ประสิทธิภาพหมายถึงการทำสิ่งต่าง ๆ ในเวลาที่เหมาะสม ทำให้สิ่งที่คุณทำได้เป็นไปโดยอัตโนมัติ และผ่านมันไปได้ในคราวเดียว หากคุณมีประสิทธิภาพ แสดงว่าคุณกำลังทำสิ่งที่ถูกต้อง นั่นเป็นเหตุผลที่คุณควรใช้ตัวกรองอีเมลและกำหนดเวลาอีเมล เคล็ดลับหนึ่งคือเตรียมคำตอบสำเร็จรูปสำหรับอีเมลที่คุณเขียนบ่อยๆ
นี่คือรายการสำหรับแรงบันดาลใจของคุณ
คำอวยพรประจำฤดูกาล คำอวยพรวันเกิด และโอกาสพิเศษอื่นๆ
สุขสันต์วันคริสต์มาส สวัสดีปีใหม่ สุขสันต์วันอีสเตอร์ และสุขสันต์วันเกิดเช่นกัน เมื่อถึงเวลาส่งคำทักทายประจำปี คุณอาจใช้คำเดิมซ้ำแล้วซ้ำเล่า เช่น ทำลายสถิติ คุณไม่ชื่นชมคนที่สามารถเขียนบทเหล่านั้นโดยไม่ให้เสียงเหมือนคนอื่นๆ เหรอ? คำทักทายดั้งเดิมนั้นน่าจดจำและมีความหมายมากกว่าเมื่อนักเขียนใช้ความคิดในการเตรียมตัว
สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับคำตอบสำเร็จรูปอย่างไร ไม่ใช่ทุกคนที่สร้างสรรค์ตลอดเวลา แต่เกือบทุกอย่างก็ถูกคัดลอกอยู่ดี เผื่อเวลาไว้บ้างเพื่อรวบรวมคำทักทายที่คุณชอบ หรืออาจเขียนถึงตัวคุณเอง และคัดลอกลงในเทมเพลตอีเมลที่เกี่ยวข้อง เมื่อใดก็ตามที่คุณสังเกตเห็นคำทักทายดั้งเดิมของคนอื่น ให้เพิ่มคำนั้นลงในรายการที่กำลังเติบโตของคุณและสังเกตว่าใครเป็นแรงบันดาลใจ โปรดทราบว่าเทมเพลตอีเมลไม่ได้จำกัดเฉพาะข้อความเท่านั้น คุณยังรวบรวม GIF หรือลิงก์สำหรับโอกาสพิเศษได้อีกด้วย
เมื่อถึงเวลาส่งคำทักทายถึงคนที่คุณรัก คุณสามารถดำดิ่งลงไปในคอลเลกชันของคุณเพื่อหาไอเดียได้ เมื่อคุณรู้สึกสร้างสรรค์ ให้สร้างจากที่มีอยู่หรือเพิ่มสิ่งใหม่ๆ เมื่อคุณมีเวลา ให้คัดลอกและวางคำทักทายดีๆ จากรายการแล้วไปต่อ
ลายเซ็น
โปรแกรมอีเมลส่วนใหญ่อนุญาตให้คุณตั้งค่าลายเซ็นแต่ละรายการสำหรับที่อยู่อีเมล "ส่งจาก" ที่แตกต่างกัน แต่ถ้าคุณสวมหมวกหลายใบและใช้ที่อยู่อีเมลเพียงที่อยู่เดียวล่ะ ลองใช้คำตอบสำเร็จรูปเพื่อสลับไปมาระหว่างลายเซ็นอีเมลหลายฉบับ ผู้ติดต่อของคุณจะไม่มีวันเบื่อกับลายเซ็นของคุณ หากคุณวนดูชุดข้อความอเนกประสงค์หรือคำพูดที่คุณชื่นชอบ นั่นคือถ้าคุณไม่ต้องการที่จะพึ่งพาเครื่องมือลายเซ็นของบุคคลที่สามที่ปรับแต่งลายเซ็นของคุณด้วยเครื่องหมายคำพูด เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าลายเซ็นอีเมลของคุณทิ้งความประทับใจที่ถูกต้อง
อีเมลธุรกิจซ้ำๆ
หากคุณมักพบว่าตัวเองกำลังอธิบายสิ่งเดียวกันหรือแบ่งปันข้อมูลเดียวกัน คุณควรตั้งค่าเทมเพลตและจัดเก็บไว้เป็นคำตอบสำเร็จรูป ตัวอย่างเช่น หากคุณขายของทางออนไลน์และมักได้รับคำถามเดียวกัน คุณสามารถตั้งค่าคำถามที่พบบ่อยและอัปเดตคำตอบสำหรับคำถามใหม่ๆ ได้ตลอดเวลา แม้ว่าในระยะยาว จะเป็นการฉลาดกว่าที่จะตั้งค่าหน้าคำถามที่พบบ่อยบนเว็บและเพิ่ม URL ในการตอบกลับสำเร็จรูปของคุณแทน คุณปรับแต่งเทมเพลตให้สมบูรณ์แบบได้เมื่อเวลาผ่านไป และปรับแต่งให้เหมาะกับการใช้งานแต่ละครั้งเพื่อให้ฟังดูเป็นส่วนตัวมากขึ้น
ตอบกลับอัตโนมัติ
แม้จะเจ๋งกว่าเทมเพลตที่ส่งออกด้วยตนเอง แต่ก็เป็นแบบที่ดับโดยอัตโนมัติ เราได้แสดงวิธีตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน Thunderbird และวิธีสร้างการตอบกลับอีเมลอัตโนมัติด้วยตัวกรอง Gmail และคุณควรพบคุณลักษณะนี้ในโปรแกรมอีเมลอื่นๆ ส่วนใหญ่
เคล็ดลับที่ดีประการหนึ่งคือการทริกเกอร์การตอบกลับอัตโนมัติตามนามแฝงที่ส่งอีเมลถึง คุณสามารถใช้สิ่งนี้เพื่อจัดเก็บและเข้าถึงข้อมูล คุณยังสามารถแชร์รายการซื้อของกับคนรักของคุณได้อีกด้วย
คุณพบคำตอบสำเร็จรูปที่ไม่เหมาะสมหรือไม่
อย่ารู้สึกแย่กับการใช้คำตอบสำเร็จรูปและอย่าด่าใครหากพวกเขาทำอย่างนั้น เป็นวิธีการใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด ชีวิตมีสิ่งที่ดีกว่าที่จะนำเสนอมากกว่าการเขียนอีเมล
ลงทุนเวลาในช่วงวันที่ช้า สแกนโฟลเดอร์ที่ส่งของคุณสำหรับเนื้อหาที่ซ้ำกัน เตรียมคำตอบสำเร็จรูปและตั้งค่าเมื่อคุณพบเนื้อหาใหม่ เมื่อคุณใช้คำตอบสำเร็จรูป อย่าลืมให้สัมผัสที่เป็นส่วนตัว ท้ายที่สุดคุณสนใจมนุษย์ที่อยู่อีกด้านหนึ่งของหน้าจอใช่ไหม
