หากรับจดขยะและ clutter เยอะในกล่องจดหมาย จะรู้สึกท่วมท้นหาข้อความที่อยากอ่านจริง เรารวบรวมวิธีดีที่สุดหลีกเลี่ยงอีเมลไร้ประโยชน์ใน Outlook
ใช้ระบบกรองในตัว, อนุมัติ/บล็อกผู้ส่ง, ใช้ Rules และอื่นๆ จะทำให้เห็นเฉพาะอีเมลที่ถูกต้องและน่าสนใจ
หากมีวิธีของตัวเอง แชร์ในส่วนความคิดเห็นได้เลย
1. ปรับ Junk Filter
Outlook มีระบบกรองตรวจสอบอีเมลเข้า กำหนดว่าเป็น junk หรือไม่ แล้วย้ายไปที่เหมาะสม มีระดับการป้องกันต่างกัน ไปที่แท็บ Home > Junk > Junk E-mail Options...
ค่าเริ่มต้น: ไม่มีการกรองอัตโนมัติ แต่ถ้าตั้ง Blocked Senders จะย้ายไปโฟลเดอร์ Junk ตั้ง Low กรอง junk ชัดเจน, High จับ junk มากที่สุดแต่อาจจับอีเมลปกติไปด้วย, Safe Lists Only รับเฉพาะผู้ส่งที่อนุมัติ
เลือก Permanently delete suspected junk e-mail instead of moving it to the Junk E-mail folder ได้ แต่ไม่แนะนำ เพราะอีเมลจริงอาจถูกติดธงผิดและกู้คืนไม่ได้
2. ใช้โฟลเดอร์ Clutter
หากมี Office 365 for Business ใช้ฟีเจอร์ Clutter เปิดอยู่แล้ว Clutter วิเคราะห์ข้อความ ตัดสินว่าจะวางใน Inbox หรือ Clutter
ระบบดูส่วนต่างๆ ของข้อความ: ผู้ส่งคือใคร, เป็นการสนทนาที่มีส่วนร่วมหรือไม่ ตัดสินจากนิสัยการอ่านก่อนหน้า ช่วยสอนระบบได้โดย คลิกขวา ข้อความ > Move > Move to Clutter ย้ายจาก Clutter กลับ Inbox: คลิกขวา ใน Clutter > Move > Move to Inbox
ไม่อยากใช้ Clutter ปิดผ่าน Outlook เว็บ版: ลงชื่อเข้าใช้ > คลิก cog icon > Options > Mail > Automatic processing > Clutter ยกเลิกติ๊ก Separate items identified as clutter > Save
3. ดู Safety Tips (เคล็ดลับความปลอดภัย)
ใช้ Office 365 และ Exchange server จะเห็น Safety Tips สีต่างๆ ที่ด้านบนข้อความบางฉบับ แจ้งลักษณะเนื้อหา: น่าสงสัย, ไม่รู้จัก, เชื่อถือได้, ปลอดภัย
ข้อความน่าสงสัย: การยืนยันผู้ส่งล้มเหลว หรือสงสัยเป็น spoofing ควรลบทันทีโดยไม่โต้ตอบ แต่กด Show blocked content ได้หากมั่นใจว่าปลอดภัย
ข้อความไม่รู้จัก: เป็นสแปมที่สงสัย ย้ายไป Junk แล้ว กด It's not spam ย้ายกลับ Inbox ถ้า trusted หรือ safe ไม่ต้องกระทำ แต่ได้ Safety Tips เพื่อยืนยันความถูกต้อง
4. บล็อกและอนุมัติผู้ส่ง
บล็อกและอนุมัติผู้ส่งใน Outlook ได้: อีเมลเฉพาะหรือโดเมนทั้งหมด บล็อกผู้ส่ง: คลิกขวา ข้อความ > Junk > Block Sender อีเมลจากที่อยู่นั้นจะไป Junk อัตโนมัติ
จัดการรายการ: แท็บ Home > Junk > Junk E-mail Options... > แท็บ Blocked Senders เพิ่ม/แก้ไข/ลบรายการ ใส่อีเมลเฉพาะหรือโดเมนทั้งหมด เช่น
name@example.comหรือแค่
example.com
หน้าต่าง Junk E-mail Options เดียวกันอนุมัติผู้ส่งได้: แท็บ Safe Senders เพิ่มอีเมล/โดเมนที่ต้องการให้ Outlook เชื่อมั่นเสมอ ข้อความจากผู้ส่งเหล่านี้จะไม่ไป Junk และรูปภาพจะแสดงอัตโนมัติ
ติ๊ก Also trust e-mail from my Contacts และ Automatically add people I e-mail to the Safe Senders List เพื่อจัดการเร็วขึ้น ลดงานเพิ่มรายการด้วยมือ
5. กรองด้วย Rules (กฎ)
ใช้ Rules ใน Outlook ควบคุมกล่องจดหมายได้ดี ระบุเงื่อนไข กำหนดการกระทำ เช่น ย้ายอีเมลจากคนบางคนไปโฟลเดอร์เฉพาะ หรือจัดหมวดหมู่สีอีเมลที่มีคำเฉพาะ
ใน Outlook client: แท็บ Home > Rules > Create Rule... หากเปิดอีเมลอยู่ จะมีตัวเลือก預選 กด Advanced Options... ปรับแต่งเต็มรูปแบบ เลือกเงื่อนไข > คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้เพื่อระบุรายละเอียดกฎ > Next กำหนดการกระทำกับข้อความตรงเงื่อนไข > Finish
Outlook เว็บ版 ทำได้คล้ายกัน: คลิก cog icon มุมขวาบน > Manage Rules > New แต่ตัวเลือกจำกัดกว่า desktop client
รายละเอียดการตั้ง Rules ใน Outlook อ่านคู่มือจัดการกล่องจดหมายด้วย Rules
ควบคุมกล่องจดหมายของคุณ
ใช้วิธีข้างต้น จะควบคุมกล่องจดหมายได้ กรองจดขยะ เข้าถึงอีเมลที่อยากอ่านเร็วขึ้น อ่านคู่มือเพิ่มประสิทธิภาพ Outlook Workflow หากอยากเก่งขึ้น
จำไว้: สแปมบางฉบับอาจหลุดมายัง Inbox หากไม่รู้จักผู้ส่งหรือเนื้อหา ให้ระมัดระวัง โดยเฉพาะไฟล์แนบอันตราย
คุณใช้วิธีข้างต้นหลีกเลี่ยง clutter ไหม? มีคำแนะนำของตัวเองไหม? แชร์กับเรา!
