หากคุณมีบัญชีอีเมลของบริษัทในที่ทำงาน โอกาสที่คุณจะมีการตั้งค่าบางอย่างที่ช่วยให้คุณบอกคนอื่นๆ ได้เมื่อคุณอยู่ในวันหยุดหรืออยู่ที่สำนักงานเพื่อทำธุรกิจ แต่ถ้าคุณทำไม่ได้? หรือเพียงแค่ต้องการตั้งค่าอีเมลตอบกลับอัตโนมัติบน Mac ที่บ้าน
หากคุณกำลังใช้ Mail คุณอาจจะแปลกใจที่รู้ว่าไม่มีการตั้งค่าหรือค่ากำหนดใดที่ช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติได้เหมือนกับที่คุณทำในระบบอีเมลของบริษัท และไม่มีการตั้งค่าใด ๆ บน iCloud (คำใบ้คำใบ้ Apple) สิ่งเดียวที่คุณทำได้เพื่อแก้ไขปัญหานี้คือการตั้งค่ากฎการตอบกลับอัตโนมัติใน Mail และนั่นคือสิ่งที่เราจะแสดงให้คุณเห็นว่าต้องทำอย่างไร
- เปิด Mail และเลือก Mail> Preferences จากแถบเมนูด้านบน
- เลือกกฎจากแถบเครื่องมือ (อยู่ด้านขวาสุด)
- คุณจะเห็นตัวเลือกในการเพิ่ม แก้ไข ทำซ้ำ และลบกฎ โดยค่าเริ่มต้น คุณอาจมีการตั้งค่ากฎ News From Apple แล้ว คลิกปุ่มเพิ่มกฎ
- ตอนนี้คุณควรเห็นแผ่นงานแบบเลื่อนลงที่ช่วยให้คุณสามารถสร้างกฎที่คุณสามารถนำไปใช้กับอีเมลขาเข้าและขาออกของคุณใน Mail คุณสามารถสร้างและใช้กฎต่างๆ ได้มากเท่าที่ต้องการ
- สิ่งแรกที่ต้องทำที่นี่คือการสร้างชื่อกฎที่ไม่ซ้ำกันและเพิ่มลงในฟิลด์คำอธิบาย คุณสามารถเรียกกฎอะไรก็ได้ตามต้องการ แต่คุณควรเรียกกฎทั่วไปอย่าง "ตอบกลับอัตโนมัติ" เพื่อให้คุณสามารถใช้กฎเดิมซ้ำแล้วซ้ำเล่า หรือตั้งชื่อกฎนั้นเฉพาะเจาะจงก็ได้
- ตอนนี้ คุณต้องตัดสินใจว่าจะใช้กฎการตอบกลับอัตโนมัติกับใคร ซึ่งอาจเป็นทุกคนที่ส่งอีเมลถึงคุณในขณะที่คุณไม่อยู่ หรือคุณสามารถแบ่งกฎออกเป็นกลุ่มๆ ได้ คุณสามารถส่งกฎหนึ่งข้อสำหรับเพื่อนและครอบครัว และกฎอีกข้อสำหรับเพื่อนร่วมงานที่ทำงาน หรือแม้แต่ตั้งกฎที่แตกต่างกันสำหรับบัญชีอีเมลต่างๆ ขึ้นอยู่กับคุณ
- สำหรับบทช่วยสอนนี้ เราจะทำให้มันง่าย ด้านล่างจะมีข้อความว่า “หากตรงตามเงื่อนไขข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้” เปลี่ยน “จาก” เป็น “ถึง”
- ปล่อยให้ “มี” เหมือนเดิม
- จากนั้นเพิ่มที่อยู่อีเมลของคุณลงในช่องว่างทางด้านขวา
- ภายใต้ “ดำเนินการดังต่อไปนี้”
- คลิก "ย้ายข้อความ" และเลือก "ตอบกลับข้อความ" จากเมนูแบบเลื่อนลงที่ปรากฏขึ้น
- จากนั้นคลิกที่ข้อความตอบกลับ...
- หน้าต่างป๊อปอัปจะปรากฏขึ้นเพื่อให้สามารถเขียนข้อความลางานของคุณได้ เมื่อคุณพอใจกับผลลัพธ์ที่ได้ ให้คลิก "ตกลง" และหน้าต่างป๊อปอัปจะหายไป
- หากคุณพร้อมที่จะเผยแพร่กฎ ตอนนี้ก็ถึงเวลาที่ต้องทำ คลิก “ตกลง” อีกครั้งในหน้าต่างกฎ
- กฎการตอบกลับอัตโนมัติ/ไม่อยู่ที่สำนักงานของคุณพร้อมใช้งานแล้ว คุณสามารถดูว่าใช้งานได้หรือไม่โดยส่งอีเมลทดสอบถึงตัวคุณเอง
- เมื่อคุณกลับมาจากวันหยุดหรืออะไรก็ตาม อย่าลืมปิดการตอบกลับอัตโนมัติด้วย ไม่เช่นนั้นคนอื่นจะคิดว่าคุณไม่อยู่
- ในการทำเช่นนั้น เพียงไปที่ Mail> Preferences> Rules อีกครั้ง และยกเลิกการเลือกกฎการตอบกลับอัตโนมัติที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้
อ่านคำแนะนำในการตั้งค่าอีเมลบน Mac, iPhone และ iPad ที่นี่ รวมทั้งวิธีการส่งไฟล์แนบอีเมลใน Mail บน iPhone
