คำแนะนำที่ดีที่สุดที่เคยได้ยินเกี่ยวกับอีเมลและประสิทธิภาพคือ — อย่าตอบอีเมลเป็นอันดับแรกตอนเช้า มันดูขัดแย้งแต่เป็นจริงว่า อีเมลและประสิทธิภาพอยู่ในฝั่งตรงข้ามกัน หากเรา執着กับมันมากเกินไป กล่องจดหมายจะกลายเป็น speed bump ใหญ่บนสายหลักของประสิทธิภาพ แต่มันไม่จำเป็นต้องเป็นอย่างนั้น ด้วยนิสัยและวิธีที่ถูกต้อง เราสามารถทำให้ "สัตว์ร้าย" ที่รอคอยเราตั้งแต่ตื่นนอน馴服ได้ แม้ในยุค friend lists และอัปเดต 140 ตัวอักษร "อีเมลผู้สูงอายุ" ยังคงเป็นช่องทางสื่อสารที่นิยม แค่คือคอแข็งคับกับ SMS
เคล็ดลับเหล่านี้ไม่ได้พาไปสู่ Holy Grail ของ Inbox Zero แต่เปลี่ยนนิสัยอีเมลเล็กน้อย เพื่อให้ใช้อีเมลได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เปิดกล่องจดหมาย
ดำเนินการทันที!
กล่องจดหมายของคุณคือสายพานผลิต (assembly line) ประมวลผลสิ่งหน้าตา และส่งออก กล่าวคือ โมตโต้ของคุณตั้งแต่ล็อกอินควรเป็น: อ่าน — ตอบ — ลบ (หรือ archive) หลายคนล็อกอินเข้าอีเมลและแค่อ่านโดยไม่กระทำะการใดๆ แล้วหรือหลังต้องกลับมาอีกครั้ง หมายถึง งานสองเท่า เวลาสูญเสียสองเท่า แล้วก็มีความเสี่ยงพลาดอีเมลสำคัญในรอบที่สอง ดังนั้น อ่านและตอบทันทีมีประสิทธิภาพมากกว่า Archive อีเมลที่อ่านแล้ว ทำให้กล่องจดหมายมีแค่อีเมลสำคัญและที่ต้องกระทำ
อีเมลไม่ใช่ To-Do List
อีเมลสามารถเปลี่ยนเป็น actionable items ได้ด้วย labels ใน Gmail หรือ flags ใน Outlook แต่ง่ายมากที่จะหลงลืมในความวุ่นวายของกล่องจดหมาย มีประสิทธิภาพมากกว่าที่จะจัดเก็บ action items สำคัญไว้ที่แยกต่างหาก และ archive อีเมลไว้เพื่ออ้างอิงในอนาคต คุณสามารถเปลี่ยนอีเมลเป็น actionable items ได้สองทาง:
ใช้ Tasks ใน Gmail: เปิดแผง Tasks โดยคลิก dropdown ถัดจาก Mail Tasks คือ to-do list เรียบง่ายแต่เป็นเครื่องมือจัดการโปรเจกต์ที่มีประสิทธิภาพ แค่คลิกพิมพ์เพิ่ม task ใหม่ ตั้งวันครบกำหนด หรือเพิ่มโน้ต และติ๊กเมื่อเสร็จ สามารถเพิ่มประสิทธิภาพด้วย shortcut keys เช่น Shift+T สร้าง task จากข้อความที่เปิดอยู่
ใช้ Google Document: เปิดใช้งานฟีเจอร์ Create a Document ใน Gmail Labs เปิดอีเมล คลิก More – Create a document เนื้อหาอีเมลจะถูกคัดลอกไป Google Doc อัตโนมัติ ถ้าเปิด keyboard shortcuts ใน Gmail คุณกด G และ W เพื่อเปิด Google Doc ว่างขณะอยู่ในอีเมล
สร้างบุคลิกภาพในลายเซ็น (Signature)
นี่คือลายเซ็น Gmail อย่างเป็นทางการของผม สร้างด้วย WiseStamp บัญชีฟรีให้สร้างลายเซ็น 2 อัน ดังนั้นผมมีหนึ่งสำหรับส่วนตัว และหนึ่งสำหรับงาน ลายเซ็นของผมมีลิงก์ไป Twitter, LinkedIn, Facebook และ Google+ ด้วยลายเซ็นง่ายๆ ผมไม่ได้แค่เสนออีเมลเป็นการติดต่อ แต่ยังมีช่องทางอื่นๆ ที่ติดต่อได้ ลายเซ็นแบบโปรไฟล์ช่วยสร้างอีเมลมืออาชีพ และเป็นสะพานสำหรับโซเชียลเน็ตเวิร์ก คุณสามารถโปรโมทงานได้ด้วยแค่ลายเซ็นอีเมล
เคยได้ยินเรื่องเทมเพลต (Templates) ไหม?
อีเมลไม่ מעטים ที่เข้ามา สามารถจัดการได้ด้วย boilerplate responses (ข้อความสำเร็จรูป) Gmail Labs มีฟีเจอร์ชื่อ Canned Responses ซึ่งตามชื่อ สามารถใช้ตอบอีเมลทั่วไปได้ทันทีและมาตรฐาน
เปิดใช้งาน Canned Responses จาก Settings – Labs – Canned Responses คลิก Save changes เขียนอีเมลใหม่หรือตอบกลับ คลิกปุ่ม Canned responses ใต้ subject line เทมเพลตแรกพร้อมแล้ว สร้าง canned responses หลายอันสำหรับอีเมลทั่วไป Mark เขียนเกี่ยวกับการใช้ canned responses สองบทความไม่กี่ปีก่อน ซึ่งยังใช้ได้อยู่:
- ประหยัดเวลาด้วยเทมเพลตอีเมล Gmail ใช้ "Canned Responses"
- สร้างการตอบอีเมลอัตโนมัติด้วย Filter ใหม่ของ Gmail
ห้ามรบกวน — ปิดการแจ้งเตือน (Notifications)
ประสิทธิภาพอีเมลเกี่ยวกับสิ่งที่คุณส่งออก และสิ่งที่คุณเชิญชวนเข้ามา ทุกเว็บที่สมัครด้วยอีเมล มี notifications เปิดโดยค่าเริ่มต้น ไม่มีอะไรกลายเป็น productivity killer เท่าการแจ้งเตือนต่อเนื่องจาก Facebook, Twitter, Google+, Pinterest และพวกเขา ปิดมันไป ไปที่เว็บเหล่านั้นเองแล้วมีการแจ้งเตือนอยู่แล้ว ตระหนักว่าสูญเสียโฟกัสง่าย แต่วิธีคืนมายาก
นั่งลงวันหนึ่ง... และยกเลิกสมัครรับไปเลย
หนึ่งในผู้กระทำร้ายใหญ่ของความวุ่นวายอีเมลคือ นิวส์เลทเตอร์ การสมัครรับวิชาชีพ และแหล่งข่าว หากคุณ audit (ตรวจสอบ) ทุกอย่างที่สมัครรับ คุณอาจพบว่าส่วนใหญ่ไม่จำเป็น แต่มันกลายเป็นป่าที่บังวิวต้นไม้ที่สำคัญ Gmail Priority Inbox ช่วยได้ระดับหนึ่ง แต่วิธีดีกว่าคือ ยกเลิกสมัครรับด้วยตนเอง ใช้เวลา แตได้กล่องจดหมายสะอาด คุณยังจัดการการสมัครรับได้ด้วยบริการอย่าง Unroll.me และ Swizzle
ทิ้งเธรด (Threads)
การสนทนาแบบเธรด (threaded conversations) ดี มันทำให้อ่านอีเมลง่าย แต่มีนิสัยกลายเป็นโซ่ยาวนานและลำบากบ้าง คุณอาจสังเกตว่า อีเมลส่วนใหญ่มีเธรดการสนทนาทั้งหมดในอีเมลล่าสุดที่ส่ง/รับ ดังนั้น คุณเก็บแค่อีเมลล่าสุด และลบอีเมลก่อนหน้าทั้งหมด
เขียนสั้นๆ (Keep It Brief)
หนึ่งใน pet peeves (สิ่งที่ขยี้ขยแข็ง) ของผมคือ การตอบสั้นๆ คำเดียวว่า "OK" หรือ "Thank You" การเปิดและอ่านกินเวลาส่วนน้อย แต่วันวุ่นวายอาจสะสมมาก แต่นะ เขียนอีเมลสั้นๆ ไป เหตุผลช่วยทั้งผู้ส่งและผู้รับ ตัดอีเมลให้เหลือสิ่งจำเป็น โครงสร้างเมลเพื่ออ่านง่าย ใช้ bullet points หรือย่อหน้าชัดเจน ช่วยสแกนอีเมลเร็วขึ้น จำกฎห้าประโยคของ Guy Kawasaki ไว้ —
"สิ่งที่คุณควรทำคือ อธิบายว่าคุณคือใคร คุณอยากได้อะไร ทำไมคุณควรได้มัน และต้องการเมื่อไร"
และเคล็ดลับถัดไปเป็นศักดิ์สิทธิ์เสมอ
Subject... Subject... Subject
จากประสบการณ์ ผมพลาดอีเมลสำคัญ และเปิดอีเมลที่ ดู สำคัญ ทั้งคู่มีจุดร่วม — subject line ที่สร้างไม่ดี ใช้ไม่กี่วินาทีคิด subject line ที่ฉลาดและสะท้อนข้อความ อีกครั้ง ช่วยทั้งผู้ส่งและผู้รับ เพราะค้นหาอีเมลภายหลังง่ายขึ้น ไม่ว่าจะ search หรือดูด้วยตา จำไว้ — "LOL" ไม่ใช่ subject!
ดูซิ แม่ มือไม่ได้สัมผัส (Look ma, no hands!)
ประสิทธิภาพอีเมลน่าเสียดายต้องการตรงข้าม ประสิทธิภาพของคุณจะดีขึ้นมากถ้าเรียนรู้ keyboard shortcuts แทนที่จะพึ่งเมาส์ Desktop clients อย่าง Outlook และ Thunderbird รองรับ keyboard shortcuts ด้วยมันเลื่อนผ่านเธรดสนทนาได้ราบรื่น Gmail นี่? เคล็ดลับเหล่านี้ควรครอบคลุมทุกอย่าง และมากกว่านั้น:
- DOWNLOAD Useful Gmail Shortcuts
- Shortcuts For Gmail: เอกสชัน Chrome ที่แนะนำ Keyboard Shortcuts สำหรับ Gmail
- เรียนรู้ Gmail Keyboard Shortcuts เร็วด้วย KeyRocket For Gmail
อีเมลอาจเหมือนคู่ที่คุณไม่อยากอยู่ด้วย แต่อยู่นอกจากมันไม่ได้ แต่เหมือนคู่ทุกคู่ มันสามารถเป็นคู่สำหรับประสิทธิภาพของคุณได้ เราต้องเล่นมันให้ถูก การจัดการอีเมลเป็นหัวข้อกล่าวถึงบ่อยที่นี่ MakeUseOf.com คุณจะไม่ขาดคำแนะนำ แต่มากกว่านั้น เราคาดหวังคำแนะนำจากคุณ สองข้อแจ้งเตือน — ผมฐานส่วนใหญ่ของโพสต์นี้บน Gmail เพราะเป็นที่นิยม และหลีกเลี่ยงการกล่าวถึงโฟลเดอร์ labels filters และ workflow tips ที่ชัดเจน
แล้ว เคล็ดลับดีที่สุดที่คุณได้ซึ่งช่วยเราทุกคนใช้อีเมลได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นคืออะไร?
