คุณรู้สึกว่าการส่งอีเมลที่ไม่รู้จบของคุณดูดซับเวลาในการผลิตทั้งหมดหรือไม่ ไม่ใช่แค่คุณเท่านั้น Microsoft พบว่าโดยเฉลี่ยแล้ว เราใช้เวลา 11 ชั่วโมงในการตรวจสอบและตอบกลับอีเมลในสัปดาห์ทำงาน
การค้นพบนิสัยการใช้อีเมลของเราของ Microsoft
การศึกษาของ Microsoft ถูกนำเสนอใน Calcalist Tech รายงานระบุว่าอีเมลใช้เวลาถึง 28 เปอร์เซ็นต์ของพนักงาน ซึ่งรวมถึงการอ่านและการตอบกลับด้วย
เป็นที่น่าสังเกตว่าช่วงเวลาที่สำคัญอยู่แล้วนี้ไม่ได้รวมโปรแกรมโซเชียลมีเดียอื่น ๆ เช่น Teams และ Slack ซึ่งหมายความว่าเราใช้เวลาทำงานเป็นจำนวนมากกับการติดต่อสื่อสาร
Dr. Tomer Simon เจ้าหน้าที่เทคโนโลยีแห่งชาติของ Microsoft Israel กล่าวในเรื่องนี้:
เมื่อพูดถึงอีเมลจำนวนมาก เราพบว่าพนักงานได้รับโดยเฉลี่ย 620 ฉบับต่อสัปดาห์ โดยอีเมลแต่ละฉบับใช้เวลาประมาณหนึ่งนาทีของเวลา ซึ่งส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงาน เนื่องจากอีเมลอาจไม่ต้องการให้พนักงานดำเนินการใดๆ ด้วยซ้ำ เป็นเพียง CC'd กับมัน เราทำการวิจัยเกี่ยวกับข้อมูลประเภทนี้เป็นจำนวนมากเพื่อพยายามเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน
สิ่งชั่วร้ายที่จำเป็นสำหรับพนักงาน?
Simon อธิบายว่าถึงแม้อีเมลจะเป็นการเสียเวลาอย่างมากสำหรับพนักงาน แต่คำตอบนั้นไม่ง่ายเหมือนการปิดกล่องขาเข้าของบริษัท แม้ว่าสื่อสังคมออนไลน์จะได้รับความนิยมในช่วงทศวรรษที่ผ่านมาเนื่องจากมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้บริโภคกับธุรกิจ แต่ก็ยังมีการส่งข้อมูลที่เป็นความลับทางอีเมล
ดังนั้น ทางข้างหน้าคือการจัดการอีเมลของคุณให้ดีขึ้น ไซม่อนกล่าวว่าการเลิกใช้อีเมลไม่ใช่คำตอบ เพราะนั่นทำให้ปัญหารุมเร้า แต่เขาแนะนำให้ดำเนินการที่เรียกว่า "การตรวจสอบอีเมล" ซึ่งสละอีเมลที่ไม่สำคัญเพื่อตอบคำถามเร่งด่วน
เทคนิคดังกล่าวใช้การติดป้ายกำกับและการจัดเรียงในเชิงรุกเพื่อจัดระเบียบและจัดการกล่องจดหมายของคุณ เมื่อทำเช่นนี้ คุณจะรู้ว่าอีเมลใดที่พวกเขาทิ้งได้ และอีเมลใดที่คุณต้องตอบกลับทันทีที่ส่งถึงกล่องจดหมายของคุณ
อย่าปล่อยให้อีเมลของคุณกลายเป็น E-Jail
Microsoft ได้ค้นพบว่าอีเมลสามารถทำลายประสิทธิภาพการทำงานของเราได้อย่างไร แต่ทั้งหมดก็ไม่สูญหาย เมื่อใช้การตรวจสอบอีเมลและการเสียสละอีเมลที่ไม่สำคัญเพื่อตอบสนองอีเมลที่สำคัญ คุณสามารถควบคุมกล่องจดหมายที่โป่งพองและเรียกคืนชั่วโมงในวันของคุณ
หากกล่องจดหมายของคุณต้องการการบายพาสสามครั้งมากกว่าการคัดแยก ไม่ต้องกังวล มีวิธีตัดกล่องจดหมายที่มีความกว้าง 20,000 อันให้เป็นรูปเป็นร่างได้ในเวลาเพียง 30 วินาที
