การล้างและจัดระเบียบกล่องจดหมาย Gmail ดีแต่ต้องใช้เวลาและความสนใจ เมื่อขาดทั้งสองอย่าง ถึง lúcถามตัวเองว่า: งานไหนมอบให้ Gmail ทำแทนได้? จะกันไม่ให้กล่องจดหมายรุนแรงอย่างไร?
กลยุทธ์อีเมลวันนี้คือสร้าง 4 ประเภทฟิลเตอร์พื้นฐานใน Gmail เพื่อข้ามข้อความรบกวนส่วนใหญ่ แล้วประมวลผลแบบแบทช์ครั้งละที เช่น ทุก 2-3 วัน
วิธีสร้างฟิลเตอร์ Gmail
การสร้างฟิลเตอร์อีเมล คือการกำหนดกฎบอกกล่องจดหมายว่าควรประมวลผลอีเมลประเภทใดอย่างไร
สร้างฟิลเตอร์ใน Gmail: คลิกไอคอน เฟือง ใต้รูปโปรไฟล์ เลือก See All Settings (ดูการตั้งค่าทั้งหมด) ไปที่แท็บ Filters and Blocked Addresses (ฟิลเตอร์และที่อยู่ที่บล็อก)
กด Create a New Filter (สร้างฟิลเตอร์ใหม่) ในแผง Create a New Filter ต้องระบุเกณฑ์อย่างน้อย 1 อย่าง — อีเมลผู้ส่ง หัวข้อ หรือคีย์เวิร์ด — เพื่อกรองอีเมล แล้วกด Create Filter มุมขวาล่าง
จะไปแผงถัดไป ระบุว่า Gmail ควรทำอะไรกับอีเมลที่ตรงเกณฑ์: เก็บถาวร (Archive), อ่านแล้ว (Mark as read), ลบ (Delete), สำคัญ (Mark as important) หรือตัวเลือกอื่นๆ
ติ๊กตัวเลือกที่ต้องการทั้งหมด กด Create Filter ในกล่องจดหมาย สามารถลากวางอีเมลระหว่างแท็บ และตั้งฟิลเตอร์กำหนดเองสำหรับข้อความเข้า ต่อไปเป็น 4 ฟิลเตอร์ที่ช่วยจัดการอีเมลให้ดีขึ้น
ฟิลเตอร์อัจฉริยะ: เฉพาะโดเมนสำคัญอยู่ในกล่องจดหมาย ส่วนอื่นส่งไปโฟลเดอร์แยก
ถ้าอีเมลงานสำคัญมาจาก 1-2 โดเมนเท่านั้น สร้างฟิลเตอร์เก็บเฉพาะอีเมลเหล่านั้นในกล่องจดหมาย ส่วนที่เหลือผลักไปโฟลเดอร์แยก
เพื่อยกเว้นอีเมลจากโดเมนเฉพาะ ในช่อง From/To ใช้ไวยากรณ์: -*@MakeUseOf.Com เครื่องหมายลบ (-) ยกเว้นอีเมลหลังเครื่องหมาย ในที่นี้คือทุกอีเมลจากโดเมน MakeUseOf.Com ตาม *@MakeUseOf.Com ที่ * คือตัวแทน (wildcard)
ตัวอย่าง: ฟิลเตอร์บังคับให้อีเมลข้ามกล่องจดหมาย และติดป้ายกำกับ Miscellaneous ตอนเปิดกล่องจดหมาย จะไม่มีอีเมลจากโดเมนภายนอกฟิลเตอร์
ฟิลเตอร์อัจฉริยะ: ส่งอีเมลที่ต้องดำเนินการไปโฟลเดอร์ Action
อีเมลเยอะเกินจนพลาดข้อความที่ต้องดำเนินการจริง กรองอีเมล to-do จากผู้ส่ง หัวข้อ หรือคีย์เวิร์ด ส่งไปโฟลเดอร์แยก
ตัวอย่าง: ตั้งให้อีเมลงานทั้งหมดไปโฟลเดอร์ "work" จะช่วยลดความวุ่นวายในกล่องจดหมาย และหาอีเมลงานเจอได้ง่ายขึ้น
ฟิลเตอร์อัจฉริยะ: ลบอีเมลอัตโนมัติ
กันไม่ให้อีเมลเข้าถึงกล่องจดหมายตั้งแต่แรก ดีกว่าจัดการหลังมาถึงแล้ว แนะนำใช้ปุ่ม Block และ Unsubscribe ของ Gmail ให้เต็มที่ หรือใช้เครื่องมือยกเลิกสมัครรับข่าวอัจฉริยะ
แต่อีเมลจากรายชื่อส่งจดหมายที่ไม่เคารพ unsubscribe หรือคนที่บล็อกไม่ได้ จัดการยังไง? สร้างฟิลเตอร์ระบุจากอีเมลผู้ส่ง สั่งให้ Gmail ลบอีเมลเหล่านั้นอัตโนมัติ
ถ้าไม่ชอบลบโดยไม่ได้ดู เลือก Skip the Inbox (Archive it) เก็บถาวรแทน ใช้ Apply the Label ถ้าอยากรวมไว้ที่เดียว
ทำเครื่องหมายว่าอ่านทั้งหมด
Inbox Zero ไม่สำคัญเท่าการต้านความอยากเช็กอีเมลทุกไม่กี่นาที สิ่งหลังง่ายขึ้นเมื่อไม่มีอีเมล未读 ทุกครั้งที่เปิดกล่องจดหมาย สร้างได้โดยฟิลเตอร์ที่ทำเครื่องหมายว่าอ่านอัตโนมัติทุกข้อความเข้า
ตอนเพิ่มฟิลเตอร์ ใช้อีเมลตัวเองในช่อง To กรองอีเมลทั้งหมดที่ส่งมา แล้วติ๊ก Mark as Read ทำเครื่องหมายว่าอ่านทันทีที่มาถึง หากใช้ Gmail เดียวกันจัดการหลายบัญชี ต้องสร้างฟิลเตอร์คล้ายกันสำหรับอีเมลอื่นๆ ด้วย
ด้วยกลยุทธ์นี้ ความร้อนแรงเช็กกล่องจดหมายหาจดหมายใหม่จะหายไปโดยเร็ว นี่คือฟิลเตอร์ Gmail ที่มีประโยชน์ที่สุด
หลุดพ้นจากวัฏจักร: ฟิลเตอร์อีเมลใน Gmail อย่างมืออาชีพ
กลยุทธ์เพิ่มเติมที่แนะนำ: ย้ายนิตยสารที่ชอบไป Feed reader ซ่อนป้ายกำกับทั้งหมดจากแถบด้านข้าง (ยกเว้น Inbox!) โดยคลิกลูกศรข้างๆ และลดอีเมลส่วนตัวให้น้อยที่สุด
กุญแจคือย้ายการสื่อสารที่ไม่สำคัญที่สุดออกจากกล่องจดหมายไปแพลตฟอร์มที่ไม่ติดใจหรือเพิกเฉยได้ หากใช้อีเมลแชร์เอกสาร ให้เปลี่ยนไปแชร์ไฟล์/โฟลเดอร์ผ่าน Google Drive หรือคลาวด์สตอเรจอื่น
เลิกอีเมลเกือบเป็นไปไม่ได้ แต่ด้วยฟิลเตอร์ที่ถูกต้อง จะมีเสียงรบกวนน้อยลง และมีเวลาสำหรับสิ่งอื่นในชีวิตมากขึ้น
