ติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Excel (Track Changes): ใคร, เมื่อไหร่, เซลล์ไหน, เปลี่ยนอะไร

ต้องแจกไฟล์ Excel ให้หลายคนแก้ไข และอยากรู้ว่าใครแก้ไขอะไรเมื่อไหร่? Excel มี Track Changes (ติดตามการเปลี่ยนแปลง) ในตัว

ข้อควรทราบก่อนใช้:

1. ไม่ใช่ "Undo ย้อนเวลา" แค่บันทึก Log ให้ดู เองต้องแก้กลับด้วยตนเอง
2. บันทึกเฉพาะค่าในเซลล์ ไม่บันทึก: การจัดรูปแบบ, ซ่อน/แสดงแถว-คอลัมน์, คอมเมนต์, ค่าที่เปลี่ยนจากสูตรคำนวณใหม่
3. เก็บประวัติ 30 วัน (Default) ปิดไฟล์ > ประวัติเก่ากว่า 30 วัน จะหาย
4. เปิด Track Changes = ทำให้ไฟล์เป็น Shared Workbook (หลายคนแก้พร้อมกันได้)

เปิดใช้งาน Track Changes

1. แท็บ Review > Track Changes (ขวาสุด) > Highlight Changes

2. ติ๊ก Track changes while editing. This also shares your workbook
3. ตั้งค่า:
   • When: All / Since last save / Since date / Not reviewed
   • Who: Everyone / Everyone but me
   • Where: ช่วงเซลล์เฉพาะ (กดปุ่มขวาเลือก Range)
   • Highlight changes on screen: ติ๊ก = แสดงสามเหลี่ยมดำมุมซ้ายบนเซลล์ที่เปลี่ยน, ยกเลิก = ซ่อน (เหมาะส่งให้คนอื่นแก้ แล้วค่อยเปิดดูภายหลัง)

ตั้งค่าขั้นสูง (Configure Tracking)

Review > Share Workbook (ข้าง Track Changes) > แท็บ Advanced

• เปลี่ยนวันเก็บประวัติ (Default 30 วัน)
• ตั้งการอัปเดตอัตโนมัติทุกกี่นาที
• จัดการ Conflict: ถามทุกครั้ง / ให้การบันทึกล่าสุดชนะ

ดูประวัติการเปลี่ยนแปลง (Viewing Changes)

Review > Track Changes > Highlight Changes > ติ๊ก List changes on a new sheet (จะไม่บ้อนสีเทาอีกต่อไป) > OK

จะมีชีท History เพิ่มขึ้น แสดงรายการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด

ยอมรับ/ปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง (Accept/Reject Changes)

Review > Track Changes > Accept/Reject Changes > ตั้ง When = Not Reviewed > OK

Excel จะนำเสนอแต่ละการเปลี่ยนแปลง ให้เลือก Accept / Reject / Accept All / Reject All

ระวัง: Reject แล้วค่าจะกลับค่าเดิม หากเซลล์อื่นอ้างอิงเซลล์นี้ สูตรอาจเสียหาย

ฟีเจอร์นี้ช่วยจัดการไฟล์ร่วมกันได้ดี ถามได้เลยครับ!