วิธีจัดตารางส่งอีเมลในเวลาที่กำหนด

บางครั้งเวลาที่คุณมีเวลาเขียนอีเมล อาจไม่ใช่เวลาที่ดีที่สุดในการส่ง อาจอยากรอเหตุการณ์เกิดขึ้น หรือรอข่าวล่าสุดก่อนส่งอีเมล

ไม่ว่าสาเหตุอะไร ความสามารถในการจัดตารางส่งอีเมลในเวลาที่กำหนดเป็นเครื่องมือที่มีค่า

ในบทความนี้ คุณจะเรียนรู้วิธีจัดตารางส่งอีเมลในเวลาที่กำหนดบน Gmail, Yahoo, และ Outlook ทั้งบนเว็บและแอปเดสก์ท็อป/มือถือ

จัดตารางส่งอีเมลใน Gmail

ในปี 2019 Google สุดท้ายเพิ่มฟีเจอร์จัดตารางส่งอีเมลใน Gmail ทั้งเว็บและมือถือ การใช้ schedule send ไม่อาจง่ายกว่านี้

จัดตารางส่งอีเมลใน Gmail Web Client

1. เมื่ออยู่ในหน้าต่างเขียนอีเมล ให้เลือกลูกศรลงข้างปุ่ม Send จะเห็นตัวเลือก Schedule Send
2. เมื่อเลือก จะเห็น preset 3 วันที่พบบ่อย หรือเลือก Pick date & time เพื่อกำหนดวันและเวลาเอง
3. หากไม่ตรงกับ preset ให้เลือก Pick date & time ตั้งวันที่และเวลาผ่านปฏิทิน แล้วเลือก Schedule send

ดูอีเมลที่จัดตารางไว้ทั้งหมดได้โดยเลือก Scheduled จากเมนูนำทางซ้าย

จัดตารางส่งอีเมลใน Gmail Mobile Client

ทำงานคล้ายกันใน Gmail mobile client

1. ตอนเขียนอีเมลใน Gmail mobile ให้แตะสามจุดข้างไอคอนส่ง จะเห็น Schedule send
2. แตะจะเห็น preset schedule เดียวกัน หรือเลือก Pick date & time ปรับแต่งวันและเวลา
3. ตั้งค่าวันที่และเวลา แล้วแตะ Schedule send เสร็จสิ้น

จัดตารางส่งอีเมลใน Yahoo

ไม่เหมือน Gmail Yahoo ไม่มีฟีเจอร์ schedule send ต้องหาบริการภายนอกช่วยจัดตารางส่งอีเมลผ่าน Yahoo

Boomerang browser plugin เคยเป็นตัวเลือกหลักสำหรับจัดตารางส่งอีเมลใน Yahoo แต่ Boomerang for Yahoo หยุดให้บริการแล้ว

โชคดีที่ยังมีบริการอื่นชื่อ Later.io มีฟรีอะคเคาท์ส่งได้สูงสุด 10 อีเมล/เดือน หากต้องการมากกว่านั้น เลือกแผนที่ราคาไม่แพง

ตอนสมัคร Later.io ต้องสมัครด้วยอีเมลที่ต้องการส่ง ต้องคลิกลิงก์ในอีเมลยืนยัน

1. ใน Emails dashboard เลือก Compose สร้างอีเมลที่จัดตารางใหม่
2. เมื่อเลือก Commit จะเห็นอีเมลปรากฏในรายการอีเมลที่จัดตาราง

น่าเสียดายที่ต้องจัดตารางอีเมลจากบริการนอก Yahoo Mail แต่เป็นวิธีเดียวรอบข้ามการขาดฟีเจอร์จัดตารางของ Yahoo

จัดตารางส่งอีเมลใน Outlook

Boomerang ยังให้บริการจัดตารางส่งอีเมลสำหรับผู้ใช้ Outlook ทำงานกับ Outlook.com

1. ตอนสมัคร Boomerang for Outlook ครั้งแรก ต้องล็อกอิน Microsoft account และอนุญาตการเข้าถึงบัญชี
2. เสร็จแล้ว ล็อกอิน Outlook.com เลือก Manage add-ins ภายใต้ General ในแผงนำทางซ้าย
3. เลือก Install เสร็จสิ้น
4. ใน Outlook.com ตอนเขียนอีเมล ให้เลือกสามจุดข้างปุ่ม Send
5. ในเมนูนี้จะเห็น Boomerang ในรายการ เลือกจะเห็นตัวเลือก:

• Remind Me: รับการเตือนหากไม่ได้รับตอบกลับในเวลาที่กำหนด
• Suggest Times: 埋め込み suggested meeting times ในอีเมล
• Share Availability: บอกผู้รับว่าว่างเมื่อไหร่
• Read Receipt: รับอีเมลเมื่อผู้รับเปิดอ่าน
• Send Later: จัดตารางส่งอีเมล

6. ตัวเลือก Send Later ให้จัดตาราง delay เลือกจาก preset หลากหลาย หรือกำหนดวันที่เองเหมือน Gmail

เมื่อเลือกเสร็จ จะเห็นสถานะแฟลชที่ด้านบนอีเมลพร้อมวันที่จะส่ง

จัดตารางส่งอีเมลใน Outlook Desktop

Outlook desktop มีฟีเจอร์ scheduled send ชื่อ Delay Delivery

1. เข้าถึงได้โดยเขียนข้อความใหม่
2. เลือก Options จากเมนู และเลือก Delay Delivery ในส่วน More Options ของ ribbon
3. เมื่อเลือก Delay Delivery จะเปิดหน้าต่างใหม่ ภายใต้ Delivery options ให้เลือก Do not deliver before และใส่วันที่และเวลาที่ต้องการส่ง
4. เลือก Close เสร็จสิ้น เมื่อเลือก Send ข้อความจะส่งเฉพาะวันที่และเวลาที่เลือก

จัดตารางส่งอีเมลด้วย Google Sheets

หากคุณส่งอีเมลเป็นชุดทุกเดือนให้คนต่างๆ เช่น ผู้จัดการหรือเพื่อนร่วมงาน พร้อมรายงานหรือข้อมูล Google Sheets เป็นโซลูชันที่สมบูรณ์

ตั้งค่า Google spreadsheet ที่มีผู้รับ, subject lines, และเนื้อหาของชุดอีเมลจำนวนมากที่ต้องการส่งได้ง่าย

1. สร้าง email scheduling script โดยเลือก Tools จากเมนู และเลือก Script editor
2. เริ่มสร้าง script ต้องตั้งชื่อโปรเจกต์ เลือกชื่อโปรเจกต์และกรอกช่อง
3. ใน editor ให้วาง script ต่อไปนี้:

function sendEmails() {
 var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
 var dataRange = sheet.getDataRange();
 var last_row = dataRange.getLastRow();

 // Fetch values for each row in the Range.
 var data = dataRange.getValues();

 for (var i=1; i < last_row; i++) {
 var row = data[i];
 var emailAddress = row[0];
 var subject = row[1];
 var message = row[2];
 MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);
 }
 dataRange.clearContent();
}

4. Script นี้เข้าถึง spreadsheet ดึงแถวสุดท้ายที่มีข้อมูล ได้ค่าทั้งหมดจากช่วงที่มีข้อมูล และวนลูปทุกแถว
5. แต่ละรอบจะดึงอีเมล subject และ message ส่งอีเมลไปที่อีเมลบรรทัดนั้น
6. ส่งครบทุกอีเมลแล้ว จะล้างชีท พร้อมส่งชุดถัดไป
7. จัดตารางรัน script ทุกเดือน เลือก Edit จากเมนู และเลือก Current project's triggers
8. ในหน้า triggers เลือกปุ่ม Add Trigger
9. ใน Trigger Page เปลี่ยน Event Source เป็น Time-driven
10. ตั้ง Select type of time based trigger เป็น Month timer
11. สำหรับ Select day of month เลือกวันที่ในเดือนที่ต้องการส่งอีเมล
12. เสร็จแล้วเลือก Save ตอนนี้ script จะรันทุกเดือนอัตโนมัติ

ตลอดเดือน แค่กรอกรายการอีเมลที่ต้องการส่งในวันที่จัดตารางไว้ นี่เป็นหนึ่งในวิธีง่ายที่สุดส่งอีเมลชุดใหญ่ ขอบคุณฟีเจอร์ script triggering ของ Google