Email overload เป็นปัญหาใหญ่วันนี้ นอกจากนี้ อีเมลไม่ใช่แค่การสื่อสาร มันควบคุม to-do list ของคุณในอีกมุมหนึ่ง การแจ้งเตือนตลอดเวลาก็รบกวน เราทุกคนต้องการวิธีควบคุมอีเมล
เคล็ดลับป้องกัน inbox ล้นเป็นคำสั่งวันนี้ ใครเหมาะกว่าจะพูดถึงเรื่องนี้มากกว่าคนที่มองหาวิธีควบคุม Gmail ตั้งแต่ 2006? Andy Mitchell คือ founder ของ ActiveInbox แอปจัดระเบียบ Gmail inbox
อีเมลตอนเช้า: บังคับหรือควรจัดการภายหลัง? กลยุทธ์ที่ดีที่สุดคืออะไร?
Andy: ผมต่อสู้กับเรื่องนี้หลายปี
- ถ้าทำอีเมลก่อน อาจถูกดูดเข้าไปและสูญเสียเช้าทั้งวัน (คล้ายดู YouTube แล้วตกหลุมกระต่าย related videos)
- แต่ถ้าล่าช้า อาจพลาดเรื่องสำคัญ หรือจับงานอื่นแล้วไม่กลับมาทำอีเมล
คำตอบคือ ทำทั้งคู่! แต่ใน 2 ครั้งง่ายๆ
ก่อนอื่น ทำ Inbox Zero ด้วยวิธีของ David Allen สำหรับแต่ละอีเมล:
- เป็นขยะ? ลบ
- ตอบได้ภายใน 2 นาที? ตอบและลบ
- ไม่ใช่? จัดการภายหลัง Gmail (กับ ActiveInbox) หรือ Outlook ให้ตั้งสถานะความสำคัญ (อาจตอบอีเมลสำคัญทันที)
ทำไมต้อง Inbox Zero? ตามคำพูดของ Merlin Mann...
"'Zero' นั้น ไม่ใช่จำนวนข้อความใน inbox — แต่เป็นจำนวนของสมองของคุณเองที่อยู่ใน inbox นั้น โดยเฉพาะเวลาที่คุณไม่อยากให้มันอยู่"
มันให้การเริ่มต้นที่สะอาดสำหรับวันของคุณ
Action Item: เลือกจุดพลังงานต่ำหลายจุดในช่วงบ่ายเพื่อจัดการอีเมลที่เหลือ ผมแนะนำครึ่งชั่วโมงหลังอาหารกลางวันที่ง่วง และช่วงท้ายวัน เข้าไปที่รายการอีเมลที่จัดการแล้ว และเร่งทำให้เสร็จ
ควรเช็กอีเมลตลอดเวลาหรือเป็นช่วงๆ?
Andy: ผมคิดว่าถ้าทำตาม Inbox Zero ข้างต้น คุณสามารถเช็กทุกชั่วโมงเพื่อติดตามเรื่องเร่งด่วน แต่เลื่อนสิ่งที่ใช้เวลาไปทำเป็นช่วงๆ
แน่นอน ถ้าคุณทำงานขายหรือบริการลูกค้า คุณไม่มีทางเลือก — อีเมลคือชีวิต!
จัดหมวดอีเมลระหว่างงาน ข้อมูลสำคัญ และงานอื่นอย่างไร?
Andy: ก่อนอื่น มีเพียง 2 หมวดใหญ่ที่สำคัญ: เป็นงาน (task) หรือเป็นข้อมูลอ้างอิง (reference)? อีเมลอื่นๆ ลบทิ้ง
งานสามารถจัดกลุ่มตามสถานะได้ เช่น high priority, low priority, และ "Waiting For"
รายการ "Waiting For" เป็นที่ทรงพลังที่สุด สำหรับทุกอย่างที่ติดขัดรอคนอื่นทำ ซึ่งอีเมลเหล่านี้มักจมลงลึกใน email client และเราลืม follow up
Action Item: ใน Gmail เก็บ label; ใน Outlook เก็บ flag; และเมื่อส่งอีเมลที่แน่ใจว่าต้องการตอบกลับ ให้ mark ไว้ แล้วสัปดาห์ละครั้ง เข้าไปใน Waiting For และตามหาทุกคนที่ยังไม่ตอบ
ควรใช้อีเมลเป็น to-do list ไหม?
Andy: ใช่!
ถ้างานเข้ามาใน inbox อยู่แล้ว ทางเลือกอื่นคืออะไร? ต้อง copy & paste จากอีเมลไประบบอื่น
นี่เป็นแหล่งเวลาที่สูญเสียและสับสนมาก งานซ้ำในระบบต่างกัน ดังนั้น David Allen สนับสนุน "hard edges" (รายการควรปรากฏใน list เดียว) เพื่อให้สมองไม่จumbled และไม่เครียด
แน่นอน ข้อเสียหลักของ email client ธรรมดาคือ ไม่เก่งจัดการ email tasks ที่เป็น task ดังนั้น ActiveInbox คิดว่า อีเมลคืองาน ไม่มีการแยกหรือซ้ำ
Action Item: [Editor's Note] คุณสามารถเปลี่ยน Gmail ให้เป็น Trello-like task board ด้วย Sortd ให้ความสบายของ inbox ปกติพร้อมเพิ่ม to-do list skin
วิธีมีประสิทธิภาพในการจด task ด้วยอีเมล?
Andy: ถ้าอยากเพิ่ม task ที่ไม่ได้เริ่มจากอีเมล ส่งอีเมลให้ตัวเอง! แล้ว mark ว่าเป็น task
กับ ActiveInbox คุณเปลี่ยน subject ให้เป็นชื่อ task ตั้งสถานะ & due date เพิ่ม checklist & notes และทำให้เป็นส่วนของ project มันเปลี่ยน Gmail ให้เป็น task manager เต็มรูปแบบ
Action Item: ใน Gmail mark อีเมลด้วยดาว; กับ Google Inbox เพิ่ม reminders หรือ snooze อีเมล
Inbox เป็น task-list จะกลายเป็นระบบอีกอันที่แย่งความสนใจ?
Andy: มันแย่งความสนใจแน่นอน แต inbox ของเราทำอยู่แล้ว จึงไม่ใช่ระบบ "เพิ่ม" ข้อเท็จจริงที่ inbox เป็น task-list แล้ว แม้คุณไม่ได้ตั้งใจ คือเหตุผลที่คุณควรทำให้มันเป็น central task list
ว่ายน้ำตามกระแสน้ำง่ายกว่า คุณอาจพยายาม maintain task list ที่อื่น แต่ถ้าส่วนใหญ่ของงานมาจากอีเมล คุณอยากต่อสู้ต่อไปไหม copy & paste อีเมลไป task manager อื่น และตะโกนเพื่อนร่วมงานที่ส่งอีเมลมาตลอด? อย่าต่อสู้! ทำให้อีเมลเป็นหัวใจของ task list
Action Item: [Editor's note] ถ้ายังอยากใช้ external task list Todoist และ Any.do ให้เพิ่ม task จาก Gmail ได้โดยตรง
ประสิทธิภาพอีเมลเป็นหน้าที่ร่วมหรือส่วนบุคคล? จริยธรรมที่ควรปฏิบัติคืออะไร?
Andy: ด้านจริยธรรม คำตอบคือแน่นอน collaborative เหมือนทุกอย่างในสังคม มันเกี่ยวกับการเคารพผู้อื่นเท่าตัวเอง [Editor's note: คล้ายกัน มีอีเมลบางอย่างที่รับประกันทำให้ผู้รับรู้สึกแย่ โกรธ หรือรำคาญ]
แม้จะดูสุภาพ ผมคิดว่าอีเมลที่แค่พูด "ขอบคุณ!" หรือ "ตกลง!" เป็นการเสียเวลาโดยสิ้นเชิง และเป็นชั่วร้าย
แต่เรื่องเครื่องมือร่วมมือ เป็นเรื่องอื่น อีเมลเป็นประสบการณ์ solo โดยปกติ อย่างน้อยเพื่อ coordinate ตารางทีม ยังต้อง project manager, CRM และ IM tool
Action Item: ผมชอบ 3Sentences ความกระชับประหยัดเวลาทุกคน — รวมถึงคุณตอนอ่านซ้ำในอนาคต ในขณะที่อีเมล冗长 是ขี้เกียจและรุนแรง
ถาม Andy คำถามเกี่ยวกับอีเมล!
Andy Mitchell จะอ่านคอมเมนต์และตอบคำถามเกี่ยวกับการจัดการอีเมลของคุณ โอกาสนี้คุณได้แก้ปัญหาที่รบกวน!
