การสื่อสารผ่าน SMS หรืออีเมลเป็นเรื่องง่าย แต่มีข้อผิดพลาดที่คุณควรทราบ เนื่องจากผู้รับทุกคนต้องทำตามคำพูดของคุณ อย่างน้อยที่สุดที่คุณสามารถทำได้คือหลีกเลี่ยงการใช้ข้อผิดพลาดในการส่งข้อความทั่วไปที่หลายคนมองว่าน่ารำคาญ หากไม่เป็นการล่วงเกิน
การพิจารณาว่าชีวิตส่วนตัวและอาชีพของคุณส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ การมีไหวพริบจะเป็นประโยชน์กับคุณในหลายๆ ด้าน ต่อไปนี้คือนิสัยหกประการที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อส่งข้อความแบบตัวอักษร หลักการเหล่านี้บางข้อสามารถนำไปใช้กับปฏิสัมพันธ์ส่วนตัวของคุณได้ด้วย
1. การใช้อีโมจิมากเกินไป
อีโมจินั้นสนุกสำหรับการสำรวจและสะดวกมากสำหรับการแสดงความรู้สึกหรือปฏิกิริยาอย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม มีการจำกัดว่าคุณควรใช้บ่อยเพียงใด โปรดใช้ความระมัดระวังเป็นพิเศษในบรรยากาศแบบมืออาชีพ เพราะการไปให้ไกลกว่าหน้ายิ้มอาจทำให้คุณดูไม่เป็นผู้ใหญ่
แต่ขอเฉพาะเจาะจงมากขึ้น เมื่อพูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน ให้ใช้อีโมจิง่ายๆ สองสามรูปและใช้เท่าที่จำเป็น
เมื่อพูดกับลูกค้า อย่าใช้อะไรมากไปกว่าหน้ายิ้มเพียงหน้าเดียวต่อข้อความ และเฉพาะในกรณีที่คุณต้องการทำให้ข้อความมีความรู้สึกอบอุ่นขึ้นเล็กน้อย เมื่อนำไปใช้อย่างถูกต้อง Emojis สามารถสร้างแรงบันดาลใจให้เกิดความเป็นมิตรได้
ปฏิบัติต่อคนรู้จักอย่างระมัดระวังเช่นกัน คุณควรเก็บอีโมจิให้น้อยที่สุดจนกว่าคุณจะรู้จักพวกมันดีพอ
หากคุณกำลังส่งข้อความถึงเพื่อน ในทางกลับกัน แรงกดดันน้อยกว่า การแก้ปัญหาข้อความที่เป็นรูปภาพของกันและกันอาจเป็นเรื่องที่สนุก ไม่ใช่แค่ทุกครั้ง
ทำความรู้จักกับอิโมจิยอดนิยมทั้งหมดและคำจำกัดความ จากนั้นคุณสามารถสร้างเกมการส่งข้อความสำหรับกลุ่มเพื่อนของคุณโดยใช้อีโมจิเพียงอย่างเดียว นี่เป็นเพียงการใช้อีโมจิมากเกินไปที่เหมาะสมเท่านั้น
2. การเขียนเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด
นี่เป็นอีกหนึ่งข้อความนิสัยแย่ ๆ ที่ผู้ส่งข้อความเข้ามา รูปลักษณ์ของตัวพิมพ์ใหญ่แนะนำให้ตะโกน ดังนั้นการอ่านอีเมลแบบตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดนั้นแทบจะไม่ต้องพูดเลย อย่าใช้ตัวพิมพ์ใหญ่มากเกินไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริบทของมืออาชีพ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความของคุณสงบและชัดเจนส่งสัญญาณที่ดีกว่ามาก แสดงว่าคุณใส่ใจเกี่ยวกับประสบการณ์การอ่านของผู้รับ และสนับสนุนให้พวกเขาตอบสนองในลักษณะที่ให้เกียรติเช่นเดียวกัน
แต่แล้วเราก็มีแนวโน้มเช่นการสลับตัวพิมพ์ใหญ่ แม้ว่ารูปแบบนี้มีจุดประสงค์เฉพาะ (เพื่อแสดงการเสียดสี) แต่ก็ยากต่อสายตา ดังนั้นจงหลีกเลี่ยงการใช้รูปแบบนี้หรือสิ่งที่คล้ายกันให้มากที่สุด อันที่จริง อีโมจิตัวเดียวจะเป็นทางเลือกที่ดีกว่ามาก
3. การใช้นิพจน์ที่น่ารำคาญ
คำพูดสามารถตัดทางที่ผิดได้จริง ๆ เมื่อคุณคาดหวังน้อยที่สุด และเมื่อหลายคนเห็นด้วยว่าวลีเฉพาะเจาะจงเป็นที่น่ารังเกียจ คุณควรหยุดใช้วลีเหล่านั้น หากคุณเป็นผู้จัดการหรือคนที่อยู่ในตำแหน่งทางสังคม สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือการผลักไสผู้คนออกไป
หลีกเลี่ยงการใช้สำนวนเหมือนในวิดีโอด้านบนหรือรายการด้านล่าง พวกเขาอาจดูเหมือนไร้เดียงสา แต่พวกเขาสามารถมองว่าเป็นการดูหมิ่น เฉยเมย ก้าวร้าว และน่ารำคาญอย่างแท้จริง:
- “ด้วยความเคารพ…”
- “ในความคิดของฉัน…”
- “คุณจะไปถึงที่นั่น…”
- “คุณทำได้ดีกว่านี้…”
- “มันเป็นสามัญสำนึก…”
- “มันเป็นอย่างนั้น…”
รายการมีอยู่เรื่อยๆ ดังนั้นจึงควรพิจารณาเพิ่มเติมในเรื่องของวลีที่น่ารำคาญด้วยความช่วยเหลือจากแหล่งต่างๆ เช่น Reader's Digest วิธีการเขียนข้อความและอีเมลที่เหมาะสมจะง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น
แต่การหลีกเลี่ยงความขุ่นเคืองก็ขึ้นอยู่กับหลักการพื้นฐานของการคิดก่อนที่คุณจะพูด ซึ่งใช้กับการเขียนโต้ตอบได้มากเท่ากับอย่างอื่น การเขียนทำให้คุณมีเวลาและพื้นที่ในการคิดมากขึ้น ดังนั้นจงใช้โอกาสนี้ดูแลวิธีแสดงออกของคุณ
4. การส่งข้อความมากเกินไป
อีกแง่มุมหนึ่งของการสื่อสารที่ดีคือการหาขอบเขตที่เหมาะสม อย่าคาดหวังว่าจะได้รับคำตอบทันที เช่น และไม่เรียกร้องเช่นกัน
หากคุณกำลังรีบ ให้พูดอย่างสุภาพที่สุด หากไม่มีการตอบสนองภายใน 24 ชั่วโมง ให้ส่งการติดตามทางการทูตหรือไปต่อ
การส่งข้อความเชิงรุกเป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้ามในการโต้ตอบแบบมืออาชีพ ไม่ว่ากับเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้า คุณอาจบอกว่าคำกระตุ้นการตัดสินใจที่ชัดเจนคือหัวใจสำคัญของแคมเปญการตลาด แต่ไม่ได้หมายความว่าคุณควรกรอกจดหมายข่าวด้วย
สุดท้ายนี้ อย่าลืมว่าผู้คนมีชีวิตและแรงกดดันในตัวเอง ดังนั้นจงให้เกียรติและอดทนเมื่อเขียนข้อความหรืออีเมลถึงใครซักคน
5. การส่งข้อความผิดเวลา
เวลายังนับเป็นไหวพริบ ดังที่ได้กล่าวไปแล้ว คุณสามารถติดตามผลในอีเมลฉบับก่อนได้ แต่อย่าครอบงำผู้รับด้วยข้อความใหม่หลายข้อความในเวลาอันสั้น
ไม่ว่าคุณจะสุภาพแค่ไหน การแสดงความอดทนที่จะทำให้พวกเขาหมดความอดทน หากคุณทำธุรกิจ คุณอาจสูญเสียลูกค้าด้วยวิธีนี้
นอกจากนี้ หากคุณสื่อสารกับผู้คนผ่าน SMS หรือ WhatsApp โปรดระวังว่าคุณจะส่งข้อความเมื่อใด คุณอาจตื่นนอนตอน 6 โมงเช้า แต่ไม่ใช่ทุกคนที่ตื่น
กำหนดกรอบเวลาที่เหมาะสมสำหรับการส่งข้อความ โดยเฉพาะกับคนที่เกี่ยวข้องกับงาน ท้ายที่สุด การรบกวนพวกเขาตอนดึกอาจทำให้พวกเขาปิดเสียงการแจ้งเตือนและพลาดข้อความสำคัญที่ตามมา ความอดกลั้นต่อตนเองมีความสำคัญต่อทักษะการเข้าสังคมที่ดี
คุณยังสามารถใช้โซลูชันที่ทันสมัยให้เกิดประโยชน์สูงสุดด้วยการเรียนรู้วิธีกำหนดเวลาข้อความด้วย Google Messages Outlook และ Gmail ให้คุณทำสิ่งเดียวกันกับอีเมลได้ วิธีการที่ชาญฉลาดหลายอย่างสามารถจัดการสื่อสารของคุณได้อย่างรวดเร็ว
6. โครงสร้างข้อความของคุณแย่
นอกจากเนื้อหาของข้อความแล้ว คุณยังต้องระมัดระวังในการรวบรวมข้อความด้วย ข้อผิดพลาดสำคัญประการหนึ่งเมื่อเขียนสิ่งใดคือเปลี่ยนให้เป็นบล็อกข้อความ ประการแรก มันขัดขวางผู้อ่านในการมองเห็น ประการที่สอง มันง่ายที่จะพลาดรายละเอียดสำคัญในทุกคำเหล่านั้น
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้แบ่งข้อความของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งข้อความที่ยาว เป็นชิ้นเล็ก ๆ ที่ง่ายต่อการเข้าใจ ยิ่งไปกว่านั้น ให้ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือฟอนต์ตัวหนาเพื่อเน้นข้อมูลสำคัญ
โดยทั่วไปแล้ว พยายามพูดให้สั้น อีเมลที่ไม่มีที่สิ้นสุดไม่น่าสนใจ หรือแยกเป็นข้อความที่น่าสนใจแยกต่างหาก—แต่อย่าส่งทั้งหมดพร้อมกัน สำหรับวัตถุประสงค์ทางวิชาชีพ ให้ฉลาดและวางแผนการสื่อสารของคุณล่วงหน้าเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด
อย่างไรก็ตาม อีกครั้ง มีข้อ จำกัด ว่าข้อความของคุณควรมีขนาดเล็กเพียงใด ตัวอย่างเช่น เมื่อส่งข้อความ ให้หลีกเลี่ยงรูปแบบ Shatner ซึ่งก็คือเมื่อคุณใช้หลายข้อความเพื่อสร้างประโยคเดียว
เป็นตัวอย่างที่รุนแรง แต่มีแนวโน้มทั่วไป และถ้าคุณไม่ต้องการให้คนอื่นกลัวข้อความของคุณ ให้ตั้งเป้าที่จะทำให้ข้อความเหล่านั้นรับและอ่านได้โดยปราศจากความเจ็บปวด
คิดและค้นคว้าก่อนเขียนข้อความถัดไปของคุณ
ผู้คนจะไม่เห็นใบหน้าหรือภาษากายของคุณเมื่ออ่านข้อความของคุณ ดังนั้นให้ทำตามคำแนะนำเหล่านี้เพื่อนำเสนอข้อความเหล่านี้ในรูปแบบที่ดีที่สุด วิธีนี้จะทำให้คุณไม่สับสนหรือดูถูกใครโดยไม่ได้ตั้งใจ
รายละเอียดทั้งหมดมีความสำคัญ ตั้งแต่นิพจน์ที่คุณใช้ไปจนถึงโครงสร้างของข้อความ การดูแลว่าอีเมลหรือ SMS เข้ามาเกี่ยวข้องอย่างไรจะสร้างความสัมพันธ์ที่ดี ไม่ว่าจะกับเพื่อน เพื่อนร่วมงาน หรือลูกค้า แต่การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่ดีเป็นเพียงเครื่องมือเดียวในการปรับปรุงทักษะการใช้อีเมลของคุณ
