Google Drive ทำให้คุณแชร์เอกสารและไฟล์กับผู้ที่มีบัญชี Google ได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ใน Google Drive และใส่ไฟล์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เช่น เอกสาร สไลด์ สเปรดชีต ภาพวาด และ PDF จากนั้นแชร์โฟลเดอร์ที่รวมไฟล์หลายไฟล์ให้กลุ่มเพื่อให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้น
สิ่งแรกที่ต้องทำก่อนจะร่วมงานกับผู้อื่นใน Google Drive คือการสร้างโฟลเดอร์ มันเป็นกล่องจัดระเบียบที่ใช้สำหรับสิ่งที่คุณต้องการแชร์ วิธีสร้างโฟลเดอร์ใน Google Drive:
คลิกปุ่ม New ที่ด้านบนของหน้าจอ Google Drive
เลือก Folder ในเมนูแบบเลื่อนลง
พิมพ์ชื่อโฟลเดอร์ในช่องที่กำหนด
คลิก Create
แชร์โฟลเดอร์ของคุณ
ตอนนี้คุณสร้างโฟลเดอร์แล้ว ต่อไปคือการแชร์
คลิกที่โฟลเดอร์ของคุณใน Google Drive เพื่อเปิดมัน
คุณจะเห็น My Drive > [ชื่อโฟลเดอร์ของคุณ] และลูกศรเล็กๆ ลงด้านบนของหน้าจอ คลิกที่ ลูกศร
คลิกที่ Share ในเมนูแบบเลื่อนลง
ป้อนที่อยู่อีเมลของทุกคนที่คุณต้องการแชร์โฟลเดอร์นี้ หากต้องการ คลิก Get shareable link เพื่อรับลิงก์ที่คุณสามารถส่งอีเมลให้ผู้ที่คุณต้องการให้เข้าถึงโฟลเดอร์ที่แชร์
ไม่ว่าจะเลือกวิธีไหน คุณต้องกำหนดสิทธิ์ให้ผู้ที่เชิญมาร่วมโฟลเดอร์ที่แชร์ แต่ละคนสามารถกำหนดเป็น Viewer (ผู้ดูอย่างเดียว) หรือ Editor (ผู้แก้ไข)
คลิก Send
เพิ่มเอกสารลงในโฟลเดอร์
เมื่อตั้งค่าโฟลเดอร์และการแชร์เสร็จแล้ว การแชร์ไฟล์จะง่ายมาก คลิก My Drive ที่ด้านบนของหน้าจอโฟลเดอร์เพื่อกลับไปที่หน้าจอแสดงไฟล์ที่คุณอัปโหลด โดยค่าเริ่มต้น Google Drive จะแสดงไฟล์ทั้งหมด แชร์หรือไม่ก็ได้ จัดเรียงตามวันที่แก้ไขล่าสุด คลิกและลากเอกสารใดๆ ไปยังโฟลเดอร์ใหม่เพื่อแชร์ ไฟล์ โฟลเดอร์ เอกสาร สไลด์ สเปรดชีต หรือรายการใดๆ จะสืบทอดสิทธิ์การแชร์เดียวกับโฟลเดอร์ เพิ่มเอกสารใดๆ ก็จะถูกแชร์กับกลุ่มทันที ผู้ที่มีสิทธิ์แก้ไขโฟลเดอร์ของคุณสามารถทำอย่างเดียวกันและแชร์ไฟล์เพิ่มเติมกับกลุ่ม
คุณสามารถใช้วิธีเดียวกันสร้างโฟลเดอร์ย่อยเพื่อจัดระเบียบเนื้อหาภายในโฟลเดอร์ที่แชร์ เพื่อไม่ให้สุดท้ายคุณได้กลุ่มไฟล์ใหญ่โดยไม่มีวิธีจัดเรียง
ค้นหาไฟล์ใน Google Drive
คุณไม่ต้องพึ่งพาการนำทางโฟลเดอร์เพื่อหาสิ่งที่ต้องการเมื่อทำงานกับ Google Drive หากคุณตั้งชื่อไฟล์ให้มีความหมาย ให้ใช้แถบค้นหา มันคือ Google ไปเลย
ทุกคนที่มีสิทธิ์แก้ไขสามารถแก้ไขเอกสารที่แชร์ได้แบบเรียลไทม์พร้อมกัน อินเทอร์เฟซอาจมีจุดบกพร่องเล็กน้อย แต่ยังเร็วกว่าระบบ check-in/check-out ของ SharePoint มาก
