Excel เป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่มีคุณค่าอย่างยิ่งซึ่งมีโซลูชันมากมายที่มักใช้และสร้างขึ้นสำหรับแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์อื่นๆ โซลูชันจำนวนมากจะถูกสร้างขึ้นใน Excel แล้วโอนไปยังแอปพลิเคชันอื่นหรือส่งไปที่อื่น บ่อยครั้ง โซลูชันที่คุณสร้างใน Excel จะต้องถูกแยกออกมาและใช้ในรูปแบบอื่น
สมมติว่าคุณต้องสร้างตารางแล้วส่งให้ใครบางคนในอีเมล คุณสามารถลองทำสิ่งนี้ในมุมมอง อย่างไรก็ตามจะใช้เวลาเพิ่มเติมในการจัดรูปแบบเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้อง ดังนั้น เมื่อคุณนึกถึงตาราง คุณอาจนึกภาพ Excel ดูตารางด้านล่างที่สร้างใน Excel ข้อมูลนี้ถูกคัดลอกจาก Excel และวางลงในบทความนี้โดยตรงโดยใช้การดำเนินการวางมาตรฐานของคุณ
หากไม่เห็นตาราง Excel ดั้งเดิม คุณอาจคิดว่ามันไม่ได้แย่ สิ่งที่คุณไม่เห็นคือค่าของเซลล์ควรจะอยู่กึ่งกลางในแนวตั้งและแนวนอน คอลัมน์ต้นทุนก็ดูไม่ค่อยดีเช่นกัน อันที่จริง ฉันค่อนข้างแน่ใจว่าตอนนี้คือวิธีที่เราแสดงสกุลเงิน (เหนือจำนวนเงิน) แล้วตารางหน้าตาเป็นอย่างไร?
ที่ดูดีขึ้นเล็กน้อยในความคิดของฉัน วิธีแก้ปัญหานี้อาจใช้ไม่ได้กับสิ่งที่คุณต้องการ เราจะอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับโซลูชันต่างๆ สำหรับการวางและแก้ไขข้อมูลจาก Excel ในโซลูชันอื่นๆ
วิธีแก้ปัญหาการจัดรูปแบบเมื่อคัดลอกจาก Excel
จากตัวอย่างเดียวกันกับข้างต้น มาดูกันว่าเรามีวิธีแก้ไขอะไรบ้างสำหรับเรื่องนี้ ก่อนอื่น เรามีตัวเลือกอะไรบ้างเมื่อเราวางข้อมูล
จากซ้ายไปขวา เรามี:
เก็บการจัดรูปแบบต้นฉบับไว้
เก็บการจัดรูปแบบแหล่งที่มาเป็นตัวเลือกการวางเริ่มต้นของคุณ โดยปกติการทำงานนี้จะได้ผลตามที่คาดไว้ แต่ขึ้นอยู่กับการจัดรูปแบบข้อมูลจากแหล่งที่มา ในตัวอย่างนี้ การจัดรูปแบบต้นฉบับรวมถึงรูปแบบ "การบัญชี" ซึ่ง Outlook และแอปพลิเคชันอื่นๆ ไม่รู้จัก การเปลี่ยนรูปแบบเป็น "สกุลเงิน" จะทำให้คุณสามารถวางโดยใช้ Keep Source Formatting และดูดีขึ้น
ใช้รูปแบบปลายทาง
หากคุณต้องการใช้การจัดรูปแบบที่เหมือนกับข้อความอื่นๆ ในปลายทาง ให้ใช้ตัวเลือกการวางนี้ โดยจะยังคงจัดรูปแบบทั่วไปเช่นตัวหนาและตัวเอียง แต่จะใช้รูปแบบปลายทาง เช่น ลักษณะแบบอักษรและขนาด
เชื่อมโยงและเก็บการจัดรูปแบบต้นฉบับ
วิธีนี้จะทำให้การจัดรูปแบบต้นฉบับเป็นอยู่และจะทำให้ตารางเชื่อมโยงกับแหล่งที่มาเดิม มีฟังก์ชันเพิ่มเติมบางอย่างสำหรับสิ่งนี้ แต่อนุญาตให้บุคคลที่คุณส่งข้อมูลคลิก "อัปเดตลิงก์" โดยคลิกขวาที่ตารางและรับการอัปเดต แน่นอนว่าจะต้องได้รับการกำหนดค่าอย่างเหมาะสมเพื่อให้ทำงานได้ตามที่อธิบายไว้
เชื่อมโยงและใช้รูปแบบปลายทาง
ลิงก์และการใช้สไตล์ปลายทางทำงานเหมือนกับการจัดรูปแบบลิงก์และเก็บต้นฉบับ เว้นแต่จะใช้การจัดรูปแบบปลายทาง สิ่งต่างๆ เช่น สีจะไม่ได้รับการอัปเดตหลังจากคัดลอกครั้งแรกแล้ว แต่ข้อความที่เปลี่ยนแปลงในข้อมูลจะได้รับการอัปเดต
รูปภาพ
รูปภาพอาจมีประโยชน์หากคุณเพียงต้องการแสดงข้อมูลและไม่ต้องการฟอร์แมต แก้ไข หรือรับการอัปเดตจากรูปภาพอีกต่อไป การวางเป็นรูปภาพจะช่วยให้มั่นใจได้ว่ารูปภาพจะเหมือนกับแหล่งที่มา แต่ปาร์ตี้ของคุณจะไม่สามารถแก้ไขได้ ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งนี้ใช้ได้กับโซลูชันของคุณ
เก็บข้อความเท่านั้น
Keep Text Only จะแสดงตารางเหมือนเดิม แต่อยู่ในรูปแบบข้อความ จะไม่มีตารางที่จัดรูปแบบหรือการจัดรูปแบบอื่นใดนอกจากรูปแบบการจัดรูปแบบปลายทางของคุณ เช่น ขนาดและรูปแบบตัวอักษร
มีวิธีอื่นๆ ในการใช้รูปแบบการวางด้านบนและปรับเปลี่ยนผลลัพธ์ให้มีลักษณะตามที่คุณต้องการ ตัวอย่างด่วน; โดยการปรับเปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์ "ต้นทุน" ใน Outlook เล็กน้อยโดยใช้รูปแบบการวางรูปแบบ Keep Source การจัดรูปแบบจะดูถูกต้องและคงรูปแบบการบัญชีที่ตั้งค่าไว้ในคอลัมน์ต้นทุน
วิธีที่ดีที่สุดในการเรียนรู้คือเล่นกับรูปแบบการวางด้านบนและดูว่ารูปแบบเหล่านี้ตรงกับความต้องการของคุณมากที่สุดอย่างไร
