คัดลอกโครงสร้างโฟลเดอร์ Outlook ไปยังไฟล์ PST ใหม่: คู่มือทีละขั้นตอน

บางครั้งขณะทำงานกับ Outlook อาจมีความจำเป็นต้องสร้างไฟล์ข้อมูล PST ใหม่ (ว่างเปล่า) แต่ต้องการรักษาโครงสร้างโฟลเดอร์ Outlook ปัจจุบันจากไฟล์ PST เก่า วิธีนี้มีประโยชน์โดยเฉพาะเมื่อไฟล์ Outlook ปัจจุบันมีขนาดใหญ่เกินไปและทำให้เกิดปัญหาในการทำงานหรือจัดการ และต้องการสร้างไฟล์ PST ใหม่พร้อมโครงสร้างโฟลเดอร์ที่มีอยู่

ในบทช่วยสอนนี้ จะแสดงวิธีคัดลอกโครงสร้างโฟลเดอร์ Outlook เท่านั้น (ไม่รวมอีเมล) ไปยังไฟล์ข้อมูล PST ใหม่ -ว่าง- ของ Outlook ในที่สุดของกระบวนการ คุณจะสามารถใช้ไฟล์ข้อมูล Outlook ใหม่เป็นตำแหน่งจัดเก็บเริ่มต้น สำหรับอีเมล ปฏิทิน และผู้ติดต่อได้

วิธีโอนโครงสร้างโฟลเดอร์ Outlook ไปยังไฟล์ข้อมูล Outlook ใหม่

ขั้นตอนที่ 1: สร้างไฟล์ PST ใหม่ของ Outlook โดยใช้คำสั่ง Archive

เพื่อคัดลอกโครงสร้างโฟลเดอร์ที่มีอยู่จากไฟล์ PST ปัจจุบันของ Outlook ไปยังไฟล์ข้อมูล Outlook ใหม่ (ว่าง) คุณต้องสร้างไฟล์ PST ใหม่ของ Outlook โดยใช้คุณสมบัติ "Archive" ใน Outlook วิธีการมีดังนี้:

1. เปิด Outlook และไปที่:

• Outlook 2007: File → Archive
• Outlook 2010 & Outlook 2013: File → Info → Cleanup Tools → Archive…
• Outlook 2016: File → Info → Tools → Clean Up Old Items

2. ที่ Archive options ให้ใช้การตั้งค่าต่อไปนี้:

1. เลือก Archive this folder and all subfolders
2. Select Personal folders
3. ระบุวันที่ย้อนหลังไปในอดีต เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีเมล์ถูกย้ายไปยังไฟล์ PST ใหม่ (เช่น 1/1/1950)
4. จากนั้นคลิกปุ่ม Browse

5. พิมพ์ชื่อที่จดจำง่ายสำหรับไฟล์ข้อมูล Outlook ใหม่ (เช่น "OutlookNew.pst) แล้วคลิก OK *

* หมายเหตุ: เมื่อกระบวนการสิ้นสุด ไฟล์นี้จะกลายเป็นตำแหน่งจัดเก็บเริ่มต้นสำหรับ Outlook

6. คลิก OK อีกครั้งเพื่อเริ่มกระบวนการ Archive

7. เมื่อกระบวนการ Archive เสร็จสิ้น คุณควรเห็นภายใต้กลุ่ม "Archive Folders" รายการโฟลเดอร์เดียวกันกับที่มีอยู่ภายใต้กลุ่ม "Personal Folders" *

* "Archive Folders" คือไฟล์ PST ที่สร้างใหม่ (เช่น "OutlookNew.pst" ในตัวอย่างนี้) และ "Personal Folders" คือไฟล์ PST เก่า (ที่มีอยู่) (เช่น "Outlook.pst" ในตัวอย่างนี้)

8. ปิด Outlook และดำเนินต่อไปที่ขั้นตอนถัดไป

ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่าไฟล์ PST ใหม่เป็น Default Store Location สำหรับ Outlook

1. ไปที่ Windows Control Panel และตั้งค่า View By: เป็น Small icons

2. เปิด Mail (32-bit)

3. คลิก Data Files…

4.ดับเบิลคลิกที่ Personal Folders

5. เปลี่ยนชื่อ "Personal Folders" เป็น "Personal Folders OLD" และคลิก OK

6. ตอนนี้ดับเบิลคลิกที่ "Archive Folders"
7. เปลี่ยนชื่อ "Archive Folders" เป็น "Personal Folders" และคลิก OK
8. ไฮไลท์ "Personal Folders" และคลิก Set as Default

9. คลิก OK ที่ข้อความแจ้งเตือน "Message Delivery Location"

9. คลิก Close สองครั้งเพื่อปิดหน้าต่างทั้งหมด

10. เปิด Outlook ใหม่
11. เสร็จแล้ว! ตั้งแต่ตอนนี้ อีเมลใหม่ ผู้ติดต่อ ปฏิทิน และงาน จะถูกจัดเก็บภายใต้กลุ่ม "Personal Folders" ซึ่งเป็นไฟล์ PST ใหม่ว่างเปล่า (เช่น "OutlookNew.pst") และข้อมูลที่มีอยู่ใน Outlook (อีเมล ผู้ติดต่อ ปฏิทิน งาน) จะอยู่ภายใต้กลุ่ม "Personal Folders OLD" ซึ่งเป็นไฟล์ PST เก่า (เช่น "Outlook.pst")

เพียงเท่านี้! แจ้งให้ทราบว่าคู่มือนี้ช่วยได้หรือไม่ โดยทิ้งความคิดเห็นเกี่ยวกับประสบการณ์ของคุณ โปรดกดไลก์และแชร์คู่มือนี้เพื่อช่วยผู้อื่น