง .

ดังนั้น แถวที่ไม่จำเป็นด้านล่างชุดข้อมูลของเราจะถูกลบออกตามที่ระบุไว้ในภาพต่อไปนี้

ขั้นตอนที่ 02:การลบแถวที่ไม่จำเป็นออก

• อีกครั้ง เลือกเซลล์แรกของข้อมูลที่ไม่จำเป็นทางด้านขวาของชุดข้อมูลของเรา

• หลังจากนั้น ใช้แป้นพิมพ์ลัด CTRL + SHIFT + แป้นลูกศรขวา (→) เพื่อเลือกข้อมูลพิเศษทั้งหมดจนถึงคอลัมน์สุดท้าย

• ตอนนี้ กด CTRL + SHIFT + แป้นลูกศรลง (↓ ) เพื่อเลือกข้อมูลทั้งหมดภายใต้คอลัมน์ที่เลือกในขั้นตอนก่อนหน้า
• ในขั้นตอนนี้ ให้กด CTRL + “- ” .

หลังจากนั้น ลบ กล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้นในแผ่นงานของคุณ

• ถัดไป จากส่วน ลบ กล่องโต้ตอบ เลือกเลื่อนเซลล์ไปทางซ้าย .
• หลังจากนั้น คลิก ตกลง .

ดังนั้น คุณจะเห็นว่าแถวและคอลัมน์ที่ไม่จำเป็นออกจากเวิร์กชีตของคุณจะถูกลบออก

อ่านเพิ่มเติม: ลดขนาดไฟล์ Excel ขนาดใหญ่ลง 40-60% (12 วิธีที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว)

2. การลบการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขและรูปแบบอื่นๆ

การปรากฏตัวของการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ยังเพิ่มขนาดไฟล์ของไฟล์ Excel ดังนั้น เราจำเป็นต้องลบการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข จากสมุดงานเป็น r สอนขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ต้องลบข้อมูล .

ในชุดข้อมูลต่อไปนี้ เรามี ข้อมูลการขายประจำปี ของร้านค้าเทคโนโลยีที่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ถูกนำไปใช้

มาทำตามขั้นตอนที่กล่าวถึงด้านล่างเพื่อลบการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข จากใบงาน

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ไปที่ หน้าแรก แท็บจาก ริบบิ้น .
• หลังจากนั้น ให้คลิกที่ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข .
• จากนั้น จากเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือก ล้างกฎ .
• ถัดไป เลือก ล้างกฎจากทั้งแผ่น ตามที่ระบุในภาพต่อไปนี้

ด้วยเหตุนี้ คุณจะเห็นแผ่นงานทั้งหมดโดยไม่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เซลล์ที่ใช้ เพียงดูภาพหน้าจอต่อไปนี้

อ่านเพิ่มเติม: วิธีบีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมล (13 วิธีด่วน)

3. บีบอัดรูปภาพเพื่อลดขนาดไฟล์

อีกวิธีที่มีประสิทธิภาพในการลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ต้องลบข้อมูล คือการบีบอัดรูปภาพ (ถ้ามี) ในแผ่นงาน Excel

ในชุดข้อมูลต่อไปนี้ เรามี 3 เว็บไซต์ ลิงก์และรหัส QR . ที่เกี่ยวข้อง ตามภาพ

โดยทำตามขั้นตอนด้านล่าง เราสามารถบีบอัดรูปภาพเพื่อ ลดขนาดไฟล์ excel .

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ให้คลิกที่รูปภาพใดก็ได้จากเวิร์กชีต จากนั้น รูปแบบภาพ แท็บจะพร้อมใช้งานใน ริบบิ้น .
• หลังจากนั้น คลิกที่ รูปแบบรูปภาพ แท็บ

• ถัดไป เลือกบีบอัดรูปภาพ จาก ปรับ กลุ่มภายใต้ รูปแบบภาพ แท็บ

• จากนั้น เลือกความละเอียดที่คุณต้องการ จากกล่องโต้ตอบ
• หลังจากนั้น ให้กด ตกลง .

ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถทำตามขั้นตอนเดียวกันนี้เพื่อให้รูปภาพอื่นๆ บีบอัดได้

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยรูปภาพ (2 วิธีง่ายๆ)

4. ขจัดสูตรที่ซับซ้อนเพื่อลดขนาดไฟล์

โดยขจัดสูตรที่ซับซ้อน เราสามารถ ลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ต้องลบข้อมูล .

ในชุดข้อมูลต่อไปนี้ เรามีบางชื่อที่มีเครื่องหมายจุลภาคระหว่างชื่อและชื่อที่สอง

ในที่นี้ เราจะเห็นว่าเราใช้ ฟังก์ชันซ้อนที่ซับซ้อน เช่น ซ้อน IF เพื่อทำสิ่งนี้ในขั้นตอนเดียว แต่เราทำได้ด้วยขั้นตอนง่ายๆ หลายขั้นตอนในการคำนวณ

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก สร้าง 2 คอลัมน์ชื่อตำแหน่งของช่องว่างและ แทนที่ด้วยเครื่องหมายจุลภาค .

ใน ตำแหน่งของอวกาศ เราจะใช้สูตรในการหาตำแหน่งของช่องว่างในสตริงโดยเริ่มจาก ที่ 1 อักขระ. ในการดำเนินการนี้ เราจะใช้ ฟังก์ชัน FIND .

• หลังจากนั้น ให้แทรกสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ C5 .

ที่นี่ B5 เป็นเซลล์ที่คุณจะค้นหาช่องว่าง

• หลังจากนั้นให้กด ENTER .

ตำแหน่งของช่องว่างสำหรับสตริงแรกจะพร้อมใช้งานสำหรับคุณดังแสดงในภาพด้านล่าง

โดยใช้ ป้อนอัตโนมัติ . ของ Excel feature, we can get the rest of the data.

Now, in the Replacing With Comma column, we use the REPLACE function to replace the space that we found with a comma.

• Subsequently, enter the formula given below in cell D5 .

Here, C5 is the starting number of the character that we need to replace.

• Then, hit ENTER .

We can obtain the remaining data by utilizing the AutoFill feature of Excel.

In this way, we can split a complex formula into several simple ones to reduce Excel file size without deleting data .

Note: There’s no denying the fact that the use of complex functions is unavoidable in some cases.

อ่านเพิ่มเติม: Why Is My Excel File So Large? (7 เหตุผลพร้อมวิธีแก้ไข)

5. Optimizing Used Formulas

By optimizing the formulas that we have used in our worksheet, we can reduce the Excel file size without deleting data .

In the following dataset, we have the Random Ticket Serial No of some people.

We have generated these numbers using the RANDBETWEEN function which is a Volatile function.

That means these values will be changed whenever we enter anything into any cell of this workbook. This leads to an unnecessary increase in computational load. To reduce the file size, we must avoid the use of Volatile ฟังก์ชั่น.

Here, we have inserted 700 in the Rand Check คอลัมน์. As a result, all of the numbers in Column C are changed.

To avoid the use of the Volatile function, we will follow the steps mentioned below.

ขั้นตอน:

• Firstly, select the data that are generated by using the RANDBETWEEN ฟังก์ชัน.
• After that, press CTRL + C to copy these data.

• Following that, go to the Home แท็บจาก ริบบิ้น .
• Next, select the Paste ตัวเลือก
• Subsequently, from the drop-down choose Values as marked in the following image.

As a result, these numbers will be pasted as values in Column C .

• Now, enter a number in the Rand Check คอลัมน์. In this case, we have entered 350 .

After entering the number, you will see that the numbers have remained unchanged.

อ่านเพิ่มเติม: [แก้ไขแล้ว!] ไฟล์ Excel ใหญ่เกินไปโดยไม่มีเหตุผล (10 วิธีที่เป็นไปได้)

6. Avoiding Use of Pivot Table to Reduce File Size

In Excel we often use PivotTable . Although, PivotTable gives us a lot of options to work with our dataset. But it also takes up a large space and increases the file size.

In the following dataset, we have the Yearly Sales Data of a tech store. We need to find the sum of sales items.

Here, we have used a Pivot Table to find the sum of the sales.

But we can avoid using this PivotTable by using a simple SUM function . To do this, we will follow the steps discussed below.

ขั้นตอน:

• Firstly, create a new row as shown in the following image.

• After that, enter the following formula in cell C17 .

Here, C5:C16 represents the range of Sales Data of the Smartphone .

• Following that, press ENTER .

Therefore, you will see the following output on your screen.

• Now. drag the Fill Handle to obtain the rest of the sums.

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วย Pivot Table

7. Using Save As Binary Format Workbook (XLSB)

We can reduce Excel file size without deleting data by saving the workbook in a Binary Format Workbook. To do this, we will use the steps mentioned below.

ขั้นตอน:

• Firstly, go to the File แท็บจาก ริบบิ้น .

• Afterward, choose the Save As ตัวเลือก

• Now, navigate to the folder you want to save this file.

• Following that, click on the marked portion in the following picture.

• Next, choose Excel Binary Workbook จากเมนูแบบเลื่อนลง

• Afterward, click on Save .

After saving the file in binary workbook format , you will see that the file size has been decreased as marked in the picture given below.

อ่านเพิ่มเติม: วิธีบีบอัดไฟล์ Excel ที่มีขนาดเกิน 100MB (7 วิธีที่มีประโยชน์)

8. Utilizing Save As CSV Format Workbook

Another great way to reduce Excel file size without deleting data is saving the Excel workbook as CSV Format Workbook . We can do this by following the steps mentioned below.

ขั้นตอน:

• Firstly, follow the steps mentioned earlier to obtain the following drop-down list.
• Subsequently, from the drop-down choose CSV (Comma delimited) option as shown in the image given below.

• Following that, click on Save .

After saving the file in CSV Format , you will see that your file size is reduced to only 1 KB .

However, in some cases, you might need to convert the CSV file into Excel file without any distortion of the existing data.

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยมาโคร (11 วิธีง่ายๆ)

9. Compressing Excel File to Reduce File Size

We can also reduce Excel file size without deleting data by compressing the Excel file. Let’s follow the below-given steps to compress our Excel file.

Steps:

• Firstly, right-click on the Excel file that you want to compress.
• After that, choose the Send to option as marked in the following picture.

• Now, select the Compressed (zipped) folder ตัวเลือก

Consequently, your Excel file will be compressed. Here you can see that the size of your Excel file has been reduced to 28 KB .

อ่านเพิ่มเติม: How to Zip an Excel File (3 Easy Ways)

💡 Things to Remember

• One thing to keep in mind is that the percentage of file size reduction depends on the initial size of your workbook. That is, the larger the size of your workbook, the more space it will save.

บทสรุป

Finally, we have to the end of the article. I sincerely hope that this article was able to guide you to reduce Excel file size without deleting data . โปรดแสดงความคิดเห็นหากคุณมีคำถามหรือคำแนะนำในการปรับปรุงคุณภาพของบทความ หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Excel คุณสามารถเยี่ยมชมเว็บไซต์ของเรา ExcelDemy . มีความสุขในการเรียนรู้!

บทความที่เกี่ยวข้อง

• ลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ต้องเปิด (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
• How to Compress Excel File to Zip (2 Suitable Ways)
• Determine What Is Causing Large Excel File Size