Excel เป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่มีคุณค่ามาก มอบโซลูชันมากมายที่มักนำไปใช้และสร้างขึ้นสำหรับแอปพลิเคชันอื่นๆ หลายโซลูชันจะถูกสร้างใน Excel แล้วนำไปสู่แอปพลิเคชันอื่น หรือส่งไปที่อื่น โซลูชันที่คุณสร้างใน Excel มักจะต้องถูกดึงออกมาและใช้ในรูปแบบอื่น
สมมติว่าคุณต้องสร้างตารางและส่งให้ใครในอีเมล คุณอาจพยายามทำใน Outlook แต่จะใช้เวลาเพิ่มเติมในการจัดรูปแบบเพื่อให้ดูถูกต้อง ดังนั้นเมื่อคิดถึงตาราง คุณน่าจะนึกถึง Excel ดูตารางด้านล่างที่สร้างใน Excel นี้ถูกคัดลอกจาก Excel และวางลงในบทความนี้โดยการ paste ทั่วไป
โดยไม่เห็นตาราง Excel ต้นฉบับ คุณอาจคิดว่าดูไม่แย่เลย สิ่งที่คุณไม่เห็นคือค่าในเซลล์ควรจะจัดกึ่งกลางแนวตั้งและแนวนอน คอลัมน์ Cost ดูผิดไปเล็กน้อย จริงๆ แล้วผมแทบแน่ใจว่านี่ไม่ใช่วิธีที่เราใช้แสดงสกุลเงิน (อยู่เหนือจำนวนเงิน) ดังนั้นตารางจริงๆ ดูอย่างไร?
ดูดีกว่าเล็กน้อยในความคิดของผม แต่วิธีนี้อาจไม่เหมาะกับสิ่งที่คุณต้องการ เราจะอธิบายสรุปวิธีการ paste และจัดการข้อมูลจาก Excel ในโซลูชันอื่นๆ อย่างสั้นๆ
วิธีแก้ไขปัญหาการจัดรูปแบบเมื่อคัดลอกจาก Excel
ใช้ตัวอย่างเดียวกันข้างต้น มาดูว่ามีโซลูชันอะไรบ้าง ก่อนอื่น ตัวเลือกของเราเมื่อ paste ข้อมูลคืออะไร?
จากซ้ายไปขวาเรามี:
Keep Source Formatting (เก็บรูปแบบต้นฉบับ)
Keep Source Formatting เป็นตัวเลือก paste เริ่มต้น ปกติจะทำงานได้ตามที่คาดหวัง แต่ขึ้นอยู่กับว่าข้อมูลจัดรูปแบบจากต้นทางอย่างไร ในตัวอย่างนี้ รูปแบบต้นทางรวมถึงสไตล์ “Accounting” ซึ่ง Outlook และแอปพลิเคชันอื่นๆ หลายตัวไม่รองรับ การเปลี่ยนสไตล์เป็น “Currency” จะทำให้คุณ paste ด้วย Keep Source Formatting และดูดีขึ้น
Use Destination Styles (ใช้รูปแบบปลายทาง)
หากคุณต้องการใช้รูปแบบที่เหมือนข้อความอื่นในปลายทาง ให้ใช้ตัวเลือก paste นี้ จะยังคงรูปแบบทั่วไปอย่าง bold และ italic แต่จะใช้สไตล์ปลายทาง เช่น font style และ size
Link and Keep Source Formatting (ลิงก์และเก็บรูปแบบต้นฉบับ)
จะเก็บรูปแบบต้นฉบับไว้และทำให้ตารางเชื่อมโยงกับต้นทางเดิม มีฟังก์ชันเพิ่มเติมบ้าง แต่ช่วยให้ผู้รับข้อมูลคลิก “Update Link” โดยคลิกขวาที่ตารางและรับการอัปเดต ได้ แน่นอนว่าต้องตั้งค่าให้ถูกต้องเพื่อทำงานตามที่อธิบาย
Link and Use Destination Styles (ลิงก์และใช้รูปแบบปลายทาง)
Link and Use Destination Styles ทำงานเหมือน Link and Keep Source Formatting แต่จะใช้รูปแบบปลายทาง สิ่งต่างๆ เช่น สีจะไม่ได้รับการอัปเดตหลังคัดลอกครั้งแรก แต่การเปลี่ยนแปลงข้อความของข้อมูลจะถูกอัปเดต
Picture (รูปภาพ)
Picture อาจมีประโยชน์หากคุณเพียงต้องการแสดงข้อมูลและไม่ต้องการจัดรูปแบบ แก้ไข หรือรับอัปเดตจากมันอีกต่อไป การ paste เป็นรูปภาพจะทำให้ภาพเหมือนต้นฉบับทุกประการ แต่ฝั่งรับจะไม่สามารถแก้ไขได้ โปรดแน่ใจว่านี้เหมาะกับโซลูชันของคุณ
Keep Text Only (เก็บเฉพาะข้อความ)
Keep Text Only จะแสดงตารางเหมือนเดิม แต่เป็นรูปแบบข้อความ จะไม่มีตารางที่จัดรูปแบบไว้ และไม่มีการจัดรูปแบบอื่นๆ นอกจากสไตล์ปลายทางอย่าง size และ font style
當然ยังมีวิธีอื่นๆ ในการใช้สไตล์ paste ข้างต้นและปรับผลลัพธ์ให้ดูตามที่ต้องการ ตัวอย่างเร็วๆ: โดยการปรับความกว้างของคอลัมน์ “Cost” ใน Outlook เล็กน้อย โดยใช้สไตล์ paste Keep Source Formatting รูปแบบตอนนี้ดูถูกต้องแล้วและยังคงรูปแบบ Accounting ที่ตั้งไว้ที่คอลัมน์ Cost
วิธีที่ดีที่สุดในการเรียนรู้คือลองเล่นกับสไตล์ paste ข้างต้นและดูว่าพอดีกับความต้องการของคุณอย่างไร
