คุณจำได้ไหมตอนกลับจากวันหยุดพบน้ำท่วมอีเมล? น่าจะเพราะคุณลืมตั้ง Out of Office (นอกสำนักงาน) ใน Microsoft Outlook ก่อนออกจากบ้าน
ใช่ มันไม่ใช่ วิธีแก้ อินบ็อกซ์ที่แตก แต่แจ้งให้ผู้ติดต่อทราบด้วย "ไฟสีส้ม" ว่าคุณไม่อยู่ และมีเหตุผลที่ไม่ตอบทัน คุณติดต่อสามารถติดตามต่อได้โดยไม่ทำให้อินบ็อกซ์แน่นอน
ควรตั้งค่าตอนนี้ พร้อมกับ Canned responses (ข้อความสำเร็จรูป) และ ลายเซ็นอีเมลมืออาชีพ เพื่อประหยัดเวลาตอนหลัง ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีใน Outlook
วิธีตั้งค่าตอบกลับอัตโนมัติ (Automatic Replies) ใน Outlook
การใช้ Automatic Replies ง่ายเมื่อคุณใช้บัญชี Office 365, Outlook.com (เดิมชื่อ Hotmail) หรือ Exchange:
- เลือก File > Automatic Replies
- ในกล่อง Automatic Replies เลือก Send automatic replies
- ตั้งช่วงเวลา สำหรับ Automatic Replies เวลาเริ่มและสิ้นสุด ให้จัดตารางข้อความและครอบคลุมช่วงที่คุณไม่อยู่ — ไม่ต้องจำปิดตอนกลับมา
- ใช้แท็บ Inside My Organization เขียนข้อความสำหรับคนในทีม/บริษัท
- ใช้แท็บ Outside My Organization เขียนข้อความสำหรับอีเมลจากนอกบริษัท/รายชื่อติดต่อ
- เขียนและจัดรูปแบบข้อความ Out-of-office
- คลิก OK เพื่อบันทึก
เมื่อ Outlook ตั้งค่าส่งตอบกลับอัตโนมัติแล้ว จะเห็นข้อความใต้ Ribbon แจ้งเตือน เลือก Turn off เพื่อปิดตอบกลับอัตโนมัติสำหรับอีเมลนั้น
ตอนกลับมา ให้กลับมาที่กล่องโต้ตอบเดิมเพื่อปิด Automatic Replies
กระบวนการซับซ้อนกว่านี้หากคุณใช้บริการ POP หรือ IMAP ของบุคคลที่สาม เช่น Gmail หรือ Yahoo ร่วมกับ Outlook คุณต้องตั้งกฎ (Rule) ของ Outlook และใช้ไฟล์เทมเพลตสำหรับส่งข้อความ เราจะขอทิ้งไว้สำหรับบทความอื่น
