Gmail เป็นหนึ่งในผู้ให้บริการอีเมลที่มีพื้นที่เก็บข้อมูลมากมาย แม้ว่านี่จะเป็นข้อดีอย่างแน่นอน แต่ก็เป็นหนึ่งในข้อเสียที่ใหญ่ที่สุดที่ผู้ใช้หลายคนเผชิญ เนื่องจากผู้ใช้สามารถจัดเก็บข้อมูลฟรีได้หลายกิกะไบต์ การทำความสะอาดอีเมลจึงมีความสำคัญน้อยลง ซึ่งทำให้ผู้ใช้ต้องอ่านอีเมลเป็นพันๆ ฉบับ เมื่อพวกเขาใช้พื้นที่จัดเก็บฟรีเกือบทั้งหมดในที่สุด
แม้ว่าการเห็นอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านและไม่จำเป็นนับพันฉบับอาจเป็นเรื่องน่ากลัว แต่การล้างข้อมูลทุกอย่างเพื่อเริ่มต้นใหม่นั้นทำได้ง่ายและรวดเร็วอย่างน่าประหลาดใจ ในคู่มือนี้ เราจะแสดงวิธีลบอีเมลทั้งหมดใน Gmail รวมถึงวิธีตั้งค่าอีเมลให้ลบอีเมลเก่าโดยอัตโนมัติและความสำคัญของการล้างกล่องจดหมายเป็นประจำ
ทำไมคุณควรทำความสะอาดกล่องจดหมายของคุณเป็นประจำ
หากคุณยังมีพื้นที่เพียงพอในกล่องจดหมายของคุณ คุณอาจสงสัยว่าทำไมคุณควรล้างมัน การล้างอีเมลมีประโยชน์มากมาย นี่คือสาเหตุหลัก:
อีเมลส่วนใหญ่สูญเสียคุณค่า
วัตถุประสงค์หลักของอีเมลคือการส่งและรับข้อมูล ดังนั้น หากคุณได้รับอีเมลเมื่อห้าปีที่แล้ว มีแนวโน้มว่าข้อมูลจากอีเมลนั้นจะไม่มีคุณค่าอีกต่อไป
ตัวอย่างเช่น หากคุณมีชุดข้อความอีเมลจากอดีตนายจ้างเมื่อ 3 ปีที่แล้ว คุณคิดว่าข้อมูลใดจากชุดข้อความนั้นมีค่าหรือไม่ อาจจะไม่. นั่นเป็นเหตุผลที่ดีที่สุดที่จะรักษาอีเมลที่มีค่าและพยายามลบอีเมลที่ซ้ำซ้อนออก
ความเร็วในการค้นหาของมนุษย์และคอมพิวเตอร์
แม้ว่าคุณจะจัดระเบียบอีเมลตามโฟลเดอร์ในโปรเจ็กต์ต่างๆ ก็ตาม การสแกนอีเมล 50 ฉบับด้วยสายตายังง่ายกว่าแทนที่จะสแกนอีเมล 500 ฉบับ และแม้ว่าคุณจะใช้ตัวเลือกการกรองของ Gmail เพื่อลดผลลัพธ์เสมอ แต่ก็ยังไม่สามารถเอาชนะความสะดวกของรายการที่สะอาดกว่าและสั้นกว่าได้
ไม่เพียงแต่คุณจะพบว่าเป็นการยากที่จะกรองอีเมลนับร้อยหรือหลายพันฉบับเท่านั้น แต่ Gmail จะใช้เวลากรองชุดข้อมูลนานขึ้นด้วยหากมีบันทึกจำนวนมาก พูดง่ายๆ ก็คือ การมีอีเมลน้อยลงจะช่วยให้คุณและ Gmail ทำการค้นหาได้ดีขึ้น
ประสิทธิภาพของระบบในพื้นที่
นอกจากความเร็วในการค้นหาแล้ว การมีอีเมลจำนวนมากยังส่งผลต่อระบบปฏิบัติการของคุณอีกด้วย โดยเฉพาะการใช้โปรแกรมอีเมลในเครื่อง ตัวอย่างเช่น ยิ่งคุณมีอีเมลมากเท่าใด โปรแกรมอีเมลของคุณก็จะยิ่งใช้เวลานานในการเริ่มต้นและซิงค์กับเซิร์ฟเวอร์
ด้วยเหตุนี้ การสำรองข้อมูลของคุณจะใช้เวลานานขึ้น ดังนั้นแม้ว่าพื้นที่บนฮาร์ดดิสก์จะมีราคาไม่แพงนัก การรักษากล่องจดหมายให้น้อยที่สุดจะเป็นทางออกที่ดีกว่าเสมอ
วิธีลบอีเมลทั้งหมดใน Gmail
หากคุณต้องการลบอีเมลทุกฉบับในกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ สิ่งที่คุณต้องมีคือคอมพิวเตอร์ บัญชี Gmail ของคุณ และเวลาอีกเล็กน้อย จากนั้นทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อล้างกล่องจดหมายทั้งหมด:
- เปิดบัญชี Gmail บนเบราว์เซอร์ของคุณ
- ในกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ ให้เลือกหมวดหมู่ที่คุณต้องการลบ กล่องจดหมาย Gmail แบ่งออกเป็นสามหรือสี่หมวดหมู่:หลัก , สังคม , อัปเดต และ โปรโมชั่น . วิธีที่รวดเร็วที่สุดในการลบอีเมลใน Gmail คือการลบตามหมวดหมู่
- เลือกแท็บที่คุณต้องการล้างโดยคลิกที่แท็บนั้น (ในคู่มือนี้ เราจะลบ โปรโมชัน tab.)
- ที่ด้านซ้ายบนของหน้าจอ ให้เลือกช่องทำเครื่องหมายเล็กๆ ใต้ค้นหาอีเมล แถบค้นหา การดำเนินการนี้จะเลือกอีเมลทุกฉบับในหน้าซึ่งมีอีเมลไม่เกิน 50 ฉบับ และอีเมลที่เลือกทั้งหมดจะเปลี่ยนเป็นเฉดสีเข้มขึ้น หากคุณมีอีเมลส่งเสริมการขายมากกว่า 50 ฉบับ การทำเช่นนี้จะไม่ได้รับทุกอย่าง แต่ขั้นตอนต่อไปจะได้รับ
- ถัดไป คุณจะเห็นข้อความขนาดเล็กแสดงที่ส่วนบนของหน้าจอว่า “เลือกการสนทนาทั้งหมด 50 รายการในหน้านี้ ” เลือกการสนทนา x ทั้งหมดในโปรโมชัน” คลิกส่วนที่ระบุว่า “เลือกการสนทนา x ทั้งหมดในโปรโมชัน ” ซึ่งจะทำให้คุณสามารถเลือกอีเมลทั้งหมดในหมวดหมู่ที่คุณเลือกได้
- จากนั้น เลือก ถังขยะ ไอคอนที่อยู่ใต้แถบค้นหา
- เมื่อคุณคลิกไอคอนถังขยะแล้ว หน้าต่างป๊อปอัปจะปรากฏขึ้นเพื่อยืนยันว่าคุณต้องการลบอีเมลจำนวน X หรือไม่ เลือก ตกลง .
- หลังจากยืนยันการดำเนินการแล้ว อาจใช้เวลาสักครู่ โดยเฉพาะถ้าคุณมีอีเมลเป็นพันๆ ฉบับ เมื่อกระบวนการเสร็จสมบูรณ์ คุณจะเห็นป๊อปอัปการยืนยันเล็กน้อยที่ด้านล่างซ้ายของหน้าจอ เพียงรีเฟรชหน้า แล้วคุณจะเห็นว่าอีเมลทั้งหมดของคุณถูกลบไปแล้ว
หมายเหตุ: ในขณะที่คุณลบอีเมลทั้งหมดในหมวดหมู่โปรโมชัน แต่ไม่ได้หมายความว่าอีเมลเหล่านั้นถูกลบออกจากบัญชี Gmail ของคุณ เมื่อใช้ Gmail เมื่อคุณลบอีเมล อีเมลจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ถังขยะของคุณประมาณ 30 วัน หลังจากช่วงเวลานี้ Google จะลบออกอย่างถาวร หากคุณต้องการเร่งกระบวนการนี้และลบอีเมลทั้งหมดของคุณให้ดี ให้ทำตามขั้นตอนถัดไปด้านล่าง
- ไปที่ โฟลเดอร์ถังขยะ พบได้ที่การนำเมนูด้านซ้ายของหน้าจอของคุณ
- ในโฟลเดอร์ถังขยะ ให้เลือก ล้างถังขยะ ตอนนี้ อยู่ที่ส่วนบนของหน้าจอ
- เมื่อเสร็จแล้ว ให้ทำซ้ำขั้นตอนเดียวกันกับหมวดหมู่กล่องจดหมายอื่นๆ ของคุณ แล้วคุณจะมีกล่องจดหมาย Gmail ที่สะอาดตาสำหรับการเริ่มต้นใหม่
วิธีการลบอีเมลใน Gmail โดยอัตโนมัติ
หากคุณต้องการอำนวยความสะดวกให้มากขึ้น คุณสามารถตั้งค่าตัวกรองที่จะช่วยให้คุณสามารถลบอีเมลเก่าออกจากกล่องขาเข้าของคุณโดยอัตโนมัติ
- เปิดบัญชี Gmail บนเบราว์เซอร์ของคุณ
- ในกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ ให้คลิกที่ การตั้งค่า ไอคอนที่ด้านขวาบนของหน้าจอ จากนั้นเลือก ดูการตั้งค่าทั้งหมด .
- ในหน้าการตั้งค่า ให้เลือก ตัวกรองและที่อยู่ที่ถูกบล็อก . จากเมนูนี้ ให้เลือก สร้างตัวกรองใหม่ .
- ในช่องป๊อปอัป ให้พิมพ์ older_than:X ในช่อง "มีคำ" X ในคำสั่งนี้ควรเป็นกรอบเวลาที่คุณต้องการลบข้อความเก่า คำสั่งจะ d เป็นเวลาหลายวัน w เป็นเวลาหลายสัปดาห์ ม เป็นเวลาหลายเดือน และ y เป็นเวลาหลายปี ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการให้กรอบเวลาเป็นสี่ปี ให้เปลี่ยน X เป็น 4y . จากนั้นเลือก สร้างตัวกรอง .
- กล่องป๊อปอัปจะปรากฏขึ้นเพื่อถามว่าคุณต้องการสร้างตัวกรองหรือไม่ เลือก ตกลง .
- ถัดไป ให้ทำเครื่องหมายที่ช่องข้างตัวเลือกที่ระบุว่า ลบออก และใช้ตัวกรองกับ .ด้วย . จากนั้นเลือก สร้างตัวกรอง
การดำเนินการนี้จะลบอีเมลทั้งหมดของคุณที่เก่ากว่าวันที่ที่คุณระบุโดยอัตโนมัติ หากคุณต้องการลบตัวกรองนี้ในอนาคต ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:
- เปิดบัญชี Gmail บนเบราว์เซอร์ของคุณ
- ในกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ ให้คลิกที่ การตั้งค่า ไอคอนที่ด้านขวาบนของหน้าจอ จากนั้นเลือก ดูการตั้งค่าทั้งหมด .
- ในหน้าการตั้งค่า ให้เลือก ตัวกรองและที่อยู่ที่ถูกบล็อก แล้วเลือก ลบ .
- กล่องป๊อปอัปจะปรากฏขึ้น เพียงเลือก ตกลง และ Gmail จะลบตัวกรองของคุณ
ดูแลกล่องขาเข้าที่สะอาด
การรู้วิธีลบอีเมลทั้งหมดใน Gmail จะทำให้คุณมีกล่องจดหมายเข้าที่ไม่เกะกะ และมั่นใจได้ว่าคุณจะได้รับอีเมลที่จำเป็นทั้งหมด นอกจากนั้น ตอนนี้คุณสามารถตั้งค่ากล่องจดหมายของคุณเพื่อลบอีเมลเก่าโดยอัตโนมัติ ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องจำต้องทำด้วยตนเอง
