อินเทอร์เน็ตให้เครื่องมือทำให้เราผลิตภาพมากขึ้น แตทำไงเมื่อเครื่องมือเยอะเกินจนทำให้ซับซ้อน? คำตอบคือ ผสานรวม (Integrate) พวกมันเข้าด้วยกัน
ตัวอย่าง: Google Tools Google ให้ทรัพยากร/แอปฟรีเยอะมาก จนยากที่จะเข้าใจว่าพวกเขาอยู่รอดอย่างไร แตคนเยอะพึ่งพา Gmail และ Google Drive สนับสนุนธุรกิจ การเรียน หรือความต้องการ Productivity ทุกประเภท
ปัญหา: ที่จัดเก็บเยอะทำให้จำไม่ได้ว่าจัดเก็บอะไรไว้ที่ไหน สับสนว่าจะใช้ Tool ไหนสำหรับความต้องการไหน
โชคดี: มีหลายวิธี Integrate Gmail และ Google Drive ให้ทำงานเหมือน Single Tool ที่คุณไม่ thểขาด
ค้นหาข้อมูลจากที่เดียว
ปัญหาแรกที่เจอตอนใช้บริการออนไลน์หลายตัว: จำไม่ได้ว่าอะไรอยู่ที่ไหน วิธีแก้ง่าย: เชื่อม Gmail Search ให้ค้นหาทั้ง Gmail และ GDrive ไปที่ Gmail Settings คลิกเมนู "Labs" เปิด "Apps Search"
เปิดแล้ว ค้นหาในช่อง Gmail Search จะคืนผลจาก Google Drive ล่างสุดของ Dropdown List
รัน Search ผลลัพธ์ Google Drive แยก Section ใต้ Gmail Search Results
ค้นหาได้จากช่องเดียว ทำให้หาข้อมูลสำคัญง่ายขึ้นเยอะ
One-Click ส่งไฟล์แนบไป Google Drive
อีกวิธี省 clicks ตอนเร่งด่วน: ส่งไฟล์แนบสำคัญใน Gmail ตรงไป Google Drive ดาวน์โหลด, เซฟ, ล็อกอิน GDrive, อัปโหลด – มานะไร?
ทำได้ 1 คลิก เลื่อนลงล่างอีเมลที่มีไฟล์แนบ วางเมาส์บนไอคอนไฟล์แนบ
จะเห็นไอคอน Google Drive สีขาวข้างไอคอน Download คลิกนั้น Gmail จะโอนไฟล์แนบไป Google Drive อัตโนมัติ
Dropdown ให้ย้ายไฟล์ไป Sub-directory ใน Google Drive ทันที
แนบไฟล์จาก Google Drive
ทางกลับกัน? อยากแนบไฟล์ Google Drive ไปอีเมล? ง่ายเท่าเดิม ตอน Compose ใหม่ใน Gmail วางเมาส์บนไอคอน Google Drive ใกล้ปุ่ม Send สีน้ำเงิน
Popup จะขึ้น เลือกไฟล์หนึ่งหรือหลายจาก Google Drive แนบไปอีเมลที่กำลังเขียน
แค่ 1-2 คลิก ไฟล์โอนไปอีเมลทันที ง่ายมาก
รับแจ้งเตือนเมื่อ Google Drive มีการเปลี่ยนแปลง
อยู่ในความรู้เมื่อร่วมงานทีมด้วย Google Drive เช่น ทำ Spreadsheet ร่วมกัน สำคัญที่จะได้แจ้งเมื่อคนอื่นแก้ไข ตั้ง Notification Rules บน Spreadsheet เองได้
เปิด Spreadsheet คลิก "Tools" ในเมนู เลือก "Notification rules..."
ตั้ง Rules ส่งอีเมลเมื่อ: มีการเปลี่ยนแปลงทุกส่วน, เฉพาะ Sheet, เฉพาะ Cell, แชร์ Sheet, หรือ Submit Form
ตั้งเป็นวิธีให้ Staff กรอกข้อมูล/Feedback แล้วไม่ต้องจำเช็คเอกสารบ่อยๆ จะได้แจ้งอัตโนมัติทุกครั้งที่มีการอัปเดต – น้อยกังวล ปลอดช่องทางคิดทำงานอื่น
จัดตารางส่งอีเมลด้วย Google Sheet
มีอีเมลสัปดาห์/เดือนส่งทีม/บอส? สร้างชุดข้อความใน Google Sheet ให้ส่งอัตโนมาตามเวลาโดยไม่ต้องจำส่ง? ฟังดู Sci-fi แตจริงๆ ไมยาก
Gmail Scheduler Sheet สำเร็จรูปจาก Amit Agarwal (Digital Inspiration) เข้าถึง Free Sheet คัดลอกไป GDrive ของตัวเอง ขั้นแรก: ไป Gmail Scheduler Menu Authorize ให้เข้าถึง Gmail
ต่อไป: สร้าง Draft ข้อความที่จะ Schedule ใน Gmail (เริ่มเขียน แล้วปิดไม่ส่ง) เลือก "Fetch Messages" จาก Gmail Scheduler Menu จะ Import Draft ใหม่ทั้งหมดเข้า Spreadsheet ต่อไป: เลือกวันที่ส่งในคอลัมน์ "Scheduled Time"
เลือก "Schedule Messages" จาก Menu จะเห็น Status "Scheduled" ในคอลัมน์ Status
ข้อบกพร่องเล็กน้อย: หากมี Scheduled emails ที่ยังไม่ส่ง และ Import Draft ใหม่ มันจะลบ Scheduled dates ของอีเมลเก่า ต้อง Reschedule รวมอีเมลใหม่ ไม่ใหญ่ แตควรระวัง
Gmail Mail Merge
อีก Script เก่งจาก Amit: Gmail Mail Merge Tool ฟรี
เหมือน Scheduler Sheet: Copy Mail Merge Sheet ไป Google Drive Authorize เข้าถึง Gmail ใน Mail Merge Menu คลิก Step 1 (Reset) Step 2 ให้นำเข้า Email List จาก Groups ใน Google Contacts
Email จะอยู่คอลัมน์ "Recipient's Name" และ "Recipient's Email Address" หรือกรอกเองก็ได้ ทั้งคู่ใช้ได้
กรอกฟิลด์อื่นๆ สร้าง Group Email ฟิลด์น่าสนใจ: Message Body – เขียน Rich Text HTML ได้ ใช้ WYSIWYG Tool ผลิต HTML (หรือเขียนเองถ้าปรัง) แนบไฟล์ด้วย Document ID (จาก Google Drive URL ตอนดูเอกสาร)
สุดท้าย คลิก "Start Mail Merge" จาก Mail Merge Menu – Mass Email Rich Text พร้อม Attachments ส่งแล้ว
โฮสต์ Gmail Signature บน Google Drive
เคยเห็น Logo สวยใน Email Signature ไหม? ทำได้ถ้า Integrate รูปใน Public Folder Google Drive เข้า Gmail Signature ง่ายกว่าที่คิด
สร้าง Folder ใหม่ใน GDrive ชื่อ "Public" ตั้ง Visible to Public และ Access "Anyone can view"
อัปโหลด Logo ไป Directory นั้น รูปจะได้ Share settings เหมือน Folder สุดท้าย: ดึง Public URL ของรูป โดยดู ID String ของ Folder ใน Shared View ใส่ ID และชื่อรูปใน URL String นี้:
https://googledrive.com/host/folder-ID-string/name-of-image.jpgURL ถูกต้อง วางใน Browser จะเห็นรูป
พิมพ์ Signature วาง Cursor จุดที่จะแทรกรูป คลิกไอคอนรูป วาง URL ที่สร้างข้างบนใน Image URL Field Voilà – Signature Image จะโชว์ทุกอีเมล
สิ่งต่างๆ มีประโยชน์และ Seamless เมื่อเริ่ม Connect Google Services เช่น Gmail และ Google Drive มันเกือบทำให้สงสัยว่ายังมีอะไร Productive อีกที่ทำได้เมื่อ Integrate Apps กับ Google Drive
คุณรู้อะไร Cool อื่นๆ กับ Gmail และ Google Drive ไหม? แชร์ไอเดียสร้างสรรค์ในความคิดเห็น มา Crazy กับ Google Drive และ Gmail เถอะ!
