ถ้าคุณใช้ Email Client ทั่วไปในองค์กรอย่าง Outlook คุณคงเคยตั้งค่า Out of Office Reply แล้ว แต่คุณรู้ไหมว่าคุณตั้งค่า Out of Office Reply ใน Gmail ได้ด้วย?
เนื่องจากส่วนใหญ่ใช้ Gmail เป็นอีเมลส่วนตัว มันมีประโยชน์ให้คนรู้ว่าคุณอยู่ในวันหยุดหรือวันหยุดนาน
การทำอย่างนี้ใน Gmail ง่ายมาก แตกระบวนการต่างจาก Outlook เล็กน้อย ในบทความนี้คุณจะได้เรียนรู้วิธีตั้งค่า Out of Office ใน Gmail วิธีปิดมัน และผู้คนจะเห็นอะไรจากคุณเมื่อคุณเปิดใช้งาน
วิธีตั้งค่า Out of Office ใน Gmail
ถ้าคุณกำลังจะไปพักผ่อนเป็นระยะเวลาและอยากแจ้งคนให้รู้ว่าคุณอาจตอบอีเมลช้ากว่าปกติ Out of Office Reply คือทางออก
เริ่มต้นขั้นตอนด้านล่าง ก่อนอื่น ล็อกอินเข้าบัญชี Gmail
1. เลือกไอคอนเฟือง Settings ที่มุมขวาบนของ Gmail
2. เลือก See all settings ที่ด้านบนของรายการ Settings
3. เลื่อนลงไปที่ส่วน Vacation responder ที่ด้านล่างสุด เปลี่ยนการตั้งค่าเป็น Vacation responder on
4. เลือกวันแรกของวันหยุด พิมพ์ Subject และข้อความที่อยากให้ Auto-reply เมื่อคนส่งอีเมลมาหาคุณ
สังเกตตัวเลือกต่อไปเมื่อคุณกรอกฟอร์มนี้
- คุณไม่จำเป็นต้องเปิดใช้งานและเลือก Last day แต่เป็นความคิดดีที่จะทำ เพื่อไม่ให้ลืมปิด Vacation responder
- โดยค่าเริ่มต้นช่องข้อความใช้ Rich formatting editor ที่คุณสามารถจัดรูปแบบข้อความได้ด้วยแถบเครื่องมือ ถ้าคุณเลือก Plain Text เหนือช่องข้อความ รูปแบบจะเปลี่ยนเป็น Plain text
- เลือก Only send a response to people in my Contacts ถ้าอยากให้ Vacation responder ตอบกลับเฉพาะคนที่คุณรู้จัก และเพิกเฉยคนอื่น นี่เป็นความคิดดีถ้าไม่อยากให้คนแปลกหน้ารู้ว่าคุณไม่อยู่บ้านนาน
5. เลือก Save Changes เพื่อเปิดใช้งาน Vacation responder
วิธีปิด Out of Office ใน Gmail
มี 2 วิธีปิด Vacation responder ขณะที่มันเปิดอยู่ คุณจะเห็นข้อความที่ด้านบนของ Inbox เกี่ยวกับสถานะ Responder
คุณสามารถเลือก End now เพื่อปิด Responder ทันที นี่เป็นวิธีเร็วที่ปิดได้โดยไม่ต้องค้นหาใน Settings อีกครั้ง
อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณชอบปิด Vacation responder ใน Gmail Settings คุณสามารถเลือก Vacation Settings ในข้อความแจ้งเตือน หรือกลับไปที่หน้าต่าง Gmail Settings
เลื่อนกลับไปด้านล่างของเมนู Gmail Settings เพื่อหาส่วน Vacation responder อีกครั้ง
เลือก Vacation responder off เพื่อปิด Auto-responder
หมายเหตุ - คุณไม่ต้องทำอย่างนี้ถ้าคุณตั้งค่า Last day เป็นวันสุดท้ายของวันหยุด Vacation responder จะปิดอัตโนมัติหลังวันที่นั้น
แต่ถ้าคุณอยากปิด Vacation responder ก่อนวันที่ Last day ขั้นตอนด้านบนจะใช้ได้
Google Vacation Responder ทำงานอย่างไร
จำไว้ว่าเนื่องจากคุณใส่ได้แค่วันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด เวลาจะถูกตั้งโดยอัตโนมัติโดยอีเมล
- Start Date Time: 12:00 AM เที่ยงคืน
- End Date Time: 11:59 PM
ถ้าคุณอยากให้เวลาเริ่มต้นที่เที่ยงคืนก่อนวันที่วันหยุดเริ่ม ให้ตั้ง Start Date ล่วงหน้า 1 วัน
คนที่ส่งอีเมลมาหาคุณขณะ Vacation responder เปิด จะเห็นพฤติกรรมดังนี้จาก Gmail
- คนจะเห็น Auto-response ครั้งแรกที่ส่งข้อความมา ถ้าส่งอีกครั้ง Auto-response จะไม่ส่ง
- ถ้าผ่านไป 4 วัน และคนเดิมส่งมาอีก Auto-response จะทำงานอีกครั้ง
- ถ้าคุณแก้ไข Vacation response ให้เวลาเริ่มนับใหม่ และคนที่ส่งมาเป็นคนแรกหลังแก้ไขจะได้ Auto-response
- Gmail ฉลาดพอที่จะไม่ Auto-reply ข้อความที่ถูกจัดไป Spam หรือ Mailing lists
- ผู้ใช้ Gmail อื่นๆ จะเห็นสถานะ "Out of office" ของคุณถ้าพวกเขาเริ่มเขียนอีเมลหาคุณ
สร้าง Out of Office Reply อัจฉริยะใน Gmail ด้วย Filters
ถ้าคุณอยากสร้าง Auto reply ที่เจาะจงมากขึ้นพร้อมข้อความปรับแต่งสำหรับคนเฉพาะ คุณทำได้ด้วย Gmail Filters
- ก่อนใช้ Filter Auto-reply คุณต้องสร้าง Email Template ที่จะตอบกลับ สร้างอีเมลใหม่ใน Gmail พร้อมข้อความที่อยากตอบ แล้วเลือกสามจุด "More" มุมขวาล่าง เลือก Templates > Save draft as template > Save as new template
- ตั้งชื่อ Template ในหน้าต่าง Pop-up
- เพื่อเข้าถึง Gmail Filters กลับไปที่ Gmail Settings เลือก Filters and Blocked Addresses ที่ด้านบนของหน้าต่าง Settings
- เลื่อนลงด้านล่างหน้านี้ และเลือก Create a new filter
- ในฟอร์ม Create filter ใส่อีเมลที่อยาก Auto-reply ในช่อง From เลือก Create filter เมื่อเสร็จ
- ในหน้าต่าง Create filter ให้ติ๊กช็คบอกซ์ข้าง Send template ใน Dropdown ให้เลือก Template Boss Reply ที่สร้างไว้ก่อนหน้า
- สุดท้าย กดปุ่ม Create filter ที่ด้านล่าง และ Filter และ Auto-reply ใหม่ของคุณ Active แล้ว
ตอนนี้ ทุกครั้งที่คนที่มีอีเมลที่คุณกำหนดใน Filter ส่งอีเมลมา พวกเขาจะได้รับ Out of Office Reply พร้อม Template ที่คุณสร้าง
