ประสิทธิภาพคือ ทำสิ่งถูกเวลา อัตโนมัติสิ่งที่ทำได้ และดำเนินการหมดในครั้งเดียว ถ้าคุณมีประสิทธิภาพ คุณทำสิ่งถูกต้อง นั่นคือเหตุผลที่ควรใช้ตัวกรองอีเมลและกำหนดเวลาอีเมล เคล็ดลับหนึ่งคือเตรียม Canned Responses (ตอบสนองสำเร็จรูป) สำหรับอีเมลที่เขียนบ่อย
นี่คือรายการแรงบันดาลใจ
คำทักทายเทศกาล วันเกิด และโอกาสพิเศษอื่นๆ
เมอร์รี่คริสต์มาส แฮปปี้ยูร์ ใหม่ แฮปปี้อีสเตอร์ และขอให้สุขสันต์วันเกิด เมื่อถึงเวลาส่งทักทายประจำปี คุณอาจพิมพ์คำพูดเดิมซ้ำๆ เหมือนแผ่นเสียงเสีย ไม่ชอบคนที่เขียนบรรทัดเหล่านี้ได้โดยไม่ได้เหมือนคนอื่นไหม? คำทักทายต้นแบบมีความหมายและจดจำง่ายกว่า เพราะผู้เขียนใส่ใจเตรียม
เรื่องนี้เกี่ยวกับ Canned Responses อย่างไร? ไม่ใช่ทุกคนสร้างสรรค์ตลอดเวลา แตเกือบทุกอย่างก็คัดลอกกัน มองเวลาสะสมคำทักทายที่ชอบ เขียนเองบ้าง คัดลอกใส่เทมเพลตอีเมลแต่ละอัน เวลาพบคำทักทายต้นแบบจากคนอื่น เพิ่มเข้าไปในรายการที่เพิ่มขึ้น และบันทึกว่าใครแรงบันดาลใจ โปรดทราบ เทมเพลตอีเมลไม่จำกัดแค่ข้อความ คุณยังเก็บ GIF หรือลิงก์สำหรับโอกาสพิเศษได้
ตอนถึงเวลาส่งทักทายให้คนรัก คุณดำดิ่งสู่คอลเลกชันเพื่อไอเดีย ตอนมีความคิดสร้างสรรค์ สร้างต่อยอดจากที่มี หรือเพิ่มใหม่ ตอนเร่งด่วน คัดลอกวางคำทักทายดีจากรายการ แล้วเดินต่อ
ลายเซ็น
โปรแกรมอีเมลส่วนใหญ่ให้ตั้งลายเซ็นแยกสำหรับที่อยู่อีเมล "ส่งจาก" ต่างๆ แต่ถ้าคุณสวมหลายหมวกและใช้อีเมลเดียว? ลองใช้ Canned Responses สลับระหว่างลายเซ็นหลายแบบ ผู้ติดต่อจะไม่เบื่อลายเซ็นของคุณถ้าคุณหมุนเวียนชุดข้อความหลายวัตถุประสงค์ หรือคำคมโปรด นั่นถ้าคุณไม่อาศัยเครื่องมือลายเซ็นภายนอกที่ปรับแต่งลายเซ็นด้วยคำคม แค่ให้แน่ใจว่าลายเซ็นอีเมลของคุณทิ้งรอยจดจำที่ดี
อีเมลธุรกิจที่ซ้ำๆ
ถ้าคุณพบว่าตัวเองอธิบายสิ่งเดียวกันหรือแชร์ข้อมูลเดิมซ้ำๆ ควรตั้งเทมเพลตและเก็บเป็น Canned Responses ตัวอย่าง: ถ้าคุณขายของออนไลน์และได้คำถามซ้ำๆ ตั้ง FAQ และอัปเดตคำตอบคำถามใหม่ตามไปเรื่อยๆ แตในระยะยาว จะฉลาดกว่าถ้าตั้งหน้า FAQ บนเว็บ และใส่ URL ใน Canned Response แทน คุณสามารถปรับปรุงเทมเพลตตามเวลา และปรับแต่งให้แต่ละครั้ง เพื่อให้ดูเฉพาะตัวมากขึ้น
ตอบกลับอัตโนมัติ
เยี่ยมกว่าเทมเพลตที่ส่งเอง คือ ตัวที่ส่งอัตโนมัติ เราเคยแสดงวิธีตั้ง auto-responder ใน Thunderbird และสร้างการตอบกลับอัตโนมัติอีเมลด้วยตัวกรอง Gmail และควรพบฟีเจอร์นี้ในโปรแกรมอีเมลส่วนใหญ่
เทคนิคสนุก: ทริกเกอร์ auto-response ตาม alias ที่อีเมลถูกส่งไป คุณสามารถใช้เก็บและเข้าถึงข้อมูล แชร์รายการซื้อของชำปัจจุบันกับคู่สมรสได้
คุณคิดว่า Canned Responses ไม่เหมาะสมไหม?
อย่ารู้สึกแย่ที่ใช้ Canned Responses และอย่าตำหนิคนที่ใช้ มันเป็นวิธีใช้เวลาให้คุ้มค่าที่สุด ชีวิตมีสิ่งดีๆ ให้ทำมากกว่าเขียนอีเมล
ลงทุนเวลาในวันที่ว่าง สแกนโฟลเดอร์ Sent Items หาเนื้อหาซ้ำ เตรียม Canned Responses ตั้งค่าเมื่อเจอเนื้อหาใหม่ ตอนใช้ Canned Response 記得加個人色彩 毕竟 你在乎屏幕另一邊的人 對不對？
