ขณะทำงานกับ Excel เรามักเจอประสบการณ์ Excel ที่ช้าและล้า ในส่วนใหญ่ สาเหตุหลักเบื้องหลังปัญหานี้คือขนาดไฟล์ Excel ที่ใหญ่เกินไป ในบทความนี้ เราจะเรียนรู้ 9 เคล็ดลับอัจฉริยะเพื่อ ลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ลบข้อมูล
ทำไมการลดขนาดไฟล์จึงสำคัญใน Excel?
ส่วนใหญ่ Excel จัดการกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่ที่มีพันๆ แถวและคอลัมน์ สำหรับชุดข้อมูลขนาดใหญ่ประเภทนี้ Excel ตอบสนองช้ามาก บางครั้ง หน้าต่าง Excel แม้แต่แช่แข็ง ซึ่งเป็นปัญหาที่น่ารำคาญอย่างไม่น่าสงสัย ดังนั้น เราจำเป็นต้องลดขนาดไฟล์เพื่อหลุดพ้นจากปัญหานี้ เราสามารถลดขนาดไฟล์โดยการลบข้อมูล แต่สิ่งนี้ไม่ใช่วิธีที่มีประสิทธิภาพในการลดขนาดไฟล์ เนื่องจากเราจะสูญเสียข้อมูลไปมาก สำหรับเหตุผลนี้ จึงสำคัญมากที่จะรู้จักวิธีการ ลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ลบข้อมูลที่มีอยู่
9 เคล็ดลับในการลดขนาดไฟล์โดยไม่ลบข้อมูล
ในบทความนี้ เราจะเรียนรู้เคล็ดลับที่มีประโยชน์บางอย่างเพื่อ ลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ลบข้อมูล
ไม่ต้องพูดถึงว่า เราใช้เวอร์ชัน Microsoft Excel 365 สำหรับบทความนี้ คุณสามารถใช้เวอร์ชันอื่นๆ ตามสะดวกของคุณได้
1. การลบแถวและคอลัมน์ที่ไม่จำเป็น
ในไฟล์ Excel ของเรา บ่อยครั้งที่มีแถวและคอลัมน์ที่ไม่จำเป็นซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับชุดข้อมูลหลักของเรา แต่พวกมันเพิ่มขนาดไฟล์
ในชุดข้อมูลต่อไปนี้ เรามี ข้อมูลยอดขายรายปี ของร้านเทคโนโลยี
โดยการเลื่อนลงและ ขวา เราจะเห็นว่ามีข้อมูลมากในแผ่นงานที่ไม่เกี่ยวข้องกับชุดข้อมูลหลักของเรา
ข้อมูลที่ไม่จำเป็นที่ด้านล่างของชุดข้อมูลของเราแสดงในภาพต่อไปนี้
หากคุณเลื่อนไปทาง ขวา คุณจะได้ข้อมูลที่ไม่จำเป็นบางส่วนด้วย
ในบางกรณี คุณอาจมีแถวและคอลัมน์ที่ไม่จำเป็นในชุดข้อมูลของคุณ มาทำตามขั้นตอนที่กล่าวไว้ด้านล่างเพื่อลบแถวและคอลัมน์ที่ไม่จำเป็นเหล่านี้ออกจากไฟล์ Excel ของเรา
ขั้นตอนที่ 01: การลบแถวที่ไม่จำเป็น
- ขั้นแรก จากด้านล่างของชุดข้อมูลที่ต้องการ ให้เลือกเซลล์แรกของข้อมูลที่ไม่จำเป็น ในกรณีนี้ คือเซลล์ B20
- ตอนนี้ ใช้ปุ่มลัดแป้นพิมพ์ CTRL + SHIFT + Down Arrow Key (↓) เพื่อเลือกเซลล์ทั้งหมดจนถึงแถวสุดท้ายของแผ่นงาน
- หลังจากนั้น กด CTRL + “-” (CTRL + Minus)
หลังจากนั้น กล่องโต้ตอบ Delete จะเปิดบนหน้าจอของคุณ
- ต่อไป จากกล่องโต้ตอบ ให้เลือก Shift cells up
- หลังจากนั้น คลิกที่ OK
ผลสำเนียง แถวที่ไม่จำเป็นด้านล่างของชุดข้อมูลของเราจะถูกลบออก ตามที่ทำเครื่องหมายในภาพต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 02: การลบคอลัมน์ที่ไม่จำเป็น
- อีกครั้ง ให้เลือกเซลล์แรกของข้อมูลที่ไม่จำเป็นทางขวาของชุดข้อมูลของเรา
- หลังจากนั้น ใช้ปุ่มลัดแป้นพิมพ์ CTRL + SHIFT + Right Arrow Key (→) เพื่อเลือกข้อมูลเพิ่มเติมทั้งหมดจนถึงคอลัมน์สุดท้าย
- ตอนนี้ กด CTRL + SHIFT + Down Arrow Key (↓) เพื่อเลือกข้อมูลทั้งหมดภายใต้คอลัมน์ที่เลือกในขั้นตอนก่อนหน้า
- ในขั้นตอนนี้ กด CTRL + “-”
หลังจากนั้น กล่องโต้ตอบ Delete จะเปิดบนแผ่นงานของคุณ
- ต่อไป จากกล่องโต้ตอบ Delete ให้เลือก Shift cells left
- หลังจากนั้น คลิก OK
ผลสำเนียง คุณจะเห็นว่าแถวและคอลัมน์ที่ไม่จำเป็นจากแผ่นงานของคุณถูกลบออกแล้ว
อ่านเพิ่มเติม: ลดขนาดไฟล์ Excel ใหญ่ลง 40-60% (12 วิธีที่พิสูจน์แล้ว)
2. การลบการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขและรูปแบบอื่นๆ
การมีอยู่ของ Conditional Formatting ยังเพิ่มขนาดไฟล์ของไฟล์ Excel ดังนั้น เราจำเป็นต้องลบ conditional formatting ออกจากสมุดงานเพื่อ lดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ลบข้อมูล
ในชุดข้อมูลต่อไปนี้ เรามี ข้อมูลยอดขายรายปี ของร้านเทคโนโลยี ซึ่งมีการใช้ Conditional Formatting
มาทำตามขั้นตอนที่กล่าวไว้ด้านล่างเพื่อลบ Conditional Formatting ออกจากแผ่นงาน
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก ไปที่แท็บ Home จาก Ribbon
- หลังจากนั้น คลิกที่ Conditional Formatting
- ต่อมา จากรายการแบบเลื่อนลง ให้เลือก Clear Rules
- ขั้นถัดไป เลือก Clear Rules from Entire Sheet ตามที่ทำเครื่องหมายในภาพต่อไปนี้
เป็นผลลัพธ์ คุณจะเห็นแผ่นงานทั้งหมดโดยไม่มีเซลล์ที่มีการใช้ Conditional Formatting ใดๆ เพียงแค่ดูที่ภาพหน้าจอต่อไปนี้
อ่านเพิ่มเติม: วิธีบีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมล (13 วิธีรวดเร็ว)
3. การบีบอัดรูปภาพเพื่อลดขนาดไฟล์
อีกวิธีที่มีประสิทธิภาพในการ ลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ลบข้อมูล คือการบีบอัดรูปภาพ (หากมี) บนแผ่นงาน Excel
ในชุดข้อมูลต่อไปนี้ เรามีลิงก์ 3 เว็บไซต์ และ QR Codes ที่เกี่ยวข้องของพวกเขาเป็นรูปภาพ
โดยทำตามขั้นตอนที่กล่าวไว้ด้านล่าง เราสามารถบีบอัดรูปภาพเพื่อ ลดขนาดไฟล์ Excel ได้
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก คลิกที่รูปภาพใดๆ จากแผ่นงาน แล้วแท็บ Picture Format จะพร้อมใช้งานใน Ribbon
- หลังจากนั้น คลิกที่แท็บ Picture Format
- ต่อไป เลือก Compress Pictures จากกลุ่ม Adjust ภายใต้แท็บ Picture Format
- ต่อมา เลือก Resolution ที่คุณต้องการจากกล่องโต้ตอบ
- หลังจากนั้น กด OK
เช่นเดียวกัน คุณสามารถทำตามขั้นตอนเดียวกันนี้สำหรับรูปภาพอื่นๆ เพื่อบีบอัดพวกมัน
อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ที่มีรูปภาพ (2 วิธีง่ายๆ)
4. การกำจัดสูตรที่ซับซ้อนเพื่อลดขนาดไฟล์
โดยการกำจัด สูตรที่ซับซ้อน เราสามารถ ลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ลบข้อมูล ได้
ในชุดข้อมูลต่อไปนี้ เรามีชื่อบางอย่างที่มีคอมม่าระหว่างชื่อและนามสกุล
ที่นี่ เราเห็นว่าเราได้ใช้ ฟังก์ชันซ้อนกันที่ซับซ้อน เช่น Nested IF เพื่อทำในขั้นตอนเดียว แทนที่จะเป็นเช่นนั้น เราสามารถทำได้ในหลายขั้นตอนที่ง่ายและคำนวณง่าย
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก สร้าง 2 คอลัมน์ชื่อ Position of Space และ Replacing with Comma
ในคอลัมน์ Position of the Space เราจะใช้สูตรเพื่อหาตำแหน่งของช่องว่างในสตริง เริ่มจากตัวอักษร 1st เพื่อทำเช่นนี้ เราจะใช้ ฟังก์ชัน FIND
- ต่อไป ให้แทรกสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ C5
=FIND(" ",B5,1)ที่นี่ B5 คือเซลล์ที่คุณจะค้นหาช่องว่าง
- หลังจากนั้น กด ENTER
ตำแหน่งของช่องว่างสำหรับสตริงแรกจะพร้อมใช้งานให้คุณ ตามที่แสดงในภาพด้านล่าง
โดยใช้คุณสมบัติ AutoFill ของ Excel เราสามารถรับข้อมูลส่วนที่เหลือได้
ตอนนี้ ในคอลัมน์ Replacing With Comma เราใช้ ฟังก์ชัน REPLACE เพื่อแทนที่ช่องว่างที่เราพบด้วยคอมม่า
- ต่อมา ให้ใส่สูตรที่ให้ไว้ด้านล่างในเซลล์ D5
=REPLACE(B5,C5,1,",")ที่นี่ C5 คือหมายเลขเริ่มต้นของตัวอักษรที่เราต้องแทนที่
- จากนั้น กด ENTER
เราสามารถรับข้อมูลที่เหลือได้โดยใช้คุณสมบัติ AutoFill ของ Excel
ด้วยวิธีนี้ เราสามารถแยกสูตรที่ซับซ้อนออกเป็นหลายสูตรที่เรียบง่ายเพื่อ ลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ลบข้อมูล
หมายเหตุ: ไม่สามารถปฏิเสธได้ว่า การใช้ฟังก์ชันที่ซับซ้อน เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในบางกรณี
อ่านเพิ่มเติม: ทำไมไฟล์ Excel ของฉันถึงใหญ่เกินไป? (7 เหตุผลพร้อมวิธีแก้)
5. การเพิ่มประสิทธิภาพสูตรที่ใช้
โดยการเพิ่มประสิทธิภาพสูตรที่เราใช้ในแผ่นงานของเรา เราสามารถ ลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ลบข้อมูล ได้
ในชุดข้อมูลต่อไปนี้ เรามี Random Ticket Serial No ของบางคน
เราสร้างตัวเลขเหล่านี้โดยใช้ ฟังก์ชัน RANDBETWEEN ซึ่งเป็น Volatile function (ฟังก์ชันผผันผัน)
นั่นหมายความว่า ค่าเหล่านี้จะเปลี่ยนแปลงทุกครั้งที่เราป้อนอะไรเข้าไปในเซลล์ใดๆ ของสมุดงานนี้ นี่นำไปสู่การเพิ่มภาระการคำนวณที่ไม่จำเป็น เพื่อลดขนาดไฟล์ เราต้องหลีกเลี่ยงการใช้ Volatile functions
ที่นี่ เราได้แทรก 700 ในคอลัมน์ Rand Check เป็นผลลัพธ์ ตัวเลขทั้งหมดใน คอลัมน์ C ถูกเปลี่ยน
เพื่อหลีกเลี่ยงการใช้ฟังก์ชัน Volatile เราจะทำตามขั้นตอนที่กล่าวไว้ด้านล่าง
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก เลือกข้อมูลที่สร้างขึ้นโดยใช้ ฟังก์ชัน RANDBETWEEN
- หลังจากนั้น กด CTRL + C เพื่อคัดลอกข้อมูลเหล่านี้
- ต่อไป ไปที่แท็บ Home จาก Ribbon
- ขั้นถัดไป เลือกตัวเลือก Paste
- ต่อมา จากรายการแบบเลื่อนลง ให้เลือก Values ตามที่ทำเครื่องหมายในภาพต่อไปนี้
เป็นผลลัพธ์ ตัวเลขเหล่านี้จะถูกวางเป็นค่าใน คอลัมน์ C
- ตอนนี้ ใส่ตัวเลขในคอลัมน์ Rand Check ในกรณีนี้ เราใส่ 350
หลังจากใส่ตัวเลข คุณจะเห็นว่าตัวเลขยังคงไม่เปลี่ยนแปลง
อ่านเพิ่มเติม: [แก้ไขแล้ว!] ไฟล์ Excel ใหญ่เกินไปโดยไม่มีเหตุผล (10 วิธีแก้ไขที่เป็นไปได้)
6. การหลีกเลี่ยงการใช้ Pivot Table เพื่อลดขนาดไฟล์
ใน Excel เราบ่อยครั้งที่ใช้ PivotTable แม้ว่า PivotTable จะให้เรามีตัวเลือกมากมายในการทำงานกับชุดข้อมูลของเรา แต่มันก็ใช้พื้นที่มากและเพิ่มขนาดไฟล์
ในชุดข้อมูลต่อไปนี้ เรามี ข้อมูลยอดขายรายปี ของร้านเทคโนโลยี เราต้องหาผลรวมของสินค้าขาย
ที่นี่ เราได้ใช้ Pivot Table เพื่อหาผลรวมของยอดขาย
แต่เราสามารถหลีกเลี่ยงการใช้ PivotTable นี้ได้โดยใช้ ฟังก์ชัน SUM แบบง่ายๆ เพื่อทำเช่นนี้ เราจะทำตามขั้นตอนที่อภิปรายไว้ด้านล่าง
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก สร้างแถวใหม่ตามที่แสดงในภาพต่อไปนี้
- หลังจากนั้น ใส่สูตรต่อไปนี้ในเซลล์ C17
=SUM(C5:C16)ที่นี่ C5:C16 แทนช่วงของ Sales Data ของ Smartphone
- ต่อไป กด ENTER
ดังนั้น คุณจะเห็นเอาต์พุทต่อไปนี้บนหน้าจอของคุณ
- ตอนนี้ ลาก Fill Handle เพื่อรับผลรวมที่เหลือ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วย Pivot Table
7. การใช้ Save As Binary Format Workbook (XLSB)
เราสามารถลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ลบข้อมูลได้โดยการบันทึกสมุดงานในรูปแบบ Binary Format Workbook เพื่อทำเช่นนี้ เราจะใช้ขั้นตอนที่กล่าวไว้ด้านล่าง
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก ไปที่แท็บ File จาก Ribbon
- หลังจากนั้น เลือกตัวเลือก Save As
- ตอนนี้ ไปที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกไฟล์นี้
- ต่อไป คลิกที่ส่วนที่ทำเครื่องหมายในภาพต่อไปนี้
- ขั้นถัดไป เลือก Excel Binary Workbook จากรายการแบบเลื่อนลง
- หลังจากนั้น คลิกที่ Save
หลังจากบันทึกไฟล์ในรูปแบบ binary workbook format คุณจะเห็นว่าขนาดไฟล์ลดลง ตามที่ทำเครื่องหมายในภาพด้านล่าง
อ่านเพิ่มเติม: วิธีบีบอัดไฟล์ Excel มากกว่า 100MB (7 วิธีที่มีประโยชน์)
8. การใช้ Save As CSV Format Workbook
อีกวิธีที่ยอดเยี่ยมในการ ลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ลบข้อมูล คือการบันทึกสมุดงาน Excel เป็น CSV Format Workbook เราสามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนที่กล่าวไว้ด้านล่าง
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก ทำตามขั้นตอนที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้เพื่อรับรายการแบบเลื่อนลงต่อไปนี้
- ต่อมา จากรายการแบบเลื่อนลง ให้เลือกตัวเลือก CSV (Comma delimited) ตามที่แสดงในภาพด้านล่าง
- ต่อไป คลิกที่ Save
หลังจากบันทึกไฟล์ในรูปแบบ CSV Format คุณจะเห็นว่าขนาดไฟล์ของคุณลดเหลือเพียง 1 KB
อย่างไรก็ตาม ในบางกรณี คุณอาจต้อง แปลงไฟล์ CSV กลับเป็นไฟล์ Excel โดยไม่มีการบิดเบือนข้อมูลที่มีอยู่
อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยแมโคร (11 วิธีง่ายๆ)
9. การบีบอัดไฟล์ Excel เพื่อลดขนาดไฟล์
เรายังสามารถลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ลบข้อมูลได้โดยการบีบอัดไฟล์ Excel มาทำตามขั้นตอนที่ให้ไว้ด้านล่างเพื่อบีบอัดไฟล์ Excel ของเรา
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก คลิกขวาที่ไฟล์ Excel ที่คุณต้องการบีบอัด
- หลังจากนั้น เลือกตัวเลือก Send to ตามที่ทำเครื่องหมายในภาพต่อไปนี้
- ตอนนี้ เลือกตัวเลือก Compressed (zipped) folder
ผลสำเนียง ไฟล์ Excel ของคุณจะถูกบีบอัด ที่นี่ คุณสามารถเห็นได้ว่าขนาดของไฟล์ Excel ของคุณลดลงเหลือ 28 KB
อ่านเพิ่มเติม: วิธี Zip ไฟล์ Excel (3 วิธีง่ายๆ)
💡 สิ่งที่ควรจำ
- สิ่งหนึ่งที่ควรระลึกไว้คือ ร้อยละของการลดขนาดไฟล์ขึ้นอยู่กับขนาดเริ่มต้นของสมุดงานของคุณ นั่นคือ ยิ่งขนาดสมุดงานของคุณใหญ่ มันจะประหยัดพื้นที่ได้มากขึ้น
สรุป
สุดท้าย เรามาถึงจุดจบของบทความแล้ว ฉันขอหวังจากใจว่าบทความนี้สามารถแนะนำคุณให้ ลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ลบข้อมูล ได้ โปรดแสดงความคิดเห็นหากคุณมีคำถามหรือข้อเสนอแนะสำหรับการปรับปรุงคุณภาพของบทความ หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Excel คุณสามารถเยี่ยมชมเว็บไซต์ของเรา ExcelDemy เรียนรู้อย่างมีความสุข!
บทความที่เกี่ยวข้อง
- ลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ต้องเปิด (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)
- วิธีบีบอัดไฟล์ Excel เป็น Zip (2 วิธีที่เหมาะสม)
- ระบุสาเหตุของขนาดไฟล์ Excel ใหญ่
