วิธีแชร์ตำแหน่งและเชิญชวนผู้คนไปงานผ่าน Google Calendar

เมื่อคุณจัดงานใหญ่ อาจเป็นความคิดที่ดีที่จะรวมข้อมูลทั้งหมดที่แขกต้องการไว้ในกิจกรรมปฏิทินครั้งเดียว เพื่อให้คนที่ได้รับเชิญทราบว่างานจัดเมื่อไหร่ ที่ไหน และเอกสารเพิ่มเติมที่อาจต้องการล่วงหน้า คุณรู้ไหมว่าทำได้ทั้งหมดด้วย Google Calendar? ทั้งที่คุณต้องทำคือ ตั้งค่ากิจกรรมและแชร์ให้แขก Google จะทำส่วนที่เหลือให้คุณ! มาสำรวจว่าคุณสามารถตั้งค่ากิจกรรมของตัวเองได้อย่างไร พร้อมตำแหน่งและไฟล์เพิ่มเติม ทั้งหมดภายใน Google Calendar บนคอมพิวเตอร์หรือมือถือ

วิธีสร้างกิจกรรมด้วย Google Calendar

เพื่อสร้างกิจกรรม ไปที่เว็บไซต์ Google Calendar ในเบราว์เซอร์ที่คุณชอบ จากนั้นทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อเริ่มต้น

1. หากปฏิทินไม่โหลดในมุมมองที่คุณชอบ คลิกดรอปดาวน์มุมขวาบน และเลือกมุมมองที่เหมาะสม "Monthly" (รายเดือน) เป็นตัวเลือกดีสำหรับสร้างกิจกรรมในอนาคตใกล้ๆ

2. เลือกวันสำหรับกิจกรรมของคุณ และคลิกที่วันนั้น

3. ตอนนี้เลือกเวลาประมาณที่ประชุมคาดว่าจะเริ่ม

4. หน้าต่างกิจกรรมเฉพาะจะโผล่ขึ้นมา

5. ที่ด้านบนสุด ใส่ชื่อกิจกรรมของคุณ คุณยังสามารถตั้งเวลาเริ่มและสิ้นสุดกิจกรรม หากกิจกรรมนี้ไม่มีเวลาเริ่มและจบที่แน่นอน ให้ติ๊ก "All-day" (ตลอดวัน) เพื่อตั้งให้เป็น 24 ชั่วโมงเต็ม

บนมือถือ คุณจะต้องใช้แอป Google Calendar ที่ติดตั้งมากับอุปกรณ์ Android ส่วนใหญ่ในปัจจุบัน เพื่อเริ่มตั้งค่ากิจกรรม

1. เปิดแอป Google Calendar แล้วแตะเมนูแฮมเบอร์เกอร์มุมซ้ายบน เพื่อเปลี่ยนเป็นมุมมองรายเดือน

2. ต่อมา เลือกวันที่ของกิจกรรมของคุณ

3. แตะอีกครั้งที่วันที่ เพื่อสร้างกิจกรรม

4. ตอนนี้ ใส่ชื่อกิจกรรม และตั้งเวลาที่คาดว่าจะเริ่ม หากเป็นกิจกรรม "All-day" สามารถเปิดใช้งานตัวเลือกได้

วิธีเพิ่มตำแหน่งให้กับกิจกรรมของคุณ

ตอนนี้มาเพิ่มตำแหน่งให้กิจกรรม หากคุณใช้ Google Calendar บนเดสก์ท็อป ฟีเจอร์นี้สมบูรณ์แบบหากคุณจัดงานที่สถานที่เฉพาะ เพราะแขกจะเห็นตำแหน่งและได้รับเส้นทางไปยังงานเอง

1. เริ่มต้นด้วยการเพิ่มตำแหน่งกิจกรรมในช่อง "Location" (ตำแหน่ง) หากไปอาคารหรือร้านเฉพาะ ให้พิมพ์ชื่อที่นี่ Google ควรเข้าใจสิ่งที่คุณหมายถึง

2. คุณสามารถคลิกสัญลักษณ์แผนที่เล็กๆ ถัดจากช่อง Location และ Calendar จะเปิด Google Maps ด้านขวาของหน้าจอ
3. จากนั้น คุณสามารถแตะปุ่ม Directions เพื่อดูวิธีไปถึงที่นั่น หรือเรียกดูรูปภาพสถานที่ เพื่อทราบว่าควรคาดหวังอะไร

บนมือถือ กระบวนการค่อนข้างคล้ายกัน ดูด้านล่าง

1. เมื่อสร้างการ์ดกิจกรรมแล้ว ให้เลื่อนลงจนเจอตัวเลือก "Add Location" (เพิ่มตำแหน่ง) และแตะที่นั่น

2. ให้ Calendar สิทธิ์เข้าถึงตำแหน่งของอุปกรณ์ แล้วใส่ตำแหน่ง

3. ที่อยู่ของสถานที่ควรปรากฏในส่วน Location แล้ว

4. แตะที่ภาพด้านล่างเพื่อ "Show in map" (แสดงในแผนที่) ในแอป Google Maps และรับเส้นทางไปตำแหน่ง

วิธีเพิ่มไฟล์แนบให้กับกิจกรรม

ตอนที่คุณมีชื่อ เวลา และตำแหน่งครบแล้ว คุณสามารถเพิ่มไฟล์แนบทางเลือกให้กับกิจกรรม นี่เป็นประโยชน์มากสำหรับแชร์เอกสารกับผู้เข้าร่วมงาน เช่น ตารางเวลา คำเชิญ บัตร หรือเมนู

1. เพื่อทำเช่นนี้ ให้ดู gầnด้านล่างของหน้าต่างสร้างกิจกรรม ภายใต้ส่วน Location คุณควรเห็นกล่องข้อความที่เขียนว่า "Add a description or attachments" (เพิ่มคำอธิบายหรือไฟล์แนบ)
2. แตะที่ attachments (ไฟล์แนบ)

3. โดยค่าเริ่มต้น Google Calendar จะขอให้คุณอัปโหลดไฟล์จาก Google Drive หากไฟล์ของคุณอยู่บน Drive นี่ดีแล้ว แต่หากอยู่บนคอมพิวเตอร์ คุณต้องคลิก "Upload" (อัปโหลด) ที่ด้านบน

4. เมื่ออัปโหลดไฟล์แล้ว ให้คำอธิบายสั้นๆ เพื่อให้แขกทราบว่ามันคืออะไร

บนมือถือ นี่คือวิธีเพิ่มไฟล์แนบให้กิจกรรม

1. บนการ์ดกิจกรรม เลื่อนลงสุดท้าย แตะไอคอนคลิปกระดาษที่เขียนว่า "Add attachment" (เพิ่มไฟล์แนบ)

2. ต่อมา เลือกว่าจะอัปโหลดเอกสารหรือรูปภาพจากที่ไหน ไม่เหมือนเดสก์ท็อป ที่นี่คุณ ไม่มี ตัวเลือกอัปโหลดจากอุปกรณ์ ต้องอัปโหลดไฟล์ไป Drive ก่อน

วิธีเชิญแขกไปกิจกรรมของคุณ

ตอนนี้ทุกอย่างพร้อมแล้ว ถึงเวลาเชิญคนไปงาน

1. บนการ์ดกิจกรรม ภายใต้วันที่ คุณจะพบส่วน "Guests" (แขก) เพื่อเริ่มเพิ่มคน ให้พิมพ์ชื่อหรืออีเมลของพวกเขา อย่ากังวล คุณไม่ได้ส่งอีเมลจริงๆ ขณะเพิ่ม ยังมีเวลาปรับรายชื่อแขกก่อนส่งคำเชิญ

2. ที่ด้านล่าง คุณจะเห็นตัวเลือกสำหรับสิ่งที่แขกทำได้ โดยค่าเริ่มต้น แขกสามารถเชิญเพื่อนและดูรายชื่อแขกได้ ดังนั้น ยกเลิกติ๊กถ้าคุณไม่ต้องการให้ทำได้

3. เนื่องจากนี่คือขั้นตอนสุดท้ายในบทช่วยสอน คุณสามารถกดปุ่ม Save ด้านล่าง Google จะถามว่าต้องการส่งอีเมลเชิญให้แขกหรือไม่ คุณสามารถยอมรับ หรือเลือกไม่ส่ง

4. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามอบสิทธิ์ที่จำเป็นให้แขก แล้วกด Invite (เชิญ)

จากอีเมล แขกจะเห็นว่ากิจกรรมจัดเมื่อไหร่ คลิกลิงก์แผนที่เพื่อดูที่ตั้ง และเรียกดูไฟล์แนบที่คุณเพิ่มไว้ก่อนหน้า — ทุกอย่างที่ต้องการให้งานเริ่มต้นได้! พวกเขายังสามารถยืนยันหรือปฏิเสธคำเชิญของคุณ

เมื่อคุณเพิ่มกิจกรรมด้วย Calendar บนเดสก์ท็อป มันจะปรากฏในแอปมือถือด้วย (และในทางกลับกัน) หากต้องการเชิญคนผ่าน Google Calendar บนมือถือ นี่คือวิธีทำ

1. บนการ์ดกิจกรรมในแอป Google Calendar แตะปุ่ม "Add people" (เพิ่มคน)

2. เริ่มเพิ่มชื่อและอีเมลของพวกเขา กด Done เมื่อเพิ่มทุกคนแล้ว

3. แตะ Save

4. Google จะถามว่าต้องการส่งคำเชิญหรือไม่ กด Send หากยอมรับ

แค่นี้ก็จบ คำเชิญที่มีรายละเอียดงานทั้งหมดควรจะกำลังส่งไปยังกล่องจดหมายของผู้คน

การจัดงานอาจยาก ดังนั้นสิ่งใดที่ทำให้กระบวนการรวมอยู่ในที่เดียว จะคุ้มค่าที่จะสำรวจ ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าสร้างกิจกรรมบน Google Calendar เพิ่มตำแหน่ง แนบเอกสารที่ช่วยเหลือ และส่งให้แขกอย่างไร

ชุดแอปของ Google เป็นตัวเลือกดีเสมอสำหรับการทำงานประจำวัน ตัวอย่างเช่น ด้วย Google Maps คุณสามารถบันทึกเส้นทางได้ง่าย ในทางกลับกัน Google Assistant ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้

คำถามที่พบบ่อย

1. แชร์ Google Calendar ของฉันอย่างไร?

การแชร์ Google Calendar อาจมีประโยชน์ เช่น ผู้จัดงานสามารถเข้าถึง Calendar ของคุณ และดูว่าคุณว่างในวันใด หากต้องการเรียนรู้วิธีทำ เรามีบทช่วยสอนครบครันสอนวิธีเริ่มต้นแชร์ปฏิทินของคุณ

2. ฉันไม่ชอบ Google Calendar มีทางเลือกอื่นไหม?

หากไม่ชอบ Google Calendar ไม่ว่าจะเพราะเหตุใด ทางเลือกคือ Outlook Calendar, Zoho Calendar, Nextcloud Calendar, และ Teamup ดูการเปรียบเทียบบริการเหล่านี้

3. เชื่อม Google Calendar กับ Amazon Alexa ได้ไหม?

ได้ ไม่ว่าคุณจะอยากเพิ่มปฏิทิน Google, Microsoft หรือ Apple ไปยังอุปกรณ์ที่รองรับ Alexa ขั้นตอนเริ่มต้นเหมือนกัน:

1. เปิดแอป Amazon Alexa บนสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต
2. มุมซ้ายบน แตะไอคอน "Menu"
3. แตะ "Settings → Calendar & Email"
4. แตะ "Add Account"

ตอนนี้คุณเลือกได้ว่าจะเพิ่มแอปปฏิทินไหนไปยังบัญชี Alexa ของคุณ

อ่านบทความเต็มเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการซิงค์ปฏิทินกับ Alexa