อีเมลเป็นหนึ่งในสิ่งเหล่านั้นที่เริ่มต้นจากคุณสมบัติอำนวยความสะดวก แต่กลายเป็นสิ่งที่น่ากลัวอย่างรวดเร็ว ฉันรู้ว่าเมื่อมีอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านหลายร้อยฉบับ ลำไส้ของฉันก็จะจมดิ่งลงในความว่างเปล่าอย่างรวดเร็ว และฉันก็เพิกเฉยต่ออีเมลเหล่านั้นไปอีกนาน แต่บางทีถ้าเราใช้คำแนะนำและเคล็ดลับของอีเมลอย่างมืออาชีพ เราจะไม่มองว่ากล่องจดหมายเป็นอุปสรรค
มีหลายปัจจัยที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพของอีเมล ไม่ใช่แค่การเขียน อีเมล แต่การตั้งค่ากล่องขาเข้า การจัดการอีเมล การรู้ว่าควรตรวจสอบอีเมลเมื่อใด และอื่นๆ การเพิ่มประสิทธิภาพอีเมลหมายถึงการเพิ่มประสิทธิภาพ และนั่นหมายถึงการทำงานทุกอย่างให้เสร็จในเวลาที่น้อยลง นั่นคือสิ่งที่เราต้องการ
หมายเหตุ:แง่มุมหนึ่งของความเป็นมืออาชีพด้านอีเมลคือการอยู่อย่างปลอดภัย อ่านเคล็ดลับความปลอดภัยอีเมลที่สำคัญ 7 ข้อเหล่านี้ก่อนเริ่มต้นใช้งานที่นี่ การสูญเสียการเข้าถึงบัญชีอีเมลของคุณอาจเป็นอันตรายอย่างยิ่ง
กำหนดเวลา “ตรวจสอบอีเมล”
ความผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งของผู้ใช้ที่มีกล่องจดหมายเข้ามากคือ พวกเขาจะปล่อยให้ Gmail, Thunderbird หรือ Postbox ของตนเปิดตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันและทำงานในเบื้องหลัง ข้อผิดพลาดอีกประการหนึ่งคือการใช้ส่วนเสริมการแจ้งเตือนหรือคุณสมบัติที่จะแจ้งเตือนคุณในนาทีที่อีเมลมาถึง ไม่ว่าอีเมลนั้นจะไม่สำคัญเพียงใด
ข้อเท็จจริงที่ปฏิเสธไม่ได้:การเช็คอินอีเมลบ่อยครั้งหมายความว่าคุณไม่สามารถทุ่มเทให้กับงานอื่นได้ ข้อเท็จจริงที่ปฏิเสธไม่ได้:หากคุณจัดการโฟกัสได้แล้ว การแจ้งเตือนจะพังทันที
ดังนั้น คุณควรมองว่ากล่องจดหมายเข้าของคุณเป็นกิจกรรมที่เหมือนกับกิจกรรมอื่นๆ อย่าปล่อยให้มันเป็นด้านที่ "อยู่ตลอดไป" ในชีวิตของคุณ ให้กำหนดเวลาบล็อก - อาจวันละครั้ง หรือสามครั้งต่อวัน ที่คุณเช็คอินในกล่องจดหมาย ทำทุกอย่างที่คุณต้องการ แล้วปิด อาจใช้เวลาสักครู่เพื่อเลิกนิสัย แต่เชื่อเถอะ ผลงานของคุณจะพุ่งสูงขึ้น
ขจัดส่วนเกิน
สิ่งแรกที่คุณควรทำเมื่อเปิดกล่องขาเข้าของคุณคือการข้ามอย่างรวดเร็วและลบอีเมลทุกฉบับที่ดูเหมือนไม่สำคัญ คิดว่าตัวเองเป็นประติมากรที่มีบล็อกหินอ่อนสดก้อนใหญ่ ก่อนที่คุณจะเริ่มงานจริง คุณต้องแฮ็กข้อมูลเป็นวงกว้างและกำจัดส่วนที่เกินออกไป
ลองนึกภาพการเช็คอินและค้นหาอีเมล 350 ฉบับที่รอการตอบกลับ ใช้เวลาเพียงห้านาที - ใช่จริงๆ! - เพื่ออ่านและคลิกช่องทำเครื่องหมายข้างอีเมลที่ไม่มีความสำคัญ เมื่อคุณผ่านเนื้อหาจำนวนมากแล้ว ให้คลิกที่ ลบ เพื่อลบอีเมลที่ตรวจสอบทั้งหมด ตอนนี้คุณเพียงแค่ต้องตอบ 50 เท่านั้นและนั่นเป็นการกระตุ้นทางจิตวิทยาครั้งใหญ่
อ่านและตอบกลับทันที
คุณเปิดอีเมลบ่อย ๆ เห็นว่าคุณต้องทำอะไร แต่ทิ้งไว้วันอื่นหรือไม่? นี่อาจเป็นนิสัยที่เสี่ยง เกิดอะไรขึ้นถ้าคุณลืมเกี่ยวกับเรื่องนี้? จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณทำอีเมลหาย จะทำอย่างไรถ้าคุณต้องการตอบกลับเร็วกว่าที่คุณคิด
ดีกว่าที่จะทำทั้งหมดทันที ช่วยป้องกันการสะสมของความคิด "ฉันยังต้องการตอบอีเมลนั้น" ที่จะจู้จี้กับคุณจนกว่าคุณจะได้รับคำตอบในที่สุด ช่วยลดโอกาสที่คุณจะลืมอีเมลสำคัญ ช่วยให้ลูกค้า เพื่อน และผู้ติดต่อทางธุรกิจของคุณมีความสุขเพราะคุณตอบกลับด้วยความตรงต่อเวลา เป็นโบนัส คุณจะต้องมีภาระมากมายในจิตใจ
ด้วยกล่องขาเข้าที่สะอาดและว่างเปล่าซึ่งไม่เต็มไปด้วยข้อความที่คุณต้องส่งคืน คุณจึงสามารถใช้จุดก่อนหน้านี้ในการตรวจสอบอีเมลตามเวลาที่กำหนดได้ง่ายขึ้น หากคุณไม่ต้องการอ่านและตอบกลับทันที อย่างน้อยก็ให้มองหาส่วนเสริมการแจ้งเตือนทางอีเมล
คำตอบสำเร็จรูป
คำตอบสำเร็จรูป น่าทึ่ง คุณลักษณะที่กลายเป็นมาตรฐานในบริการอีเมลและไคลเอนต์ชั้นนำทั้งหมด โดยทั่วไป การตอบกลับสำเร็จรูปคือการตอบกลับเทมเพลตที่คุณสามารถสร้างล่วงหน้าและใช้งานได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว สิ่งเหล่านี้ยอดเยี่ยมเมื่อคุณพบว่าตัวเองพิมพ์คำตอบเดิมซ้ำแล้วซ้ำเล่า เช่น เมื่อมีคนส่งคำถามเกี่ยวกับหัวข้อใดหัวข้อหนึ่งบ่อยครั้ง
คุณสามารถเปิดใช้งานการตอบกลับสำเร็จรูปใน Gmail ได้โดยสลับในส่วน Labs ของการตั้งค่า Yaara ได้เขียนโพสต์คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีเริ่มต้นใช้งานคำตอบสำเร็จรูปใน Gmail
สรุปสั้นๆ
วิธีที่ดีที่สุดในการลดเวลาที่อีเมลดูดไปจากคุณ:ใช้เวลาน้อยลงในการเขียนตอบกลับ แน่นอน อย่าเสียสละธุรกิจที่เหมาะสมหรือมารยาทส่วนตัวโดยเขียนคำตอบสั้นๆ แต่คุณไม่จำเป็นต้องเขียน 5-10 ย่อหน้าสำหรับอีเมลทุกฉบับที่คุณส่ง อีเมลเป็นทางการน้อยกว่าจดหมายทั่วไป!
ระบุข้อความหลักที่คุณต้องการส่งต่อ จากนั้นพยายามส่งถึงผู้รับโดยไม่เกินหนึ่งถึงสามย่อหน้า คุณรู้หรือไม่ว่าคุณมีช่วงเวลาที่ยากลำบากในการอ่านอีเมลจำนวนมาก? ผู้รับอาจประสบปัญหาเดียวกัน การย่ออีเมลไม่เพียงช่วยประหยัดเวลา แต่ยังช่วยประหยัดเวลาของพวกเขาด้วย และพวกเขาจะรู้สึกขอบคุณมาก
ใช้ตัวกรองเพื่อจัดระเบียบ
การใช้พลังของตัวกรองสามารถปฏิวัติเวิร์กโฟลว์อีเมลของคุณได้ โดยพื้นฐานแล้ว ตัวกรองจะพิจารณาอีเมลขาเข้าทุกฉบับ และหากตรงตามเกณฑ์ของตัวกรอง จะดำเนินการกับอีเมลนั้น การดำเนินการนี้อาจย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งหรือตั้งค่าป้ายกำกับเฉพาะ เกณฑ์ของตัวกรองอาจรวมถึงผู้ส่ง เรื่องของอีเมล เนื้อหา ฯลฯ
ตัวกรองเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณ คุณได้รับจดหมายข่าวอัปเดตมากมายจากเครือข่ายร้านค้าปลีก การแจ้งเตือนจากโซเชียลมีเดีย หรือใบเรียกเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์หรือไม่? ตัวกรองสามารถแยกอีเมลเหล่านั้นออกจากกล่องจดหมายของคุณ ช่วยลดจำนวนอีเมลที่คุณต้องใช้ นอกจากนี้ ยังมีโอกาสน้อยที่คุณจะลบรายการใดรายการหนึ่งโดยไม่ได้ตั้งใจ
ดูโพสต์ของ Craig เกี่ยวกับวิธีตั้งค่าและใช้ตัวกรอง Gmail
บทสรุป
อีเมลเป็นเทคโนโลยีที่เรียบง่าย แต่มีวิธีขั้นสูงในการดำเนินการ สิ่งที่สำคัญที่สุดในการเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านอีเมลคือการระบุว่าคุณใช้เวลาส่วนใหญ่ไปที่ไหนและหาวิธีลดเวลานั้นลง หวังว่าเคล็ดลับที่ร่างไว้ด้านบนและเคล็ดลับประสิทธิภาพอีเมลอีกสองสามข้อที่เราได้กล่าวถึงก่อนหน้านี้จะช่วยให้คุณเห็นว่าเวลาของคุณกำลังจมดิ่งลงสู่จุดใด และวิธีจัดการกับความไร้ประสิทธิภาพนั้นได้อย่างไร
แล้วคุณล่ะ คุณมีกลเม็ดหรือกิจวัตรใด ๆ ที่คุณใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของอีเมลให้สูงสุดหรือไม่? โปรดแบ่งปันในความคิดเห็น!
