วิธีสร้าง Drop-down List (รายการแบบเลื่อนลง) ใน Excel และ Google Sheets

หากคุณกำลังสร้างสเปรดชีตแบบโต้ตอบ คุณอาจต้องการ drop-down list เพื่อให้ผู้ใช้เลือกตัวเลือกได้ สำหรับนั้น คุณสามารถทำตามบทช่วยสอนนี้เพื่อ สร้าง drop-down list ใน Microsoft Excel หรือ Google Sheets คุณสามารถสร้าง drop-down menu แบบเดี่ยวและแบบ nested (ซ้อนกัน) ด้วยความช่วยเหลือของคำแนะนำนี้

เหมือนภาษาโปรแกรมมิ่งต่างๆ เป็นไปได้ที่จะรวมคำสั่ง if-else ในสเปรดชีต Excel ได้เช่นกัน สมมติว่าคุณกำลังสร้างสเปรดชีตสำหรับคนที่ควรเลือกตัวเลือกต่างๆ ตามเกณฑ์ต่างๆ ในเวลานั้น การใช้ drop-down list เป็นเรื่องฉลาด เพราะคุณสามารถให้ตัวเลือกมากกว่าหนึ่งตัวแก่ผู้คนได้

วิธีสร้าง drop-down list ใน Excel

เพื่อสร้าง drop-down list ใน Excel ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการแสดง drop-down menu
2. ไปที่ Data > Data Validation (ข้อมูล > ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล)
3. เลือก List จากเมนู Allow (อนุญาต)
4. เขียนตัวเลือกของคุณในกล่อง Source (แหล่งที่มา)
5. บันทึกการเปลี่ยนแปลง

เพื่อเริ่มต้น คุณต้องเลือกเซลล์ในสเปรดชีตของคุณที่คุณต้องการแสดง drop-down list หลังจากนั้น สลับจากแท็บ Home ไปที่แท็บ Data ในส่วน Data Tools ให้คลิกปุ่ม Data Validation และเลือกตัวเลือกเดียวกันอีกครั้ง

ตอนนี้ ขยายรายการแบบดรอปดาวน์ Allow และเลือก List จากนั้น คุณต้องเขียนตัวเลือกทั้งหมดทีละตัว หากคุณต้องการแสดง AA, BB, และ CC เป็นตัวอย่าง คุณต้องเขียนพวกมันแบบนี้-

AA,BB,CC

ไม่ว่าคุณจะต้องการให้ตัวเลือกกี่ตัว คุณต้องแยกพวกมันด้วยจุลภาค หลังจากทำแล้ว คลิกปุ่ม OK ตอนนี้ คุณควรจะพบ drop-down list แบบนี้-

คุณสามารถเพิ่มข้อความข้อผิดพลาดได้เช่นกัน มันจะปรากฏเมื่อผู้ใช้พยายามป้อนค่าที่แตกต่างจากตัวเลือกที่กำหนด สำหรับนั้น ให้สลับไปที่แท็บ Error Alert และเขียนข้อความของคุณ ทำตามบทช่วยสอนนี้เพื่อเพิ่มข้อความข้อผิดพลาดใน Excel

วิธีสร้าง nested drop-down list ใน Excel

หากคุณต้องการดึงข้อมูลจาก drop-down menus หรือเซลล์ที่มีอยู่แล้ว และแสดงตัวเลือกตามนั้นในเซลล์ที่ต่างออกไป นี่คือสิ่งที่คุณสามารถทำได้

คุณต้องเปิดหน้าต่าง Data Validation เดียวกัน และเลือก List ในเมนู Allow ครั้งนี้ คุณต้องป้อนช่วง (range) ในกล่อง Source แบบนี้-

=$A$1:$A$5

ตามช่วงนี้ drop-down list ใหม่จะแสดงตัวเลือกเดียวกับที่เขียนไว้ในเซลล์ A1 ถึง A5

วิธีสร้าง drop-down list ใน Google Sheets

เพื่อสร้าง drop-down list ใน Google Sheets ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เลือกเซลล์และไปที่ Data > Data validation (ข้อมูล > ตรวจสอบข้อมูล)
2. เลือก List of items (รายการรายการ)
3. เขียนรายการหรือตัวเลือกของคุณ
4. บันทึกการเปลี่ยนแปลง

ก่อนอื่น ให้เลือกเซลล์ในสเปรดชีต และคลิก Data จากแถบนำทางด้านบน หลังจากนั้น เลือกตัวเลือก Data validation จากรายการ

ตอนนี้ ขยายเมนูแบบดรอปดาวน์ Criteria (เกณฑ์) และเลือก List of items ต่อไป คุณต้องเขียนตัวเลือกหรือรายการทั้งหมดในกล่องว่าง

สุดท้าย คลิกปุ่ม Save (บันทึก) เพื่อแสดง drop-down list ในเซลล์

เหมือน Excel, Google Sheets แสดงข้อความเตือนหรือข้อผิดพลาดสำหรับการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง โดยค่าเริ่มต้น มันแสดงข้อความเตือนและอนุญาตให้ผู้ใช้เขียนข้อความกำหนดเอง หากคุณต้องการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง คุณต้องเลือกตัวเลือก Reject input (ปฏิเสธการป้อน) ในหน้าต่าง Data validation

วิธีสร้าง nested drop-down list ใน Google Sheets

มันเกือบเหมือน Excel ทุกประการ แต่นามสกุลของตัวเลือกแตกต่างกัน คุณต้องเลือกตัวเลือก List from a range (รายการจากช่วง) จากรายการ Criteria และป้อนช่วงตามความต้องการของคุณ คุณสามารถป้อนฟิลด์แบบนี้ได้-

=$A$1:$A$5

มันจะแสดงข้อความทั้งหมดจากเซลล์ A1 ถึง A5 ใน drop-down list นี้

แค่นี้ก็จบ! หวังว่าจะช่วยคุณได้