ก่อนขอให้สมาชิกทีมตรวจสอบเวิร์กชีต Excel ให้เปิดใช้งานการติดตามการแก้ไข (revision tracking) สำหรับสมุดงานที่แชร์ เมื่อใช้ฟีเจอร์ Track Changes แบบดั้งเดิมใน Excel คุณจะเห็นว่าใครทำการเปลี่ยนแปลงที่เวิร์กชีตหรือสมุดงาน และการเปลี่ยนแปลงที่ทำไป หลังทีมเสร็จสิ้นการตรวจสอบ ให้เปรียบเทียบข้อมูลต้นฉบับกับข้อมูลที่ผู้ตรวจสอบเปลี่ยน แล้วยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง และปิด Track Changes เพื่อทำให้เอกสารสมบูรณ์
คำแนะนำในบทความนี้ใช้ได้กับ Excel สำหรับ Microsoft 365, Excel 2019 และ Excel 2016
สามารถ Track Changes ใน Excel ได้หรือไม่?
เมื่อต้องการให้ทีมตรวจสอบและแก้ไขสมุดงาน Excel คุณมี 2 ทางเลือก หากทุกคนในทีมใช้ Excel สำหรับ Microsoft 365 ฟีเจอร์ co-authoring เป็นวิธีตรวจสอบเอกสารที่ตรงไปตรงมาและรวดเร็ว หากต้องการข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับการแก้ไขมากกว่านั้น หรือสมาชิกทีมใช้ Excel เวอร์ชันเก่า ให้ใช้ฟีเจอร์ Track Changes แบบดั้งเดิม
คุณจะไม่พบตัวเลือก Track Changes ใน Excel สำหรับ Microsoft 365 และ Excel 2019 บนริบบิ้น คุณจะเห็นคำสั่ง track changes เฉพาะในแท็บ Review ของ Excel 2016 และเวอร์ชันเก่าเท่านั้น ตัวเลือกนี้มีอยู่ใน Excel เวอร์ชันใหม่ แต่คุณต้องเพิ่มคำสั่ง track changes ที่เกี่ยวข้องเข้าไปในกลุ่มใหม่ในแท็บ Review
Microsoft แนะนำให้ใช้ฟีเจอร์ co-authoring ของ Excel ซึ่งแทนที่ Shared Workbooks ด้วย co-authoring คุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงของผู้อื่นแบบเรียลไทม์ และการเปลี่ยนแปลงของแต่ละคนอาจมีสีต่างกัน อย่างไรก็ตาม co-authoring ไม่ได้ติดตามการเปลี่ยนแปลง และคุณไม่สามารถปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงเพื่อกลับสู่ข้อมูลต้นฉบับได้ Co-authoring ใช้ได้เฉพาะกับการสมัครสมาชิก Microsoft 365
เปิดใช้งาน Track Changes ใน Excel เวอร์ชันใหม่
เพื่อเปิดใช้งานฟีเจอร์ Track Changes แบบดั้งเดิมใน Windows:
ไปที่แท็บ File และเลือก Options
ในกล่องโต้ตอบ Excel Options ให้เลือก Customize Ribbon
เลือกลูกศรดรอปดาวน์ Choose command from และเลือก All commands
เลือกลูกศรดรอปดาวน์ Customize the Ribbon และเลือก Main Tabs
ขยายและไฮไลท์หมวดหมู่ Review
เลือก New Group
ให้แน่ใจว่า New Group ถูกไฮไลท์ แล้วเลือก Rename
ในกล่องโต้ตอบ Rename ให้ใส่ชื่อแสดงสำหรับกลุ่ม เช่น ใส่ Track Changes
เลือก OK เพื่อนำการเปลี่ยนแปลงไปใช้และปิดกล่องโต้ตอบ Rename
ในกล่องโต้ตอบ Excel Options ไปที่รายการ All Commands แล้วเลือกแต่ละคำสั่งต่อไปนี้:
- Compare and Merge Workbooks (Legacy)
- Protect Sharing (Legacy)
- Share Workbook (Legacy)
- Track Changes (Legacy)
หลังเลือกคำสั่งแต่ละรายการ ให้เลือก Add เพื่อเพิ่มคำสั่งนั้นเข้าไปในแท็บ Review
เลือก OK เพื่อนำการเปลี่ยนแปลงไปใช้และปิดกล่องโต้ตอบ Excel Options
คำสั่ง track changes 4 รายการจะปรากฏบนแท็บ Review ในกลุ่มใหม่ที่คุณสร้าง
วิธีเปิดใช้งาน Track Changes ใน Excel
หลังจากที่คุณใส่ข้อมูลในเวิร์กชีตครบแล้ว ให้เปิดใช้งานฟีเจอร์ Track Changes ก่อนที่จะนำสมุดงาน Excel ไปให้ตรวจสอบ
ไปที่แท็บ Review และเลือก Track Changes > Highlight Changes
ในกล่องโต้ตอบ Highlight Changes ให้ติ๊กถูก Track changes while editing
ติ๊กถูก When และตั้งค่าเป็น All
ติ๊กถูก Who และตั้งค่าเป็น Everyone
ติ๊กถูก Highlight changes on screen
เลือก OK
บนแท็บ Review ให้เลือก Share Workbook
ในกล่องโต้ตอบ Share Workbook ไปที่แท็บ Editing และติ๊กถูก Use the old shared workbooks feature instead of the new co-authoring experience
เลือก OK
บนแท็บ Review ให้เลือก Protect Shared Workbook
ในกล่องโต้ตอบ Protect Shared Workbook ให้ติ๊กถูก Sharing with track changes
เลือก OK
แชร์สมุดงาน
เมื่อสมุดงานที่แชร์พร้อมสำหรับการตรวจสอบ ให้อัปโหลดไฟล์ไปที่สถานที่ที่สมาชิกทีมเข้าถึงได้ เช่น SharePoint site, โฟลเดอร์ OneDrive หรือ Dropbox
ฟีเจอร์ Track Changes ไม่ทำงานกับสมุดงานที่มีตาราง (Tables) ตารางต้องแปลงเป็นช่วง (range) ก่อน
หลังอัปโหลดสมุดงานแล้ว ให้แจ้งสมาชิกทีมว่าไฟล์พร้อมสำหรับตรวจสอบ วิธีหนึ่งคือใช้ฟีเจอร์ Share ใน Excel
หากไม่มีพื้นที่ที่เข้าถึงได้สำหรับผู้ตรวจสอบทุกคน ให้ส่งไฟล์สมุดงานทางอีเมลให้แต่ละคน
วิธีดูและยอมรับการเปลี่ยนแปลง
หลังจากที่ผู้ตรวจสอบทุกคนได้ตรวจสอบและแก้ไขสมุดงานแล้ว ก็ถึงเวลายอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น
ไปที่แท็บ Review และเลือก Track Changes > Accept or Reject Changes
ในกล่องโต้ตอบ Select Changes to Accept or Reject ให้ล้างเครื่องหมายถูก Where เพื่อยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงทั้งสมุดงาน
เลือก OK
สำหรับแต่ละการเปลี่ยนแปลง ให้เลือก Accept หรือ Reject
วิธีปิด Track Changes
เมื่อคุณเสร็จสิ้นการตรวจสอบและไม่ต้องการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ทำไปที่สมุดงานต่อไป ให้ปิดฟีเจอร์ Track Changes
ไปที่แท็บ Review และเลือก Track Changes > Highlight Changes
ในกล่องโต้ตอบ Highlight Changes ให้ล้างเครื่องหมายถูกทั้งหมด
เลือก OK
