คำถามที่พบบ่อยที่สุดในหมู่ผู้ใช้ Teams คือ วิธีตั้งค่าข้อความ Out of Office ใน Teams เมื่อพวกเขาวางแผนไปพักผ่อนหรือลางานนานๆ เมื่อไปพักผ่อนหรือพักเบรก คุณมักจะปิดการแจ้งเตือนของแอปแชท แต่คนที่ไม่รู้ว่าคุณไม่อยู่ ส่งข้อความมายังคงถึงแม้สถานะจะเป็นออฟไลน์ แต่ไม่เหมือนแอปอื่น Microsoft Teams นำเสนอฟีเจอร์ที่เรียกว่า Out of Office (OOO) ซึ่งจะมีประโยชน์ในช่วงที่คุณไม่อยู่ Out of Office (OOO) ใน Teams อนุญาตให้คุณตั้งค่าข้อความและกำหนดวันที่ ซึ่งจะแสดงให้ทุกคนที่ส่งข้อความถึงคุณในช่วงที่คุณไม่อยู่ คุณอาจไม่รู้ว่าจะตั้งค่า Out of Office ใน Teams ยังไง หรือจะเขียนข้อความ working from home out of office message อะไรดี ให้ศึกษาคู่มือต่อไปนี้เพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับเรื่องนี้
วิธีตั้งค่า Out of Office ใน Teams
สามารถมีเหตุผลหลายอย่างที่ทำให้ใครสักคนอยากใช้การตั้งค่า Out of Office บางอย่างอาจเป็น:
- ไปประชุม meeting, ลูกค้า หรือเวิร์กชอป
- เมื่อคุณลาฤทธิภาพหรือลาป่วยหลายวัน
- หากคุณลากิจส่วนตัว
- หากคุณไปพักผ่อนหลายวัน
รายการวิธีตั้งค่า Out of Office ใน Teams กำหนดไว้ด้านล่าง ทำตามคำแนะนำอย่างระมัดระวัง
วิธีที่ 1: ผ่านฟีเจอร์ Set Status Message
คุณสามารถตั้งค่าข้อความ Out of Office จากรูปโปรไฟล์ของคุณ ขั้นตอนนี้เป็นพื้นฐานและทำตามได้ง่าย:
- กด Windows key พิมพ์ Microsoft Teams แล้วคลิก Open
- คลิกที่ รูปโปรไฟล์ (profile picture) ของคุณ
- จากนั้น คลิกที่ตัวเลือก Set status message
- เลือก Schedule out of office
- สลับเปิด Turn on automatic replies
- พิมพ์ข้อความในกล่องด้านล่างตัวเลือก Out of office message
- ติ๊กตัวเลือก Send replies outside my organization แล้วเลือก All external senders
- ติ๊กตัวเลือก Send replies only during a time period แล้วตั้งค่าวันที่และเวลา
- คลิกปุ่ม Save
วิธีที่ 2: ผ่าน Microsoft Team Settings
เช่นกัน คุณสามารถตั้งค่าข้อความ Out of Office จาก Settings ได้ นี่คือวิธีตั้งค่า Out of Office ใน Teams Settings
- เปิดแอป Teams และคลิกที่ ไอคอนสามจุด
- เลือก Settings จากรายการ
- เลื่อนลงเพื่อหา Out of Office แล้วคลิกปุ่ม Schedule
- ทำตาม ขั้นตอน 5-8 จาก วิธีที่ 1
วิธีที่ 3: ผ่านแอป Microsoft Outlook
หากคุณมีบัญชีเดียวกันสำหรับ Microsoft Teams และ Outlook การตั้งค่าข้อความ Out of Office ใน Outlook จะซิงค์ (synchronize) กับ Microsoft Teams ดังนั้น ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อตั้งค่า Out of Office ใน Teams
หมายเหตุ: ข้อความจะถูกซิงค์ตามความพร้อมของมัน ไม่ได้เกิดขึ้นทันที นอกจากนี้ คุณสามารถตั้งค่าข้อความ Out of Office ใน Outlook ได้ก็ต่อเมื่อคุณใช้อีเมล Outlook หรืออีเมลบัญชี Microsoft
- ไปที่เว็บไซต์ Outlook บนเบราว์เซอร์ของคุณ
- คลิกที่ ไอคอน Settings
- เลือกตัวเลือก Mail ใน Settings
- คลิกที่ตัวเลือก Automatic Replies
- สลับเปิด Automatic replies
- ตอนนี้ ติ๊กตัวเลือก Send replies only during a time period และตั้งค่าเวลา
- ติ๊กตัวเลือกด้านล่างตามความต้องการของคุณ:
- Block my calendar for this period
- Automatically decline new invitations for events that occur during this period
- Decline and cancel my meetings during this period
- พิมพ์ข้อความในกล่องด้านล่างและคลิกปุ่ม Save
ดังนั้น นี่คือวิธีการตั้งค่า Out of Office ใน Teams
วิธีปิด Out of Office
ที่นี่เราได้ระบุสองวิธีในการปิดฟีเจอร์ Out of Office ใน Teams
วิธีที่ 1: บน Microsoft Teams
คุณสามารถปิด Out of Office ใน Teams ก่อนวันที่ตั้งไว้ เพื่อหยุดไม่ให้แสดงข้อความ หลังจากวันที่ตั้งไว้ Teams จะหยุดแสดงข้อความโดยอัตโนมัติ
- เปิดแอป Microsoft Teams จากแถบค้นหา Windows
- คลิกที่ ไอคอนสามจุด
- คลิกตัวเลือก Settings จากรายการ
- เลื่อนลงเพื่อหา Out of Office แล้วคลิกปุ่ม View
- สลับปิด Turn on automatic replies
- คลิกปุ่ม Save
ตัวเลือกที่ 2: บน Microsoft Outlook
ตามที่เราอภิปราย หากคุณตั้งค่า Out of Office ใน Outlook มันจะซิงค์ใน Microsoft Teams ดังนั้น คุณต้องปิดการตั้งค่า Out of Office จาก Outlook
- เปิดเวอร์ชันเบราว์เซอร์ Outlook
- คลิกที่ ไอคอน Settings
- เลือกตัวเลือก Mail ใน Settings
- คลิกที่ตัวเลือก Automatic Replies
- สลับปิด Automatic replies on
- คลิกปุ่ม Save
วิธีเขียนข้อความ Working from Home Out of Office Message
นี่คือภาพรวมของสิ่งที่คุณต้องจำเมื่อเขียนข้อความของคุณ:
- ให้แน่ใจว่ามันทันสมัย (up to date) - ไม่ใช่สัญญาณดีหากข้อความของคุณไม่แม่นยำ อัปเดตข้อความของคุณเป็นประจำ
- ให้ข้อมูลติดต่อเพิ่มเติม - ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบุข้อมูลติดต่อของเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ในกรณีฉุกเฉิน
- ระบุวันที่คุณจะกลับมา
- ปฏิบัติตามนโยบายบริษัทและพิจารณาวัฒนธรรมองค์กร - อย่าง่ายเขียนข้อความ Out of Office ที่โง่ๆ นำไปสู่印象不良 (bad impression)
- ขอบคุณที่ท้ายข้อความของคุณ
คำถามที่พบบ่อย (Frequently Asked Questions)
Q1: วิธีตั้งค่า Out of Office จากโทรศัพท์?
Ans: ในแอป Teams บน Android คุณไม่มีตัวเลือก Out of Office ที่แน่นอน แต่คุณสามารถหาตัวเลือก Set status message ซึ่งจะแสดงสถานะของคุณให้ผู้คนเห็นเมื่อพวกเขาส่งข้อความหรือ mention คุณ
Q2: ข้อความ Out of Office มีขีดจำกัดจำนวนคำหรือไม่?
Ans: มี คุณมี ขีดจำกัด 280 คำ (280-words count limit)
แนะนำเพิ่มเติม:
- Fix Not Enough Storage is Available to Process this Command
- Fix Outlook only Opens in Safe Mode on Windows 10
- What are Google Meet Codes?
- How to Request Control in Microsoft Teams
วิธีข้างต้นควรช่วยให้คุณรู้คำตอบสำหรับ วิธีตั้งค่า Out of Office ใน Teams โดยไม่มีความยากลำบาก เราหวังว่าคู่มือนี้เกี่ยวกับวิธีเขียน working from home Out of Office message มีประโยชน์ ให้เรารู้ว่าวิธีไหนใช้ได้ดีที่สุดสำหรับคุณ หากคุณมีคำถามหรือ ข้อเสนอแนะ โปรดทิ้งไว้ในส่วนความคิดเห็นครับ
