คำแนะนำที่ดีที่สุดที่ฉันเคยได้ยินเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานของอีเมลและอีเมลคือ อย่าตอบอีเมลเป็นอย่างแรกในตอนเช้า ค่อนข้างจะขัดแย้งกันเล็กน้อย แต่ความจริงแล้วอีเมลและประสิทธิภาพการทำงานเป็นเรื่องของกันและกัน หากเราหมกมุ่นอยู่กับมันมากเกินไป กล่องจดหมายของเราจะกลายเป็นการชนกันอย่างรวดเร็วบนทางหลวงที่มีประสิทธิภาพ แต่ก็ไม่จำเป็นต้องเป็น ด้วยนิสัยและวิธีการที่ถูกต้อง เราสามารถเชื่องสัตว์ร้ายที่รอเราอยู่อย่างไร้เดียงสาตั้งแต่ตื่นนอน แม้ในช่วงเวลาของรายชื่อเพื่อนทางสังคมและการอัปเดตอักขระ 140 ตัว อีเมล "สำหรับผู้สูงอายุ" ยังคงเป็นวิธีการสื่อสารที่ต้องการ อาจเป็นเพียงการสื่อสารผ่าน SMS
เคล็ดลับเหล่านี้ไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อนำคุณไปยังจอกศักดิ์สิทธิ์ของ Inbox Zero แต่มีไว้เพื่อแนะนำการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมการใช้อีเมลเล็กน้อย ซึ่งหวังว่าจะทำให้อีเมลของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น เปิดกล่องข้อความ
ลงมือเลย!
กล่องจดหมายของคุณเป็นสายการประกอบ ประมวลผลสิ่งที่อยู่ตรงหน้าคุณแล้วจัดส่ง กล่าวคือ คติประจำใจของคุณตั้งแต่เข้าสู่ระบบควรอ่าน – ตอบกลับ – ลบ (หรือเก็บถาวร) พวกเราหลายคนลงชื่อเข้าใช้บัญชีอีเมลของเราและอ่านอีเมลโดยไม่ต้องดำเนินการใดๆ ไม่ช้าก็เร็วเราต้องกลับมาที่มัน และนั่นก็หมายถึงงานสองเท่าและเวลาที่เสียไปเป็นสองเท่า จากนั้นจึงมีความเสี่ยงที่จะพลาดอีเมลสำคัญในการเรียกใช้ครั้งที่สอง ดังนั้นจึงมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการอ่านและตอบกลับทันที เก็บอีเมลที่อ่านแล้วเพื่อให้กล่องจดหมายมีอีเมลที่สำคัญและดำเนินการได้มากที่สุด
อีเมลไม่ใช่สิ่งที่ต้องทำ
อีเมลสามารถเปลี่ยนเป็นรายการที่ดำเนินการได้โดยมีป้ายกำกับเหมือนใน Gmail หรือติดธงเหมือนใน Microsoft Outlook แต่มันง่ายที่จะสูญเสียพวกเขาในความยุ่งเหยิงของกล่องจดหมาย จะมีประสิทธิภาพมากกว่าในการยื่นประเด็นสำคัญที่สามารถดำเนินการได้ในที่แยกต่างหากและเก็บอีเมลไว้เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต คุณสามารถเปลี่ยนอีเมลให้เป็นรายการที่ดำเนินการได้สองวิธี:
ใช้งานใน Gmail: เปิดบานหน้าต่างงานโดยคลิกที่ดรอปดาวน์ถัดจากเมล Tasks เป็นรายการที่ต้องทำง่ายๆ แต่เป็นเครื่องมือการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพมาก เพียงคลิกและพิมพ์เพื่อเพิ่มงานใหม่ กำหนดวันครบกำหนดหรือเพิ่มบันทึก และทำเครื่องหมายเมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยปุ่มลัด ตัวอย่างเช่น ด้วย Shift+T คุณสามารถสร้างงานตามข้อความที่เปิดอยู่ได้
ใช้ Google เอกสาร: คุณสามารถเปิดใช้งานคุณลักษณะสร้างเอกสารในแล็บ Gmail เปิดอีเมล คลิกที่ เพิ่มเติม – สร้างเอกสาร . เนื้อหาอีเมลจะถูกคัดลอกไปยัง Google Doc โดยอัตโนมัติ หากคุณมีแป้นพิมพ์ลัดใน Gmail คุณสามารถกด G และ W เพื่อเปิด Google Doc เปล่าในขณะที่คุณอยู่ในอีเมล
สร้างบุคลิกภาพของคุณในลายเซ็น
นี่คือลักษณะลายเซ็น Gmail อย่างเป็นทางการของฉัน สิ่งนี้ถูกสร้างขึ้นด้วย WiseStamp; บัญชีฟรีช่วยให้คุณสร้างลายเซ็นได้สองแบบ ฉันมีลายเซ็นหนึ่งอันสำหรับอีเมลส่วนตัวและอีกอันสำหรับที่ทำงาน ลายเซ็นของฉันมีลิงก์ไปยังโปรไฟล์ Twitter, LinkedIn, Facebook และ Google+ ของฉัน ด้วยลายเซ็นธรรมดา ฉันไม่ได้เสนอ ID อีเมลของฉันเพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงเท่านั้น แต่ยังเสนอให้ผู้อื่นติดต่อฉันด้วย ลายเซ็นตามโปรไฟล์ช่วยสร้างอีเมลที่เป็นมืออาชีพมากขึ้นและทำหน้าที่เป็นสะพานเชื่อมสำหรับเครือข่ายสังคมออนไลน์ คุณยังสามารถโปรโมตงานของคุณได้ด้วยลายเซ็นอีเมล
คุณเคยได้ยินเกี่ยวกับเทมเพลตไหม
อีเมลบางฉบับที่เชื่อมโยงไปถึงสามารถจัดการกับคำตอบสำเร็จรูปได้ Gmail Labs มีคุณลักษณะที่เรียกว่าการตอบกลับสำเร็จรูป ซึ่งตามชื่อก็สามารถใช้เพื่อตอบกลับอีเมลทั่วไปได้ในทันทีและเป็นมาตรฐาน
เปิดใช้งานการตอบกลับสำเร็จรูปจาก การตั้งค่า – Labs – คำตอบสำเร็จรูป . คลิกที่ บันทึกการเปลี่ยนแปลง . เขียนอีเมลใหม่หรือตอบกลับ คลิกที่ปุ่มคำตอบสำเร็จรูปที่อยู่ด้านล่างหัวเรื่อง ตั้งค่าการตอบกลับสำเร็จรูปครั้งแรกของคุณแล้ว คุณตั้งค่าการตอบกลับสำเร็จรูปได้หลายแบบซึ่งสามารถใช้เป็นเทมเพลตสำหรับอีเมลทั่วไปได้ Mark ได้ใช้คำตอบสำเร็จรูปในบทความสองบทความเมื่อสองสามปีก่อน ซึ่งยังคงใช้ได้จนถึงทุกวันนี้:
- ประหยัดเวลาด้วยเทมเพลตอีเมลของ Gmail โดยใช้ “คำตอบสำเร็จรูป”
- สร้างการตอบกลับอีเมลอัตโนมัติด้วยตัวกรองใหม่ของ Gmail
ห้ามรบกวน – ปิดการแจ้งเตือน
ประสิทธิภาพของอีเมลนั้นเกี่ยวกับสิ่งที่คุณส่งออกและรวมถึงสิ่งที่คุณเชิญเข้ามา ทุกไซต์ที่คุณลงชื่อเข้าใช้ด้วยอีเมลจะมีการเปิดใช้งานการแจ้งเตือนตามค่าเริ่มต้น ไม่มีอะไรที่จะทำลายประสิทธิภาพการทำงานได้มากเท่ากับกระแสการแจ้งเตือนอย่างต่อเนื่องจาก Facebook, Twitter, Google+, Pinterest และอื่นๆ ปิดพวกเขา คุณต้องการการแจ้งเตือนเมื่อคุณเยี่ยมชมเว็บไซต์เองหรือไม่? ตระหนักว่าการสูญเสียโฟกัสเป็นเรื่องง่าย และยากที่จะได้กลับมา
นั่งลงสักวัน…และยกเลิกการสมัคร
หนึ่งในสาเหตุของความยุ่งเหยิงของอีเมลที่ใหญ่ที่สุดคือจดหมายข่าว การสมัครรับข้อมูลแบบมืออาชีพ และแหล่งข่าว หากคุณตรวจสอบสิ่งที่คุณสมัครรับข้อมูลทั้งหมด คุณอาจพบว่าส่วนใหญ่ไม่จำเป็น แต่กลับกลายเป็นป่าที่ขาดต้นไม้ไป กล่องจดหมายสำคัญของ Gmail ช่วยได้ในระดับหนึ่ง แต่วิธีที่ดีกว่าคือการยกเลิกการสมัครด้วยตนเอง ใช้เวลานาน แต่คุณจะได้กล่องจดหมายที่สะอาดขึ้น คุณยังสามารถจัดการการสมัครของคุณโดยใช้บริการต่างๆ เช่น – Unroll.me และ Swizzle
คลายเธรด
การสนทนาแบบมีเธรดนั้นยอดเยี่ยม พวกเขาทำให้การอ่านอีเมลง่ายขึ้น แต่พวกเขาก็มีนิสัยที่จะกลายเป็นสายโซ่ยาวเทอะทะที่บางครั้ง คุณอาจสังเกตเห็นว่าอีเมลส่วนใหญ่มักจะมีการสนทนาทั้งหมดอยู่ในอีเมลที่ส่ง/รับล่าสุด ดังนั้น คุณสามารถเก็บเฉพาะอีเมลฉบับสุดท้ายนั้นและลบส่วนที่เหลือที่อยู่ก่อนหน้าออก
สรุปสั้นๆ
สัตว์เลี้ยงตัวหนึ่งของฉันรำคาญคือการตอบกลับคำเดียวที่ไม่พูดอะไรมากไปกว่า "ตกลง" หรือ "ขอบคุณ" การเปิดอ่านใช้เวลาเพียงเสี้ยวนาทีและในวันที่วุ่นวายก็อาจรวมกันได้ ใช่ แต่ควรเก็บอีเมลของคุณไว้โดยสังเขป ช่วยทั้งผู้ส่งและผู้รับ ตัดแต่งอีเมลของคุณเพื่อจัดการกับสิ่งจำเป็น นอกจากนี้ ให้จัดโครงสร้างอีเมลของคุณเพื่อให้อ่านง่ายขึ้น การใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือย่อหน้าที่ชัดเจนจะช่วยให้สแกนอีเมลได้เร็วขึ้น เป็นการดีที่จะจำกฎห้าประโยคของ Guy Kawasaki –
“สิ่งที่คุณควรทำคืออธิบายว่าคุณเป็นใคร ต้องการอะไร เหตุใดจึงควรได้รับ และเมื่อคุณต้องการ”
และเคล็ดลับต่อไปก็ศักดิ์สิทธิ์เสมอ
Subject… subject… subject
จากประสบการณ์ของฉัน ฉันพลาดอีเมลสำคัญไป ฉันยังเปิดอีเมลซึ่ง ดูเหมือน สิ่งสำคัญ. ทั้งสองมีสิ่งหนึ่งที่เหมือนกัน – หัวเรื่องที่สร้างขึ้นไม่ดี ใช้เวลาสองสามวินาทีในการคิดหัวเรื่องอัจฉริยะที่สะท้อนถึงข้อความ อีกครั้งช่วยทั้งผู้ส่งและผู้รับเนื่องจากสามารถเรียกอีเมลในภายหลังได้ง่ายขึ้นไม่ว่าจะด้วยการค้นหาหรือด้วยตนเอง อย่าลืมว่า “LOL” ไม่ใช่หัวข้อ!
ดูสิ ไม่มีมือ!
น่าเสียดายที่ประสิทธิภาพของอีเมลต้องตรงกันข้าม ประสิทธิภาพของคุณจะดีขึ้นอย่างมากหากคุณเรียนรู้การใช้แป้นพิมพ์ลัดแทนการคลิกเมาส์ ไคลเอ็นต์เดสก์ท็อป เช่น Outlook และ Thunderbird รองรับแป้นพิมพ์ลัด และด้วยแป้นพิมพ์ลัดเหล่านี้ทำให้ง่ายต่อการใช้งานผ่านเธรดการสนทนา แล้ว Gmail ล่ะ? เคล็ดลับเหล่านี้ควรครอบคลุมทั้งหมด และอื่นๆ:
- ดาวน์โหลดทางลัด Gmail ที่มีประโยชน์
- ทางลัดสำหรับ Gmail:ส่วนขยายที่มีประโยชน์ซึ่งจะแนะนำคุณเกี่ยวกับแป้นพิมพ์ลัดสำหรับบัญชี Gmail ของคุณ [Chrome]
- เรียนรู้แป้นพิมพ์ลัดของ Gmail อย่างรวดเร็วด้วย KeyRocket สำหรับ Gmail
อีเมลอาจเป็นเหมือนพันธมิตรประเภทหนึ่งที่คุณไม่ต้องการอยู่ด้วย แต่ก็ขาดไม่ได้เช่นกัน แต่เช่นเดียวกับพันธมิตรรายอื่นๆ มันสามารถเป็นหนึ่งเดียวสำหรับประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้เช่นกัน เราต้องเล่นให้ถูกต้อง การจัดการอีเมลเป็นหัวข้อโปรดของเราที่ MakeUseOf.com คุณจะไม่ขาดคำแนะนำ แต่ยิ่งไปกว่านั้น เรายังรอคุณอยู่ ข้อควรระวังสองประการ – ฉันได้อ้างอิงโพสต์นี้ส่วนใหญ่บน Gmail เนื่องจากเป็นตัวเลือกยอดนิยม และฉันยังหลีกเลี่ยงการพูดถึงการใช้โฟลเดอร์ ป้ายกำกับ และตัวกรอง และเคล็ดลับเวิร์กโฟลว์ที่ชัดเจนอื่นๆ
ดังนั้น อะไรคือเคล็ดลับที่ดีที่สุดที่คุณได้รับที่จะช่วยให้เราทุกคนส่งอีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
