ไม่ว่าจะเป็นเรื่องงานหรือเรื่องส่วนตัว อีเมลเป็นแหล่งการสื่อสารที่น่าเชื่อถือที่สุด เนื่องจากนักการตลาดยังใช้แหล่งการสื่อสารนี้เพื่อวัตถุประสงค์ในการส่งเสริมการขาย เรามักจะได้รับข้อความจำนวนมากในกล่องจดหมายของเรา เคยเกิดขึ้นไหมเมื่อคุณเปิดกล่องจดหมายอีเมลของคุณหลังจากผ่านไปหนึ่งเดือนแล้วคุณเห็นอีเมลท่วมท้นบนหน้าจอของคุณ? ใช่ เกิดขึ้นตลอดเวลา!
การจัดการกล่องขาเข้าในกรณีนี้อาจเป็นงานที่น่าเบื่อและอาจใช้เวลาเกือบตลอดไปในการจัดระเบียบอีเมลทั้งหมดในโฟลเดอร์อย่างเรียบร้อย ต้องขอบคุณ Microsoft Outlook ที่นำเสนอเครื่องมือที่มีประโยชน์อย่างหนึ่งที่เรียกว่าเครื่องมือ Conversation Cleaner ซึ่งจะลบหรือย้ายอีเมลที่ซ้ำซ้อนออกจากการสนทนาได้อย่างมีประสิทธิภาพ จึงทำให้กล่องจดหมายของเราเป็นระเบียบมากขึ้น คุณสามารถใช้เครื่องมือการสนทนานี้กับการสนทนาเดี่ยว โฟลเดอร์ ในโฟลเดอร์ย่อยได้ตามต้องการ
ดังนั้น หากคุณมีสำเนาข้อความเดียวกันหลายชุด เครื่องมือทำความสะอาดการสนทนาจะทำงานและลบสำเนาที่ซ้ำซ้อนทั้งหมดออกจากบัญชี Outlook ของคุณ ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำโดยย่อเกี่ยวกับวิธีใช้เครื่องมือล้างข้อมูลการสนทนาใน Outlook
มาเริ่มกันเลย! นี่คือวิธีการทำงาน
วิธีใช้เครื่องมือล้างข้อมูลการสนทนาใน Outlook
เปิด MS Outlook และไปที่ File> Options> Mail จากนั้นเลื่อนลงมาจนเจอส่วน “Conversation Clean Up”
ตอนนี้เพื่อเริ่มต้นให้แตะที่ปุ่ม "เรียกดู" เพื่อเลือกโฟลเดอร์จากฮาร์ดไดรฟ์ของคุณที่จะย้ายรายการอีเมลที่ซ้ำซ้อนทั้งหมด คุณยังสามารถเลือกหรือยกเลิกการเลือกตัวเลือกใดๆ จากรายการ เช่น คุณต้องการย้ายการสนทนาที่ถูกตั้งค่าสถานะ ข้อความที่จัดหมวดหมู่หรือไม่ และอื่นๆ เปิดหรือปิดพารามิเตอร์ตามความต้องการของคุณ แล้วแต่สถานการณ์จะต้องการ
เมื่อคุณตั้งค่าตัวเลือกทั้งหมดแล้ว ให้แตะ "ตกลง"
ก้าวต่อไป เมื่อคุณกลับมาที่หน้าจอหลักของ Outlook ให้มองหาปุ่ม "ล้างข้อมูล" บนแท็บหน้าแรก
ตอนนี้ คุณจะเห็นสามตัวเลือกในกล่องแบบเลื่อนลงว่าคุณต้องการล้างการสนทนา โฟลเดอร์ หรือโฟลเดอร์ย่อย ตัดสินใจเลือกเพื่อดำเนินการต่อไป
หากคุณต้องการใช้ตัวเลือกโฟลเดอร์ วิธีอื่นในการเลือกคือผ่าน Folder> Clean Up Folder เป็นไปตามนั้น
หากคุณกำลังเรียกใช้เครื่องมือ Conversation Cleaner บน Outlook เป็นครั้งแรก คุณจะเห็นคำเตือนป๊อปอัปที่จะถามคุณว่าต้องการดำเนินการนี้ต่อหรือไม่ แตะตัวเลือก “ล้างโฟลเดอร์” เพื่อดำเนินการต่อ
อย่าลืมทำเครื่องหมายที่ “ไม่ต้องการเห็นข้อความนี้อีกในอนาคต” ด้วย
ตอนนี้เครื่องมือทำความสะอาดการสนทนาจะทำงานได้ สแกนอีเมลทั้งหมดของคุณเพื่อตรวจสอบรายการอีเมลที่ซ้ำซ้อน และโดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากคุณใช้งานเครื่องมือนี้เป็นครั้งแรกในระบบของคุณ อาจใช้เวลาสักครู่จนกว่าการสแกนกล่องจดหมายทั้งหมดของคุณจะถูกสแกน
แต่สิ่งที่ดีคือคุณสามารถปล่อยให้กระบวนการนี้ทำงานในพื้นหลังและใช้ Outlook ในระหว่างนี้ได้ ทันทีที่เครื่องมือสแกนอีเมลของคุณ เครื่องมือจะหยุดทำงานในพื้นหลังโดยอัตโนมัติโดยไม่รบกวนการทำงานของคุณ อย่างไรก็ตาม หากไม่พบอีเมลดังกล่าวในโฟลเดอร์อีเมลของคุณ ระบบจะแจ้งให้คุณทราบด้วยการแจ้งเตือน “ไม่มีข้อความถูกล้างข้อมูล”
สรุปแล้วมันเป็นเครื่องมือที่ควรค่าแก่การใช้สำหรับ Outlook เรามั่นใจว่าคุณจะพบอีเมลซ้ำซ้อนในกล่องจดหมายที่ต้องได้รับการดูแลด้วยเครื่องมือ Conversation Cleaner
หวังว่าบล็อกนี้จะขจัดข้อสงสัยทั้งหมดของคุณเกี่ยวกับวิธีใช้เครื่องมือล้างข้อมูลการสนทนาใน Outlook คุณสามารถลองใช้เครื่องมือนี้เป็นครั้งคราวเพื่อให้กล่องจดหมายของคุณเรียบร้อยและเป็นระเบียบด้วยสำเนาอีเมลที่ไม่ซ้ำใคร
