ค่าเป็นคำที่สับสนใน Microsoft Excel ตั้งแต่ค่าจริงของเซลล์ข้อมูลไปจนถึงฟังก์ชันและแม้แต่ข้อผิดพลาด มีหลายสิ่งที่เรียกว่า “ค่า” ในแอปพลิเคชันสเปรดชีต นี่คือบทสรุปของพวกเขา
สิ่งเหล่านี้ส่วนใหญ่ไม่ใช่สิ่งที่คุณต้องรู้เพื่อทำความเข้าใจ MS-Excel ขั้นพื้นฐาน แต่ก็คุ้มค่าที่จะพิจารณาว่าคุณสับสนกับคำจำกัดความของค่าต่างๆ ในแอปสเปรดชีตหรือไม่ หรือเพียงต้องการความเข้าใจที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้นเกี่ยวกับ Excel
ค่าข้อมูล
การใช้ค่าในเวิร์กชีตอย่างแรกและชัดเจนที่สุดคือการอ้างอิงถึงชนิดข้อมูลที่ Excel รองรับ แต่ละเซลล์สามารถมีค่าประเภทที่แตกต่างกัน โดยจำกัดประเภทของการดำเนินการทางคณิตศาสตร์ที่สามารถทำได้กับเซลล์เหล่านั้น
นี่คือค่าทุกประเภทที่ Excel รองรับ:
- ตัวเลข – ตัวเลขประกอบด้วยค่าตัวเลขทั้งหมดที่คุณสามารถป้อนได้ รวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น หมายเลขโทรศัพท์หรือสกุลเงิน โปรดทราบว่าสิ่งเหล่านี้มักจะแสดงแตกต่างออกไป แต่จะถูกแปลงเป็นตัวเลขล้วนๆ เบื้องหลัง
- ข้อความ – ข้อความหมายถึงสตริงใดๆ ที่ป้อนลงในเซลล์อย่างชัดเจน Excel ไม่สนใจว่าข้อความคืออะไรเป็นพิเศษ ดังนั้น Excel จะจัดหมวดหมู่ข้อมูลใดๆ ที่ไม่รู้จักว่าเป็นประเภทที่ถูกต้องประเภทอื่นเป็นค่าข้อความ ซึ่งรวมถึงวันที่และที่อยู่ แม้ว่าการจัดรูปแบบจะทำให้มีความแตกต่างกันก็ตาม
- เชิงตรรกะ – ชนิดข้อมูลเชิงตรรกะเก็บเฉพาะค่าบูลีนเท่านั้น เช่น จริงหรือเท็จ แม้ว่าข้อความดังกล่าวจะดูเหมือนเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ แต่ Excel จะถือว่าเป็นค่าไบนารี่ และสามารถนำมาใช้ในการดำเนินการเชิงตรรกะได้
- ข้อผิดพลาด – ค่าข้อผิดพลาดจะถูกสร้างขึ้นเมื่อไม่สามารถดำเนินการฟังก์ชันหรือการดำเนินการได้ ค่าประเภทนี้จะปรากฏในเซลล์ที่คุณคาดหวังผลลัพธ์สุดท้าย เพื่อแจ้งให้คุณทราบถึงสิ่งที่ผิดพลาด มีข้อผิดพลาดหลายประเภทที่คุณเห็นใน Excel ซึ่งเราจะกล่าวถึงรายละเอียดในภายหลัง
ฟังก์ชันค่า
มีฟังก์ชันมากมายที่สามารถใช้เขียนสูตร Excel ได้ มีตั้งแต่การดำเนินการง่ายๆ เช่น การลบหรือการค้นหาค่าเฉลี่ย ไปจนถึงการสร้างตัวเลขสุ่ม
ฟังก์ชัน VALUE เป็นอีกหนึ่งฟังก์ชันที่ไม่ค่อยมีใครรู้จักใน Excel พูดง่ายๆ ก็คือ จะแปลงข้อความให้เป็นค่าตัวเลข หากการแปลงดังกล่าวเป็นไปได้
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ VALUE เพื่อแปลงวันที่ให้เป็นค่าตัวเลขล้วนๆ ซึ่งใช้ได้กับค่าเวลาและใช้ไวยากรณ์เดียวกัน
โปรดทราบว่าสิ่งนี้ไม่จำเป็นต้องสอดคล้องกับค่าจริงใดๆ เช่น จำนวนวันหรือสัปดาห์ แต่เป็นเลขลำดับที่ใช้โดย Excel เพื่อแสดงวันที่ แต่การแปลงนี้มีประโยชน์อะไร
แม้ว่าค่าที่สร้างขึ้นจะไม่มีความหมาย แต่ก็สามารถใช้เพื่อเปรียบเทียบข้อมูลประเภทเดียวกันในทางคณิตศาสตร์ได้ คุณสามารถลบตัวเลขเหล่านี้เพื่อหาความแตกต่าง หรือหาว่าอันไหนมากกว่ากัน
บางอย่างเช่นนี้:
มีเหตุผลสองประการที่ทำให้เราไม่เห็นฟังก์ชัน VALUE ถูกใช้บ่อยเกินไป ประการแรก มีสถานการณ์น้อยมากที่จำเป็นต้องใช้ฟังก์ชัน เนื่องจากคุณสามารถป้อนค่าตัวเลขเมื่อต้องการคำนวณได้ Excel สมัยใหม่สองตัวนั้นค่อนข้างดีในการแปลงสตริงที่แสดงตัวเลขเป็นค่าตัวเลขเมื่อจำเป็น
ตัวอย่างเดียวกันกับที่เราใช้ข้างต้นสามารถเขียนได้โดยไม่ต้องใช้ฟังก์ชัน VALUE และจะทำงานในลักษณะเดียวกัน:
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเปรียบเทียบค่าสกุลเงิน Excel จะแปลงข้อมูลเป็นรูปแบบที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ และดำเนินการคำนวณแม้ว่าคุณจะละเว้นฟังก์ชัน VALUE ก็ตาม ทำให้มีเหตุผลเพียงเล็กน้อยในการเรียนรู้และใช้ฟังก์ชันนี้
#มูลค่า! เกิดข้อผิดพลาด
เราได้กล่าวถึงค่าความผิดพลาดในส่วนประเภทข้อมูลแล้ว แต่ค่าความผิดพลาดหนึ่งค่าจำเป็นต้องพิจารณาเพิ่มเติม นั่นเป็นเพราะมันชื่อ #VALUE!
ข้อผิดพลาดนี้ค่อนข้างเข้าใจง่าย หากคุณพยายามเรียกใช้การดำเนินการทางคณิตศาสตร์ในเซลล์ที่มีประเภทข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง (เช่น สตริงข้อความ) Excel จะล้มเหลวในการคำนวณคำตอบ และจะแสดงข้อผิดพลาด #VALUE แทน
ในการแก้ไขข้อผิดพลาดนี้ คุณต้องแก้ไขการอ้างอิงเซลล์และตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเพียงข้อมูลตัวเลขเท่านั้นที่มีอยู่ในนั้น เซลล์ว่างไม่ควรกระตุ้นให้เกิดข้อผิดพลาด แต่บางครั้งเซลล์อาจมีการเว้นวรรคแทน ซึ่งจะบันทึกเป็นข้อความ
ฟังก์ชั่นพิเศษ
ฟังก์ชันหลายอย่างใน Excel ได้รับการออกแบบมาเพื่อส่งคืนค่าที่เป็นประโยชน์ บางส่วนคงที่ ในขณะที่บางส่วนขึ้นอยู่กับเงื่อนไขบางประการ
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ PI() เพื่อรับค่าคงที่ของ pi ในการคำนวณใดๆ ได้ ในทางกลับกัน RAND() จะสร้างตัวเลขสุ่มเมื่อใช้
ค่าเหล่านี้จะถูกสร้างขึ้นเมื่อมีการใช้ฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องเท่านั้น และด้วยเหตุนี้จึงสามารถแทรกผ่านสูตรได้เท่านั้น เมื่อใส่ลงในเซลล์ ค่าผลลัพธ์จะทำหน้าที่เหมือนชนิดข้อมูลปกติที่มีค่าตัวเลข
การใช้ค่าที่สำคัญที่สุดใน Excel คืออะไร
Excel ทำให้คำว่า "คุณค่า" เกิดความสับสนมากกว่าที่จำเป็นโดยการเรียกหลายสิ่งหลายอย่างด้วยชื่อเดียวกัน พูดตามตรง แอปพลิเคชันสเปรดชีตที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลตัวเลขมีเหตุผลมากกว่าแอปพลิเคชันส่วนใหญ่ที่จะใช้คำนี้มากเกินไป
โดยส่วนใหญ่ ค่าเดียวที่คุณต้องคำนึงถึงคือประเภทข้อมูลที่มีอยู่ในเซลล์ #คุ้มค่า! จริงๆ แล้วข้อผิดพลาดไม่ได้เกิดขึ้นบ่อยนัก เนื่องจากคุณแทบไม่ได้ป้อนข้อความในช่องสำหรับตัวเลข
ฟังก์ชัน VALUE นั้นหายากยิ่งขึ้นไปอีก เนื่องจากมีเพียงไม่กี่กรณีที่คุณต้องแปลงสตริงข้อความให้เป็นตัวเลข และในกรณีส่วนใหญ่เหล่านี้ (โดยเฉพาะเมื่อต้องจัดการกับสกุลเงิน) การแปลงจะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ
