การพยายามกรอกเซลล์ใน Excel ที่รวมข้อความหรือข้อมูลจากเซลล์อื่นๆ หลายเซลล์ในแผ่นงานอาจเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีแถวในสเปรดชีตนับร้อยหรือหลายพันแถว
เมื่อคุณรู้วิธีใช้ Flash Fill ใน Excel อย่างถูกต้องแล้ว คุณสามารถปล่อยให้ Excel จัดการงานหนักทั้งหมดได้ คุณเพียงแค่ระบุรายการเซลล์ด้วยตนเองสองสามรายการเพื่อช่วยให้ Excel เข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าคุณกำลังพยายามทำอะไร จากนั้น Excel จะทำงานที่เหลือสำหรับส่วนที่เหลือของสเปรดชีต
หากฟังดูเป็นเคล็ดลับที่ช่วยประหยัดเวลาที่คุณอยากลอง มาดูกันว่าคุณจะใช้ฟีเจอร์นี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้อย่างไร
หมายเหตุ :คุณลักษณะการเติมแบบรวดเร็วใน Excel มีเฉพาะใน Excel 2013 และใหม่กว่าเท่านั้น
วิธีใช้ Flash Fill ใน Excel
แอปพลิเคชั่น Flash Fill ที่ง่ายที่สุดใน Excel คือการรวมคำสองคำเข้าด้วยกัน ในตัวอย่างด้านล่าง เราจะแสดงวิธีใช้ Flash Fill เพื่อรวมชื่อและนามสกุลเป็นเซลล์ที่สามสำหรับชื่อเต็มอย่างรวดเร็ว
ในตัวอย่างนี้ คอลัมน์ C ประกอบด้วยชื่อ คอลัมน์ D ประกอบด้วยนามสกุล และคอลัมน์ E คือคอลัมน์สำหรับชื่อเต็ม
- ขั้นแรก ให้พิมพ์ชื่อเต็มในเซลล์แรกในแบบที่คุณต้องการ (รวมเนื้อหาของเซลล์ชื่อและเซลล์นามสกุล
- หลังจากนี้ ให้เริ่มพิมพ์สิ่งเดียวกันลงในเซลล์ถัดไป (ชื่อและนามสกุลจากเซลล์ทางด้านซ้าย) คุณจะสังเกตเห็นว่าคุณลักษณะการเติมแบบรวดเร็วของ Excel จะตรวจหารูปแบบจากเนื้อหาของเซลล์ด้านบนที่คุณพิมพ์ด้วยตนเองโดยอัตโนมัติ
การใช้ "การเรียนรู้" นี้ Excel จะแสดงตัวอย่างสิ่งที่คิดว่าคุณต้องการพิมพ์ โดยจะแสดงให้คุณเห็นว่าเซลล์ที่เหลือจะเติมข้อมูลในคอลัมน์ที่เหลืออย่างไร
- เพียงแค่กด Enter เพื่อยอมรับการแสดงตัวอย่างนี้ คุณจะเห็นฟีเจอร์เติมแบบรวดเร็วของ Excel ทำหน้าที่เสมือนเป็นการเติมเซลล์ที่เหลือทั้งหมดในคอลัมน์นี้ให้กับคุณ
อย่างที่คุณเห็น คุณลักษณะการเติมแบบรวดเร็วสามารถช่วยประหยัดเวลาได้มาก หากคุณเปรียบเทียบการพิมพ์เซลล์หนึ่งเซลล์ด้วยตนเอง และ Enter กับการที่ต้องพิมพ์ชื่อสำหรับเซลล์ทั้งหมดในคอลัมน์ใหม่ด้วยตนเอง
หากคุณสังเกตเห็นว่าฟีเจอร์เติมแฟลชไม่ทำงาน คุณต้องเปิดฟีเจอร์เติมแฟลชใน Excel คุณสามารถดูวิธีการดังกล่าวได้ในส่วนสุดท้ายของบทความนี้
ตัวเลือกการเติม Excel Flash
เมื่อคุณทำตามขั้นตอนการเติมแบบรวดเร็วด้านบน คุณจะสังเกตเห็นว่าไอคอนขนาดเล็กจะปรากฏขึ้นถัดจากเซลล์ที่เติมข้อมูล หากคุณเลือกลูกศรแบบเลื่อนลงทางด้านขวาของไอคอนนี้ คุณจะเห็นตัวเลือกเพิ่มเติมบางอย่างที่คุณสามารถใช้กับคุณลักษณะการเติมแบบรวดเร็ว
การใช้ตัวเลือกการเติมแบบรวดเร็วในกล่องดรอปดาวน์นี้ คุณสามารถ:
- เลิกทำการเติมแฟลช :เลิกทำการกระทำที่กรอกทั้งคอลัมน์หลังจากที่คุณกด Enter
- ยอมรับคำแนะนำ :การดำเนินการนี้จะบอกคุณลักษณะการเติมแบบรวดเร็วของ Excel สำหรับคอลัมน์นี้ว่าคุณพอใจกับการเปลี่ยนแปลงในคอลัมน์และต้องการเก็บไว้
- เลือก xx เซลล์ว่าง :ให้คุณระบุเซลล์ที่ไม่ได้รับการเติมและว่างเปล่า เพื่อให้คุณสามารถแก้ไขได้หากต้องการ
- เลือก xx เซลล์ที่เปลี่ยนแปลง :ให้คุณเลือกเซลล์ทั้งหมดที่เปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติหลังจากคุณลักษณะเติมแบบรวดเร็วอัปเดตเซลล์เหล่านั้น
เมื่อคุณเลือกยอมรับคำแนะนำ คุณจะเห็นว่าตัวเลข "เลือก" สำหรับ "เซลล์ที่เปลี่ยนแปลง" จะลดลงเหลือศูนย์ เนื่องจากเมื่อคุณยอมรับการเปลี่ยนแปลง เนื้อหาเซลล์เหล่านั้นจะไม่ถูกพิจารณาว่า "เปลี่ยนแปลง" โดยคุณลักษณะการเติมแบบรวดเร็ว
วิธีการเปิดใช้งานการเติมแฟลชใน Excel
หากคุณสังเกตเห็นว่า Excel ไม่มีการแสดงตัวอย่างการเติมแบบรวดเร็วเมื่อคุณเริ่มพิมพ์เซลล์ที่สอง คุณอาจต้องเปิดใช้งานคุณลักษณะนี้
ในการดำเนินการนี้:
เลือก ไฟล์> ตัวเลือก> ขั้นสูง . เลื่อนลงไปที่ ตัวเลือกการแก้ไข และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทั้ง เปิดใช้งานการทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติสำหรับค่าของเซลล์ และ เติมแฟลชโดยอัตโนมัติ ถูกเลือก
เลือก ตกลง ที่จะเสร็จสิ้น ในครั้งต่อไปที่คุณเริ่มพิมพ์ในเซลล์ที่สองหลังจากกรอกข้อมูลในเซลล์แรกแล้ว Excel ควรตรวจพบรูปแบบและแสดงตัวอย่างว่าคุณต้องการเติมข้อมูลในเซลล์ที่เหลือในคอลัมน์อย่างไร
คุณยังสามารถเปิดใช้งานคุณลักษณะการเติมแบบรวดเร็วสำหรับเซลล์ที่คุณไฮไลต์โดยการเลือกไอคอนเติมแบบรวดเร็วใน ข้อมูล เมนูภายใต้ เครื่องมือข้อมูล กลุ่มในริบบิ้น
คุณยังใช้ได้โดยกด Ctrl + E บนแป้นพิมพ์
เมื่อใดควรใช้ Flash ให้กรอกข้อมูลใน Excel
การต่อชื่อเต็มจากสองคอลัมน์เป็นตัวอย่างง่ายๆ ของวิธีใช้ Flash Fill ใน Excel แต่มีการใช้งานขั้นสูงอีกมากมายสำหรับคุณลักษณะอันทรงพลังนี้
- แยกสตริงย่อยจากสตริงขนาดใหญ่ (เช่น รหัสไปรษณีย์จากที่อยู่แบบเต็ม) ในคอลัมน์อื่น
- ดึงตัวเลขออกจากสตริงที่เป็นตัวอักษรและตัวเลขคละกัน
- ลบช่องว่างก่อนหรือหลังสตริง
- แทรกสตริงย่อย (เช่น เครื่องหมายจุลภาคหรือขีดกลาง) ลงในสตริงที่มีอยู่
- วันที่จัดรูปแบบใหม่
- แทนที่ส่วนของสตริงด้วยข้อความใหม่
โปรดทราบว่าคุณลักษณะการเติมแบบรวดเร็วจะมีประโยชน์เพียงใด คุณลักษณะนี้จะไม่อัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเปลี่ยนเซลล์เดิม
ตัวอย่างเช่น ในตัวอย่างชื่อและนามสกุลในส่วนแรกของบทความนี้ คุณสามารถบรรลุผลลัพธ์เดียวกันได้โดยใช้ฟังก์ชัน Concatenate จากนั้นจึงเติมส่วนที่เหลือของคอลัมน์ด้วยฟังก์ชันนั้น
=CONCATENATE(C2,” “,D2)
เมื่อคุณทำเช่นนี้ ถ้าเซลล์สองเซลล์แรกเปลี่ยนแปลง ชื่อเต็มจะอัปเดต ข้อเสียประการหนึ่งคือ หากคุณลบหนึ่งในสองคอลัมน์แรก คอลัมน์ชื่อเต็มจะล้างหรือแสดงข้อผิดพลาด
นี่คือเหตุผลที่ว่าทำไมฟังก์ชัน Flash Fill ใน Excel จึงเหมาะที่สุดเมื่อคุณต้องการแปลงคอลัมน์ดั้งเดิมให้เป็นสตริงหรือตัวเลขที่จัดรูปแบบใหม่อย่างถาวรอย่างถาวร
