วิธีตรวจสอบให้แน่ใจว่าลายเซ็นอีเมลของคุณไม่ได้สร้างความประทับใจที่ผิดพลาด

การบอกลามันยากจริงๆ ใช่ไหม? มันอึดอัดและบางครั้งก็อึดอัด อาจไม่มีคำแนะนำสำหรับสถานการณ์เหล่านั้น แต่อย่างน้อยเราก็สามารถให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการบอกลาในอีเมลได้โดยไม่รู้สึกอึดอัด

ลายเซ็นอีเมลมีไว้เพื่อจุดประสงค์และวัตถุประสงค์ทั้งหมด "ลาก่อน" ของคุณ ไม่ใช่ว่าคุณกอดใครซักคนหรือจับมือพวกเขา ไม่ว่าคุณจะให้เพียงชื่อของคุณหรือมอบนามบัตรพร้อมข้อมูลติดต่อทั้งหมดของคุณให้พวกเขา มันเป็นวิธีที่คุณสร้างความประทับใจ หรือเปล่า

ในบทความนี้ ฉันจะแบ่งปันบทเรียนที่สำคัญที่สุดห้าข้อที่ฉันได้เรียนรู้ในช่วงสองสามทศวรรษที่ผ่านมาซึ่งฉันได้สื่อสารกับผู้คนบนอินเทอร์เน็ต ที่น่าสนใจคือ ภาวะที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออกที่เกี่ยวข้องกับลายเซ็นอีเมลนั้นเกิดขึ้นตั้งแต่ข้อความอีเมลยุคแรกๆ เหล่านั้นถูกส่งผ่าน BitNet และ FidoNet หรือแม้แต่ระบบอีเมล CTSS ของ MIT ในปี 1960 แต่ฉันพูดนอกเรื่อง

อีเมลอยู่กับเราเป็นเวลานานมาก แล้วคุณจะทำให้มันถูกต้องได้อย่างไร? คุณจะออกจากระบบโดยไม่ดูเย่อหยิ่ง แต่ยังให้ข้อมูลที่เพียงพอเพื่อให้คนอื่นรู้ว่าคุณเป็นใครและอะไร? มาเริ่มกันเลย. เมื่อเสร็จแล้ว คุณจะมีความคิดที่ดีว่าต้องการทำอะไรกับลายเซ็นอีเมลของคุณเอง

ลายเซ็นอีเมลควรทำอย่างไร

ทุกวันนี้ ในกระบวนการส่งอีเมลถึงผู้คน ฉันมี "ระดับ" ของลายเซ็นอีเมล 3 ระดับ ทำไม มีความสัมพันธ์สามระดับที่ต้องครอบคลุม - ทุกอย่างตั้งแต่บันทึกย่อถึงเพื่อน ไปจนถึงข้อความอีเมลธุรกิจอย่างเป็นทางการถึงบริษัท ทั้งหมดที่คุณต้องการคือรูปแบบต่างๆ สามรูปแบบ และจุดประสงค์ของรูปแบบเหล่านี้ควรมีดังต่อไปนี้:

1. ยิ้มเร็ว -- เวอร์ชันลายเซ็นนี้จะส่งอีเมลอย่างรวดเร็วถึงเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานที่คุณส่งอีเมลถึงคุณอย่างสม่ำเสมอ วันละหลายๆ ครั้ง

2. ยิ้มและจับมือ -- เวอร์ชันลายเซ็นนี้ใช้อีเมลที่ยาวกว่าสำหรับเพื่อนร่วมงานที่ทำงาน ซึ่งอีเมลของคุณต้องเป็นทางการมากกว่านี้อีกเล็กน้อย

3. การจับมือกันอย่างแน่นแฟ้นและนามบัตร -- เป็นช่วงเวลาที่คุณต้องการเขียนอีเมลเกี่ยวกับธุรกิจอย่างเป็นทางการ พร้อมระบุชื่องานและข้อมูลติดต่อทั้งหมดของคุณ

มีกฎที่ไม่ได้เขียนไว้สำหรับลายเซ็นอีเมลแต่ละประเภทเหล่านี้ ทำลายมันซะ และมันจะไม่ใช่จุดจบของโลก หากคุณต้องการสร้างความประทับใจที่ดีเป็นพิเศษ คุณจะต้องอ่านเคล็ดลับเหล่านี้สำหรับอีเมลแต่ละประเภทที่คุณส่ง

ลายเซ็น Quick Smile

คุณไม่จำเป็นต้องมีลายเซ็นอีเมลเสมอไป อย่างน้อย คุณไม่จำเป็นต้องเป็นทางการเสมอไป นี้เหมือนกับเมื่อคุณกำลังเดินผ่านเพื่อนร่วมงานในโถงทางเดิน คุณเห็นพวกเขาหลายครั้งต่อวัน คุณเข้าร่วมการประชุมเดียวกัน คุณต้องการทักทายพวกเขาที่โถงทางเดินจริง ๆ ด้วยการจับมือหรือไม่? ไม่; ส่วนมากจะเป็น "เฮ้ เฟร็ด" อย่างรวดเร็ว และยิ้มด้วยก็ได้ เมื่อคุณส่งอีเมลถึงเพื่อนร่วมงานเพื่อขอคำแนะนำหรือคำแนะนำอย่างรวดเร็ว คุณอาจไม่จำเป็นต้องเซ็นชื่อเลยด้วยซ้ำ หากคุณรู้สึกว่าจำเป็นต้องออกจากระบบ คุณสามารถใช้แนวทางของฉัน แค่ชื่อของคุณนำหน้าด้วยเครื่องหมายขีดกลาง

ไม่จำเป็นต้องใช้คำพูดดอกไม้หรือชื่อที่ประณีต คนๆ นั้นรู้ว่าคุณเป็นใคร คุณเป็นใคร และอะไรก็ตามที่อยู่นอกเหนือชื่อคุณคงเป็นเรื่องที่น่าอึดอัดใจ พิจารณาว่าเป็นการสนทนาพื้นฐานโดยเครื่องทำน้ำเย็น ซึ่งคุณมักจะลงท้ายด้วยบางอย่างเช่น "เอาล่ะ ไว้เจอกันทีหลัง!" และคลื่นอย่างรวดเร็ว ไม่ต้องการอะไรอีกแล้ว

ยิ้มและจับมือ

ลายเซ็นประเภทอื่นเป็นการจัดเรียงแบบผสมผสานระหว่างแบบเป็นทางการและไม่เป็นทางการ นี้เป็นสิ่งที่ยากที่จะได้รับสิทธิ คนเหล่านี้อาจเป็นเพื่อนร่วมงานที่คุณต้องการส่งอีเมลถึงคำขอทางธุรกิจกึ่งทางการ แต่คุณไม่ต้องการให้พวกเขาคิดว่าคุณเป็นคนแข็งทื่อ พวกเขาจำเป็นต้องเห็นคุณค่าของอีเมล แต่คุณไม่ต้องการให้พวกเขาสงสัยว่าคุณยังเป็นเพื่อนกันจริงๆ หรือเปล่า นี่คือที่มาของลายเซ็นที่ละเอียดอ่อนมาก สิ่งเหล่านี้มักจะลดขนาดลงและแทบจะมองไม่เห็นในส่วนท้ายของอีเมล หนึ่งในแนวทางที่ดีที่สุดคือลายเซ็นที่ฉันเรียกว่า "one-liner"

ในเวอร์ชันนี้ ข้อมูลทั้งหมดจะถูกแบ่งออกเป็น "|" อักขระ. ซึ่งอาจเป็นเรื่องง่ายๆ เช่น ที่อยู่หรืออีเมล หมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขเซลล์ หรืออะไรก็ตาม ควรกระชับ ใส่ข้อมูลที่จำเป็นเพียงเล็กน้อยเท่านั้น ฉันเคยเห็นบางคนทำลายเซ็นนี้ด้วยแบบอักษรที่จางกว่าอีเมลที่เหลือ อาจเป็นสีเทา อีกวิธีหนึ่งที่ฉันสังเกตเห็นคือการใช้สองซับสั้นๆ โดยทั่วไป ชื่อและรูปแบบการติดต่อที่อาจเป็นหมายเลขโทรศัพท์เดียวหรือที่อยู่อีเมล

แน่นอนว่านี่สำหรับผู้รับที่รู้อยู่แล้วว่าคุณเป็นใคร คุณทำงานกับบริษัทอะไร และคุณก็แค่ส่งอีเมลโต้ตอบไปหาพวกเขาจากหลายๆ ฉบับ มันให้ "ความรู้สึก" ของอีเมลที่เป็นมิตร แต่ถ้าบุคคลนั้นต้องการติดต่อคุณและอาจไม่เก็บหมายเลขของคุณไว้ใน Rolodex ของพวกเขา (ผู้คนยังคงใช้อีเมลเหล่านั้น...?) แสดงว่ามีข้อมูลติดต่อของคุณอยู่ที่ส่วนท้ายของ อีเมลได้ทันที

การจับมือกันอย่างเป็นทางการ

แน่นอนว่า มีบางครั้งที่คุณส่งอีเมลถึงบุคคลภายนอกบริษัท หรือบางทีคุณอาจส่งอีเมลถึงคนในบริษัทเกี่ยวกับบางสิ่งที่เป็นทางการซึ่งกำหนดให้การสนทนาเป็นทางการ เหมือนกับการสวมชุดที่เป็นทางการเมื่อเข้าร่วมพิธีมอบรางวัลให้กับเพื่อนร่วมงานของคุณ ก่อนที่ฉันจะพูดถึงสิ่งที่คุณควรทำในกรณีเหล่านี้ ให้ครอบคลุมถึงสิ่งที่ไม่ควรทำก่อนเป็นการศึกษามากกว่า ใช่ คุณควรให้ข้อมูลติดต่อ เช่น ชื่อบริษัท เว็บไซต์ และที่อยู่อีเมลของคุณ แต่คุณไม่จำเป็นต้องทำมากเกินไป จำเป็นต้องระบุหมายเลขโทรศัพท์สี่หมายเลข รวมทั้งเครื่องแฟกซ์จริงหรือไม่

ไม่ ให้ข้อมูลติดต่อที่เพียงพอเพื่อให้มีหลายวิธีในการติดต่อคุณ - อีเมล โทรศัพท์ หรือแม้แต่ผ่านทางเว็บไซต์ - แต่อย่ากังวลไปเลย การให้รายชื่อหมายเลขโทรศัพท์ทำให้คุณดูเหมือนเป็นมือถือมากจนไม่ต้องอยู่ที่สำนักงานและติดต่อได้ยากเกินไป

ข้อผิดพลาดทั่วไปอีกประการหนึ่งกำลังเกิดขึ้นในฐานะผู้สนับสนุนตนเอง คนประเภทนี้จะใช้งานลายเซ็นอีเมลมากเกินไปในบัญชีโซเชียลเน็ตเวิร์กจนถึงจุดที่ลายเซ็นยาวกว่า 10 บรรทัดและเต็มไปด้วยการตลาดด้วยตนเองเป็นส่วนใหญ่

อีกวิธีหนึ่งในการสร้างความประทับใจที่น่ากลัวคือการใช้สีและแบบอักษรขี้ขลาดทุกประเภทในที่อยู่อีเมลของคุณ ยากที่จะดึงอะไรแบบนั้นออกมา เพราะสีต้องตรงกัน และฟอนต์ต้องดูเหมาะสม น่าเสียดายที่หลายคนไม่รู้ว่าจะจับคู่สีอย่างไรดี และลายเซ็นอีเมลของพวกเขากลับดูเหมือนบางอย่างจากโรงงาน Willy Wonka

ลายเซ็นตัวตลกแบบนี้ไม่เป็นมืออาชีพ และใครก็ตามที่คุณส่งมาให้จะคิดว่าคุณไม่รู้ว่ากำลังทำอะไรอยู่ ไม่ว่าคุณจะอยู่ในสายงานไหน ดังนั้นจงหลีกเลี่ยงสีที่ฟุ่มเฟือย ทำให้มันง่าย

สิ่งที่คุณทำได้ถูกต้อง

ลายเซ็นอีเมลที่เป็นทางการที่ดีจะเป็นอย่างไรถ้าคุณต้องการสร้างความประทับใจ ใช้ข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็น จัดรูปแบบและสไตล์ให้เรียบง่าย และอย่าใช้ข้อมูลมากเกินไป

นี่คือตัวอย่างหนึ่ง ประกอบด้วย 4 บรรทัด ได้แก่ ชื่อ บริษัท หมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมล แค่นั้นแหละ.

บุคคลนี้ใช้ข้อความธรรมดาเท่านั้น และเหลือเพียงสี่บรรทัดทำให้ดูมีระดับและเป็นมืออาชีพ

ด้วยที่อยู่ของฉันเอง ฉันได้ดำเนินการเพิ่มเติมอีกเล็กน้อยในการรักษาลายเซ็นให้สุภาพโดยใช้ตัวเอียงและทำให้สีจางลงเป็นสีเทาเข้ม การทำให้สีอ่อนกว่าข้อความอีเมลจะบอกผู้รับว่าคุณถือว่าข้อมูลของคุณเป็นข้อมูลรองจากตัวข้อความเอง เป็นคำใบ้เล็กๆ น้อยๆ ของความอ่อนน้อมถ่อมตน

นอกจากนี้ ควรใช้ชื่อเฉพาะเมื่อเกี่ยวข้องกับการสนทนาเท่านั้น ในการติดต่อส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับเว็บไซต์ของฉันเอง ผู้คนจำเป็นต้องรู้ว่าฉันเป็นเจ้าของไซต์ ดังนั้นชื่อจึงมีความสำคัญ มีข้อมูลเพียงพอสำหรับการติดต่ออย่างรวดเร็ว - อีเมลและหมายเลขโทรศัพท์ เท่านั้น

อีกตัวอย่างหนึ่งคือลายเซ็นที่ฉันใช้สำหรับการติดต่อทั้งภายในและภายนอกจาก MakeUseOf

ที่จริงแล้วฉันสับสนระหว่างการใช้ชื่อหรือไม่ โดยปกติแล้วจะมีความสำคัญเฉพาะในการสื่อสารทางอีเมลภายนอกและมีความสำคัญเพียงเล็กน้อยในการสื่อสารภายในบางอย่าง ฉันเริ่มใช้สองเวอร์ชัน - เวอร์ชันหนึ่งสำหรับภายนอกและอีกเวอร์ชันหนึ่งสำหรับเวอร์ชันภายใน - แต่เบื่อที่จะสลับไปมาระหว่างสองเวอร์ชันด้วยตนเอง ซึ่งฉันตัดสินใจใช้เวอร์ชันข้างต้น ในความเสี่ยงที่จะมองว่าตัวเองมีความสำคัญ มันยังคงเลือนลางและเป็นรอง นอกจากนี้ยังใช้ "|" ตัวอักษรที่กล่าวถึงข้างต้น ใช้สีเล็กน้อยเพื่อทำให้ชื่อเว็บไซต์โดดเด่น และฉันตัดสินใจที่จะเป็นตัวหนาและเพิ่มบรรทัดที่ห้าสำหรับใบเสนอราคา

มาพร้อมกับลายเซ็นอีเมลที่สมบูรณ์แบบซึ่งแสดงถึงตัวตนของคุณ สิ่งที่คุณทำ และวิธีติดต่อคุณสามารถลองผิดลองถูกได้ แต่เมื่อทำถูกต้องแล้ว ก็รู้สึกดีที่รู้ว่าคุณกำลังก้าวไปข้างหน้าในทุกๆ จดหมายโต้ตอบที่คุณส่งออกไป

อะไรคือเคล็ดลับของคุณสำหรับลายเซ็นอีเมลที่ดีขึ้น? คุณชอบหรือไม่ชอบอะไรเกี่ยวกับลายเซ็นอื่น ๆ ที่คุณเห็น? แบ่งปันความคิดของคุณในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง!