เวลาคุณเดินผ่านใครสักคนบนถนนแล้วทักทายคุณ รู้สึกอย่างไรเมื่อเขาไม่ทักกลับ? เป็นเรื่องน่าทึ่งที่การขาดการรับรู้เพียงเล็กน้อยสามารถทำให้คนๆ หนึ่งรู้สึกได้ แต่ก็น่าทึ่งเช่นกันที่คุณสามารถทำได้เพื่อกระตุ้นให้เกิดปฏิกิริยาตอบสนอง เช่นเดียวกับอีเมล
ทีนี้ลองนึกภาพสถานการณ์ย้อนกลับ คุณกำลังเดินผ่านใครบางคนบนถนนและพวกเขามองมาที่คุณสั้น ๆ ทักทายแล้วมองออกไปอย่างรวดเร็ว มีแนวโน้มแค่ไหนที่คุณจะทักทายกลับ ลองนึกภาพคนที่มองตาคุณตรงๆ ยิ้มกว้างๆ และกล่าวทักทาย แม้กระทั่งใช้ชื่อของคุณ! อัตราต่อรองจะดีกว่ามากที่คุณจะได้รับแรงบันดาลใจที่จะตอบสนองในประเภท
เช่นเดียวกันอีกครั้งเป็นจริงกับอีเมล แทนที่จะใช้การแสดงออกทางสีหน้าหรือน้ำเสียง มีกฎเกณฑ์ที่แตกต่างกันทั้งหมดเมื่อพูดถึงการส่งอีเมลที่จะสนับสนุนหรือกีดกันบุคคลให้กดปุ่ม "ตอบกลับ" และตอบคุณ ในโพสต์นี้ ฉันจะแบ่งปันกลเม็ดเล็กๆ น้อยๆ กับคุณที่ฉันได้เรียนรู้ตลอดหลายปีที่ผ่านมา เคล็ดลับที่จะช่วยเพิ่มความสำเร็จของคุณอย่างมากในการรับอีเมลตอบกลับ แม้จะมาจากคนที่มีงานยุ่งมาก
ทำไมคุณถึงต้องการคำตอบ
เมื่อฉันเปลี่ยนงานเมื่อสองสามปีที่แล้ว ฉันเริ่มทำงานในบริษัทที่มีผู้คนพลุกพล่านมากกว่างานล่าสุดของฉัน ผู้คนแทบไม่มีเวลาทำงานโครงการให้เสร็จ ดังนั้นการตอบอีเมลจึงกลายเป็นงานสำคัญในการจัดลำดับความสำคัญ ไม่นานฉันก็รู้ว่าถ้าฉันไม่ปฏิบัติตามรูปแบบและแนวทางบางอย่างเมื่อส่งอีเมลถึงผู้คน ฉันอาจไม่ได้รับคำตอบเป็นเวลาหลายวัน หากไม่เลย
สิ่งแรกที่คุณต้องทำเมื่อส่งอีเมลถึงใครซักคน โดยเฉพาะคนที่มีงานยุ่งมาก คือ พิจารณาเหตุผลอย่างรวดเร็วในการส่งอีเมลถึงพวกเขา หากพวกเขาไม่ว่างและอีเมลของคุณไม่ใช่ประเด็นที่มีลำดับความสำคัญสูงเพียงพอ อีเมลนั้นอาจถูกซ่อนไว้ที่ใดที่หนึ่งในรายการสิ่งที่ต้องทำ เพื่อจัดการเมื่อมีเวลาให้ความสำคัญกับปัญหามากขึ้นเท่านั้น (ถ้าเลย) ). คนไม่ว่างมีปัญหาในการจัดการอีเมล ยิ่งยุ่งมากเท่าไหร่ โอกาสที่คุณจะได้รับการตอบสนองก็จะยิ่งน้อยลงหากคุณเล่นไพ่ไม่ถูก
หากคุณสามารถพิสูจน์ความสำคัญของปัญหาได้เพียงพอที่จะรับประกันอีเมล เรามาเริ่มกันเลย
ถามคำถาม - ควรใช้เกี่ยวกับพวกเขา
ในปี 2012 นักวิจัยของมหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ดได้ทำการศึกษาอย่างละเอียดถี่ถ้วนซึ่งเกี่ยวข้องกับการสแกนสมอง และพบว่าคนทั่วไปได้รับ "ข่าวลือทางชีวเคมี" จากการพูดถึงตัวเอง ยิ่งบุคคลมีอำนาจมากเท่าไร คนที่มีงานยุ่งมากเท่าไร พวกเขาก็ยิ่งสนุกกับการพูดถึงตัวเองมากขึ้นเท่านั้น ท้ายที่สุด มีเพียง มากมาย จะบอกใช่ไหม
ซึ่งหมายความว่าหากคุณผูกติดอยู่กับแครอทของคำถามส่วนตัวในอีเมลของคุณ คุณกำลังดึงดูดบุคคลนั้นด้วยความคิดเห็นส่วนตัวสูง - โอกาสในการ "ฉวัดเฉวียน" เล็กน้อยด้วยการแบ่งปันบางสิ่งเกี่ยวกับตัวเองกับคุณ และบางคนก็ชอบโอกาสที่จะมีกล่องสบู่จริงๆ ให้มันกับพวกเขา
คุณสามารถถามได้ว่าโครงการที่พวกเขากำลังดำเนินการอยู่เป็นอย่างไร ถ้าคุณสนิทกับพวกเขามากและพูดถึงเรื่องครอบครัวบ่อยพอ ให้ถามว่าครอบครัวเป็นอย่างไรบ้าง หากมีเกมใหญ่ที่ทุกคนพูดถึง ให้ถามพวกเขาว่าพวกเขาคิดอย่างไร ให้โอกาสพวกเขาตอบคุณและ "พักสมอง" จากการคิดเรื่องงานให้มาก คุณสามารถติดตามคำถามของคุณด้วยคำถามเกี่ยวกับงานที่คุณต้องการถามตั้งแต่แรก แต่การชักชวนให้แสดงความคิดเห็นจะกระตุ้นให้มี "ฉันพูดเกี่ยวกับตัวเอง" สูง
โบนัสพิเศษ:ใช้สิ่งที่คุณทั้งคู่มีเหมือนกัน เด็ก ๆ รักในกีฬาเบสบอล ไม่ว่ามันจะเป็นอะไร – สร้างความสัมพันธ์ส่วนตัวนั้นก่อน บุคคลนั้นมักจะไม่ส่งอีเมลอย่างรวดเร็วในภายหลัง
เลือกหัวเรื่องด่วน
โดยปกติแล้ว คนไม่ว่างมักจะจัดลำดับความสำคัญของอีเมล และบางครั้งพวกเขาก็จะไม่เปิดอีเมลเพื่อดำเนินการดังกล่าว พวกเขาจะเหลือบมองที่หัวเรื่องอย่างรวดเร็ว ดังนั้น หากคุณต้องการการตอบสนองอย่างรวดเร็วจากบุคคลเหล่านี้ คุณสามารถจินตนาการได้ว่าหัวเรื่องมีความสำคัญเพียงใด หากคุณต้องการเคล็ดลับในการทำเช่นนี้ ฉันขอแนะนำคำแนะนำของ Aaron ในการทำให้หัวเรื่องของคุณโดดเด่นในกล่องจดหมายที่รกมาก
บรรทัดล่างคือ:หากคุณต้องการคำตอบในทันที เหตุใดหัวเรื่องของคุณจึงไม่นำหน้าด้วย "สำคัญ:" หรือ "ด่วน:" การทำเช่นนี้ไม่ผิด และเป็นประโยชน์สำหรับผู้ที่ยุ่งมากที่ใช้หัวเรื่องเป็นตัวบ่งชี้ว่าควรโจมตีสิ่งใดก่อนในกล่องจดหมายอีเมล อย่าทำอย่างนั้นกับเรื่องไร้สาระและไม่สำคัญ มิฉะนั้นคุณจะกลายเป็น "เด็กที่ร้องไห้หมาป่า" และในที่สุดอีเมลของคุณก็จะถูกละเลยโดยสิ้นเชิง!
สั้นและหวาน
นี่เป็นส่วนหนึ่งของบทความที่ฉันเสแสร้ง ผู้ชายที่เขียนบทความคำศัพท์ 2,000 คำกำลังจะบอกสหรัฐฯ ให้สั้นและไพเราะ? ได้. นั่นคือสิ่งที่ฉันกำลังจะทำ เรากำลังพูดถึงอีเมลที่นี่ และนี่คือบทเรียนที่ Mr. Wordy ได้เรียนรู้ในปีแรกในงานใหม่ของเขา:PILE เป็นคำย่อที่ฉันเพิ่งคิดขึ้นมา ย่อมาจาก ผู้คนไม่สนใจอีเมลขนาดยาว
หลังจากประมาณหกเดือนที่ผู้คนเพิกเฉยต่ออีเมลที่ยาวและซับซ้อนของฉัน ฉันก็ลองทำสิ่งใหม่ ฉันเริ่มเขียนอีเมลสั้นๆ สั้นๆ ที่ระบุประเด็นเท่านั้น ฉันไม่ได้ให้รายละเอียดเพิ่มเติม แต่ในตอนท้ายของอีเมล ฉันเสนอให้ข้อมูลเพิ่มเติมหากต้องการ
ฉันเริ่มคัดอีเมลของฉันลง เมื่อฉันคิดว่ามันสั้นพอ ฉันก็ผ่านและตัดเพิ่มอีก คุณต้องถามตัวเองว่าบรรทัดนี้ไม่จำเป็นหรือไม่? คุณกำลังแชร์ข้อมูลเพื่อให้คนอื่นรู้ว่าคุณรู้มากน้อยเพียงใด หรือไม่สำคัญต่อปัญหาที่เกิดขึ้นจริงหรือ ตัดคำ. เข้าประเด็นอย่างรวดเร็ว เมื่อฉันเริ่มทำสิ่งนี้ ฉันสังเกตเห็นว่าอัตราการตอบกลับพุ่งสูงขึ้น หากคุณย่ออีเมลให้เหลือบรรทัดเดียวได้ -- โอกาสค่อนข้างดี คุณจะได้รับคำตอบทันที
ติดสินบนพวกเขา
ถ้าจะให้พูดตามตรง คุณต้องยอมรับว่าโดยธรรมชาติแล้ว มนุษย์เป็นกลุ่มที่ดูแลตัวเองได้ เมื่อผู้คนเห็นว่าอาจมี "บางอย่างอยู่ในนั้น" สำหรับพวกเขา พวกเขารู้สึกว่าจำเป็นต้องดำเนินการมากขึ้น คุณสามารถใช้ประโยชน์จากสิ่งนี้ในอีเมลโดยปิดอีเมลของคุณโดยพูดว่า "กลับมาหาฉันด้วยช่วงเวลาที่ดีเมื่อคุณสามารถพูดคุยเกี่ยวกับเรื่องนี้ผ่านกาแฟสักถ้วย - กับฉัน!"
กาแฟฟรีหนึ่งแก้วสำหรับการกดปุ่มตอบกลับ? นั่นเป็นแรงจูงใจที่ดี และหากปัญหาสำคัญกว่านั้น เช่น คุณกำลังพยายามขายของหรือหาลูกค้าใหม่ ให้เสนอซื้ออาหารกลางวัน การลงทุนขนาดเล็กนั้นจะคุ้มค่า คนชอบทานอาหารกลางวันฟรี
เกี่ยวข้องกับบุคคลที่สอง
หากคุณส่งอีเมลถึงใครซักคนสองครั้ง แสดงว่าคุณได้ลองใช้กลยุทธ์ทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้นแล้ว และคุณยังไม่ได้รับคำตอบใดๆ เลย ถึงเวลาแล้วที่จะดึงปืนใหญ่ออกมา ฉันมักจะสงวนกลวิธีสองข้อสุดท้ายนี้ไว้สำหรับผู้ที่ละเลยอีเมลอย่างเรื้อรัง แนวทางแรก "ปืนใหญ่" คือการดึงผู้ที่อาจเกี่ยวข้องกับสถานการณ์เข้ามา นี่อาจเป็นเจ้านายของคุณหรือบุคคลอื่นที่คุณกำลังทำงานด้วยในโครงการที่ถูกระงับเนื่องจากบุคคลนั้นไม่ตอบอีเมลของคุณ
นี่ไม่ใช่สิ่งที่คุณต้องการทำในอีเมลฉบับแรก ฉบับที่สอง หรือแม้แต่ฉบับที่สาม อย่างไรก็ตาม หากคุณถูกเพิกเฉยอย่างโจ่งแจ้ง ให้เขียนอีเมลที่สุภาพอีกฉบับหนึ่ง แล้วส่งสำเนาถึงผู้ที่เกี่ยวข้อง หากเป็นคนที่สูงกว่า เช่น เจ้านายของคุณ และอีกฝ่ายรู้ว่าพวกเขาอยู่ในตำแหน่งที่มีอำนาจ พวกเขาจะตอบกลับอย่างรวดเร็ว ในบรรดาผู้เพิกเฉยที่เรื้อรังทั้งหมดที่ฉันจัดการตลอดหลายปีที่ผ่านมา วิธีการ "cc" นี้พร้อมท์การตอบสนอง 99 เปอร์เซ็นต์ของเวลาทั้งหมด มีบางอย่างเกี่ยวกับการมีผู้ฟังที่เปลี่ยนบทสนทนาและทำให้เป็นลำดับความสำคัญที่สูงขึ้นในทันใด
ออกการแจ้งเตือนอย่างสม่ำเสมอ
หากคุณเคยดูหนังเรื่อง Shawshank Redemption หรืออ่านโนเวลลาที่เขียนโดย Stephen King คุณอาจจำส่วนที่ Andy Dufresne ส่งจดหมายหนึ่งฉบับทุกสัปดาห์ไปยังวุฒิสภาของรัฐเพื่อขอเงินสำหรับห้องสมุดในเรือนจำ หลังจากได้รับเงินไม่กี่ร้อยเหรียญและการบริจาคหนังสือ Andy ก็เริ่มส่งจดหมายสองฉบับต่อสัปดาห์เพื่อขอเงินเพิ่ม
ประเด็นคือความพากเพียรได้ผล เรียกมันว่าน่ารำคาญ น่ารำคาญ หรือน่ารำคาญ แต่ถ้าคุณต้องการคำตอบสำหรับบางสิ่งที่สำคัญจริงๆ ให้ถามคนๆ นั้นอย่างสุภาพอย่างสม่ำเสมอว่าพวกเขาได้รับอีเมลล่าสุดของคุณหรือไม่ จะมีหนึ่งในสองผลลัพธ์ที่ต้องการ ระบบจะแจ้งให้บุคคลดังกล่าวค้นดูกล่องจดหมายของตนเพื่อค้นหาอีเมลที่คุณกำลังพูดถึง หรือจะทำให้พวกเขารู้ว่าวิธีเดียวที่จะทำให้คุณไม่ต้องสนใจคือการตอบกลับอีเมลของคุณ นี่เป็นวิธีแก้ปัญหาสุดท้าย แต่ก็เป็นวิธีที่ใช้ได้ผลเช่นกัน
คุณใช้เทคนิคใดในการตอบกลับอีเมลของคุณได้เร็วขึ้น อะไรที่เหมาะกับคุณ? แบ่งปันเคล็ดลับและคำแนะนำของคุณเองในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง!
