คุณยังใช้ Outlook และกำลังมองหาวิธีจัดตารางส่งอีเมลเหมือนใน Gmail?
จริงๆ แล้ว ฟีเจอร์จัดตารางส่งอีเมลเป็นฟีเจอร์ที่ยอดเยี่ยม เพราะช่วยส่งอีเมลในเวลาที่เหมาะสมไปยังผู้รับที่ถูกต้อง
ในบล็อกนี้ เราจะอธิบายวิธีใช้ Outlook ส่งอีเมลในภายหลัง (Delay Delivery)
ทำไมต้องจัดตารางส่งอีเมล?
อาจมีเหตุผลต่างๆ เช่น การอวยพรวันเกิดเพื่อนร่วมงาน ขอขอบคุณลูกค้าสำหรับการประชุมที่ยอดเยี่ยม ฯลฯ ที่ทำให้คุณอยากจัดตารางส่งอีเมล กรณีใดก็ตาม คุณสามารถตั้งค่า Outlook Delay Delivery เพื่อส่งอีเมลไปยังผู้รับที่ต้องการโดยทำตามคู่มือขั้นตอนนี้
วิธีจัดตารางส่งอีเมลใน Outlook
- เปิด Outlook
- คลิก New email หรือกด (Ctrl+N)
- เขียนอีเมล และเมื่อพร้อมแล้ว คลิกแท็บ Options
- คลิก Delay Delivery
- จะเปิดหน้าต่างใหม่ ที่นี่ภายใต้ Delivery options ให้ติ๊กถูกกล่องถัดจาก Do not deliver before (อย่าส่งก่อน)
- ตั้งค่าวันที่ เวลา ปิดกล่อง และคลิก Send
- อีเมลของคุณจะไม่ถูกส่ง ทางที่คุณจะเห็นอีเมลใน Outbox พร้อมไอคอนสมุดจดและดินสอ หมายความว่าอีเมลของคุณถูกจัดตารางแล้ว
- อย่างไรก็ตาม หากต้องการยืนยัน ให้ดับเบิลคลิกที่อีเมลนั้น
- ที่นี่คุณจะเห็นตัวเลือก Delay delivery ไฮไลท์ ยืนยันว่าอีเมลถูกจัดตาราง ในการเปลี่ยนแปลง ให้คลิกตัวเลือกและเปลี่ยนแปลงได้
แค่นี้ก็พอสำหรับการจัดตารางส่งอีเมลใน Outlook 2019, 2016, 2013, 2010 และ 2007
หมายเหตุ: หากข้อความไม่ได้ส่งในเวลาที่จัดตาราง อาจเป็นไปได้ว่า Outlook ทำงานใน Cached Exchange Mode หรือไม่ได้ทำงานในเวลาที่จัดตาราง
วิธีหน่วงเวลาส่งข้อความทั้งหมด
ใช้ขั้นตอนข้างต้น คุณสามารถจัดตารางส่งอีเมลใน Outlook ได้ อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการหน่วงเวลาส่งอีเมลทั้งหมดใน Outlook คุณจะต้องสร้างเทมเพลต ฟีเจอร์นี้มีประโยชน์เมื่อคุณมักเรียกคืนอีเมลหรือเสียใจที่ส่งมันไปตั้งแต่แรก
โดยการเพิ่มการหน่วงเวลาเริ่มต้นให้อีเมล Outlook ทั้งหมด คุณสามารถป้องกันไม่ให้มันส่งทันที จะให้คุณมีโอกาสแก้ไข
เพื่อเรียนรู้วิธีหน่วงเวลาส่งข้อความใน Outlook ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:
1. เปิด Outlook
2. คลิกแท็บ File หรือกด Alt+F
3. จะเปิดเมนู File ที่นี่คลิก Manage Rules and Alerts ภายใต้ Account Information
4. ในหน้าต่างต่อไปที่เปิด คลิก New Rule
5. จะเปิด Rules Wizard พร้อมตัวเลือกมากมาย เพื่อตั้งกติกา ทำตามคำแนะนำขั้นตอนต่อขั้นตอน
- คลิก Apply rule on messages I send > Next
- เลือกเงื่อนไข > Next > ใช้เงื่อนไขนี้กับข้อความทั้งหมด > Next
- เลือกการกระทำ และตั้งจำนวนนาทีที่ต้องการหน่วงเวลาส่งข้อความจาก Outlook
- หากมีข้อยกเว้น ให้เลือก
- ตั้งชื่อกติกา และ Finish
หมายเหตุ: ใช้ตัวเลือกนี้ คุณสามารถหน่วงเวลาส่งข้อความจาก Outlook ได้สูงสุด 120 นาที
6. คลิก Apply > OK
แค่นี้ก็พอ ใช้ขั้นตอนง่ายๆ นี้ คุณสามารถจัดตารางส่งอีเมลใน Outlook และตั้งค่า Outlook delay ให้ส่งได้ ไม่ต้องสงสัย ฟีเจอร์นี้ยอดเยี่ยมเพราะให้คุณมีอำนาจปรับแต่งการส่งอีเมล หากคุณเป็นผู้ใช้ Outlook คุณควลลองและแบ่งปันประสบการณ์กับเราในส่วนความคิดเห็น
คำถามที่พบบ่อย (FAQs)
ข้อความที่หน่วงเวลาบันทึกอยู่ที่ไหน?
ข้อความอีเมลที่หน่วงเวลาส่งถูกบันทึกในโฟลเดอร์ Outbox เพื่อให้สามารถส่งในเวลาที่จัดตารางได้
สามารถส่งข้อความที่หน่วงเวลาได้มากกว่าหนึ่งข้อความไหม?
ได้ คุณสามารถส่งข้อความหน่วงเวลาหลายข้อความจาก Outlook ได้
ถ้าไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตในเวลาส่ง จะเกิดอะไรขึ้น?
หากคุณเผชิญปัญหาเชื่อมต่อในเวลาส่งอีเมลที่จัดตาราง และ Outlook เปิดอยู่ แอพจะพยายามส่งอีเมล แต่จะล้มเหลวและคุณจะเห็นข้อผิดพลาดใน Send/Receive progress
เมื่อเชื่อมต่อกู้คืนแล้ว Outlook จะพยายามส่งข้อความที่จัดตารางอีกครั้ง
