คุณรู้สึกว่าการไหลของอีเมลที่ไม่มีที่สิ้นสุด ดูดเวลาประสิทธิภาพของคุณหมด? ไม่ได้คุณคนเดียว Microsoft ค้นพบว่า ในเฉลี่ย เราใช้เวลา 11 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ทำงาน เช็คและตอบอีเมล
การค้นพบของ Microsoft เกี่ยวกับนิสัยอีเมลของเรา
การศึกษาของ Microsoft นำเสนอที่ Calcalist Tech รายงานแสดงว่าอีเมลใช้เวลา 28% ของเวลาพนักงาน รวมถึงการอ่านและตอบกลับ
ควรสังเกตว่าช่วงเวลาที่มากพอแล้วนี้ ยังไม่รวมโปรแกรมโซเชียลมีเดียอื่นๆ อย่าง Teams และ Slack หมายความว่าเราใช้เวลาทำงานไปมากพอสมควรสำหรับการสื่อสาร
Dr. Tomer Simon, National Technology Officer ของ Microsoft Israel กล่าวว่า:
เมื่อพูดถึง氾濫ของอีเมล เราพบว่าพนักงานรับอีเมลเฉลี่ย 620 ฉบับต่อสัปดาห์ แต่ละอีเมลใช้เวลาประมาณ 1 นาที นี่เป็นอันตรายต่อประสิทธิภาพ เพราะอีเมลอาจไม่ได้ต้องการให้พนักงานดำเนินการ พวกเขาถูก CC ไปแค่นั้น เราทำการวิจัยข้อมูลประเภทนี้มาก เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพพนักงาน
อีเมล: สิ่งจำเป็นที่ร้ายแรงสำหรับพนักงาน?
Simon อธิบายว่า แม้อีเมลจะกินเวลาพนักงานมาก คำตอบไม่ได้ง่ายแค่ปิดกล่องจดหมายบริษัท แม้โซเชียลมีเดียจะกระโดดกระโดดในทศวรรษที่ผ่านมา สำหรับการโต้ตอบผู้บริโภค-ธุรกิจ ยังมีกรณีส่งข้อมูลลับทางอีเมล
ดังนั้น ทางไปข้างหน้าคือจัดการอีเมลให้ดีขึ้น Simon กล่าวว่าการเลื่อนอีเมลไม่ใช่คำตอบ เพราะทำให้ปัญหาสะสม แทนที่จะแนะนำให้ทำ "email triage" ซึ่งเป็นการเหยียดอีเมลที่ไม่สำคัญ เพื่อตอบคำถามด่วน
เทคนิคนี้ใช้การติดป้ายกำกับและจัดเรียงอย่างรุนแรง เพื่อจัดระเบียบและจัดการกล่องจดหมาย ด้วยวิธีนี้ คุณรู้ว่าอีเมลไหนทิ้งได้ และอีเมลไหนต้องตอบทันทีเมื่อตกในกล่องจดหมาย
อย่าให้อีเมลกลายเป็น "อี-เรือนจำ" ของคุณ
Microsoft เปิดเผยว่าอีเมลทำลายประสิทธิภาพของเรา แต่ยังมีทางออก ด้วย email triage และการเหยียดอีเมลไม่สำคัญเพื่อตอบอีเมลสำคัญ คุณสามารถควบคุมกล่องจดหมายที่อุดมไป และคืนชั่วโมงในวันของคุณ
หากกล่องจดหมายของคุณต้องการการผ่าตัดสามช่องมากกว่า triage ไม่ต้องกังวล มีวิธีตัดกล่องจดหมาย 20,000 ให้เป็นรูปได้ใน 30 วินาที
