จารีบอินเทอร์เน็ต (Internet etiquette) เป็นหัวข้อที่ละเอียดอ่อน และแม้ผมไม่ถือว่าตัวเองเป็น Miss Manners ของเว็บโลกกว้าง ผมพยายามสุภาพที่สุดในการกระทำออนไลน์ แต่นะ ผมไม่ใช่คนสมบูรณ์ และผมมักพอใจเท่าคนอื่นเมื่อใครถูกพิสูจน์ว่าผิดในอภิปรายออนไลน์ (ผม สามารถ เป็นรูดได้ แต่ตอนที่ทำ ผมมักดูเหมือนเด็กประถมปี 6 ที่ขรุขระ ซึ่งน่าสงสาร) อย่างไรก็ตาม อุปสรรคใหญ่ของจารีบอินเทอร์เน็ตที่บางคนพยายามกับออนไลน์คือ การส่งอีเมล
อีเมลแน่นอนไม่ใช่วิธีสื่อสารใหม่ แต่มันคือสเตปของอินเทอร์เน็ตที่ดูเหมือนคงคงความเกี่ยวข้องมาตลอดปี น่าเสียดายที่หลายคนทำงานเขียนอีเมลไม่ได้ดี มันเป็นวิธีสื่อสารแปลกประหลาด เพราะรวมสไตล์เขียนจดหมายยาว (long-form) แต่มีองค์ประกอบตอบสนองทันที (instant feedback) ของโลกออนไลน์ ดังนั้น การรู้สึกวิตกกังวลขณะเขียนอีเมลเป็นเรื่องเข้าใจได้
ด้านล่างคือ 5 เคล็ดลับช่วยแก้ความวิตกกังวลนั้น
รักษาความเป็นมิตร
ถ้ามีอะไรทำให้ผมกังวลเกี่ยวกับอีเมล คือ tone (น้ำเสียง/ลักษณะข้อความ) เพื่อแก้ไข ผมตัดสินใจเริ่มสร้าง tone เป็นมิตร ในอีเมลของผม เริ่มต้นด้วยทักทายที่มีเครื่องหมายอัฒภาค (!) ช่วยได้มาก หากคุณมี "พลังของความตลก" (Power of the Funny) ใส่ยุคมาระบบหน่อยก็ดี อย่างง่าย ถ้าคุณกังวลว่าอีเมลจะดูรูด การเป็นมิตร 100% ของเวลาเป็นวิธีดีที่สุดในการขจัดความกังวล นับไม่ถ้วนอีเมลที่รุนแรงเกินไปและไร้อารมณ์ ถ้าคนเพิ่มบุคลิกภาพนิดหน่อยในคำพูด โลกจะดีขึ้น
สิ่งนี้ช่วยจริงตอนอีเมลคนไม่รู้จัก และดีกว่านั้นถ้าจัดการเรื่องละเอียดอ่อนกับคนที่รู้จัก ด้วยการล้างโต๊ะและรักษาความเมตตา (โดยไม่มีความเยาะเย้ยหรือ passive-aggressive ซ่อนอยู่) ควรจะเป็นไปได้ดี แค่อย่าทำมากเกินไป
อย่าแอบอุ้ม (Don't Kiss Up)
ผมยอมรับว่าเป็นคนที่บางครั้งพบว่าตัวเองแอบอุ้มในอีเมล และไม่ได้ตั้งใจจริงๆ เหมือนที่กล่าวไว้ มีเส้นบางระหว่างเป็นมิตรและรำคาญมาก และข้ามได้ง่าย ด้วยคำเขียน มันชัดเจนกว่านั้นถ้าคุณแอบอุ้ม คนเกือบทุกคนอ่านอีเมลซ้ำเพื่อยืนยันว่าพูดอะไรไป และเชื่อผมได้ การขลังขลอง (brown-nosing) ของคุณจะชัดเจนมาก แทนที่จะเป็นเช่นนั้น ถ้าคุณอีเมลคนอำนาจสูงกว่า ให้ลบทัศนคติอันดับฐานะออกจากใจ ดูพวกเขาเป็น "คน" เพียงอย่างเดียว เชื่อผมได้ มันช่วยจริง
เมื่อคุณตระหนักว่าคุณเพียงแค่เขียนให้อีกมนุษย์หนึ่ง ไม่มีเหตุผลต้องแอบอุ้ม (แม้จะทำโดยไม่รู้ตัว) จำไว้ว่า มนุษย์ทุกคนสมควรได้รับการเคารพเท่าเทียม ถ้าคุณปฏิบัติกับทุกคนเท่าเทียมและด้วยความเคารพสูงสุด คุณไม่ต้องกังวลว่ากำลังอีเมลใครหรือพูดอะไร ณ จุดนั้น คุณแค่เป็นคนที่เคารพผู้อื่น
ครอบคลุมฐานสำคัญ แต่คงความเรียบง่าย
ผมเขียนอีเมล ยาวมาก วัตถุประสงค์คือให้แน่ใจว่าส่งข้อมูลทุกรายละเอียดถึงผู้รับ แต่ไม่จำเป็นต้องเป็นอย่างนั้น แทนที่จะเขียนนวนิยาย ให้ทำให้ประเด็นชัดเจน คุณยังใส่บุคลิกภาพในเนื้อหาอีเมลเพื่อเป็นยานพาหนะสื่อสารประเด็นได้ แต่เมื่อเข้าสู่เรื่องจริง ให้ชัดเจนกับสิ่งที่อยากพูด
แนะนำให้เขียนประโยคเดียวตรงไปตรงมาที่บอกสิ่งที่ต้องการ แล้วเพิ่มอีกประโยคหนึ่งอธิบายเพิ่มเติมเพื่อปลอบใจตัวเอง หลังจากนั้น จบแล้ว อย่าทำอะไรเพิ่ม เลย ไม่ว่าแบบไหน จริงๆ
กล้าเดินทาง (Be Adventurous)
ผมอยากให้คุณคิดว่า ทำไมการส่งอีเมลถึงทำให้คุณวิตกกังวล เพราะกลัวคนจะตอบ "ไม่"? กลัวจะถูกไล่ออก? กลัวจะดูโง่? ถ้าคำตอบของคุณเป็น "ใช่" ทั้งสามข้อ ผมบอกว่า: คุณไม่มีอะไรจะเสีย มันเป็นความเสียหายของพวกเขาถ้าพวกเขาขจัดคุณ และคุณโง่แล้วที่กังวลแค่ส่งอีเมล — เลิกกันเถอะ
รู้ว่าอาจดูขำขื่น แต่ ลองกล้ามากขึ้นกับอีเมลของคุณ ยอมรับความเสี่ยงในการส่งข้อความให้ใคร ไม่รู้ว่าจะตอบเมื่อไร จะตอบไหม เริ่มมองมันเหมือนการเดิมพัน อาจสนุกขึ้น พูดสิ่งที่ประหลาดในอีเมล ทำ hyperbole (การพูดเพ้อ) และข้อความเพื่อความบันเทิง ถ้าอย่างนั้น ทำให้อีเมลของคุณน่าจดจำ
อย่าปаниก
เคยเขียนอีเมลตอนรีบหรือสมองเบื่อจากความเครียดทั่วไปไหม? มัน น่าอายมาก ที่มองย้อนกลับดูสิ่งที่เขียน แทนที่จะทำเช่นนั้น ทำไมไม่ลอง ไม่เขียนอีเมลตอนปานิก? ลองดูสิ
ครั้งหน้าที่คุณนั่งเขียนอีเมลตอนวุ่นวาย ให้นั่งประเมินสถานการณ์ รอสักครู่ก่อนกดส่ง ไปเล่น Reddit หรือทำอย่างอื่น — พักสมองจากอีเมล กลับมาหลังจากเย็นใจ แล้วแก้ไขสิ่งที่ต้องการ ผู้รับรออีกไม่กี่นาทีก็ได้ และคุ้มค่ากว่าต้องดูข้อความที่คุณบ่นเรื่องชีวิตโดยไม่ได้ตั้งใจ
สรุป
ผมขอชี้แจง: ไม่มีอะไรต้องกังวลตอนส่งอีเมลเลย! แค่เข้ามาทำมันไป คุณจะเป็น خير
คุณมีเคล็ดลับเขียนอีเมลอะไรบ้าง? เคล็ดลับเหล่านี้ช่วยคุณได้ไหม?
