ไม่ว่าจะเป็นงานหรือส่วนตัว อีเมลยังคงเป็นช่องทางการสื่อสารที่น่าเชื่อถือที่สุด เนื่องจากนักการตลาดก็ใช้ช่องทางนี้สำหรับการโปรโมท ทำให้เราได้รับอีเมลจำนวนมากในกล่องจดหมาย ปรากฏว่าเปิดกล่องจดหมายหลังจากไม่ได้เช็คนานๆ แล้วเจออีเมล湧เข้ามาเต็มจอ? ใช่แล้ว เกิดขึ้นตลอดเวลา!
การจัดการกล่องจดหมายในสถานการณ์นี้อาจเป็นงานยุ่งยากและใช้เวลานานมากในการจัดระเบียบอีเมลให้เป็นระเบียบในโฟลเดอร์ ขอขอบคุณ Microsoft Outlook ที่มีเครื่องมือที่น่าสนใจชื่อว่า Conversation Cleanup tool ซึ่งลบหรือย้ายอีเมลซ้ำในบทสนทนา ทำให้กล่องจดหมายจัดระเบียบได้ดีขึ้น คุณสามารถใช้เครื่องมือนี้กับบทสนทนาเดี่ยว โฟลเดอร์ หรือซับโฟลเดอร์ได้ตามต้องการ
ดังนั้น หากคุณมีหลายสำเนาของข้อความเดียวกัน เครื่องมือ Conversation Cleanup จะทำงานและลบสำเนาที่ซ้ำซ้อนออกจากบัญชี Outlook ของคุณ นี่คือคำแนะนำด่วนในการใช้ Conversation Cleanup tool บน Outlook
มาเริ่มกันเลย! นี่คือวิธีการทำงาน
วิธีใช้ Conversation Cleanup tool บน Outlook
เปิด MS Outlook และไปที่ File > Options > Mail จากนั้นเลื่อนลงจนเจอส่วน "Conversation Clean Up"
ตอนนี้ คลิกปุ่ม "Browse" เพื่อเลือกโฟลเดอร์จากฮาร์ดดิสก์ที่จะย้ายรายการอีเมลซ้ำ คุณยังสามารถติ๊กหรือเอาติ๊กตัวเลือกต่างๆ ได้ เช่น ต้องการย้ายบทสนทนาที่ติดธง ข้อความที่จัดหมวดหมู่ เป็นต้น ปรับพารามิเตอร์เปิด/ปิดตามความต้องการ
เมื่อตั้งค่าตัวเลือกเสร็จแล้ว คลิก "OK"
ต่อไป กลับสู่หน้าจอหลักของ Outlook มองหาปุ่ม "Clean up" บนแท็บ Home
คุณจะเห็น 3 ตัวเลือกในเมนูแบบดรอปดาวน์ ว่าต้องการทำความสะอาดบทสนทนา โฟลเดอร์ หรือซับโฟลเดอร์ เลือกตามต้องการ
หากเลือกตัวเลือกโฟลเดอร์ วิธีอื่นคือไปที่ Folder > Clean Up Folder
หากเป็นครั้งแรกที่ใช้ Conversation Cleanup tool จะมีป๊อปอัปเตือนถามว่าต้องการดำเนินการต่อหรือไม่ คลิก "Cleanup folder" เพื่อดำเนินต่อ
อย่าลืมติ๊ก "Don't want to see this message again in future" ด้วย
Conversation Cleanup tool จะเริ่มทำงาน สแกนอีเมลทั้งหมดเพื่อหารายการซ้ำ โดยเฉพาะครั้งแรกอาจใช้เวลานานจนสแกนกล่องจดหมายทั้งหมดเสร็จ
แต่โชคดีที่คุณสามารถให้กระบวนการรันในพื้นหลังและใช้ Outlook ต่อได้ ทันทีที่เครื่องมือสแกนเสร็จ จะปิดตัวเองในพื้นหลังโดยไม่รบกวนงานของคุณ หากไม่พบอีเมลซ้ำ จะแจ้งเตือน "No messages were cleaned up"
โดยรวมแล้ว เป็นเครื่องมือที่คุ้มค่าและควรใช้สำหรับ Outlook เราเชื่อว่าคุณจะพบอีเมลซ้ำบางส่วนในกล่องจดหมายที่ Conversation Cleanup tool จะช่วยจัดการได้
หวังว่าบล็อกนี้ช่วยคุณเข้าใจวิธีใช้ Conversation Cleanup tool บน Outlook แล้ว ลองใช้เครื่องมือนี้เป็นครั้งคราวเพื่อรักษาความสะอาดและระเบียบของกล่องจดหมายด้วยสำเนาอีเมลที่ไม่ซ้ำกัน
