หากคุณกำลังรีเซ็ตคอมพิวเตอร์ เปลี่ยนแอปอีเมล หรือทำกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งที่อาจส่งผลต่ออีเมลของคุณ การสำรองข้อมูลอีเมล Microsoft Outlook ผ่านการส่งออก (Export) จึงเป็นสิ่งที่ควรทำ
Outlook อนุญาตให้ส่งออกข้อความในรูปแบบต่างๆ เราจะแนะนำรูปแบบที่เหมาะสมตามเป้าหมายการใช้งานของคุณ (รวมถึงการนำไปใช้งานนอกโปรแกรม Outlook)
วิธีส่งออกอีเมลจาก Outlook บน Windows
ผู้ใช้ Outlook บน Windows สามารถส่งออกอีเมลเป็นไฟล์ PST (Personal Storage Table) รูปแบบนี้รวมไม่เพียงอีเมลเท่านั้น แต่ยังรวมรายชื่อติดต่อและปฏิทินด้วย ไฟล์ PST นี้สามารถนำไปนำเข้า (Import) ใช้งานบนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นได้เลย
สถานการณ์ที่เหมาะกับวิธีนี้ ได้แก่ การย้ายจาก PC ไป PC อื่น การเปลี่ยนจาก Windows ไป Mac การย้ายอีเมลระหว่างบัญชี หรือการสำรองข้อมูลอีเมลเป็นประจำ
สามารถทำได้ภายใน Outlook เอง โดยทำตามขั้นตอนดังนี้:
- เปิด Outlook บน PC คลิกแท็บ File แล้วเลือก Info จากแถบด้านซ้าย
- ในเมนูหลัก เลือก Account Settings แล้วเลือก Account Settings อีกครั้ง จะเปิดหน้าตั้งค่า Outlook
- เลือกแท็บ Data Files เพื่อดูบัญชีอีเมลของคุณ
- คลิกที่บัญชีอีเมลที่ต้องการส่งออก แล้วเลือก Open File Location ที่ด้านบน
- หน้าต่าง File Explorer จะเปิดขึ้นพร้อมไฟล์ PST ที่ถูกไฮไลท์อยู่แล้ว ไฟล์นี้คือไฟล์ที่เก็บอีเมลทั้งหมด คุณสามารถคัดลอกไปเก็บที่ใดก็ได้ตามต้องการ
การใช้งานไฟล์นี้ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ สามารถคัดลอกไปเก็บที่ Cloud Storage เพื่อสำรองข้อมูลอย่างปลอดภัย ย้ายไปคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นหากจะใช้ Outlook ต่อ หรือคัดลอกไป External Drive เพื่อเก็บถาวร
วิธีส่งออกอีเมลจาก Outlook บน Mac
Outlook บน macOS ทำงานแตกต่างจาก Windows บน Mac สามารถส่งออกอีเมลเป็นไฟล์ OLM (Outlook for Mac Data File) รูปแบบนี้ก็บันทึกอีเมล รายชื่อติดต่อ และปฏิทินเช่นเดียวกับ PST บน Windows แค่ต่างกันที่รูปแบบไฟล์ที่เหมาะกับระบบปฏิบัติการแต่ละระบบ
ขั้นตอนการบันทึกอีเมล Outlook เป็นไฟล์ OLM บน Mac:
- เปิด Outlook บน Mac คลิกแท็บ Tools ที่ด้านบน (ให้แน่ใจว่าคลิกแท็บภายใน Outlook ไม่ใช่เมนู Tools บนแถบเมนูด้านบนของ Mac)
- คลิก Export ในแท็บ Tools เพื่อส่งออกอีเมล
- แตกต่างจาก Windows Outlook for Mac จะถามว่าต้องการส่งออกรายการใด ให้เลือกของที่ต้องการรวมในไฟล์สำรอง แล้วคลิก Continue
- Outlook จะขอให้เลือกตำแหน่งบันทึกไฟล์ ส่งออก เลือกตำแหน่งที่สะดวกบน Mac แล้วกด Save
- รอจนกว่า Outlook จะส่งออกอีเมลทั้งหมดไปยังโฟลเดอร์ที่เลือก
ไฟล์ OLM จะพร้อมใช้งานในโฟลเดอร์ที่เลือกแล้ว คุณสามารถย้ายไปเก็บที่อื่นได้ตามต้องการ
วิธีส่งออกอีเมลจาก Outlook ไปยังบัญชีอีเมลอื่น
หากไม่ได้สำรองข้อมูล แต่ต้องการส่งออกอีเมลจาก Outlook เพื่อนำเข้าไปในบัญชีอีเมลอื่น เช่น Gmail หรือ Yahoo สามารถทำได้โดยตรงภายใน Outlook เอง (เงื่อนไขคือบัญชีปลายทางต้องถูกเพิ่มใน Outlook แล้ว)
ขั้นตอนการย้ายอีเมลระหว่างบัญชี:
- เพิ่มบัญชีอีเมลรองลงใน Outlook หากยังไม่ได้เพิ่ม (มีคู่มือเพิ่ม Gmail ลง Outlook ให้ดูได้)
- เปิด Outlook และเข้าถึงบัญชีที่ต้องการส่งออกอีเมล
- เปิดกล่องจดหมายเข้า (Inbox) แล้วเลือกอีเมลทั้งหมดโดยกด Ctrl + A
- คลิกขวาที่อีเมลใดก็หนึ่ง เลือก Move > Other Folder
- จะมีกล่องโต้ตอบขึ้นมา ให้เลือกบัญชีอีเมลปลายทาง (เช่น Gmail) เลือกโฟลเดอร์ภายในบัญชีนั้นที่ต้องการเก็บ แล้วกด OK
- อีเมลจะเริ่มย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่เลือกในบัญชีปลายทาง
วิธีส่งออกอีเมลจาก Outlook ไป Excel
หากต้องการวิเคราะห์ จัดเรียง หรือทำงานจำนวนมากกับข้อความ การมีข้อมูลในรูปแบบสเปรดชีต Excel จะสะดวกกว่ามาก Outlook มีตัวเลือกส่งออกอีเมลเป็นไฟล์ Excel โดยตรง
ไฟล์ที่ได้จะเป็นไฟล์ CSV (Comma Separated Values) ที่เปิดด้วย Excel ได้เลย จัดระเบียบอีเมลในคอลัมน์ต่างๆ ทำให้การวิเคราะห์ง่ายขึ้นอย่างมาก
ขั้นตอนการทำ:
- เปิด Outlook คลิกแท็บ File เลือก Open & Export จากแถบด้านซ้าย
- คลิก Import/Export ในแผงหลัก
- Outlook จะถามวิธีส่งออกข้อมูล ให้เลือก Export to a file เนื่องจากต้องการส่งออกเป็นไฟล์ Excel
- หน้าจอถัดไป ให้เลือก Comma Separated Values (ตัวเลือกแรก) จะสร้างไฟล์ CSV ที่เข้ากันได้กับ Excel
- เลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการส่งออกข้อมูล (ปกติคือโฟลเดอร์อีเมลหลัก) แล้วกด Next
- คลิก Browse เลือกตำแหน่งบันทึกไฟล์ที่ส่งออก
- กด Next ตามด้วย Finish เพื่อส่งออกอีเมลเป็นไฟล์ Excel
วิธีส่งออกอีเมลแต่ละฉบับจาก Outlook
หากต้องการส่งออกเพียงไม่กี่ฉบับ วิธีลากวาง (Drag and Drop) เป็นวิธีที่สะดวกที่สุด
เปิด Outlook เลือกอีเมลที่ต้องการส่งออก แล้วลากวางไปที่โฟลเดอร์ใน File Explorer สำหรับแต่ละฉบับ Outlook จะสร้างไฟล์ MSG ที่เก็บข้อความฉบับนั้นไว้
หลายวิธีในการนำอีเมลออกจาก Outlook
ไม่ว่าคุณจะย้ายไปแอปอีเมลใหม่ หรือแค่ต้องการสำรองข้อมูล การส่งออกข้อความจาก Outlook ทำได้ง่ายดาย ตามที่แสดงไว้ข้างต้น
หากกำลังมองหาแอปอีเมลใหม่ ลองดูตัวเลือกฟรีที่เป็นตัวเลือกสำรองสำหรับ Microsoft Outlook ได้ที่นี่
