คุณเคยคิดไหมว่าคุณสามารถอ่านอีเมลเป็นข้อความธรรมดา (plain simple text) ได้? อีเมลโดยไม่มีการจัดรูปแบบที่ซับซ้อน เปิดได้เร็ว ปลอดภัยกว่าอีเมล HTML ที่อุดมไปด้วยเนื้อหา ใช่ สิ่งนี้เป็นไปได้!
ในโพสต์นี้ เราจะพูดถึงวิธีแสดงอีเมลเป็น plain text ใน Outlook แต่ก่อน มาดูข้อดีและข้อเสียก่อน
ข้อดี & ข้อเสียของ Plain Text ใน Outlook:
ด้วยไม่กี่ขั้นตอนและการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า คุณสามารถได้สิ่งที่คุณต้องการ อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนอีเมลเป็น plain text ก็มีข้อดีและข้อเสีย
ข้อเสียใหญ่ที่สุด ไม่มีฟังก์ชัน inline, ไม่มีการจัดรูปแบบ หมายถึงไม่มีรูปภาพหรือลิงก์ อีเมลทั้งหมดที่คุณดูจะดูแตกต่างออกไปเมื่ออ่านใน plain text อย่างไรก็ตาม บางอีเมลอาจอ่านไม่ออก หากจัดรูปแบบในระดับสูง
แยกจากข้อเสียเหล่านี้ มันก็มีข้อดี อีเมลแบบ plain text ปลอดภัย เพราะไม่มีอะไรถูกซ่อน ไม่มีรูปภาพฝัง (embedded images) หรือ URL ฟิชชิงที่แต่งเติม เพราะถ้า URL แสดงใน plain text คุณจะเห็น URL เต็ม
ดังนั้น อีเมล plain text ส่วนใหญ่ไม่ถูกมองว่าเป็นอันตรายหรือสแปมโดยสแกนเนอร์อัตโนมัติ เพราะ plain text ไม่สามารถถือว่าอันตรายเท่า HTML ได้ อย่างไรก็ตาม ไม่ได้หมายความว่าใครไม่สามารถส่งลิงก์อันตรายมาใน plain text ได้ แต่คุณน้อยโอกาสที่จะถูกหลอกให้คลิก ตอนนี้คุณรู้ข้อดีข้อเสียหมดแล้ว มาไปรู้จัก plain text ทั้งหมด
วิธีอ่านอีเมลใน Plain Text?
เพื่ออ่านอีเมลทั้งหมดใน plain text ปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้
ขั้นตอนที่ 1: ไปที่ File Options
ขั้นตอนที่ 2: จากนั้นค้นหา Trust Center
ขั้นตอนที่ 3: ภายใต้ Trust Center ไปที่ Trust Center Settings
ขั้นตอนที่ 4: เลือก Email Security และเปิดใช้งาน "Read all standard mail in plain text"
ขั้นตอนที่ 5: กด OK เพื่อปิด Trust Center Settings และอีกครั้งคลิก OK เพื่อปิดหน้าต่าง Options ตั้งแต่นี้เป็นต้นไป คุณจะเห็นอีเมลทั้งหมดใน plain text
วิธีส่งอีเมลทั้งหมดใน Plain Text?
คุณยังสามารถส่งอีเมลทั้งหมดใน plain text ได้โดยการเปลี่ยนแปลงบางอย่าง
ปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อส่งอีเมลใน plain text:
ขั้นตอนที่ 1: ไปที่ File
ขั้นตอนที่ 2: ไปที่ Options
ขั้นตอนที่ 3: จากนั้นไปที่ Mail
ขั้นตอนที่ 4: ค้นหาและคลิก Compose messages in this format
ขั้นตอนที่ 5: คุณจะได้เมนูแบบดรอปดาวน์ เลือก "Plain Text"
ขั้นตอนที่ 6: กด OK เพื่อปิด Options และตอนนี้คุณจะสามารถส่งข้อความใน plain text ได้
วิธีส่งอีเมลเฉพาะฉบับใน Plain Text?
หากคุณไม่ชอบส่งอีเมลทั้งหมดใน plain text แต่ต้องการเขียนอีเมลฉบับใดฉบับหนึ่งใน plain text คุณสามารถเลือกตัวเลือกนั้นได้เช่นกัน
ขั้นตอนที่ 1: เมื่อคุณเริ่มเขียนข้อความ คลิก Format Text
ขั้นตอนที่ 2: หา Plain text
ขั้นตอนที่ 3: ในกรณีที่ลายเซ็นของคุณมี HTML เช่น ลิงก์หรือการจัดรูปแบบใดๆ Outlook จะแสดงคำเตือนว่าทั้งหมดจะหายไปเมื่อคุณเลือก plain text
ขั้นตอนที่ 4: คลิก Continue เพื่อนำการเปลี่ยนแปลงไปใช้ ตอนนี้ข้อความถูกแปลงเป็น plain text
เมื่อคุณส่งอีเมลแล้ว คุณสามารถย้อนกลับการเปลี่ยนแปลงได้อย่างไรก็ตาม คุณต้องสร้างลายเซ็นของคุณใหม่
ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าจะส่งอีเมลใน plain text และเปลี่ยนกลับเป็น HTML ได้อย่างไร คุณสามารถส่งอีเมลได้ด้วยวิธีที่คุณต้องการ หากคุณไม่ต้องการการจัดรูปแบบและลิงก์ในอีเมล ให้เลือก plain text ในทางกลับกัน หากต้องการ ให้เลือก HTML
