คู่มือขั้นตอนการเก็บถาวรอีเมล Outlook เพื่อการเรียกค้นที่ง่ายดาย

การเก็บถาวรอีเมลของคุณช่วยบันทึกอีเมลและข้อมูลของพวกมันไว้สำหรับการใช้งานในภายหลัง มันยังทำให้การค้นหาไฟล์ของคุณได้อย่างรวดเร็วเมื่อคุณต้องการหาพวกมัน นอกจากนี้ มันยังสามารถเป็นประโยชน์ได้ในการสูญเสียข้อมูลแบบฉับพลันที่คุณอาจสูญเสียข้อมูลสำคัญของคุณในทางอื่น

จึงสมเหตุสมผลที่จะเก็บถาวรอีเมลของคุณเป็นประจำ บทความนี้จะดูว่าคุณสามารถทำได้อย่างไรโดยไม่มีความยุ่งยาก มาเริ่มต้นกันเลย

วิธีเก็บถาวรอีเมล Outlook

ก่อนที่คุณจะเริ่มเก็บถาวรอีเมล Outlook ของคุณ จำเป็นต้องเข้าใจว่าการย้ายอีเมล Outlook ของคุณไปยังอีเมลที่เก็บถาวรแตกต่างกันไปสำหรับการตั้งค่า Outlook ที่แตกต่างกัน

ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้ Outlook Web คุณจะเพียงย้ายอีเมลของคุณจากกล่องจดหมายเข้าไปยังกล่องจดหมาย Archive (เก็บถาวร) ส่วนอีกด้านหนึ่ง หากคุณอยู่บนแอป Outlook เดสก์ท็อป การเก็บถาวรอีเมลของคุณอาจเกี่ยวกับการย้ายอีเมลจากโฟลเดอร์กล่องจดหมายไปยังโฟลเดอร์ Archive มาดูทั้งสองขั้นตอน

วิธีเก็บถาวรอีเมลบน Outlook เดสก์ท็อป

เพื่อเก็บถาวรอีเมลของคุณบน Outlook เดสก์ท็อป คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ AutoArchive ในแอป Outlook ได้ ทำให้ใช้งานฟรีจาก Outlook เมื่อคุณเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ อีเมลของคุณจะถูกเก็บถาวรโดยอัตโนมัติหลังจากช่วงเวลาที่ระบุ น่าสะดวกใช่ไหม? นี่คือวิธีตั้งค่าฟีเจอร์นี้:

1. เปิดแอป Outlook และเลือกตัวเลือก File (ไฟล์)
2. คลิกที่ Options > Advanced (ตัวเลือก > ขั้นสูง)
3. ค้นหาฟีเจอร์ AutoArchive และคลิกที่ฟีเจอร์ AutoArchive Settings (การตั้งค่า AutoArchive) เมื่อคุณพบมัน
4. เลือกกล่องตัวเลือก Run AutoArchive every (รัน AutoArchive ทุก) และเลือกว่าควรรันฟีเจอร์ AutoArchive บ่อยแค่ไหน
5. จากส่วน Default folder settings for archiving (การตั้งค่าโฟลเดอร์เริ่มต้นสำหรับการเก็บถาวร) ให้เลือกว่าอีเมล Outlook ของคุณควรถูกเก็บถาวรเมื่อไหร่
6. คลิกที่ Browse (เรียกดู) และเลือกปลายทางสำหรับการเก็บถาวรโฟลเดอร์ของคุณ
7. คลิกที่ OK เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

นั่นคือทั้งหมด — อีเมล Outlook ของคุณจะถูกเก็บถาวรตามการตั้งค่าที่คุณระบุ หากคุณต้องการปิดใช้งานฟีเจอร์ Outlook ในอนาคต ทั้งสิ่งที่คุณต้องทำคือยกติ๊กกล่องตัวเลือก Run AutoArchive every อีกครั้งและบันทึกการตั้งค่า — ฟีเจอร์เก็บถาวรจะถูกปิดใช้งาน

วิธีเก็บถาวรอีเมลบน Outlook Web

การเก็บถาวรอีเมลของคุณบน Outlook เว็บเป็นเรื่องง่ายมาก แน่นอนว่าง่ายกว่าสำหรับ Outlook เดสก์ท็อป ในการเริ่มต้น ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

• ไปที่บัญชี Outlook.com ล็อกอิน และไปที่ Inbox (กล่องจดหมายเข้า)
• เลือกอีเมลทั้งหมดที่คุณต้องการเก็บถาวร และเลือก Archive (เก็บถาวร)

อีเมลที่เลือกทั้งหมดจะถูกเก็บถาวรทันที หากคุณต้องการยกเลิกการเก็บถาวรในภายหลัง ให้ไปที่โฟลเดอร์ Archive และเลือกอีเมล จากนั้นคลิกที่ Move from the top (ย้ายจากด้านบน) และเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการย้ายอีเมลของคุณไป

การเก็บถาวรอีเมล Outlook ของคุณอย่างง่ายดาย

นั่นคือทั้งหมดเกี่ยวกับการเก็บถาวรอีเมลของคุณบน Outlook ใครสักคน การเก็บถาวรไฟล์ของคุณสามารถช่วยเก็บไฟล์ของคุณให้ปลอดภัยจากการสูญเสียข้อมูลโดยไม่ได้ตั้งใจ และช่วยให้คุณดึงอีเมลของคุณได้ทันที หวังว่าคุณจะสามารถเก็บถาวรอีเมลของคุณสำเร็จหลังจากนี้