วิธีให้ลายเซ็นอีเมลไม่สร้างความเข้าใจผิด

การลาเป็นเรื่องยากใช่ไหม? มันไม่สบาย และบางครั้งอึ้งอืด นั่นอาจไม่มีคำแนะนำสำหรับสถานการณ์เหล่านั้น แต่เราสามารถเสนอคำแนะนำได้อย่างน้อย ว่าจะลาออกจากอีเมลอย่างไรไม่ให้รู้สึกอึ้งอืด

ลายเซ็นอีเมล คือ "การลา" ของคุณ לכל intents and purposes มันไม่ใช่ว่าคุณกอดหรือให้ไหว้ มันไม่ใช่ว่าคุณให้แค่ชื่อ หรือส่งบัตรน้ำมาพร้อมข้อมูลติดต่อทั้งหมด มันคือวิธีที่คุณทิ้งรอยจดจำ หรือไม่ทิ้งก็ได้

ในบทความนี้ ผมจะแบ่งปัน 5 บทเรียนสำคัญที่สุดที่ผมเรียนรู้ในหลายทศวรรษที่สื่อสารกับคนบนอินเทอร์เน็ต น่าสนใจที่ปัญหาลายเซ็นอีเมลมีมาตั้งแต่อีเมลแรกๆ ส่งผ่าน BitNet และ FidoNet หรือแม้แต่ระบบจดหมาย CTSS ของ MIT ในทศวรรษ 1960 แต่ผมพูดผิดทาง

อีเมลมาอยู่กับเรานานมากแล้ว แล้วคุณทำยังไงให้ถูกต้อง? คุณลาออกอย่างไรโดยไม่ดูเหมือน snob แต่ให้ข้อมูลพอที่คนรู้ว่าคุณคือใครและคุณคืออะไร? เริ่มต้นกันเลย จนจบคุณจะมีไอดีชัดเจนว่าจะทำกับลายเซ็นของตัวเองอย่างไร

ลายเซ็นอีเมลควรทำอะไร

วันนี้ ในการส่งอีเมลให้คน ผมมี 3 "ระดับ" ของลายเซ็นอีเมล ทำไม? เพราะมี 3 ระดับความสัมพันธ์ที่ต้องครอบคลุม - ทุกอย่างจากบันทึกสั้นให้เพื่อน จนถึงอีเมลธุรกิจทางการไปที่บริษัท 3 แบบคือทั้งหมดที่คุณต้องการ และวัตถุประสงค์ควรเป็นดังนี้:

1. ยิ้มเร็ว (A Quick Smile) -- ลายเซ็นนี้ไปกับอีเมลเร็วให้เพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานที่คุณส่งอีเมลตลอด หลายครั้งต่อวัน

2. ยิ้มและให้ไหว้ (Smile and a Handshake) -- ลายเซ็นนี้ไปกับอีเมลยาวให้เพื่อนร่วมงาน ที่อีเมลของคุณต้องเป็นทางการหน่อย

3. ให้ไหว้แน่นและบัตรน้ำ (A Firm Handshake and Business Card) -- สำหรับตอนที่ต้องเขียนอีเมลธุรกิจทางการและให้ตำแหน่งกับข้อมูลติดต่อทั้งหมด

มีกฎไม่ได้เขียนสำหรับแต่ละประเภทลายเซ็น แตกกฎไม่ได้เป็นไร้ที่สิ้นสุดโลก แต่ถ้าอยากทิ้งรอยจดจำที่ดีมาก คุณจะอยากฟังเคล็ดลับเหล่านี้สำหรับแต่ละประเภทอีเมลที่คุณส่ง

ลายเซ็นยิ้มเร็ว (The Quick Smile Signature)

คุณไม่ได้ต้องการลายเซ็นอีเมลเสมอไป อย่างน้อยไม่ได้ต้องการแบบทางการเสมอไป เหมือนตอนคุณเดินผ่านเพื่อนร่วมงานในทางเดิน คุณเห็นพวกเขาหลายครั้งต่อวัน เข้าประชุมเดียวกัน คุณจริงๆ ต้องทักทายด้วยการให้ไหว้ในทางเดินไหม? ไม่ 部分的时间 只是快速地说声 "เฮ้ Fred" และยิ้ม ถ้ามีอย่างนั้นเลย ตอนอีเมลเร็วให้เพื่อนร่วมงานขอคำแนะนำหรือเคล็ดลับ คุณอาจไม่ต้องการลายเซ็นเลย ถ้ารู้สึกอยากลงนาม ใช้วิธีของผม แค่ชื่อนำหน้าด้วยขีดล่าง

ไม่ต้องคำคมหรือตำแหน่งอันยาวเหยียด คนรู้ว่าคุณคือใคร คุณคืออะไร และสิ่งเพิ่มเติมนอกเหนือจากชื่อจะอึ้งอืด คิดว่ามันเหมือนสนทนาพื้นฐานข้างน้ำดื่ม ที่คุณจบปกติด้วย "โอเค จะคุยกันใหม่ภายหลังนะ!" และแฮนด์เวฟเร็ว ไม่ต้องการอะไรเพิ่ม

ยิ้มและให้ไหว้ (Smile and a Handshake)

อีกประเภทลายเซ็นคือ hybrid ระหว่างทางการและไม่ทางการ นี่คืออันที่ยากที่สุดที่จะทำให้ถูกต้อง อาจเป็นเพื่อนร่วมงานที่คุณอยากอีเมลขอร้องธุรกิจครึ่งทางการ แต่อยากไม่ให้พวกเขาคิดว่าคุณแข็งตัว พวกเขาต้องเข้าใจความสำคัญของอีเมล แต่อยากไม่ให้พวกเขาถามว่าคุณยังเป็นเพื่อนกันไหม นี่คือที่ที่ลายเซ็นที่ละเอียดอ่อนมากเข้ามาเล่นบทบาท ปกติแล้วขนาดเล็กลงและเกือบไม่เห็นในท้ายอีเมล วิธีที่ดีที่สุดหนึ่งคือลายเซ็นที่ผมเรียกว่า "one-liner"

ในเวอร์ชันนี้ ข้อมูลทั้งหมดถูกแบ่งด้วยตัวอักษร "|" อาจง่ายแค่ที่อยู่หรืออีเมล, เบอร์โทร, เบอร์มือถือ หรืออะไรก็ตาม ควรสั้น มีแค่ข้อมูลที่จำเป็นเล็กน้อย และแค่นั้นแหละ ผมเคยเห็นบางคนทำลายเซ็นนี้ด้วยฟอนต์ที่จางกว่าอีเมลอื่นๆ - อาจเป็นสีเทา อีกวิธีที่ผมสังเกตเห็นคือ two-liner สั้นมาก แค่ชื่อและการติดต่อหนึ่งรูปแบบ ที่อาจเป็นเบอร์โทรหรืออีเมลเดียว

显然 这是给那些已经知道你是谁、你在哪家公司工作的人、你只是发送众多往来邮件之一的人。它提供了“友好邮件”的“感觉”，但如果对方需要联系你，而可能没有把你的号码存入他们的 Rolodex（人们还在用那些吗……？），那么你的联系信息就在那里，在邮件底部，触手可及。

การให้ไหว้อย่างเป็นทางการ (A Formal Handshake)

โดยปبع มีครั้งที่คุณส่งอีเมลให้คนนอกบริษัท หรืออาจส่งให้คนในบริษัทเกี่ยวกับสิ่งทางการที่ต้องการการสนทนาทางการ มันเหมือนสวมชุดทางการตอนเข้ารับรางวัลให้เพื่อนร่วมงาน ก่อนจะครอบคลุมสิ่งที่ควรทำในกรณีเหล่านี้ มันมีประโยชน์มากกว่าที่จะครอบคลุมสิ่งที่ไม่ควรทำก่อน ใช่ คุณควรให้ข้อมูลติดต่อ เช่น ชื่อบริษัท, เว็บไซต์, และที่อยู่อีเมล แต่คุณไม่ต้อง overdo ไป จริงๆ ต้องให้เบอร์โทร 4 เบอร์ รวมถึงแฟกซ์ไหม?

ไม่ ต้องให้ข้อมูลติดต่อพอที่จะมีหลายวิธีติดต่อคุณ - อีเมล, โทรศัพท์, หรือเว็บไซต์ก็ได้ - แต่อย่า carried away การให้รายการเบอร์โทรทำให้ดูเหมือนคุณเคลื่อนที่มากจนไม่ได้อยู่สำนักงานและติดต่อยาก

ข้อผิดพลาดทั่วไปอีกอย่างคือการดูเหมือน self-promoter (คนโฆษณาตัวเอง) คนแบบนี้จะเติมลายเซ็นอีเมลด้วยบัญชีโซเชียลเน็ตเวิร์กจนลายเซ็นยาวกว่า 10 บรรทัด และเต็มไปด้วยการตลาดตัวเอง

อีกวิธีให้รอยจดจำเลวคือใช้สีและฟอนต์แปลกๆ ในที่อยู่อีเมล มันยากที่จะทำให้สวย เพราะสีต้องเข้ากัน และฟอนต์ต้องดูถูกต้อง น่าเสียดายหลายคนไม่มีมือในการจับคู่สี ทำให้ลายเซ็นอีเมลดูเหมือนโรงงานของ Willy Wonka

ลายเซ็นแบบขี้เล่นนี้ไม่เป็นมืออาชีพ และทุกคนที่รับจะคิดว่าคุณไม่รู้ว่าตัวเองทำอะไรอยู่ ไม่ว่าคุณจะอยู่สาขาอะไร หลีกเลี่ยงสีฟุ่มเฟือย จงทำให้เรียบง่าย

สิ่งที่คุณทำได้ถูกต้อง

ลายเซ็นอีเมลทางการที่ดีและทิ้งรอยจดจำดี ควรเป็นอย่างไร? ไปกับข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็น รูปแบบและสไตล์เรียบง่าย และไม่ overdo กับข้อมูล

นี่คือตัวอย่างหนึ่ง ประกอบด้วย 4 บรรทัด -- ชื่อ, บริษัท, เบอร์โทร, และที่อยู่อีเมล แค่นั้นแหละ

คนนี้ใช้ plain text เท่านั้น และเก็บไว้แค่ 4 บรรทัด ทำให้ดู classy และมืออาชีพ

กับที่อยู่ของผม ผมไปไกลกว่านั้นในการทำให้ลายเซ็นลดทอน โดยใช้ italic และจางสีเทาเข้ม การทำให้สีอ่อนกว่าข้อความอีเมลบอกผู้รับว่าคุณคิดว่าข้อมูลตัวเองเป็นรองต่อข้อความเอง มันคือ संकेตอ่อนๆ ของความอ่อนน้อมถ้อย

นอกจากนี้ ตำแหน่งควรใช้เฉพาะเมื่อเกี่ยวข้องกับการสนทนานั้นๆ ในส่วนใหญ่ของการสนทนาที่เกี่ยวกับเว็บไซต์ของผม คนต้องรู้ว่าผมเป็นเจ้าของเว็บไซต์ ดังนั้นตำแหน่งจึงสำคัญ มีแค่ข้อมูลพอติดต่อเร็ว - อีเมลและเบอร์โทร แค่นั้นแหละ

อีกตัวอย่างคือลายเซ็นที่ผมใช้สำหรับการสนทนาภายในและภายนอกจาก MakeUseOf

ที่นี่ ผมจริงๆ ลังเลระหว่างจะใช้ตำแหน่งหรือไม่ มันปกติสำคัญในอีเมลภายนอก และค่อนข้างสำคัญในบางการสนทนาภายใน ผมเริ่มต้นด้วย 2 เวอร์ชัน -- หนึ่งภายนอก หนึ่งภายใน -- แต่เบื่อที่ต้องสลับมือ ผมจึงตัดสินใจคงอันข้างบนไว้ ด้วยความเสี่ยงที่จะดู self-important มันยังคงจางและเป็นรอง มันใช้ตัวอักษร "|" ที่กล่าวข้างบน สีเล็กน้อยเพื่อทำให้ชื่อเว็บไซต์โดด และผมตัดสินใจกล้าหาญเพิ่มบรรทัดที่ 5 สำหรับคำคม

การคิดลายเซ็นอีเมลที่สมบูรณ์แบบที่แสดงว่าคุณคือใคร ทำอะไร และติดต่อยังไง อาจใช้การทดลองและผิดพลาดบ้าง แต่พอได้ถูกต้องแล้ว รู้สึกดีที่คุณก้าวขาที่ดีที่สุดในทุกการสนทนาอีเมลที่ส่งออกไป

เคล็ดลับของคุณสำหรับลายเซ็นอีเมลที่ดีกว่าคืออะไร? คุณชอบหรือไม่ชอบอะไรกับลายเซ็นของคนอื่นที่เคยเห็น? แชร์ความคิดในช่องความคิดเห็นด้านล่าง!