ถ้าคุณมีอีเมลองค์กรที่ทำงาน อาจมีการตั้งค่าที่แจ้งให้ผู้อื่นทราบว่าคุณกำลังลาพักผ่อนหรือไปราชการ แต่ถ้าไม่มี? หรืออยากตั้งค่าตอบกลับอัตโนมัติบน Mac ที่บ้าน?
ถ้าใช้ Mail อาจประหลาดใจที่ไม่มีการตั้งค่าหรือ Preferences ให้สร้าง Auto-reply เหมือนระบบอีเมลองค์กร และ iCloud ก็ไม่มี (เฮ้ย Apple) วิธีเดียวคือสร้าง Rule ตอบกลับอัตโนมัติใน Mail ซึ่งเราจะแนะนำวิธีทำ
- เปิด Mail เลือก Mail > Preferences จากแถบเมนูด้านบน
- เลือก Rules จากแถบเครื่องมือ (อยู่ขวาสุด)
- จะเห็นตัวเลือก Add, Edit, Duplicate, Remove rules โดยค่าเริ่มต้นอาจมีกฎ "News From Apple" อยู่แล้ว คลิกปุ่ม Add Rule
- จะเห็น Sheet ลงมาเพื่อสร้างกฎสำหรับอีเมลเข้า/ออก สร้างกฎได้ไม่จำกัดจำนวน
- ตั้งชื่อกฎที่ไม่ซ้ำในช่อง Description ใส่ชื่อทั่วไปอย่าง 'Auto Reply' เพื่อใช้ซ้ำ หรือชื่อเฉพาะถ้าใช้ครั้งเดียว
- กำหนดว่า Auto Reply นี้จะใช้กับใคร อาจเป็นทุกคนที่ส่งเมลมาขณะคุณไม่อยู่ หรือแบ่งกลุ่ม เช่น กฎหนึ่งสำหรับเพื่อน/ครอบครัว อีกกฎสำหรับเพื่อนร่วมงาน หรือแยกตามบัญชีอีเมล
- ในตัวอย่างเราจะทำแบบง่ายๆ ใต้ "If any of the following conditions are met" เปลี่ยน "From" เป็น "To"
- ทิ้ง "contains" ไว้
- ใส่อีเมลของคุณในช่องว่างขวา
- ใต้ "Perform the following actions"
- คลิก "Move Message" เลือก "Reply to Message" จากเมนูดรอปดาวน์
- คลิกที่ "Reply message text..."
- จะมี Pop-up ให้เขียนข้อความ Out of Office พอพอใจคลิก "OK" Pop-up จะหาย
- พร้อมทำให้กฎทำงาน คลิก "OK" อีกครั้งบนหน้าต่าง Rules
- กฎ Auto Reply / Out of Office ทำงานแล้ว ทดสอบได้โดยส่งเมลให้ตัวเอง
- กลับมาจากลาพักผ่อน ต้องปิด Auto Reply ไม่งั้นคนอื่นจะคิดว่ายังไม่อยู่
- ไปที่ Mail > Preferences > Rules อีกครั้ง ยกเลิกการติ๊กกฎ Auto-reply ที่สร้างไว้
อ่านคู่มือตั้งค่าอีเมลบน Mac, iPhone, iPad ที่นี่ รวมถึงวิธีส่งไฟล์แนบใน Mail บน iPhone
