การอ่านคำพูดที่สร้างแรงบันดาลใจ นึกภาพวันที่ประสบความสำเร็จ และย้ำคำยืนยันเป็นแนวทางบางส่วนที่ผู้คนเลือกที่จะรับประกันการเริ่มต้นวันใหม่ในแง่ดี คุณคิดว่าการส่งอีเมลสามารถทำงานได้ดีเท่าเทียมกันหรือไม่
แม้ว่าเว็บไซต์โซเชียลเน็ตเวิร์กจะดึงดูดคุณด้วยการล้อเลียนที่มีชีวิตชีวา การสนทนาทางอีเมลก็มีเสน่ห์ในตัวเอง สิ่งเหล่านี้ทำให้คุณรู้สึกเหมือนเป็นส่วนหนึ่ง เหมือนกับว่าคุณ "อยู่ในสิ่งที่โลกไม่รู้หรือไม่เข้าใจ"
น่าเสียดายที่การสนทนาทางอีเมลอาจหลุดมือไปได้ด้วยคำเชิงลบหรือสองคำที่เล็ดลอดเข้ามา ไม่ว่าจะด้วยความโกรธ ไร้เหตุผล หรือไร้ความคิด
เราได้พูดถึงมารยาทในการใช้อีเมลและวิธีไม่สร้างอีเมลแล้ว ในโพสต์นี้ เราจะสำรวจอีเมลสี่ประเภทที่คุณสามารถส่งเพื่อเริ่มต้นวันใหม่ด้วยบันทึกที่ดี คุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนให้เป็นกิจวัตรหรือบังคับตัวเองให้ส่งเมื่อคุณไม่ต้องการ แนวคิดคือการพัฒนานิสัยในการรักษาการสื่อสารของคุณด้วยความเป็นมิตร หรืออย่างน้อยที่สุดก็ควรเป็นพลเรือนตลอดเวลา
"เป็นอย่างไรบ้าง" อีเมล
คุณไม่ว่างระหว่างสัปดาห์ คนอื่นๆ ก็เช่นกัน แม้แต่วันหยุดสุดสัปดาห์ก็ยังเต็มไปด้วยกิจกรรมทางสังคมมากมาย ทำให้คุณไม่มีเวลาติดต่อกับคนที่คุณไม่สามารถพบเห็นด้วยตนเองหรือพูดคุยทางโทรศัพท์ ในเร็วๆ นี้ วันต่างๆ จะกลายเป็นสัปดาห์ และสัปดาห์จะกลายเป็นเดือน ก่อนที่คุณจะมีการสนทนาที่ดีกับคนเหล่านี้ ซึ่งสนิทสนมกับหัวใจของคุณ แต่ไม่ได้อยู่ในวงโคจรทางสังคมของคุณด้วย
มันต้องไม่ใช่แบบนี้ การสื่อสารทางอีเมลดีกว่าไม่สื่อสารเลย เริ่มต้นวันใหม่ด้วยการส่งอีเมลถึงคนที่คุณไม่ได้พูดหรือได้ยินเมื่อเร็วๆ นี้ แบ่งปันไฮไลท์ของสิ่งที่เกิดขึ้นในชีวิตของคุณ ถามว่าเกิดอะไรขึ้นในพวกเขา เพิ่มเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยที่คุณรู้ว่าผู้รับจะเพลิดเพลิน คำตอบที่คุณได้รับอาจทำให้วันของคุณดีขึ้น
เนื่องจากอีเมลประเภทนี้มีไว้เพื่อใช้แทนการสนทนาเต็มรูปแบบ โปรดอย่าละเลยคำแนะนำเกี่ยวกับการเขียนอีเมลสั้นๆ
"นี่คือสิ่งที่คุณต้องการ!" อีเมล
การเปิดกล่องข้อความและค้นหาข้อความง่ายๆ ที่ทำให้คุณยิ้มได้จะดีไหม คุณสามารถมอบความสุขให้กับเพื่อนและครอบครัวของคุณได้โดยทิ้งอีเมลที่มีความสุขและสดชื่นไว้ซึ่งจะเปิดขึ้นในช่วงเช้าตรู่
ส่งคำพูดตลกๆ ให้พี่น้องของคุณ แบ่งปันวิดีโอ TED ที่สร้างแรงบันดาลใจกับเพื่อนของคุณ หรือฝากข้อความว่า ฉันรักคุณ สำหรับคู่ของคุณ คุณรู้ว่าอะไรทำให้คนในชีวิตของคุณติ๊ก คุณไม่สามารถคาดเดาได้ว่าตัวเปิดดังกล่าวจะนำไปสู่ที่ใด แต่โดยปกติแล้วพวกมันจะนำไปสู่ที่ที่ดี
จำเป็นต้องมีคำเตือนที่นี่ ก่อนที่คุณจะดำเนินการเติมสิ่งที่คุณคิดว่าเป็นสิ่งที่ดีในกล่องจดหมายของคนอื่น จำไว้ว่าแม้แต่อีเมลดีๆ ก็อาจน่าเบื่อได้ถ้ามันกลายเป็นเหมือนเครื่องจักรหรือถ้ามันมีสิ่งที่คล้ายกันทุกครั้ง เพิ่มองค์ประกอบของความหายากและความประหลาดใจเพื่อให้สิ่งต่างๆ น่าสนใจ
"สวัสดี" อีเมล
ด้วยอีเมล คุณสามารถติดต่อกับผู้คนจากทั่วทุกมุมโลกได้โดยตรงโดยไม่ต้อง ถูกจับโดยคนเฝ้าประตู คุณสามารถสร้างความสัมพันธ์ใหม่ๆ ได้ง่ายๆ โดยการแนะนำตัวเองและปล่อยให้อีกฝ่ายเป็นตัวกำหนดการสื่อสารของคุณ ซึ่งเปิดโอกาสให้คุณค้นหาและโต้ตอบกับคนที่มีความคิดเหมือนกัน ถามคำถามกับคนที่คุณชื่นชม เสนอแนวคิด เริ่มโครงการที่ทำงานร่วมกัน และอีกมากมาย
ใช้ประโยชน์จากโอกาสที่ได้รับทางอีเมลเพื่อเชื่อมต่อกับผู้คน สำหรับสิ่งที่คุณรู้ คนเหล่านั้นบางคนอาจจะลงเอยด้วยบทบาทสำคัญในชีวิตของคุณในภายหลัง
ฉันมักจะลังเลที่จะเขียนถึงคนแปลกหน้า โดยคิดว่าฉันจะอัดแน่นพื้นที่ดิจิทัลของพวกเขาด้วยการทำเช่นนั้น แต่เมื่อสองสามสัปดาห์ก่อน ฉันได้รวบรวมความกล้าที่จะส่งอีเมลถึงนักเขียนจำนวนหนึ่งซึ่งงานที่ฉันประทับใจ
ฉันกล่าวสวัสดี แนะนำตัวเองสั้น ๆ และขอบคุณพวกเขาที่สร้างแรงบันดาลใจให้ฉันผ่านคำพูดของพวกเขา ฉันยังเพิ่มคำถามหนึ่งหรือสองข้อซึ่งฉันจะชื่นชมความเข้าใจของพวกเขา แน่นอน อันดับแรก ฉันตรวจสอบแล้วว่าผู้รับเปิดรับการติดต่อดังกล่าว เพื่อไม่ให้อีเมลของฉันลุกลามไปสู่ขอบเขตของสแปม
พูดตามตรง ฉันไม่ได้คาดหวังคำตอบ อย่างที่ฉันพูดกับตัวเองว่า "พวกเขาเป็นคนที่มีชื่อเสียงมาก และฉันก็พนันว่ากล่องจดหมายของพวกเขาจะเต็มไปด้วยอีเมลเหมือนที่ฉันส่งไป พวกเขาคงไม่มีแนวโน้มที่จะตอบกลับแม้ว่า พวกเขามีเวลาสำหรับมัน" ฉันดีใจที่ฉันคิดผิด นักเขียนทุกคนตอบกลับด้วยน้ำเสียงที่อบอุ่นและเป็นส่วนตัวโดยบอกว่าพวกเขาใส่ใจมากพอที่จะแวะมาทักทาย นั่นคือความงดงามของอีเมล หากเขียนได้ดี ก็เตือนเราว่าถึงแม้เราจะติดกับดักดิจิทัล เราก็ยังเป็นมนุษย์อยู่
"ฉันมีอะไรจะพูด" อีเมล
เริ่มต้นวันทำงานของคุณโดยแจ้งให้เจ้านายของคุณรู้ว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่ หรือโดยการขอคำติชมจากเพื่อนร่วมงานของคุณ สมัครงานในฝันของคุณ แบ่งปันความคิดกับเพื่อนของคุณ หรือฝากข้อความให้กำลังใจถึงคนใหม่ในทีมของคุณ การกระทำแบบนี้ไม่เพียงแต่ทำให้คุณมีกรอบความคิดที่ดีขึ้นเท่านั้น เมื่อทำสำเร็จก่อนที่คุณจะจมอยู่กับงานสำคัญๆ ของวันทำงาน โอกาสที่คุณจะแก้ไขได้ก็จะสูงขึ้น
เนื่องจากพวกเราหลายคนทำงานแบบดิจิทัลในทุกวันนี้ การสื่อสารทางอีเมลจึงเป็นส่วนสำคัญของเวิร์กโฟลว์ของเรา ไม่ว่าคุณจะทำงานในโครงการกลุ่ม หางาน หรือเสนอคำถาม อีเมลก็มีส่วนเกี่ยวข้องอย่างมาก อย่าทำลายสิ่งต่างๆ ให้ตัวเองด้วยการปิดอีเมลโดยไม่ได้คิดอะไรหรือพยายาม
พูดถูก
การสนทนาทางอีเมลเชิงลบทำให้เสียอารมณ์ บล็อกข้อความที่ไม่มีใบหน้าระหว่างคุณและผู้รับอีเมลตัดโอกาสที่จะสังเกตและทำความเข้าใจความแตกต่างของภาษากาย การแสดงออก น้ำเสียง ฯลฯ ที่มาพร้อมกับคำพูดของคุณเมื่อคุณไม่ได้ซ่อนอยู่หลังหน้าจอดิจิทัล นี่คือเหตุผลที่ ถ้าคุณไม่ระวัง คำพูดของคุณอาจถูกนำออกจากบริบทได้ง่ายและตีความอารมณ์ขันของคุณผิด
สิ่งต่างๆ อาจกลับกลายเป็นแย่ลงได้ก่อนที่คุณจะมีโอกาสปกป้องตัวเองและทำให้สิ่งต่างๆ ถูกต้อง ความแตกต่างเล็กน้อยขยายเป็นแถวหลัก พวกเขาทิ้งความรู้สึกไม่สบายใจที่คลุมเครือไว้แม้หลังจากที่อากาศปลอดโปร่งแล้ว
หลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่ไม่พึงประสงค์ดังกล่าวโดยรักษาน้ำเสียงของคุณให้เป็นบวกโดยไม่คำนึงถึงหัวข้อที่คุณกำลังพูดถึง ไม่จำเป็นต้องก้าวข้ามประเด็นสำคัญ อารมณ์ปลอม หรือพยายามพบเจอในสิ่งที่ไม่ใช่ พูดอะไรก็ตามที่คุณต้องพูด แต่ใส่คำพูดของคุณด้วยความเป็นมิตรและมีเหตุผลมากขึ้น แน่นอน ก่อนอื่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณจะได้รับการต้อนรับ และเคารพขอบเขตส่วนบุคคลอย่างเหมาะสม
คุณชอบส่งและรับอีเมลประเภทใด คุณทำอย่างไร ให้อีเมลของคุณเป็นบวก? แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็น
