home

หน้าแรก
 Computer >> บทช่วยสอนคอมพิวเตอร์ >  >> ซอฟต์แวร์ >> Office

วิธาสร้าง Drop-Down List ใน Excel เพื่อจำกัดการป้อนข้อมูล

สิ่งที่ควรรู้

  • ใส่ข้อมูลที่ต้องการให้แสดงใน Drop-down list สามารถอยู่ในแผ่นงานเดียวกันหรืออีกแผ่นหนึ่งก็ได้
  • เลือกเซลล์ที่ต้องการให้ Drop-down list ปรากฏ แล้วเลือก Data > Data Validation > Settings > Allow > List
  • คลิกกล่อง Source เลือกช่วงข้อมูลรายการ แล้วเลือก OK หากต้องการลบ ให้ไปที่ Data > Data Validation > Settings > Clear All

บทความนี้อธิบายวิธาสร้าง Drop-down list หรือเมนูแบบเลื่อนลง ใน Excel เพื่อ จำกัดข้อมูล ที่สามารถป้อนลงในเซลล์เฉพาะให้เป็นเฉพาะรายการที่กำหนดไว้ล่วงหน้า การใช้ Drop-down list สำหรับการตรวจสอบข้อมูล (Data Validation) ทำให้การป้อนข้อมูลง่ายขึ้น ป้องกันข้อผิดพลาด และจำกัดจำนวนสถานที่สำหรับการป้อนข้อมูล ใช้ได้กับ Excel 2019, 2016, 2013, 2010 และ Excel สำหรับ Mac

สร้าง Drop-Down List

ข้อมูลที่เพิ่มใน Drop-down list สามารถอยู่ได้ทั้งในแผ่นงานเดียวกับลิสต์ แผ่นงานอื่นในสมุดงานเดียวกัน หรือในสมุดงาน Excel อื่นที่แยกจากกัน ในบทเรียนนี้เราใช้รายการประเภทคุกกี้ หากต้องการทำตาม ให้ใส่ข้อมูลในคอลัมน์ D และ E ตามภาพด้านล่าง

ขั้นตอนการสร้าง Drop-down list:

  1. เลือกเซลล์ B3 ให้เป็น Active cell
  2. เลือก Data
  3. เลือก Data Validation เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ Data Validation
  4. เลือกแท็บ Settings
  5. ภายใต้ Allow ให้เลือกลูกศรลง
  6. เลือก List
  7. วางเคอร์เซอร์ในกล่องข้อความ Source
  8. เลือกไฮไลท์เซลล์ E3 ถึง E10 ในแผ่นงาน เพื่อเพิ่มข้อมูลในช่วงนี้เข้าไปในลิสต์
  9. เลือก OK ยกเว้น Excel for Mac ให้เลือก Done

ลูกศรลงจะปรากฏข้างๆ เซลล์ B3 บ่งบอกถึงความมีอยู่ของ Drop-down list เมื่อเลือกลูกศรลง Drop-down list จะเปิดแสดงชื่อคุกกี้ 8 ชื่อ

ลูกศรลงของ Drop-down list จะมองเห็นได้เฉพาะเมื่อเซลล์นั้นถูกทำให้เป็น Active cell เท่านั้น

ลบ Drop-Down List ใน Excel

เมื่อใช้ Drop-down list เสร็จแล้ว สามารถลบออกจากเซลล์ในแผ่นงานได้โดยใช้กล่องโต้ตอบ Data Validation

หากย้าย Drop-down list ไปตำแหน่งใหม่ในแผ่นงานเดียวกัน ไม่จำเป็นต้องลบและสร้างใหม่ Excel จะอัปเดตช่วงข้อมูลที่ใช้สำหรับลิสต์โดยอัตโนมัติ (Dynamic Update)

  1. เลือก เซลล์ที่มี Drop-down list ที่ต้องการลบ
  2. เลือก Data
  3. เลือก Data Validation เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ Data Validation
  4. เลือกแท็บ Settings
  5. เลือก Clear All เพื่อลบ Drop-down list
  6. เลือก OK เพื่อปิดกล่องโต้ตอบและกลับสู่แผ่นงาน

เคล็ดลับ: หากต้องการลบ Drop-down list ทั้งหมดในแผ่นงาน ให้ติ๊กเครื่องหมายถูกที่ Apply these changes to all other cells with the same settings จะอยู่ที่แท็บ Settings ของกล่องโต้ตอบ Data Validation