จำได้ไหมว่าคุณได้รับข้อความอีเมลสึนามิต้อนรับอย่างไรเมื่อคุณกลับมาจากวันหยุด? คุณอาจลืมตั้งค่าข้อความ "ไม่อยู่ที่สำนักงาน" ใน Microsoft Outlook ก่อนออกจากร้าน
ใช่ มันไม่ใช่ วิธีแก้ปัญหา ไปยังกล่องจดหมายที่ถูกน้ำท่วม แต่จะแจ้งเตือนผู้ติดต่อของคุณด้วยไฟสีส้มว่าคุณไม่อยู่ และมีสาเหตุว่าทำไมคุณจึงไม่สามารถตอบกลับได้ทันท่วงที ผู้ติดต่อของคุณสามารถติดตามได้โดยไม่รบกวนกล่องจดหมายของคุณ
คุณควรตั้งค่าทันทีพร้อมกับข้อความกระป๋องและลายเซ็นอีเมลแบบมืออาชีพ เพื่อประหยัดเวลาของคุณในอนาคต จะใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีใน Outlook
วิธีตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook
การใช้การตอบกลับอัตโนมัติเป็นเรื่องง่ายเมื่อคุณทำงานกับ Office 365, Outlook.com (ซึ่งเคยเรียกว่า Hotmail) หรือบัญชี Exchange:
- เลือก ไฟล์> การตอบกลับอัตโนมัติ .
- ในกล่องตอบกลับอัตโนมัติ เลือก ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ .
- กำหนดช่วงเวลาสำหรับการตอบกลับอัตโนมัติ เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดช่วยให้คุณกำหนดเวลาข้อความและครอบคลุมเวลาที่คุณจะไม่ได้รับอีเมล คุณไม่ต้องจำที่จะปิดเครื่องเมื่อคุณกลับมา
- ใช้ ภายในองค์กรของฉัน แท็บเพื่อเขียนข้อความถึงคนในทีมของคุณหรือในบริษัทของคุณ
- ใช้ ภายนอกองค์กรของฉัน แท็บเพื่อเขียนข้อความสำหรับอีเมลที่มาจากภายนอกบริษัทหรือรายชื่อผู้ติดต่อในทีมของคุณ
- เขียนและจัดรูปแบบข้อความลางาน
- คลิก ตกลง เพื่อบันทึกการตั้งค่าของคุณ
เมื่อ Outlook ได้รับการตั้งค่าให้ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ คุณจะเห็นข้อความใต้ ribbon ที่แจ้งเตือนคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้ เลือก ปิด เพื่อปิดการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานสำหรับอีเมลนั้น
กลับมาจากช่วงพักของคุณและไปที่กล่องโต้ตอบเดิมเพื่อปิดการตอบกลับอัตโนมัติ
กระบวนการนี้ซับซ้อนกว่าถ้าคุณใช้บริการอีเมล POP หรือ IMAP ของบริษัทอื่น เช่น Gmail หรือ Yahoo กับ Outlook คุณจะต้องตั้งค่ากฎของ Outlook และเปิดไฟล์เทมเพลตเพื่อส่งข้อความ น่าเสียดายที่เราต้องทิ้งมันไว้สำหรับบทช่วยสอนอื่น
