การโอเวอร์โหลดอีเมลเป็นปัญหาใหญ่ในปัจจุบัน นอกจากนี้ อีเมลไม่ได้เป็นเพียงการสื่อสารเท่านั้น แต่ยังเป็นตัวกำหนดรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณอีกด้วย นอกจากนี้ การแจ้งเตือนอย่างต่อเนื่องอาจทำให้เสียสมาธิ เราทุกคนต่างต้องการวิธีที่จะทำให้เชื่องอีเมล
เคล็ดลับในการป้องกันไม่ให้กล่องจดหมายล้นเป็นลำดับของวัน ใครจะพูดได้ดีไปกว่าผู้ชายที่พยายามทำให้ Gmail เชื่องตั้งแต่ปี 2006? Andy Mitchell เป็นผู้ก่อตั้ง ActiveInbox แอปสำหรับจัดระเบียบกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ
Email ในตอนเช้า:มันเป็นสิ่งที่ต้องทำหรือคุณควรจัดการมันในภายหลัง? อะไร กลยุทธ์ที่ดีที่สุดในการจัดการอีเมลเมื่อคุณตื่นนอน ?
แอนดี้: ฉันต่อสู้กับสิ่งนี้มาหลายปีแล้ว
- หากคุณส่งอีเมลเป็นอย่างแรก คุณจะถูกดูดเข้าไปและสูญเสียเวลาทั้งเช้า (เหมือนกับการดูวิดีโอบน YouTube แล้วตามด้วยสิ่งที่เกี่ยวข้องลงไปที่โพรงกระต่าย)
- แต่ถ้าคุณเลื่อนออกไป คุณอาจจะพลาดบางอย่างที่สำคัญ หรือติดอยู่กับอย่างอื่นและไม่กลับมาทำอีก
คำตอบคือทำทั้งสองอย่าง! แม้จะกัดง่ายๆ สองคำ
ขั้นแรก บรรลุ Inbox Zero โดยใช้แนวทางของ David Allen สำหรับแต่ละอีเมล:
- มันเป็นขยะ? ลบมัน.
- คุณตอบกลับภายใน 2 นาทีได้ไหม จากนั้นทำ &ลบออก
- มิฉะนั้น ให้ดำเนินการในภายหลัง Gmail (พร้อม ActiveInbox) หรือ Outlook จะช่วยให้คุณระบุสถานะลำดับความสำคัญได้ (คุณอาจต้องการตอบกลับอีเมลสำคัญทั้งหมดทันที)
ทำไมต้องเลือก Inbox Zero? ในคำพูดของเมอร์ลิน มานน์...
"ที่ 'ศูนย์?' ไม่ใช่จำนวนข้อความในกล่องจดหมายของคุณ แต่เป็นจำนวนสมองของคุณเองในกล่องจดหมายนั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณไม่ต้องการให้มี"
ช่วยให้คุณเริ่มต้นวันใหม่ได้อย่างหมดจด
รายการการทำงาน: เลือกคะแนนพลังงานต่ำหลายๆ คะแนนในตอนกลางวันเพื่อจัดการอีเมล ฉันสนับสนุนคนง่วงนอนครึ่งชั่วโมงหลังอาหารกลางวัน และก่อนสิ้นสุดวัน วางลงในรายการอีเมลที่คุณดำเนินการแล้วขยายดู
อีเมลควรเป็นสิ่งที่คุณตรวจสอบตลอดเวลาหรือเป็นระยะๆ หรือไม่
แอนดี้: ฉันคิดว่าหากคุณปฏิบัติตามแนวทางของ Inbox Zero ด้านบน คุณจะตรวจสอบทุก ๆ ชั่วโมงหรือประมาณนั้นเพื่อคอยระวังเรื่องเร่งด่วน แต่ให้เลื่อนเวลาทุกอย่างที่ต้องใช้เวลาออกไปเป็นระยะๆ
แน่นอน หากคุณทำงานขายหรือสนับสนุนลูกค้า คุณไม่มีทางเลือก อีเมลคือชีวิตของคุณ!
คุณจัดหมวดหมู่อีเมลระหว่างงาน ข้อมูลสำคัญ และงานอื่นๆ อย่างไร
แอนดี้: อันดับแรก มีเพียงสองหมวดหมู่ใหญ่ที่มีความสำคัญ:เป็นงานหรือเป็นเอกสารอ้างอิง อีเมลอื่นๆ ทั้งหมดจะถูกลบ
จากนั้นสามารถจัดกลุ่มงานตามสถานะได้ เช่น. ลำดับความสำคัญสูง ความสำคัญต่ำ และ "กำลังรอ"
รายการ "รอ" เป็นรายการที่ทรงพลังที่สุดสำหรับทุกสิ่งที่ถูกบล็อกในขณะที่คุณรอให้คนอื่นทำบางสิ่ง อีเมลเหล่านี้มักเป็นอีเมลที่ฝังลึกในไคลเอนต์อีเมลของเรา และเราลืมติดตามโดยสิ้นเชิง
รายการการดำเนินการ: ใน Gmail ให้ติดป้ายกำกับไว้ หรือใน Outlook เก็บธงไว้ และเมื่อคุณส่งอีเมลที่คุณต้องการตอบกลับอย่างแน่นอน ให้ทำเครื่องหมายที่อีเมลนั้น จากนั้นสัปดาห์ละครั้ง คุณสามารถเข้าสู่รายการกำลังรอและไล่ตามทุกคนที่ยังไม่ได้ตอบกลับ
ควรใช้อีเมลเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำหรือไม่
แอนดี้: ใช่!
หากมีงานเข้ามาในกล่องจดหมายของคุณแล้ว ทางเลือกอื่นคืออะไร? คุณต้องคัดลอกและวางจากอีเมลของคุณไปยังระบบอื่น
นี่เป็นที่มาของการสูญเสียเวลาและความสับสนอย่างมาก โดยมีงานซ้ำซ้อนในระบบต่างๆ ด้วยเหตุนี้ David Allen จึงสนับสนุน "ขอบแข็ง" (รายการควรปรากฏในรายการเดียวเท่านั้น) เพื่อให้สมองของคุณไม่กระจัดกระจายและปราศจากความเครียด
แน่นอน ข้อเสียเปรียบหลักของโปรแกรมรับส่งเมลทั่วไปคือพวกเขาไม่สามารถจัดการกับงานอีเมลเหล่านั้นได้ดี ดังนั้นแนวคิดดั้งเดิมของ ActiveInbox คืออีเมลคืองาน . ไม่มีการแยกหรือทำซ้ำ
รายการการดำเนินการ: [หมายเหตุบรรณาธิการ] คุณสามารถเปลี่ยน Gmail ให้เป็นกระดานงานที่เหมือน Trello ได้ด้วย Sortd ช่วยให้คุณใช้งานกล่องจดหมายปกติได้อย่างสะดวกสบาย และเพิ่มสกินรายการสิ่งที่ต้องทำในกระบวนการ
วิธีที่มีประสิทธิภาพในการใช้อีเมลเพื่อจดงานมีอะไรบ้าง
แอนดี้: หากคุณต้องการเพิ่มงานที่ยังไม่ได้เริ่มเป็นอีเมล เพียงส่งอีเมลถึงตัวคุณเอง! จากนั้นคุณต้องทำเครื่องหมายว่าเป็นงาน
ด้วย ActiveInbox คุณสามารถแทนที่หัวเรื่องของอีเมลด้วยชื่องาน ตั้งค่าสถานะและวันที่ครบกำหนด เพิ่มรายการตรวจสอบและบันทึกย่อ และทำให้เป็นส่วนหนึ่งของโครงการ เปลี่ยน Gmail ให้เป็นผู้จัดการงานเต็มรูปแบบ
รายการการดำเนินการ: ใน Gmail คุณสามารถทำเครื่องหมายอีเมลด้วยดาวได้ ด้วยกล่องจดหมายของ Google คุณสามารถเพิ่มการช่วยเตือนหรือปิดเสียงอีเมลชั่วคราวได้
กล่องจดหมายของเราในฐานะรายการงานกลายเป็นเพียงระบบอื่นที่แข่งขันกันเพื่อเรียกร้องความสนใจหรือไม่
แอนดี้: แน่นอนว่าเป็นระบบที่แข่งขันกันเพื่อความสนใจของเรา แต่กล่องจดหมายของเรากำลังทำอย่างนั้น จึงไม่เป็นอย่างอื่น ข้อเท็จจริงที่ว่ากล่องจดหมายของคุณเป็นรายการงานอยู่แล้ว โดยที่คุณไม่ต้องการให้เป็นอย่างนั้นโดยเฉพาะ เป็นเหตุผลที่คุณควรกำหนดให้เป็นรายการงานหลัก
การว่ายตามกระแสน้ำง่ายกว่าเสมอ คุณสามารถพยายามรักษารายการงานไว้ที่อื่นได้ แต่ถ้างานส่วนใหญ่ของคุณมาจากอีเมล คุณต้องการต่อสู้กับมันต่อไป คัดลอกและวางอีเมลลงในตัวจัดการงานอื่น ๆ ของคุณและตะโกนใส่เพื่อนร่วมงานที่คอยส่งอีเมลถึงคุณอยู่เสมอหรือไม่ อย่าสู้มัน! ทำให้อีเมลเป็นแกนหลักของรายการงานของคุณ
รายการการดำเนินการ: [หมายเหตุบรรณาธิการ] หากคุณยังคงต้องการใช้รายการงานภายนอก Todoist และ Any.do จะให้คุณเพิ่มงานได้โดยตรงจาก Gmail
ประสิทธิภาพของอีเมลเป็นความรับผิดชอบร่วมกันหรือความรับผิดชอบส่วนบุคคลหรือไม่ มารยาทที่เราทุกคนควรปฏิบัติตามคืออะไร
แอนดี้: เมื่อพูดถึงมารยาท คำตอบคือต้องร่วมมือกันอย่างแน่นอน เช่นเดียวกับสิ่งอื่น ๆ ในสังคม มันเกี่ยวกับการเคารพผู้อื่นมากเท่ากับตัวคุณเอง [หมายเหตุบรรณาธิการ:ในทำนองเดียวกัน มีอีเมลบางฉบับที่รับประกันว่าจะทำให้ผู้รับขุ่นเคือง โกรธ หรือกวนใจ]
แม้จะดูสุภาพ แต่ฉันคิดว่าอีเมลที่เพียงแค่พูดว่า "ขอบคุณ!" หรือ "ตกลง!" เป็นการเสียเวลาโดยสิ้นเชิงและเป็นสิ่งที่ชั่วร้าย
อย่างไรก็ตาม เมื่อพูดถึงเครื่องมือการทำงานร่วมกัน นั่นก็อีกเรื่องหนึ่ง อีเมลเป็นประสบการณ์คนเดียวโดยเนื้อแท้ อย่างน้อยเพื่อประสานงานกำหนดการของทีม คุณยังคงต้องการผู้จัดการโครงการ เครื่องมือ CRM และ IM
รายการการดำเนินการ: ฉันเป็นแฟนของ 3Sentences ความกะทัดรัดช่วยประหยัดเวลาของทุกคน แม้กระทั่งคุณเมื่อคุณต้องสแกนอีเมลอีกครั้งในอนาคต ในขณะที่อีเมลวาฟเฟิลนั้นขี้เกียจและหยาบคาย
ถามคำถามเกี่ยวกับอีเมลของคุณกับ Andy!
Andy Mitchell จะอ่านความคิดเห็นและจะตอบคำถามที่คุณมีเกี่ยวกับวิธีจัดการกับอีเมลของคุณ ตอนนี้เป็นโอกาสของคุณในการแก้ไขปัญหาที่น่ารำคาญ!
