การจัดระเบียบและจัดระเบียบกล่องจดหมาย Gmail ของคุณเป็นเรื่องที่ดี แต่ต้องใช้ข้อมูลของคุณ ดังนั้น เวลาและความเอาใจใส่ของคุณ เมื่อคุณมีเวลาว่างเพียงเล็กน้อย ก็ถึงเวลาถามคำถามยากๆ กับตัวเอง คุณสามารถมอบหมายงานใดบ้างให้กับ Gmail คุณจะป้องกันไม่ให้กล่องจดหมายของคุณหลุดพ้นจากการควบคุมได้อย่างไร
กลยุทธ์อีเมลที่เราจะสำรวจในวันนี้เกี่ยวข้องกับการสร้างตัวกรองพื้นฐานสี่ประเภทใน Gmail ด้วยวิธีนี้ คุณจะมองข้ามเสียงรบกวนได้เกือบตลอดเวลา แล้วประมวลผลเป็นชุดๆ ได้อย่างง่ายดาย เช่น ทุกๆ สองสามวัน
วิธีสร้างตัวกรอง Gmail
การสร้างตัวกรองอีเมลเป็นการสร้างชุดกฎที่จะแจ้งกล่องจดหมายของคุณว่าควรดำเนินการกับอีเมลบางฉบับอย่างไร
หากต้องการสร้างตัวกรองใน Gmail ให้คลิกที่เฟือง ไอคอนข้างรูปโปรไฟล์ของคุณ กด ดูการตั้งค่าทั้งหมด เพื่อเข้าสู่การตั้งค่าบัญชี Gmail ของคุณ เลือก ตัวกรองและที่อยู่ที่ถูกบล็อก แท็บ
จากนั้น ให้คลิกที่ สร้างตัวกรองใหม่ เพื่อสร้างตัวกรองใหม่ ใน สร้างตัวกรองใหม่ คุณจะต้องระบุเกณฑ์อย่างน้อยหนึ่งเกณฑ์ เช่น ที่อยู่อีเมลของผู้ส่ง หัวเรื่อง หรือคำหลัก เพื่อกรองอีเมล เมื่อคุณทำเช่นนั้น คลิก สร้างตัวกรอง ที่มุมขวาล่าง
ซึ่งจะนำคุณไปยังแผงถัดไป ที่นี่ คุณสามารถระบุสิ่งที่คุณต้องการให้ Gmail ดำเนินการกับอีเมลที่ตรงกับเกณฑ์การค้นหาของคุณ คุณสามารถเลือกที่จะเก็บถาวร ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว ลบ ทำเครื่องหมายว่าสำคัญ หรือตัวเลือกอื่นๆ ที่แสดงที่นี่
ทำเครื่องหมายทุกช่องที่เกี่ยวข้องแล้วคลิก สร้างตัวกรอง ปุ่ม. ในกล่องจดหมายเข้าของคุณ คุณสามารถลากและวางอีเมลระหว่างแท็บต่างๆ และตั้งค่าตัวกรองแบบกำหนดเองสำหรับข้อความขาเข้าได้ ตอนนี้ ตัวกรองทั้งสี่ที่เราสัญญาไว้จะช่วยให้คุณจัดการอีเมลได้ดียิ่งขึ้น
Gmail Smart Filter เพื่อเปลี่ยนเส้นทางอีเมลจากทุกโดเมนยกเว้นโดเมนเดียว
หากอีเมลงานที่สำคัญที่สุดที่คุณได้รับมาจากโดเมนหนึ่งหรือสองโดเมน คุณสามารถสร้างตัวกรองที่จะเก็บเฉพาะอีเมลเหล่านั้นในกล่องจดหมายของคุณ และส่งส่วนที่เหลือไปยังโฟลเดอร์แยกต่างหาก
หากต้องการแยกอีเมลออกจากโดเมนใดโดเมนหนึ่ง ในส่วน จาก /ถึง ในฟิลด์ คุณจะต้องมีไวยากรณ์ที่มีลักษณะดังนี้:-*@MakeUseOf.Com . เครื่องหมายลบ (- ) ไม่รวมที่อยู่อีเมลที่ตามมา ในกรณีนี้ จะเป็นที่อยู่อีเมลใดๆ จากโดเมน MakeUseOf.Com ตามที่ระบุโดย *@MakeUseOf.Com โดยที่ * เป็นอักขระตัวแทน
ตัวอย่างหนึ่งคือตัวกรองที่บังคับให้อีเมลข้ามกล่องจดหมายและติดป้ายกำกับป้ายกำกับเบ็ดเตล็ด จากนั้น เมื่อคุณเปิดกล่องจดหมาย จะไม่มีอีเมลจากโดเมนที่อยู่นอกตัวกรองของคุณ
Gmail Smart Filter เพื่อส่งอีเมล์ที่ต้องทำไปยังโฟลเดอร์การดำเนินการโดยตรง
หากคุณได้รับอีเมลมากเกินไป คุณจะไม่สามารถติดตามอีเมลที่คุณต้องการดำเนินการได้เลย เพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้น ให้กรองอีเมลที่ต้องทำตามผู้ส่ง หัวเรื่อง หรือคำหลัก และนำอีเมลเหล่านั้นไปยังโฟลเดอร์อื่น
ตัวอย่างหนึ่งของตัวกรองเช่นนี้คือ คุณสามารถตั้งค่าอีเมลที่ทำงานทั้งหมดของคุณให้ไปที่โฟลเดอร์ที่เรียกว่างานได้ วิธีนี้ไม่เพียงแต่ช่วยจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณจากอีเมลที่ทำงาน แต่ยังช่วยให้คุณค้นหาอีเมลเหล่านั้นได้ง่ายขึ้นเมื่อคุณต้องการ
ตัวกรองอัจฉริยะของ Gmail เพื่อลบอีเมลอัตโนมัติ
การป้องกันไม่ให้อีเมลเข้าถึงกล่องจดหมายของคุณตั้งแต่แรกนั้นดีกว่าการจัดการกับอีเมลทันทีที่มาถึงแล้ว เราขอแนะนำให้ใช้ปุ่มบล็อกและยกเลิกการสมัครของ Gmail อย่างเสรี คุณสามารถใช้เครื่องมือยกเลิกการสมัครอัจฉริยะได้หากต้องการ
วิธีใดดีที่สุดในการจัดการกับอีเมลจากรายชื่อส่งเมลที่ไม่ปฏิบัติตามคำขอยกเลิกการสมัครรับข่าวสาร หรือจากบุคคลที่คุณไม่สามารถบล็อกได้เลย มีทางออก:คุณสามารถสร้างตัวกรองเพื่อระบุอีเมลตามที่อยู่อีเมลของผู้ส่งและสั่งให้ Gmail ลบอีเมลเหล่านั้นโดยอัตโนมัติ
หากคุณไม่ชอบลบอีเมลโดยไม่ดู ให้เลือก ข้ามกล่องจดหมาย (เก็บถาวร) ตัวเลือกในการเก็บถาวรอีเมล ใช้ปุ่ม ติดป้ายกำกับ ตัวเลือกหากคุณต้องการทั้งหมดในที่เดียว
เพื่อทำเครื่องหมายอีเมลทั้งหมดว่าอ่านแล้ว
การได้รับ Inbox Zero นั้นไม่สำคัญเท่ากับการฝืนใจที่จะตรวจสอบอีเมลของคุณทุก ๆ สองสามนาที หลังจะง่ายขึ้นเมื่อไม่มีอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านอยู่ในกล่องจดหมายของคุณทุกครั้งที่เปิด คุณสามารถทำให้สิ่งนี้เกิดขึ้นได้โดยการสร้างตัวกรองที่ทำเครื่องหมายอีเมลขาเข้าทั้งหมดว่าอ่านแล้วโดยอัตโนมัติ
ขณะเพิ่มตัวกรอง ขั้นแรกให้ใช้ที่อยู่อีเมลของคุณในแท็บ ถึง เพื่อกรองอีเมลทั้งหมดที่ส่งไป จากนั้น ใช้ ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว ช่องทำเครื่องหมายเพื่อทำเครื่องหมายทุกอีเมลว่าอ่านแล้วทันทีที่มาถึง หากคุณใช้บัญชี Gmail เดียวกันในการจัดการอีเมลจากบัญชีอื่น คุณจะต้องสร้างตัวกรองที่คล้ายกันสำหรับที่อยู่อีเมลอื่นๆ เหล่านั้นด้วย
ด้วยกลยุทธ์นี้ คุณจะหมดความกระตือรือร้นที่จะตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณเพื่อหาอีเมลใหม่ โดยพื้นฐานแล้ว นี่คือตัวกรอง Gmail ที่มีประโยชน์ที่สุดเท่าที่เคยมีมา
Escape the Cycle:กรองอีเมลใน Gmail อย่างมืออาชีพ
กลยุทธ์อื่นๆ ที่เราแนะนำ:ย้ายจดหมายข่าวที่คุณชอบไปยังโปรแกรมอ่านฟีดของคุณ ซ่อนป้ายกำกับทั้งหมดจากแถบด้านข้าง (นอกเหนือจากกล่องจดหมายของคุณ!) โดยคลิกที่ลูกศรที่อยู่ติดกัน และตัดกลับในอีเมลส่วนตัว หาก เป็นไปได้ทั้งหมด
กุญแจสำคัญคือการย้ายทั้งหมด ยกเว้นการสื่อสารที่สำคัญที่สุดจากกล่องจดหมายเข้าของคุณไปยังแพลตฟอร์มที่คุณไม่ติดหรือมองข้ามได้ หากคุณใช้อีเมลเพื่อแชร์เอกสาร ให้เปลี่ยนไปใช้การแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ผ่าน Google ไดรฟ์หรือบริการที่เก็บข้อมูล/แชร์บนระบบคลาวด์อื่นๆ
การเลิกใช้อีเมลเป็นเรื่องที่เป็นไปไม่ได้ ด้วยตัวกรองอีเมลที่เหมาะสม อย่างน้อย คุณก็จะมีเสียงรบกวนน้อยลงในการจัดการ และนั่นหมายถึงมีเวลามากขึ้นสำหรับสิ่งอื่นในชีวิตของคุณ
