ตอนคุณเดินผ่านคนบนถนนและทักทาย ไม่ได้รับการตอบกลับ คุณรู้สึกยังไง? น่าประหลาดใจว่าการขาดการยอมรับเล็กน้อยทำให้คนรู้สึกแย่ แต่ก็น่าประหลาดใจเท่ากันว่าคุณทำได้มากแค่ไหนเพื่อกระตุ้นการตอบกลับ สิ่งเดียวกันเกิดกับอีเมล
ลองจินตนาการสถานการณ์ตรงข้าม คุณเดินผ่านคนหนึ่ง พวกเขากลance สั้นๆ ทักทาย แล้วหันหน้าไปเร็ว คุณมีโอกาสตอบกลับมากแค่ไหน? ตอนนี้จินตนาการคนมองตรงตา ยิ้มกว้าง ทักทาย -- แม้ใช้ชื่อคุณ! โอกาสสูงมากที่คุณจะตอบกลับในทำนองเดียวกัน
สิ่งเดียวกันเกิดกับอีเมล แต่แทนที่จะเป็นนิพจน์หน้าหรือโทนเสียง มีชุดกฎต่างกันหมด ที่จะกระตุ้นหรือขจัดใจให้คนกดปุ่ม "ตอบกลับ" ตอบคุณ ในโพสต์นี้ ผมจะแชร์เคล็ดลับบางอย่างที่เรียนรู้มาหลายปี -- เคล็ดลับที่จะเพิ่มโอกาสได้คำตอบอีเมลมากขึ้น แม้จากคนยุ่งมาก
ทำไมคุณต้องการคำตอบ?
ตอนผมเปลี่ยนงานหลายปีก่อน ผมเริ่มทำงานในบริษัทที่คนยุ่งกว่างานเก่ามาก คนมีเวลาทำโปรเจกต์เกือบหมด การตอบอีเมลกลายเป็นงานจัดลำดับความสำคัญ ผมเร็วๆ เรียนรู้ว่าถ้าผมไม่ปฏิบัติตามรูปแบบและวิธีการเฉพาะตอนอีเมลให้คน ผมอาจไม่ได้คำตอบหลายวัน หรือเลยไม่ได้
ถ้าคุณอธิบายความสำคัญของประเด็นพอที่จะส่งอีเมลได้ แล้วมาเริ่มกันเลย
ถามคำถาม - อย่างดีควรเกี่ยวกับพวกเขา
ปี 2012 นักวิจัย Harvard ทำการศึกษาค่อนข้างละเอียด รวมถึง brain scans และพบว่าคนจริงๆ ได้ "biochemical buzz" (ความรู้สึกตื่นเต้นทางชีวเคมี) จากการพูดเกี่ยวกับตัวเอง ยิ่งคนมีอำนาจมาก - เหมือนคนยุ่งหลายคน - ยิ่งเพลิดเพลินพูดเกี่ยวกับตัวเอง มันมี "มากมาย" ที่จะเล่าใช่ไหม?
นี่หมายความว่าถ้าคุณ "ห้อยแครอท" คำถามส่วนตัวในอีเมล คุณคือกำลังล่อคนนั้นด้วยความสูงส่วนตัว -- โอกาสเล็กน้อยของ "buzz" โดยการแชร์บางอย่างเกี่ยวกับตัวเองกับคุณ และบางคน merely ชอบโอกาสได้ soap box (เวทีพูด) ให้พวกเขาได้
คุณถามได้ว่าโปรเจกต์ที่พวกเขาทำเป็นยังไง ถ้าคุณใกล้ชิดและคุยเรื่องครอบครัวบ่อย ถามว่าครอบครัวเป็นยังไง ถ้ามีเกมใหญ่ที่ทุกคนคุย ถามว่าพวกเขาคิดยังไง ให้โอกาสตอบคุณ และ "พัก" จากการคิดงานหน่อย คุณตามด้วยคำถามเกี่ยวกับงานที่อยากถามจริง แต่การขอความคิดเห็นจะกระตุ้นความต้องการ "ได้พูดเกี่ยวตัวเอง" นี้
โบนัสพิเศษ: ใช้สิ่งที่คุณทั้งคู่มีร่วมกัน ลูก, รักเบสบอล, อะไรก็ตาม -- สร้างความเชื่อมโยงส่วนตัวก่อน คนจะน้อยโอกาสที่จะทิ้งอีเมลไว้ทีหลัง
เลือก Subject Line ที่ดูเร่งด่วน
คนยุ่งโดยธรรมชาติจัดลำดับอีเมล และบางครั้งไม่ได้เปิดอีเมลเพื่อจัด พวกเขาเพียงสแกน subject line เร็วๆ ดังนั้น ถ้าอยากได้คำตอบเร็วจากคนเหล่านี้ คุณจินตนาการได้ว่า subject line สำคัญแค่ไหน ถ้าอยากได้เคล็ดลับ ผมแนะนำคำแนะนำของ Aaron เกี่ยวกับวิธีทำให้ subject line โดดเด่นใน Inbox ที่วุ่นวาย
สรุปคือ: ถ้าคุณต้องการคำตอบทันที ทำไม subject line ของคุณไม่ขึ้นต้นด้วย "สำคัญ:" หรือ "เร่งด่วน:" ? ไม่มีอะไรผิดกับการทำนี้ และมันช่วยคนยุ่งที่ใช้ subject line เป็นตัวบ่งชี้ภาพว่าต้องโจมตีอีเมลไหนก่อนใน Inbox แค่อย่าทำบ่อยกับประเด็นเล็กๆ น้อยๆ ไม่สำคัญ ไม่งั้นคุณจะกลายเป็น "เด็กผู้ชายที่หยอกหมาป่า" และอีเมลของคุณจะถูกเพิกเฉยในที่สุด!
ทำให้สั้นและหวาน (Keep It Short and Sweet)
นี่คือส่วนที่ผมขัดแย้งตัวเอง คนที่เขียนบทความ 2000 คำ บอกเราให้ทำให้สั้นและหวาน? ยัป นั่นคือสิ่งที่ผมจะทำ เราพูดถึงอีเมล และบทเรียนที่คุณ Wordy เรียนรู้ปีแรกงานใหม่: PILE ย่อมาจาก People Ignore Long Emails (คนเพิกเฉยอีเมลยาว)
หลัง 6 เดือนคนเพิกเฉยอีเมลยาวซับซ้อนของผม ผมลองใหม่ เริ่มเขียนอีเมลสั้นมากๆ แค่ระบุประเดท ผมไม่ให้รายละเอียดเพิ่ม แต่ท้ายอีเมลเสนอให้ข้อมูลเพิ่มถ้าพวกเขาอยากได้
ผมเริ่มตัดอีเมลให้สั้นลง ตอนคิดว่าพอแล้ว ผมอ่านซ้ำและตัดอีก บังคับถามตัวเอง บรรทัดนี้ superfluous (เกินความจำเป็น) ไหม? คุณแชร์ข้อมูลเพื่อบอกว่าคุณรู้มากแค่ไหน -- หรือไม่เกี่ยวข้องกับประเด็นจริง? ตัดคำ ให้เข้าถึงประเดทเร็ว ตอนผมเริ่มทำนี้ อัตราการตอบกลับ skyrocket (พุ่งสูง) ถ้าคุณลดอีเมลเหลือบรรทัดเดียว โอกาสดีมากที่จะได้คำตอบทันที
ล่อลวงพวกเขา (Bribe Them)
ถ้าเราจะซื่อสัตย์ คุณต้องยอมรับว่า ตามธรรมชาติ มนุษย์เป็นพวก self-serving (แค่แน่ตัวเอง) ตอนคนเห็นว่าอาจมี "สิ่งดีๆ ในตัว" พวกเขารู้สึกบังคับให้ดำเนินการมากขึ้น คุณใช้ประโยชน์จากนี้ในอีเมลได้โดยปิดท้ายด้วยอย่าง "แล้ว ตอบกลับมาว่าว่างเมื่อไรคุยกันหน่อยเหล่ะ กาแฟผมจ่าย!"
กาแฟฟรีแค่กดตอบกลับ? แรงจูงใจดี และถ้าประเด็นสำคัญกว่า -- เช่น คุณขายของหรือหาลูกค้าใหม่ -- เสนอซื้อกินข้าวเที่ยง เงินลงทุนเล็กน้อยนี้จะคุ้มค่า คนชอบกินข้าวฟรี
ดึงบุคคลที่สองเข้ามา (Involve a Second Party)
ถ้าคุณส่งอีเมลคนหนึ่งหลายครั้ง ลองกลยุทธ์ข้างบนหมดแล้ว และยังไม่ได้คำตอบ ถึงเวลาดึงปืนใหญ่ ผมมักสำรอง 2 กลยุทธ์สุดท้ายนี้สำหรับคนที่เพิกเฉยอีเมลแบบ chronic (เรื่อยมา) กลยุทธ์ "ปืนใหญ่" แรกคือ ดึงคนที่อาจเกี่ยวข้องเข้ามา อาจเป็นบอสของคุณ หรือคนเพิ่มเติมที่คุณทำงานร่วมกับโปรเจกต์ที่ค้างเพราะคนนั้นไม่ตอบอีเมล
นี่ไม่ใช่สิ่งที่คุณอยากทำในอีเมลแรก สอง สาม แต่ถ้าคุณถูกเพิกเฉยแบบโจนเข้า ให้เขียนอีเมลสุภาพอีกฉบับ และ CC คนที่เกี่ยวข้อง ถ้าเป็นคนสูงกว่า เช่น บอส และอีกฝั่งรู้ว่าพวกเขาอยู่ตำแหน่งผู้มีอำนาจ พวกเขาจะตอบเร็ว จากคนเพิกเฉยเรื่อยมาที่ผมจัดการมาทุกปี วิธี "CC" นี้กระตุ้นคำตอบ 99% มีบางอย่างเกี่ยวกับการมีผู้ชม ที่เปลี่ยนการสนทนาและทำให้มันกลายเป็น priority ทันที
แจ้งเตือนซ้ำๆ อย่างต่อเนื่อง (Consistently Issue Reminders)
ถ้าคุณเคยดูหนัง Shawshank Redemption หรืออ่านนิยายสั้นของ Stephen King คุณอาจจำส่วนที่ Andy Dufresne ส่งจดหมายทุกสัปดาห์ไปหา Senate รัฐ ขอเงินสำหรับห้องสมุดเรือนจำ หลังได้เงินสองสามร้อยดอลลาร์และหนังสือบริจาค Andy เริ่มส่งจดหมายสองฉบับต่อสัปดาห์ขอเงินมากขึ้น
จุดของเรื่องคือ ความอดทน ใช้ได้ เรียกว่าน่ารำคาญ, รำคาญใจ, หรือระคายเคือง -- แตถ้าคุณต้องการคำตอบสำหรับสิ่งสำคัญจริงๆ การถามคนอย่างสุภาพซ้ำๆ ว่าได้รับอีเมลล่าสุดของคุณไหม จะมีผล 2 อย่างที่ต้องการ: ทำให้คนขุด Inbox หาอีเมลที่คุณกล่าว หรือทำให้เขารู้ว่าวิธีเดียวให้คุณหายไปคือตอบอีเมลของคุณ นี่ชัดเจนเป็น last resort แตเป็นวิธีที่ทำงานได้
คุณใช้เทคนิคอะไรเพื่อให้ได้คำตอบอีเมลเร็ว? 什么 对 你 有效? แชร์เคล็ดลับและคำแนะนำของคุณในช่องความคิดเห็นด้านล่าง!
