การพยายามกรอกเซลล์ใน Excel ที่รวมข้อความหรือข้อมูลจากเซลล์อื่นๆ หลายเซลล์ในชีท อาจเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานานมาก นี่เป็นจริงโดยเฉพาะหากมีหลายร้อยหรือหลายพันแถวในสเปรดชีต
เมื่อคุณรู้วิธีใช้ Flash Fill ใน Excel อย่างถูกต้อง คุณสามารถปล่อยให้ Excel ทำงานหนักทั้งหมด คุณแค่ให้ตัวอย่างการกรอกเซลล์ด้วยตนเอง 1-2 เซลล์ เพื่อช่วยให้ Excel เข้าใจว่าคุณพยายามทำอะไร จากนั้น Excel จะทำส่วนที่เหลือให้สำหรับสเปรดชีตทั้งหมด
หากสิ่งนี้聽起來像เคล็ดลับประหยัดเวลาที่คุณอยากลอง มาดูวิธีใช้คุณสมบัตินี้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณเอง
หมายเหตุ: คุณสมบัติ Flash Fill ใน Excel พร้อมใช้งานใน Excel 2013 และเวอร์ชันใหม่กว่าเท่านั้น
วิธีใช้ Flash Fill ใน Excel
การประยุกต์ใช้ Flash Fill ใน Excel ที่ง่ายที่สุดคือการรวมสองคำเข้าด้วยกัน ในตัวอย่างด้านล่าง เราจะแสดงวิธีใช้ Flash Fill เพื่อรวมชื่อ (First name) และนามสกุล (Last name) เข้าด้วยกันในเซลล์ที่สามสำหรับชื่อเต็ม (Full name) อย่างรวดเร็ว
ในตัวอย่างนี้ คอลัมน์ C มีชื่อ (First name) คอลัมน์ D มีนามสกุล (Last name) และคอลัมน์ E เป็นคอลัมน์สำหรับชื่อเต็ม (Full name)
- ก่อนอื่น ให้พิมพ์ชื่อเต็มลงในเซลล์แรกในลักษณะที่คุณต้องการให้มันดู (รวมเนื้อหาของเซลล์ First Name และ Last Name)
- หลังจากนี้ เริ่มพิมพ์สิ่งเดียวกันในเซลล์ถัดไป (First Name และ Last Name จากเซลล์ทางซ้าย) คุณจะสังเกตว่าคุณสมบัติ Flash Fill ของ Excel จะตรวจจับรูปแบบ (pattern) จากเนื้อหาของเซลล์ด้านบนที่คุณพิมพ์ด้วยตนเองโดยอัตโนมัติ
โดยใช้ "การเรียนรู้" นี้ Excel จะแสดงตัวอย่าง (preview) ของสิ่งที่มันคิดว่าคุณต้องการพิมพ์ มันจะแสดงถึงวิธีที่เซลล์อื่นๆ ในคอลัมน์จะถูกกรอกสำหรับส่วนที่เหลือของคอลัมน์
- แค่กด Enter เพื่อยอมรับตัวอย่างนี้ คุณจะเห็นคุณสมบัติ Flash Fill ของ Excel แสดงเวทมนตร์โดยกรอกเซลล์ที่เหลือทั้งหมดในคอลัมน์นี้ให้คุณอัตโนมัติ
คุณเห็นได้ว่า คุณสมบัติ Flash Fill สามารถประหยัดเวลาทรมหายได้ หากเปรียบเทียบการพิมพ์เซลล์เดียวและกด Enter กับการต้องพิมพ์ชื่อสำหรับเซลล์ทั้งหมดในคอลัมน์ใหม่ด้วยตนเอง
หากคุณสังเกตว่าคุณสมบัติ Flash Fill ไม่ทำงาน คุณต้องเปิดใช้งานฟีเจอร์ Flash Fill ใน Excel คุณสามารถดูวิธีทำได้ในส่วนสุดท้ายของบทความนี้
ตัวเลือก Flash Fill ใน Excel
เมื่อคุณดำเนินการ Flash Fill ตามขั้นตอนด้านบน คุณจะสังเกตเห็นไอคอนเล็กๆ จะปรากฏข้างเซลล์ที่ถูกกรอก หากคุณเลือกลูกศรดรอปดาวน์ทางขวาของไอคอนนี้ คุณจะเห็นตัวเลือกเพิ่มเติมบางอย่างที่คุณสามารถใช้กับคุณสมบัติ Flash Fill
โดยใช้ตัวเลือก Flash Fill ในกล่องดรอปดาวน์นี้ คุณสามารถ:
- Undo Flash Fill (ยกเลิก Flash Fill): ยกเลิกการกระทำที่กรอกคอลัมน์ทั้งหมดหลังจากคุณกด Enter
- Accept suggestions (ยอมรับข้อเสนอ): บอก Flash Fill ของ Excel สำหรับคอลัมน์นี้ว่าคุณตกลงกับการเปลี่ยนแปลงในคอลัมน์และต้องการเก็บไว้
- Select xx blank cells (เลือกเซลล์ว่าง xx เซลล์): ให้คุณระบุเซลล์ที่ไม่ได้ถูกกรอกและว่างอยู่ เพื่อให้คุณแก้ไขได้หากต้องการ
- Select xx changed cells (เลือกเซลล์ที่เปลี่ยนแปลง xx เซลล์): ให้คุณเลือกเซลล์ทั้งหมดที่เปลี่ยนแปลงอัตโนมัติหลังจากฟีเจอร์ Flash Fill อัปเดตเซลล์เหล่านั้น
เมื่อคุณเลือก Accept suggestions คุณจะเห็นว่าตัวเลข "select" สำหรับ "changed cells" จะลดลงเป็นศูนย์ เพราะเมื่อคุณยอมรับการเปลี่ยนแปลง เนื้อหาของเซลล์เหล่านั้นจะไม่ถูกนับว่า "เปลี่ยนแปลง" โดยฟีเจอร์ Flash Fill อีกต่อไป
วิธีเปิดใช้งาน Flash Fill ใน Excel
หากคุณสังเกตว่า Excel ไม่ให้ตัวอย่าง Flash Fill เมื่อคุณเริ่มพิมพ์เซลล์ที่สอง คุณอาจต้องเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้
เพื่อทำเช่นนี้:
เลือก File > Options > Advanced (ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง) เลื่อนลงไปที่ส่วน Editing options (ตัวเลือกการแก้ไข) และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทั้ง Enable AutoComplete for cell values (เปิดใช้ AutoComplete สำหรับค่าเซลล์) และ Automatically Flash Fill (Flash Fill อัตโนมัติ) ถูกเลือก
เลือก OK เพื่อเสร็จสิ้น ตอนนี้ ครั้งหน้าที่คุณเริ่มพิมพ์ในเซลล์ที่สองหลังจากกรอกเซลล์แรก Excel ควรตรวจจับรูปแบบและให้คุณตัวอย่างว่ามันคิดว่าคุณต้องการกรอกเซลล์ที่เหลือในคอลัมน์อย่างไร
คุณยังสามารถเปิดใช้งานคุณสมบัติ Flash Fill สำหรับเซลล์ที่ไฮไลท์อยู่โดยการเลือกไอคอน Flash Fill ในเมนู Data (ข้อมูล) ภายใต้กลุ่ม Data Tools (เครื่องมือข้อมูล) ในริบบอน
คุณยังสามารถใช้งานได้โดยการกด Ctrl + E บนแป้นพิมพ์
เมื่อไหร่ควรใช้ Flash Fill ใน Excel
การต่อเติมชื่อเต็มจากสองคอลัมน์เป็นตัวอย่างง่ายๆ ของวิธีใช้ Flash Fill ใน Excel แต่มันมีการใช้งานขั้นสูงอีกมากมายสำหรับคุณสมบัติอันทรงพลังนี้
- แยก substring (ส่วนย่อยของข้อความ) จากสตริงขนาดใหญ่ (เช่น รหัสไปรษณีย์จากที่อยู่เต็ม) ในคอลัมน์อื่น
- ดึงตัวเลขออกจากสตริง alphanumeric (ตัวอักษรและตัวเลขผสม)
- ลบช่องว่างหน้าหรือหลังสตริง
- แทรก substring (เช่น คอมมา หรือ 대시) ลงในสตริงที่มีอยู่
- จัดรูปแบบวันที่ใหม่ (Reformat dates)
- แทนที่ส่วนของสตริงด้วยข้อความใหม่
โปรดจำไว้ว่า แม้ Flash Fill จะมีประโยชน์มาก มันจะ ไม่ อัปเดตอัตโนมัติเมื่อคุณเปลี่ยนเซลล์ต้นฉบับ
ตัวอย่างเช่น ในตัวอย่างชื่อและนามสกุลในส่วนแรกของบทความนี้ คุณสามารถได้ผลลัพธ์เดียวกันโดยใช้ฟังก์ชัน Concatenate แล้วเติมคอลัมน์ที่เหลือด้วยฟังก์ชันนั้น
=CONCATENATE(C2," ",D2)
เมื่อคุณทำเช่นนี้ หากเซลล์แรกหรือสองเซลล์แรกเปลี่ยนแปลง ชื่อเต็ม (Full Name) จะอัปเดต ข้อเสียหนึ่งคือ หากคุณลบเซลล์แรกหรือสองเซลล์ ชื่อเต็ม (Full Name) จะว่างหรือแสดงข้อผิดพลาด
นี่คือเหตุผลที่ฟังก์ชัน Flash Fill ใน Excel เหมาะสำหรับใช้เมื่อคุณต้องการแปลงคอลัมน์ต้นฉบับเป็นสตริงหรือตัวเลขที่จัดรูปแบบใหม่อย่างถาวรและสมบูรณ์
