การอ่านคำคมแรงบันดาลใจ, จินตนาการวันที่ประสบความสำเร็จ, และการซ้ำซ้อนคำยืนยันบางอย่าง เป็นวิธีที่บางคนเลือกเพื่อรับประกันการเริ่มวันที่มีท่าทีเชิงบวก คุณเคยคิดไหมว่าการส่งอีเมลสามารถทำงานได้ดีเท่ากัน?
ในขณะที่เว็บโซเชียลดึงดูดคุณด้วยการสนทนาที่มีชีวิตชีวา การสนทนาผ่านอีเมลมีเสน่ห์ของตัวเอง มันทำให้คุณรู้สึกว่าคุณเป็นส่วนหนึ่ง เหมือนคุณ "รู้เรื่องที่โลกไม่รู้หรือไม่เข้าใจ"
น่าเสียดาย การสนทนาอีเมลสามารถควบคุมไม่ได้ด้วยแค่คำเชิงลบหนึ่งสองคำ ที่หลุดปากออกมา ไม่ว่าจากโกรธ, ไร้เหตุผล, หรือไม่ได้คิด
เราเคยพูดถึงจรรยาบรรณอีเมลและวิธีไม่ควรเขียนอีเมล ในโพสต์นี้ เราจะสำรวจ 4 ประเภทอีเมลที่คุณส่งได้เพื่อเริ่มวันในโน้ตที่ดี คุณไม่ต้องทำให้มันกลายเป็นนิสัยหรือบังคับตัวเองส่งตอนไม่อยากส่ง แนวคิดคือพัฒนานิสัยให้การสื่อสารเป็นมิตร หรืออย่างน้อยสุภาพ ตลอดเวลา
อีเมล "สบายดีไหม?"
คุณยุ่งในวันทำการ และคนอื่นๆ ก็ยุ่งเหมือนกัน แม้วันหยุดสุดสัปดาห์ก็ผ่านไปเร็วในกิจกรรมทางสังคม ทำให้คุณไม่มีเวลาติดตามคนที่ไม่ได้เจอหน้าตาหรือคุยโทรศัพท์ได้ เร็วๆ นี้ วันกลายเป็นสัปดาห์ สัปดาห์กลายเป็นเดือน ก่อนที่คุณจะมีการสนทนาที่ดีกับคนเหล่านั้น ที่ใกล้ชิดกับหัวใจ แต่ไกลจากวงโซเชียลของคุณ
มันไม่จำเป็นต้องเป็นแบบนี้ การสื่อสารอีเมลดีกว่าไม่มีการสื่อสารเลย เริ่มวันด้วยการส่งอีเมลให้คนที่คุณไม่ได้คุยหรือได้ยินมานาน แชร์ไฮไลท์ของสิ่งที่เกิดขึ้นในชีวิต ถามว่าฝั่งเขาเป็นยังไง เพิ่มสองสามอันเนกด้อยที่คุณรู้ว่าผู้รับจะชอบ คำตอบที่ได้อาจทำให้วันของคุณดีขึ้น
เพราะอีเมลแบบนี้ทำหน้าที่แทนการสนทนาเต็มรูปแบบ ให้ปลอดโปร่งไม่ต้องฟังคำแนะนำเกี่ยวกับการเขียนอีเมลสั้น
อีเมล "นี่มีของให้คุณ!"
เยี่ยมไหมที่เปิด Inbox พบข้อความง่ายๆ ที่ทำคุณยิ้ม? คุณให้ความสุขแบบนี้แก่เพื่อนและครอบครัวได้ โดยทิ้งอีเมลที่มีความสุขและสดชื่นไว้ให้พวกเขาเปิดตอนเช้าตรุ่
ส่งคำคมตลกให้พี่น้อง, แชร์วิดีโอ TED แรงบันดาลใจให้เพื่อน, หรือทิ้ง "รักนะ" ให้แฟน คุณรู้ว่าอะไรทำให้คนในชีวิตคุณตื่นเต้น คุณไม่คาดการณ์ได้ว่าสิ่งเปิดทางเหล่านี้จะนำไปสู่ไหน แต่วันใหญ่ส่วนใหญ่นำไปสู่ที่ดี
มีคำเตือนเล็กน้อย: ก่อนที่คุณจะเติม Inbox คนอื่นด้วยสิ่งที่คุณคิดว่าดี จดจำว่า แม้อีเมลดีก็จะน่าเบื่อถ้ามันมาแบบนาฬิกา หรือมีสิ่งคล้ายกันทุกครั้ง ใส่ความนادرةและความประหลาดใจเพื่อให้น่าสนใจ
อีเมล "เฮ้ ไปกันไหน?"
ขอบคุณอีเมล คุณติดต่อคนทั่วโลกโดยตรง โดยไม่มี คนมานั่งกั้นประตู (gatekeepers) คุณสร้างความเชื่อมโยงใหม่ได้ด้วยการแนะนำตัวเอง และให้อีกฝั่งตั้งโทนการสื่อสาร นี่ให้โอกาสคุณหาและโต้ตอบกับคนที่คลุมเครือ ถามคำถามคนที่คุณตื่นเต้น, เสนอไอเดีย, เริ่มโปรเจกต์ร่วมกัน, และทำอะไรมากมาย
ใช้ประโยชน์จากโอกาสที่อีเมลให้ เพื่อเชื่อมต่อกับคน ไม่รู้เลย บางคนอาจเล่นบทบาทสำคัญในชีวิตคุณในอนาคต
ซื่อสัตย์ ผมเคยลังเลเขียนให้คนแปลกหน้า คิดว่าจะรบกวนพื้นที่ดิจิทัลของพวกเขา แต่สองสามสัปดาห์ก่อน ผมเก็บความกล้าส่งอีเมลให้นักเขียนหลายคนที่ผมยืมตาแรงบันดาลใจจากงานของพวกเขา
ผมทักทาย แนะนำตัวสั้นๆ และขอบคุณที่แรงบันดาลใจผมผ่านคำพูด ยังเพิ่มคำถามสองสามข้อที่อยากได้ความคิดเห็นจากพวกเขา โดยปبع ผมเช็คก่อนว่าผู้รับเปิดรับการติดต่อแบบนี้ เพื่อไม่ให้อีเมลของผมกลายเป็นสแปม
ซื่อสัตย์ ผมไม่คาดหวังคำตอบ คิดว่า "พวกเขาชื่อดังมาก Inbox น่าจะเต็มไปด้วยอีเมลแบบนี้ พวกเขาน่าจะไม่อยากตอบแม้จะมีเวลา" ผมยินดีที่ผมคิดผิด ทุกคนตอบกลับมาด้วยโทนอบอุ่นและเฉพาะตัว บอกว่าพวกเขาแคร์พอที่จะหยุดมาทักทาย นี่คือความงามของอีเมล - ถ้าเขียนดี มันเตือนเราว่าแม้เราจะจมอยู่ในโลกดิจิทัล เราก็ยังเป็นมนุษย์
อีเมล "ผมมีบางอย่างอยากพูด"
เริ่มวันทำงานด้วยการแจ้งบอสว่าคุณทำอะไรอยู่ หรือขอความคิดเห็นจากเพื่อนร่วมงาน สมัครงานฝัน แชร์ไอเดียกับเพื่อนร่วมงาน หรือทิ้งข้อความเชิญช้ำให้มือใหม่ในทีม การกระทำแบบนี้ไม่เพียงทำให้จิตใจดีขึ้น แต่เมื่อทำก่อนที่จะถูกม้วนเข้ากับรายละเอียดยุ่งยากของวันทำงาน โอกาสที่จะทำได้ถูกต้องก็สูงขึ้น
หลายคนทำงานแบบดิจิทัล 요즘 การสื่อสารอีเมลเป็นส่วนสำคัญของ workflow ไม่ว่าคุณทำงานกลุ่ม หางาน หรือเสนอ query อีเมลเกี่ยวข้องมาก อย่าทำลายโอกาสของตัวเองด้วยการส่งอีเมล倉促โดยไม่มีความคิดหรือความพยายาม
พูดให้ถูกต้อง
การสนทนาอีเมลเชิงลบ น่าประหลาดใจอย่างน้อย บล็อกข้อความไร้หน้าระหว่างคุณและผู้รับ ตัดโอกาสสังเกตและเข้าใจรายละเอียดภาษากาย, นิพจน์หน้า, ทonej เสียง ที่ร่วมกับคำพูดตอนคุณไม่ได้ซ่อนอยู่หลังจอภาพ ดังนั้น ถ้าคุณไม่ระมัดระวัง คำพูดของคุณง่ายๆ ถูกนำออกบริบท และหยอกของคุณถูกเข้าใจผิด
สถานการณ์สามารถเลวร้ายลงได้ก่อนที่คุณจะป้องกันตัวและแก้ไขได้ ความแตกต่างเล็กน้อยขยายเป็นการทะเลาะวิวาทใหญ่ พวกมันทิ้งความรู้สึกไม่สบายใจเบาๆ ไว้แม้อากาศจะสะอาดแล้ว
หลีกเลี่ยงสถานการณ์ไม่พึงประสงค์เหล่านี้ด้วยการรักษาโทนให้เป็นบวก ไม่ว่าหัวข้อจะเป็นอะไร ไม่จำเป็นต้องหลีกเลี่ยงประเด็นสำคัญ, ปลอมอารมณ์, หรือพยายามเป็นคนอื่น พูดสิ่งที่คุณต้องพูด แต่ทิ้งความเป็นมิตรและเหตุผลเข้าไปในคำพูด โดยปبع ก่อนอื่นให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณจะได้รับดี และมีเคารพขอบเขตส่วนตัว
คุณชอบส่งและรับอีเมลแบบไหน? คุณ คุณ รักษาอีเมลให้เป็นบวกอย่างไร? บอกเราได้ในความคิดเห็น
