การสื่อสารผ่าน SMS หรืออีเมลง่ายมาก แต่มีหลุมที่ควรระวัง เนื่องจากผู้รับมีเพียงคำพูดของคุณ เท่านั้น ขั้นต่ำคุณควรทำคือ หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดการส่งข้อความทั่วไป ที่คนมากรู้สึกรำคาญ หากไม่ใช่ทำให้รู้สึกถูกทารุณ
พิจารณาจากชีวิตส่วนตัวและอาชีพที่พึ่งพาการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ การมี tact (ความอบอุ่น/ความเหมาะสม) จะประโยชน์หลายทาง นี่คือ 6 นิสัยที่ควรหลีกเลี่ยง ขณะส่งข้อความประเภทข้อความใดๆ บางหลักการยังใช้ได้กับการโต้ตอบส่วนตัว
1. ใช้อีโมจิมากเกินไป
อีโมจิสนุกสำหรับสำรวจ และสะดวกสำหรับแสดงความรู้สึกหรือปฏิกิริยาเร็ว แต่มีขีดจำกัด ควรระมัดระวังโดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมอาชีพ เพราะใช้เกินหน้า smiley faces อาจทำให้ดู immature
มาเฉพาะเจาะจง: พูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน ใช้เพียงไม่กี่อีโมจิง่ายๆ และใช้พอดี
ตอบลูกค้า ใช้ไม่เกิน smiley face เดียวต่อข้อความ และก็ต่อเมื่อต้องการให้ข้อความอุ่นขึ้น อีโมจิถ้าใช้ถูก จริงๆ แล้ว สร้างความเป็นมิตรได้
ปฏิบัติกับคนรู้จักอย่างระมัดระวонเช่นกัน จนกว่าจะรู้จักพอ ควรเก็บอีโมจิไว้น้อยที่สุด
หากส่งข้อความให้เพื่อน ไม่มีกดดันมาก แก้ปริศนาข้อความรูปภาพกันอาจสนุก แต่นานๆ ครั้ง
เรียนรู้อีโมจิยอดนิยมทั้งหมดและนิยาม แล้วคุณอาจสร้างเกมส่งข้อความให้กลุ่มเพื่อน ด้วยอีโมจิอย่างเดียว นี่คือการใช้อีโมจิเกินที่เหมาะสมเพียงอย่างเดียว
2. เขียนตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด (ALL CAPS)
นี่อีกนิสัยร้ายของคนส่งข้อความ ลักษณะของ ตัวพิมพ์ใหญ่ บ่งชี้การตะโกน ดังนั้น อ่านอีเมล ALL CAPS จึงรบกวน ไม่เคยใช้ตัวพิมพ์ใหญ่เกินไป โดยเฉพาะบริบทอาชีพ
การทำให้ข้อความเงียบสงบและชัดเจน ส่งสัญญาณดีกว่ามาก แสดงว่าคุณแคร์ประสบการณ์การอ่านของผู้รับ และกระตุ้นให้ตอบกลับอย่างเคารพเช่นกัน
แต่เรายังมีเทรนด์ alternating caps (สลับตัวใหญ่เล็ก) แม้รูปแบบนี้มีจุดประสงค์เฉพาะ (แสดงเย้ยหยัน) แต่มองเหนื่อยสายตา ควรหลีกเลี่ยง หรือสิ่งคล้ายกันมากที่สุด จริงๆ แล้ว อีโมจิเดียวดีกว่ามาก
3. ใช้สำนวนรำคาญ
คำพูดสามารถตัดผิดทางได้เมื่อคุณไม่คาดคิด และเมื่อหลายคนเห็นด้วยว่าสำนวนเฉพาะเป็นการดูถูก นี่คือไอเดียดีที่จะหยุดใช้ ถ้าคุณเป็นผู้จัดการ หรืออยู่ตำแหน่งสังคมสูง สิ่งสุดท้ายที่อยากคือผลักคนไกล
หลีกเลี่ยงสำนวนอย่างในวิดีโอข้างต้น หรือรายการด้านล่าง อาจดูโง่แต่อาจดูเป็นการดูถูก passive-aggressive และรำคาญสุดๆ:
- "With all due respect…" (ด้วยความเคารพทั้งหมด…)
- "In my opinion…" (ในความคิดของฉัน…)
- "You'll get there…" (คุณจะไปถึงนั่น…)
- "You can do better than that…" (คุณทำได้ดีกว่านั้น…)
- "It's common sense…" (มันเป็นสติปัญญาปกติ…)
- "It is what it is…" (มันคือสิ่งที่มันคือ…)
รายการยาวนาน อาจคุ้มค่าที่จะศึกษาเพิ่มเกี่ยวกับวลีรำคาญ ด้วยแหล่งอย่าง Reader's Digest วิธีนี้ทำให้เขียนข้อความและอีเมลที่เหมาะสมง่ายและเร็วขึ้น
แต่การหลีกเลี่ยงการทำให้เสียใจ ยังมาจากหลักการพื้นฐาน "คิดก่อนพูด" ใช้ได้กับการโต้ตอบเขียนเท่ากับทุกอย่าง การเขียนให้เวลาและพื้นที่คิดเพิ่ม จงใช้โอกาสดูแลวิธีแสดงออกของคุณ
4. ส่งข้อความเยอะเกินไป
อีกด้านของการสื่อสารที่ดีคือ การหาขอบเขตที่เหมาะสม อย่าคาดหวังตอบทันที และอย่ากำหนดให้ตอบทันที
หากคุณเร่งด่วน พูดให้สุภาพที่สุด หากไม่มีตอบกลับภายใน 24 ชั่วโมง ส่ง follow-up แบบสุภาพ หรือไปต่อ
การส่งข้อความก้าวร้าว เป็น no-no ใหญ่ ในการโต้ตอบอาชีพ ไม่ว่าจะเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้า คุณอาจว่า clear calls-to-action สำคัญต่อแคมเปญมาร์เก็ตติ้ง แต่ไม่ได้ความหมายว่าควรเติม newsletter ด้วย call-to-action
สุดท้าย จำไว้ว่าคนมีชีวิตและความกดดับของตัวเอง จงเคารพและอดทน ขณะเขียนข้อความหรืออีเมลให้ใคร
5. ส่งข้อความในเวลาผิด
Timing (เวลา) นับเป็น tact (ความเหมาะสม) เช่นกล่าวไว้ สามารถ follow-up อีเมลก่อนหน้าได้ แต่อย่าท่วมท้นผู้รับด้วยข้อความใหม่หลายฉบับในเวลาสั้น
ไม่ว่าคุณจะสุภาพแค่ไหน มันแสดงความไม่อดทน จะทำให้พวกเขาหลุดลอย หากคุณรันธุรกิจ อาจสูญเสียลูกค้าดרךนี้
เพิ่มเติม หากสื่อสารผ่าน SMS หรือ WhatsApp ให้ระมัดระวังเวลาที่ส่งข้อความ คุณอาจตื่น 6 โมงเช้า แตไม่ใช่ทุกคน
กำหนดกรอบเวลาที่เหมาะสมสำหรับส่งข้อความ โดยเฉพาะคนเกี่ยวกับงาน การรบกวนตอนดึกอาจทำให้พวกเขาปิดการแจ้งเตือน และพลาดข้อความสำคัญต่อไป Self-restraint (การควบคุมตัวเอง) สำคัญต่อทักษะทางสังคม
คุณยังสามารถใช้โซลูชันสมัยใหม่ เรียนรู้จัดตารางส่งข้อความด้วย Google Messages Outlook และ Gmail ทำได้เหมือนกันกับอีเมล วิธีฉลาดอย่างนี้ จัดการการสื่อสารได้เร็ว
6. โครงสร้างข้อความแย่
นอกจากเนื้อหาข้อความ คุณต้องระมัดระวังวิธีประกอบมัน ข้อผิดพลาดใหญ่ตอนเขียนคือ ทำให้กลายเป็นก้อนข้อความ (block of text) แรก ขยับผู้อ่านทุกคน ดูแล้ว สอง ่ง่ายที่จะพลadre details สำคัญในคำเยอะ
จงแน่ใจว่าแยกข้อความ โดยเฉพาะข้อความยาว เป็นชิ้นเล็กๆ ที่ดูดซึมง่าย แม้แต่ใช้ bullet points หรือ bold font ไฮไลท์ข้อมูลสำคัญ
โดยทั่วไป พยายามให้กระชับ อีเมลไม่มีที่สิ้นสุด ไม่ดึงดูด ส่วนทางเลือก แยกเป็นข้อความน่าสนใจหลายข้อความ — แต่อย่าส่งพร้อมกันหมด สำหรับวัตถุประสงค์อาชีพ ให้ฉลาดและวางแผนการสื่อสารล่วงหน้า
แตก็ยังมีขีดจำกัด ข้อความควรเล็กแค่ไหน ตอนส่งข้อความ หลีกเลี่ยง Shatner style ซึ่งคือ ใช้หลายข้อความ ประกอบเป็นประโยคเดียว
นี่คือตัวอย่างขีดสุด แต่เป็นเทรนด์ทั่วไป และ เว้นแต่คุณอยากให้คน fear ข้อความของคุณ จงมุ่งทำให้พวกเขา receive และอ่าน ไม่เจ็บปวด
คิดและค้นคว้าก่อนเขียนข้อความถัดไป
คนไม่เห็นใบหน้าหรือ body language ของคุณ ขณะอ่านข้อความ จงปฏิบัติตามเคล็ดลับนี้ เพื่อนำเสนอข้อความในรูปแบบที่ดีที่สุด จะช่วยหลีกเลี่ยงการทำให้สับสน หรือล่วงลับใครโดยไม่ได้ตั้งใจ
ทุกรายละเอียดมีความสำคัญ ตั้งแต่สำนวนที่ใช้ จนโครงสร้างข้อความ การแคร์วิธีที่อีเมลหรือ SMS ถูกมองเห็น สร้างความสัมพันธ์ที่ดี ไม่ว่ากับเพื่อน เพื่อนร่วมงาน หรือลูกค้า แต่การสื่อสารเขียนที่ดี เพียงเครื่องมือหนึ่ง ในการปรับปรุงทักษะอีเมลของคุณ
