Outlook มีมุมมองสำเร็จรูป 3 แบบสำหรับโฟลเดอร์กล่องจดหมาย: Compact, Single, และ Preview แต่ละแบบมีเลย์เอาต์ที่แตกต่างกันและจัดระเบียบอีเมลในลักษณะเฉพาะตัว มุมมองเริ่มต้นใน Outlook คือ Compact ซึ่งผู้ใช้สามารถเปลี่ยนเป็น Single หรือ Preview ได้ง่ายๆ
นอกจากนี้ ยังมีตัวเลือกในการปรับแต่งมุมมองที่เลือก คุณสามารถเพิ่มหรือลบคอลัมน์ จัดกลุ่มรายการ เรียงลำดับอีเมลจากน้อยไปมากหรือมากไปน้อย เปลี่ยนรูปแบบของคอลัมน์ และอื่นๆ อีกมากมาย
นอกจากนี้ คุณยังสามารถสร้างมุมมองแบบกำหนดเองใหม่ได้อีกด้วย ปัจจุบัน Outlook มี 7 ประเภทของมุมมองหรือเลย์เอาต์ให้เลือก ผมจะเริ่มจากภาพรวมสั้นๆ ของมุมมองสำเร็จรูป 3 แบบ แล้วจึงไปยังกระบวนการเปลี่ยนแปลง หลังจากนั้น เราจะดูวิธีการปรับแต่ง สร้าง หรือลบมุมมองใน Outlook
มุมมองที่มีอยู่ใน Outlook
หลังจากติดตั้ง Outlook จะมี 3 มุมมองหลักที่คุณสามารถนำไปใช้กับกล่องจดหมายของคุณได้ โดยค่าเริ่มต้นจะเป็น Compact แต่คุณสามารถเปลี่ยนได้ตลอดเวลา ด้านล่างนี้คือการแนะนำสั้นๆ ของ 3 มุมมอง
1. มุมมอง Compact (ค่าเริ่มต้น)
เลย์เอาต์ Compact แสดงรายการอีเมลพร้อมกับบานหน้าต่างอ่าน ในเลย์เอาต์นี้ แต่ละอีเมลจะแสดง 4 รายการ: ชื่อผู้ส่ง, บรรทัดเรื่อง, ข้อความตัวอย่างสั้นของอีเมล, และวันที่รับ
2. มุมมอง Single
เลย์เอาต์ Single แสดงข้อมูลมากกว่ามุมมอง Compact ในเลย์เอาต์นี้ อีเมลจะถูกแบ่งเป็น 2 คอลัมน์ คอลัมน์แรกแสดงชื่อผู้ส่ง, เรื่อง, ไฟล์แนบ (ถ้ามี), วันที่รับ, ขนาด และอื่นๆ คอลัมน์ที่สองช่วยให้คุณอ่านตัวอย่างข้อความได้ มีบานหน้าต่างอ่านอยู่ทางขวาอีกด้วย
3. มุมมอง Preview
มุมมอง Preview เหมือนกับ Single แต่แสดงข้อมูลและตัวอย่างในคอลัมน์ที่กว้างกว่า และไม่มีบานหน้าต่างอ่าน มุมมอง Single และ Preview ทำงานได้ดีหากคุณมีหน้าจอที่กว้าง
การเปลี่ยนมุมมองใน Outlook นั้นง่ายมาก และต้องใช้เพียง 3 ขั้นตอนง่ายๆ เมื่อคุณกำลังเปลี่ยนเลย์เอาต์ Compact จะถูกเลือกอยู่แล้ว ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเลือก Preview หรือ Single เพื่อเห็นการเปลี่ยนแปลง
วิธีการทำ:
- เลือกแท็บ View จากแถบเมนูด้านบน
- คลิกที่ Change View ที่จุดเริ่มต้นของแถบเมนูถัดไป
- ตอนนี้ คลิกที่มุมมอง ที่คุณต้องการตั้งค่า
เมื่อเสร็จแล้ว คุณจะได้กล่องจดหมายที่มีลักษณะใหม่ หากต้องการกลับไปใช้ Compact view ให้ทำตามขั้นตอนเดียวกันข้างต้น
วิธีปรับแต่งมุมมองใน Outlook
Outlook อนุญาตให้คุณปรับแต่งด้านต่างๆ ของมุมมองได้ ดังนั้น หากคุณไม่ชอบเลย์เอาต์เริ่มต้น มีตัวเลือกให้ปรับเปลี่ยนตามความชอบของคุณ
วิธีเข้าถึงการตั้งค่าการปรับแต่ง:
- ไปที่ แท็บ View > View Settings
- จาก Advanced View Settings เลือกตัวเลือกการปรับแต่งที่มีอยู่
- ปรับให้เป็นไปตามใจชอบและ บันทึกการตั้งค่า
นี่คือตัวเลือกการปรับแต่งทั้งหมดใน Outlook:
- คอลัมน์ (Columns): ผู้ใช้สามารถเพิ่มหรือลบคอลัมน์ รวมถึงจัดเรียงลำดับใหม่ได้
- จัดกลุ่มตาม (Group By): ผู้ใช้สามารถจัดกลุ่มรายการในฟิลด์ใดก็ได้ตามลำดับจากน้อยไปมากหรือมากไปน้อย
- เรียงลำดับ (Sort): ผู้ใช้สามารถจัดกลุ่มรายการในฟิลด์ใดก็ได้ตามลำดับจากน้อยไปมากหรือมากไปน้อย
- ตัวกรอง (Filter): ช่วยให้คุณกรองรายการเพื่อค้นหาอีเมลเฉพาะที่คุณกำลังมองหา
- การตั้งค่าอื่นๆ (Other Settings): ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนฟอนต์และขนาดสำหรับทั้งคอลัมน์และแถว นอกจากนี้ยังสามารถเลือกสไตล์เส้นกริด ตัวอย่างฟอนต์ เลือกตำแหน่งบานหน้าต่างอ่าน และเข้าถึงตัวเลือกอื่นๆ อีกมากมาย
- การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข (Conditional Formatting): ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณกรองอีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น หากผู้ใช้ต้องการดูเฉพาะอีเมลที่หมดอายุหรือเกินกำหนด การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะแสดงเฉพาะอีเมลเหล่านั้น นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณเห็นอีเมลทั้งหมดจากผู้ส่งเฉพาะคนได้
- จัดรูปแบบคอลัมน์ (Format Columns): ผู้ใช้สามารถปรับเปลี่ยนคอลัมน์โดยการเปลี่ยนสี ฟอนต์ ความกว้าง หรือการจัดตำแหน่ง
วิธีสร้างมุมมองใหม่ใน Outlook
นอกจากการเปลี่ยนและปรับแต่งมุมมองสำเร็จรูปใน Outlook แล้ว ยังมีตัวเลือกในการสร้างมุมมองของคุณเองจากศูนย์ Outlook มี 7 แบบเลย์เอาต์ให้เลือก
แต่ก่อนจะดูเลย์เอาต์เหล่านั้น นี่คือวิธีสร้างมุมมองใหม่:
- ไปที่ View > Change View
- คลิกที่ Manage Views
- คลิก New บนหน้าจอถัดไป
- ใส่ ชื่อ เลือก ประเภทมุมมอง ที่ต้องการ และเลือก ที่ใช้มุมมองได้
- คลิก OK
- ต่อมา ปรับแต่งมุมมองของคุณในหน้าจอ Advanced View Settings และคลิก OK
- สุดท้าย คลิกที่ Apply View เพื่อใช้เลย์เอาต์ใหม่ทันที
นี่คือภาพรวมสั้นๆ ของประเภทเลย์เอาต์ที่คุณสามารถเลือกใน Outlook สำหรับมุมมองใหม่ของคุณ:
- Table: แสดงอีเมลในแถวและคอลัมน์ มุมมองสำเร็จรูปทั้งหมดใช้เลย์เอาต์นี้
- Timeline: แสดงรายการที่ส่งหรือรับในช่วงเวลาเฉพาะ ช่วยจัดระเบียบอีเมลเกี่ยวกับโครงการเฉพาะไว้ในที่เดียว
- Card: มุมมองนี้แสดงรายละเอียดบางส่วนของรายการพร้อมกับเรื่อง
- Business Card: แสดงข้อมูลมากกว่ามุมมอง Card คุณสามารถเห็นชื่อ, รูปภาพ, อีเมล และรายละเอียดอื่นๆ ของผู้ติดต่อ
- People: คล้ายกับมุมมอง Card และ Business แต่แสดงรายละเอียดน้อยกว่า ที่นี่คุณจะเห็นเพียงชื่อและรูปภาพของผู้ติดต่อ
- Day/Week/Month: รูปแบบนี้ใช้หลักในโฟลเดอร์ปฏิทินเพื่อแสดงรายการในปฏิทินของคุณในรูปแบบกริด ในมุมมองนี้ คุณสามารถสังเกตกิจกรรมที่จะมาถึงได้อย่างง่ายดาย
- Icon: มุมมองนี้เพียงแค่แสดงรายการพร้อมกับไอคอนและเรื่องของพวกเขา
วิธีลบมุมมองแบบกำหนดเองใน Outlook
หากคุณต้องการลบมุมมองแบบกำหนดเองที่คุณสร้างขึ้น โปรดทำตามขั้นตอนด้านล่าง:
- ไปที่ แท็บ View และไปที่ Change View > Manage Views
- ในกล่องโต้ตอบ Manage All Views เลือกมุมมองที่คุณต้องการลบ
- คลิกที่ Delete และยืนยัน選擇ของคุณอีกครั้ง
- คลิก OK
- ตอนนี้เลือกมุมมองที่คุณต้องการใช้และคลิก Apply View
เกี่ยวกับผู้เขียน
Abdullah Iqbal
Abdullah เป็นช่างเทคนิค Help Desk ที่ได้รับการรับรองจาก Google IT มีประสบการณ์มากในการให้การสนับสนุนทางเทคนิคแก่ผู้ใช้ระบบ เขามีประวัติการแก้ไขปัญหา IT อย่างมีประสิทธิภาพ และเชี่ยวชาญในการทำงานกับเครื่องมืออย่าง Jira และ ZenDesk เพื่อจัดการตั๋วสนับสนุนอย่างมีประสิทธิภาพ Abdullah มุ่งมั่นที่จะอัปเดตตัวเองกับความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีล่าสุด และพยายามปรับปรุงทักษะและความรู้ของตนผ่านโอกาสพัฒนาวิชาชีพอย่างต่อเนื่อง
