วิธีเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพ

อีเมลเป็นหนึ่งในสิ่งที่เริ่มต้นเป็นคุณสมบัติสะดวกสบาย แต่รápido กลายเป็นสิ่งที่ทำให้เกลียดชัง ผมรู้ว่าเมื่อผมมีอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านหลายร้อยฉบับ กระเพาะของผมจะดूबลงไปในความว่างเปล่าลึกและผมเพิกเฉยต่ออีเมลเหล่านั้นนานขึ้น แต่อาจจะถ้าเราใช้เคล็ดลับและเทคนิคของมืออาชีพอีเมล เราจะไม่มองกล่องเข้าว่าเป็นอุปสรรค

มีปัจจัยมากมายที่เล่นบทบาทในประสิทธิภาพอีเมล -- ไม่ใช่แค่ การเขียน อีเมล แต่การตั้งค่ากล่องเข้า การจัดการอีเมล การรู้เวลาที่ควรเช็คอีเมล และอื่นๆ การเพิ่มประสิทธิภาพอีเมลหมายถึงการเพิ่มผลผลิต และที่สุดหมายถึงทำทุกอย่างเสร็จในเวลาน้อยลง นั่นคือสิ่งที่เราต้องการพอดี

หมายเหตุ: ด้านหนึ่งของการเป็นมืออาชีพด้านอีเมลคือการอยู่รอดและปลอดภัย อ่าน 7 เคล็ดลับความปลอดภัยอีเมลสำคัญก่อนเริ่มต้นที่นี่ การสูญเสียการเข้าถึงบัญชีอีเมลของคุณอาจเป็นอันตรายมาก

กำหนดเวลา "เช็คอีเมล"

หนึ่งในข้อผิดพลาดใหญ่ที่สุดของผู้ใช้ที่มีกล่องเข้าทำงานอย่างหนักคือพวกเขาจะปล่อย Gmail, Thunderbird หรือ Postbox เปิดอยู่ 24/7 และทำงานในพื้นหลัง อีกข้อผิดพลาดคือการใช้การแจ้งเตือนหรือฟีเจอร์ที่จะแจ้งเตือนคุณทุกนาทีที่อีเมลมาถึง ไม่ว่าอีเมลนั้นจะ瑣碎เพียงใด

ข้อเท็จจริงที่ปฏิเสธไม่ได้: การเช็คอีเมลบ่อยๆ หมายความว่าคุณไม่สามารถมุ่งมั่นกับงานอื่นได้ ข้อเท็จจริงที่ปฏิเสธไม่ได้: หากคุณสร้างโฟกัสได้ การแจ้งเตือนจะทำลายมันทันที

ดังนั้น คุณควรมองกล่องเข้าว่าเป็นกิจกรรมอย่างหนึ่งอย่างเดียว ไม่อนุญาตให้มันเป็นด้าน "เปิดตลอดเวลา" ของชีวิตคุณ แทนที่จะเป็นเช่นนั้น ให้กำหนดบล็อกเวลา -- อาจวันละหนึ่งครั้ง อาจวันละสามครั้ง -- ที่คุณเช็คกล่องเข้า ทำทุกอย่างที่ต้องการ แล้วปิดมัน อาจใช้เวลาพอสมควรในการหยุดนิสัย แต่เชื่อผมได้ ผลผลิตของคุณจะกระโดดสูง

กำจัดส่วนเกิน

สิ่งแรกที่คุณควรทำเมื่อเปิดกล่องเข้าคือลองอ่านคร่าวๆ และลบอีเมลทุกฉบับที่ไม่ดูสำคัญ คิดว่าคุณเป็นนักปั้นรูปที่มีก้อนหินอ่อนสดใหญ่โต ก่อนเริ่มงานจริง คุณต้องโค่นส่วนเกินด้วยการเคลื่อนไหวกว้างๆ

จินตนาการเช็คแล้วพบอีเมล 350 ฉบับรอตอบ สิ่งที่ต้องการคือ 5 นาที -- จริงๆ! -- เพื่ออ่านคร่าวๆ และคลิกเช็คบ็อกซ์ข้างอีเมลที่ไม่มีความสำคัญ เมื่อคุณผ่านส่วนใหญ่แล้ว คลิก Delete เพื่อลบอีเมลที่เช็คทั้งหมด ตอนนี้คุณต้องตอบแค่ 50 ฉบับ และนั่นเป็นแรงจูงใจจิตใจมาก

อ่านและตอบทันที

คุณบ่อยครั้งที่เปิดอีเมล พบว่าต้องทำบางอย่าง แต่ทิ้งไว้วันอื่น? นี่อาจเป็นนิสัยเสี่ยง ถ้าคุณลืมมันล่ะ? ถ้าคุณสูญเสียอีเมลไปล่ะ? ถ้าคุณต้องตอบเร็วกว่าที่คุณคิดล่ะ?

ดีกว่าทำทันที มันป้องกันการสะสมของความคิด "ผมยังต้องตอบอีเมลนั้น" ที่จะกัดกินคุณจนกว่าคุณจะทำมันเสร็จ มันลดโอกาสที่คุณลืมอีเมลสำคัญ มันทำให้ลูกค้า เพื่อน และผู้ติดต่อทางธุรกิจมีความสุขเพราะคุณตอบทันเวลา เป็นโบนัส คุณจะมีภาระน้อยลงในใจ

ด้วยกล่องเข้าที่สะอาดและว่างเปล่าที่ไม่ได้เต็มไปด้วยข้อความที่คุณต้องกลับไปตอบ คุณสามารถนำจุดก่อนหน้านี้เกี่ยวกับการเช็คอีเมลเฉพาะเวลาที่กำหนดมาใช้ได้ง่ายขึ้น หากคุณจริงๆ ไม่อยากอ่านและตอบทันที อย่างน้อยควรดู email reminder addon

Canned Responses (การตอบสนองสำเร็จรูป)

Canned responses เป็นฟีเจอร์ น่าทึ่ง ที่กลายเป็นมาตรฐานในบริการและไคลเอนต์อีเมลชั้นนำทั้งหมด โดยพื้นฐาน Canned response คือการตอบกลับแบบเทมเพลตที่คุณสร้างไว้ล่วงหน้าและใช้ได้ด้วยคลิกเดียว สิ่งเหล่านี้ยอดเยี่ยมเมื่อคุณพบว่าตัวเองพิมพ์การตอบกลับเดียวกันซ้ำๆ เช่น เมื่อคนถามคำถามเกี่ยวกับหัวข้อเฉพาะบ่อยๆ

คุณสามารถเปิดใช้งาน Canned Responses ใน Gmail โดยเปิดในส่วน Labs ของการตั้งค่า Yaara เขียนโพสต์แนะนำวิธีเริ่มต้นกับ Canned Responses ใน Gmail

ทำให้สั้นกระชับ

วิธีที่ดีที่สุดในการลดเวลาที่อีเมลดูดจากคุณ: ใช้เวลาน้อยลงในการเขียนตอบกลับ โดยปبع่ อย่าเสียสละจารีบขันทางธุรกิจหรือส่วนตัวโดยตอบสั้นเกินไป แต่คุณก็ไม่ต้องเขียน 5-10 ย่อหน้าสำหรับทุกอีเมลที่ส่ง อีเมลไม่เป็นทางการเท่าจดหมายดั้งเดิม!

ระบุข้อความหลักที่คุณต้องการสื่อสาร แล้วพยายามส่งให้ผู้รับใน 1 ถึง 3 ย่อหน้าสูงสุด คุณรู้ว่าคุณกำลังลำบากในการอ่านอีเมลเยอะมาก ผู้รับอาจเผชิญปัญหาเดียวกัน การทำให้อีเมลสั้นไม่ได้ประหยัดเวลาของคุณอย่างเดียว มันประหยัดเวลาของพวกเขาด้วย และพวกเขาจะขอบคุณ

ใช้ Filters จัดระเบียบ

การใช้พลังของ Filters สามารถปฏิวัติเวิร์กโฟลว์อีเมลของคุณได้ ในความเป็นจริง Filter มองที่ทุกอีเมลเข้า และถ้ามันตรงเกณฑ์ของ Filter จะดำเนินการบนมัน การดำเนินการอาจเป็นการย้ายอีเมลไปโฟลเดอร์เฉพาะ หรือตั้งค่า Label เฉพาะ เกณฑ์ของ Filter อาจรวมถึงผู้ส่งเป็นใคร หัวข้ออีเมล เนื้อหาเนื้อหา ฯลฯ

Filters เป็นวิธียอดเยี่ยมในการเก็บกล่องเข้ามีระเบียบ คุณรับอัปเดตจดหมายข่าวจากห้างสรรพสินค้า แจ้งเตือนจากโซเชียลมีเดีย หรือบิลอิเล็กทรอนิกส์มากไหม? Filters สามารถแยกอีเมลเหล่านั้นออกจากกล่องเข้า ลดปริมาณอีเมลที่คุณต้องลำบากอย่างมาก นอกจากนี้ โอกาสที่คุณจะลบอีเมลเหล่านั้นโดยไม่ตั้งใจก็น้อยลง

ดูโพสต์ของ Craig เกี่ยวกับวิธีตั้งค่าและใช้ Gmail Filters

สรุป

อีเมลเป็นเทคโนโลยีที่เรียบง่าย แต่มีวิธีขั้นสูงในการทำมัน สิ่งสำคัญที่สุดเกี่ยวกับการเป็นมืออาชีพอีเมลคือระบุว่าส่วนใหญ่ของเวลาของคุณถูกใช้ไปที่ไหน และหาวิธีลดเวลานั้นลง หวังว่าเคล็ดลับที่ระบุไว้ข้างต้นและเคล็ดลับประสิทธิภาพอีเมลเพิ่มเติมที่เราครอบคลุมก่อนหน้านี้จะช่วยคุณเห็นว่าเวลาของคุณไหลไปที่ไหนและ كيفต่อสู้กับความไม่มีประสิทธิภาพนั้น

คุณล่ะ? มีเทคนิคหรือกิจวัตรไหนที่คุณใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพอีเมลสูงสุด? แชร์ในความคิดเห็นได้เลย!