วิธีใช้การติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Excel

ก่อนที่คุณจะขอให้สมาชิกในทีมของคุณตรวจทานเวิร์กชีต Excel ของคุณ ให้เปิดการติดตามการแก้ไขของ Excel สำหรับเวิร์กบุ๊กที่แชร์ของคุณ เมื่อคุณใช้ฟีเจอร์การเปลี่ยนแปลงแทร็กดั้งเดิมใน Excel คุณจะเห็นว่าใครเป็นผู้เปลี่ยนแปลงเวิร์กชีตหรือเวิร์กบุ๊ก และการเปลี่ยนแปลงที่พวกเขาทำ หลังจากที่ทีมของคุณเสร็จสิ้นการตรวจสอบแล้ว ให้เปรียบเทียบข้อมูลเดิมกับข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงของผู้ตรวจสอบ จากนั้น ยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง แล้วปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงเพื่อจบเอกสาร

คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Excel สำหรับ Microsoft 365, Excel 2019 และ Excel 2016

คุณสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Excel ได้หรือไม่

เมื่อคุณต้องการให้ทีมของคุณตรวจทานและแก้ไขเวิร์กบุ๊ก Excel คุณมีสองตัวเลือก ถ้าทุกคนในทีมของคุณใช้ Excel สำหรับ Microsoft 365 ฟีเจอร์การเขียนร่วมเป็นวิธีที่ตรงไปตรงมาและรวดเร็วในการตรวจสอบเอกสาร ถ้าคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแก้ไขที่ทำขึ้น หรือถ้าสมาชิกในทีมของคุณทำงานกับ Excel เวอร์ชันเก่า ให้ใช้คุณลักษณะ Track Changes แบบเดิม

คุณจะไม่พบตัวเลือกในการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Excel สำหรับ Microsoft 365 และ Excel 2019 บน Excel Ribbon คุณจะเห็นเฉพาะคำสั่งติดตามการเปลี่ยนแปลงในแท็บรีวิวของ Excel 2016 และเวอร์ชันที่เก่ากว่า ตัวเลือกนี้มีอยู่ใน Excel เวอร์ชันใหม่กว่า แต่คุณจะต้องเพิ่มคำสั่งการเปลี่ยนแปลงแทร็กที่เกี่ยวข้องในกลุ่มใหม่ในแท็บรีวิว

Microsoft ขอแนะนำให้คุณใช้คุณลักษณะการเขียนร่วมของ Excel ซึ่งจะมาแทนที่สมุดงานที่ใช้ร่วมกัน ด้วยการเขียนร่วม คุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงที่ผู้อื่นทำแบบเรียลไทม์ และการเปลี่ยนแปลงของแต่ละคนอาจมีสีต่างกัน อย่างไรก็ตาม การเขียนร่วมจะไม่ติดตามการเปลี่ยนแปลง และคุณไม่สามารถปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงเพื่อเปลี่ยนกลับเป็นข้อมูลเดิมของคุณได้ การเขียนร่วมใช้ได้กับการสมัครใช้งาน Microsoft 365 เท่านั้น

เปิดใช้งานการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Excel เวอร์ชันใหม่กว่า

วิธีเปิดใช้งานคุณลักษณะ Track Changes แบบเดิมใน Windows:

1. ไปที่ ไฟล์ และเลือก ตัวเลือก .

   

2. ใน ตัวเลือก Excel กล่องโต้ตอบ เลือก กำหนด Ribbon เอง .

   

3. เลือก เลือกคำสั่งจาก ลูกศรแบบเลื่อนลงและเลือกคำสั่งทั้งหมด .

   

4. เลือก กำหนด Ribbon เอง ลูกศรแบบเลื่อนลงและเลือก แท็บหลัก .

   

5. ขยายและเน้น รีวิว หมวดหมู่.

   

6. เลือก กลุ่มใหม่ .

   

7. ตรวจสอบให้แน่ใจว่า กลุ่มใหม่ รายการถูกเน้น จากนั้นเลือก เปลี่ยนชื่อ .

   

8. ใน เปลี่ยนชื่อ กล่องโต้ตอบ ป้อนชื่อที่แสดงสำหรับกลุ่ม ตัวอย่างเช่น ป้อน ติดตามการเปลี่ยนแปลง .

   

9. เลือก ตกลง เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลงและปิด เปลี่ยนชื่อ กล่องโต้ตอบ

10. ใน ตัวเลือก Excel กล่องโต้ตอบ ไปที่ คำสั่งทั้งหมด รายการ จากนั้นเลือกแต่ละรายการต่อไปนี้:

    • เปรียบเทียบและผสานเวิร์กบุ๊ก (ดั้งเดิม)
    • ปกป้องการแบ่งปัน (ดั้งเดิม)
    • แบ่งปันสมุดงาน (เดิม)
    • ติดตามการเปลี่ยนแปลง (เดิม)

    หลังจากที่คุณเลือกแต่ละคำสั่งแล้ว ให้เลือก เพิ่ม เพื่อเพิ่มคำสั่งนั้นในแท็บรีวิว

    

11. เลือก ตกลง เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลงของคุณและปิด ตัวเลือก Excel กล่องโต้ตอบ

12. คำสั่งเปลี่ยนแทร็กทั้งสี่จะปรากฏบน รีวิว ในกลุ่มใหม่ที่คุณสร้างขึ้น

    

วิธีเปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Excel

หลังจากที่คุณป้อนข้อมูลทั้งหมดในเวิร์กชีตแล้ว ให้เปิดฟีเจอร์ติดตามการเปลี่ยนแปลงก่อนที่จะทำให้เวิร์กบุ๊ก Excel พร้อมใช้งานสำหรับการตรวจทาน

1. ไปที่ รีวิว และเลือก ติดตามการเปลี่ยนแปลง> ไฮไลท์การเปลี่ยนแปลง .

   

2. ใน ไฮไลท์การเปลี่ยนแปลง กล่องโต้ตอบ เลือกติดตามการเปลี่ยนแปลงขณะแก้ไข กล่องกาเครื่องหมาย

3. เลือก เมื่อ กล่องกาเครื่องหมายและตั้งค่าเป็น ทั้งหมด .

4. เลือก ใคร กล่องกาเครื่องหมายและตั้งค่าเป็น ทุกคน .

5. เลือกไฮไลต์การเปลี่ยนแปลงบนหน้าจอ กล่องกาเครื่องหมาย

   

6. เลือก ตกลง .

7. ใน รีวิว แท็บ เลือก แชร์สมุดงาน .

   

8. ใน แบ่งปันสมุดงาน กล่องโต้ตอบ ไปที่ การแก้ไข และเลือก ใช้คุณลักษณะเวิร์กบุ๊กที่แชร์แบบเก่าแทนประสบการณ์การเขียนร่วมแบบใหม่ กล่องกาเครื่องหมาย

   

9. เลือก ตกลง .

10. ใน รีวิว แท็บ เลือก ปกป้องสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน .

    

11. ใน ปกป้องสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน กล่องโต้ตอบ เลือก การแชร์กับการเปลี่ยนแปลงแทร็ก กล่องกาเครื่องหมาย

    

12. เลือก ตกลง .

แบ่งปันสมุดงาน

เมื่อเวิร์กบุ๊กที่แชร์ของคุณพร้อมสำหรับการตรวจสอบ ให้อัปโหลดไฟล์ไปยังตำแหน่งที่สมาชิกในทีมของคุณสามารถเข้าถึงได้ ตัวอย่างเช่น อัปโหลดเวิร์กบุ๊กไปยังไซต์ SharePoint, โฟลเดอร์ OneDrive หรือ Dropbox

ฟีเจอร์ติดตามการเปลี่ยนแปลงใช้ไม่ได้กับเวิร์กบุ๊กที่มีตาราง ต้องแปลงตารางเป็นช่วง

หลังจากอัปโหลดเวิร์กบุ๊กแล้ว ให้แจ้งสมาชิกในทีมของคุณว่าไฟล์พร้อมสำหรับการตรวจทานแล้ว วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการใช้ฟีเจอร์แชร์ใน Excel

หากคุณไม่มีพื้นที่ว่างที่ผู้ตรวจทานทุกคนสามารถเข้าถึงได้ ให้ส่งอีเมลไฟล์สมุดงานไปยังผู้ตรวจสอบแต่ละคน

วิธีการดูและยอมรับการเปลี่ยนแปลง

หลังจากที่ผู้ตรวจทานของคุณมีโอกาสตรวจทานและแก้ไขสมุดงานแล้ว ก็ถึงเวลายอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น

1. ไปที่ รีวิว และเลือก ติดตามการเปลี่ยนแปลง> ยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง .

   

2. ใน เลือกการเปลี่ยนแปลงเพื่อยอมรับหรือปฏิเสธ กล่องโต้ตอบ ล้าง ที่ไหน ช่องทำเครื่องหมายเพื่อยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงในสมุดงานทั้งหมด

   

3. เลือก ตกลง .

4. สำหรับการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้ง ให้เลือก ยอมรับ หรือ ปฏิเสธ .

   

วิธีปิดการเปลี่ยนแปลงแทร็ก

เมื่อคุณตรวจทานเสร็จแล้วและไม่ต้องการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับเวิร์กบุ๊กต่อไป ให้ปิดฟีเจอร์ติดตามการเปลี่ยนแปลง

1. ไปที่ รีวิว และเลือก ติดตามการเปลี่ยนแปลง> ไฮไลท์การเปลี่ยนแปลง .

   

2. ใน ไฮไลท์การเปลี่ยนแปลง กล่องโต้ตอบ ล้างกล่องกาเครื่องหมายทั้งหมด

   

3. เลือก ตกลง .