เมื่อคุณจัดการโครงการอย่างวุ่นวาย เคล็ดลับ เครื่องมือ หรือเทคนิคใดๆ ที่เพิ่มประสิทธิภาพ จะเป็นประโยชน์มาก ไม่ว่าคุณจะใช้ Outlook (ไม่ใช่ Hotmail นะ) สำหรับอีเมล จัดการโครงการง่ายๆ หรือทั้งสองอย่าง ให้ลองเพิ่มเครื่องมือช่วยเหลือดูสิ
Add-in ของ Outlook ต่อไปนี้ช่วยเรื่องอีเมล งาน มอบหมาย การสื่อสาร การเตือน และการจัดการโครงการโดยรวม และฟรีทุกตัว ลองดูว่าตัวไหนเพิ่มประสิทธิภาพโครงการถัดไปของคุณ
1. Trello
คุณอาจใช้ Trello สำหรับโครงการเล็ก ใหญ่ งานหรือส่วนตัว — ไม่ว่าจะเป็นอย่างไร มันเป็น Add-in ที่สะดวกมาก เปลี่ยนอีเมลเป็นการ์ด Trello ได้โดยไม่ต้องออกจาก Outlook ขณะอ่านอีเมลจากพรีวิวหรือหน้าต่างข้อความ คลิกปุ่ม Trello บนแท็บ Home
หน้าต่างเล็กจะเปิดทางขวา เลือก Board และ List ชื่อเรื่องอีเมลจะกลายเป็นชื่อการ์ด เนื้อหาเป็นรายละเอียด — แตะแก้ไขได้ เลือกวันครบกำหนดและเวลาได้ คลิก Add จะมีตัวเลือกดูการ์ดใน Trello (เปิดเป็นป๊อปอัป) หรือปิด Add-in ได้เลย
ไม่มีวิธีดีกว่านี้สำหรับเพิ่มการ์ดจากอีเมล Outlook เข้า Trello ประหยัดเวลาและพลังงาน เพราะใช้เวลาแค่นาทีเดียว
2. MeisterTask
หากคุณใช้ MeisterTask ก็มี Add-in ให้เช่นกัน ทำงานคล้าย Trello: เพิ่มงาน (Task) เข้า MeisterTask จากอินบ็อกซ์หรือหน้าต่างข้อความได้เร็ว คลิกปุ่มใน Text bar เลือก Project และ Section จากหน้าต่างข้างๆ ชื่อเรื่องกลายเป็นชื่องาน เนื้อหาเป็นรายละเอียด — แก้ไขได้ทั้งคู่
คลิก Create Task จะได้ยืนยันการสร้างงาน และคลิกดูใน MeisterTask ได้ หากเลือกเปิดจากลิงก์ จะเปิดในเบราว์เซอร์ปกติ ไม่ใช่ป๊อปอัป
หากต้องการออกจากระบบและยกเลิกลิงก์บัญชี ทำได้จากหน้ายืนยันงาน: คลิก ไอคอนเฟือง มุมขวาบน กด Log Out & Unlink My Accounts จดจำว่า ครั้งต่อไปต้องล็อกอิน MeisterTask ใหม่
3. Wrike
เครื่องมือจัดการโครงการบนเว็บตัวสุดท้ายที่มี Add-in ดีสำหรับ Outlook คือ Wrike ด้วยนี้ คุณสามารถ เปลี่ยนอีเมลเป็นงาน (Task) หรือเพิ่มเป็นความคิดเห็น (Comment) — สะดวกมาก หากเลือก Convert to Task จะเห็นชื่อเรื่องเป็นชื่องาน เนื้อหาเป็นรายละเอียดเหมือน Add-in ข้างต้น แต่ตัวนี้มีตัวเลือกเพิ่ม: ตั้งสถานะ มอบหมายให้สมาชิกทีม จัดตาราง แนบไฟล์ และเพิ่ม Subtask
หากมีงานสร้างไว้แล้ว และได้รับอีเมลที่ควรไปกับงานนั้น คลิก Add as Comment แทน สามารถค้นหางาน หรือเลือกจากรายการงานล่าสุด หลังเลือกงานที่จะเพิ่มความคิดเห็น สามารถปรับแต่งเพิ่มได้เหมือนตอนสร้างงาน
ข้อควรระวัง: Wrike Add-in จะดำเนินการทันทีเมื่อคุณเลือกปุ่มสร้างงานหรือความคิดเห็น หากเพิ่มสถานะ วันครบกำหนด หรือผู้รับมอบหมาย จะอัปเดตทันที สะดวกสำหรับสร้างงานคลิกเดียว แต่ระวังหากต้องลบข้อมูลละเอียดอ่อน
4. Boomerang
เข้าสู่ประสิทธิภาพอินบ็อกซ์: Boomerang ให้ จัดตารางส่ง (Schedule) หรือหน่วงเวลา (Snooze) ข้อความ ตรวจสอบเวลาประชุม รับใบเสร็จอ่าน (Read receipt) และแชร์เวลาว่าง เมื่อเขียนอีเมล ตัวเลือกเหล่านี้อยู่ที่ส่วน Boomerang บน Ribbon
ฟีเจอร์ยอดเยี่ยมอีกอย่าง: Reminder ยืดหยุ่น สามารถตั้งให้ข้อความกลับมาที่อินบ็อกซ์ในวันที่/เวลาที่กำหนด แบบสุ่ม หรือก็ต่อเมื่อไม่มีใครตอบกลับ — วิธีเก๋ๆ กันลืมติดตาม (Follow-up) คลิก Open Boomerang จาก Text bar พร้อมอีเมลที่เลือก หรือ Remind Me ในหน้าต่างข้อความ
ฟีเจอร์อีกอย่างที่ประโยชน์: Inbox Pause ไม่ว่าคุณจะถูกอีเมล湧入มาจนหลุดโฟกัส หรืออยากหยุดรับชั่วคราว — คลิกปุ่มเดียว อีเมลจะหยุดเข้ามา
ตั้งค่าตอบกลับอัตโนมัติ กำหนดข้อยกเว้นการส่ง หรือจัดตารางส่งวัน/เวลาเฉพาะ ได้ ตัวเลือก Unpause automatically ป้องกันลืมปิดการหยุดชั่วคราว ทุกตัวเลือกแสดงเมื่อคลิก Inbox Pause จาก Text bar
สำหรับโฟกัสโครงการ ติดตามทีม แชร์เวลาว่างสำหรับประชุมสถานะ — Boomerang เป็นเครื่องมือยอดเยี่ยม
5. Evernote
เปลี่ยนอีเมลเป็นบันทึก (Note) ตรงเข้าสมุดโครงการ (Notebook) ด้วย Add-in Evernote เครื่องมือนี้ดูเรียบง่ายแต่อาจมีค่าอันยิ่งใหญ่หากคุณใช้ Evernote สำหรับรายการโครงการ จากอินบ็อกซ์หรือหน้าต่างข้อความ คลิก Save to Evernote จาก Ribbon
ชื่อบันทึก = ชื่อเรื่องอีเมล (แก้ไขได้) เลือก Notebook เพิ่ม Tag และ Remark ได้ คลิก Save เสร็จสิ้น
คลิก ไอคอนเฟือง มุมขวาบน เพื่อตั้งค่า Notebook และ Tag เริ่มต้นสำหรับครั้งต่อไป
6. Moxtra [ไม่พร้อมใช้งานแล้ว]
ส่วนสำคัญที่สุดของการสื่อสารทีมระยะไกลคืออะไร? เครื่องมือสื่อสารที่มั่นคง ไม่ว่าทีมจะอยู่ข้างโลกหรือข้างบ้าน Moxtra เป็นแอปช่วยให้รู้สึกเหมือนอยู่ห้องเดียวกัน และกับ Add-in Outlook สามารถหารือเรื่องโครงการโดยไม่เปิดเครื่องมืออื่น
เริ่มแชทใหม่หรือประชุม Moxta โดยคลิกปุ่มใน Ribbon จะเห็นป๊อปอัปพร้อมข้อมูลติดต่ออีเมลและปุ่ม Invite เลือก Binder จากรายการ และแชทเกี่ยวกับโครงการเฉพาะนั้น
Moxtra เป็นเครื่องมือสื่อสารฟรี มีการรวมระบบและแอปสำหรับธุรกิจทุกขนาด ฟรี: 3 ผู้ใช้ 5 ผู้เข้าร่วมต่อประชุม และฟีเจอร์เพิ่มเติม บริษัทใหญ่ดูแผน Pro ได้ จดจำว่า: Add-in Outlook ฟรี และทำให้การสื่อสารทีมโครงการง่ายขึ้น
Add-in จัดการโครงการ Outlook เพิ่มเติม
หากคุณทำงานกับแอปเฉพาะแล้ว หรือหา Add-in อื่นเพิ่มเติม นี่คือตัวเลือกที่น่าสนใจ:
- Jira — สร้างและอัปเดต Issue
- Dropbox for Outlook — แชร์ไฟล์ใหญ่
- Smartsheet for Outlook — จัดระเบียบโครงการ
- DocSend — ควบคุมเอกสาร
- Kofax View+ — รวมไฟล์รูปภาพและ PDF
- Tasks in a Box for Outlook — เปลี่ยนอีเมลเป็นงาน
คุณอาจใช้เครื่องมือเหล่านี้บางส่วนอยู่แล้ว หรือพร้อมลองตัวใหม่แล้ว มี Add-in อื่นสำหรับจัดการโครงการที่คุณใช้อยู่ไหม?
หากคุณใช้ Mac ดู รายการแอปจัดการโครงการสำหรับ Mac สำหรับตัวเลือกเพิ่มเติม
