เชี่ยวชาญฟีเจอร์ Track Changes ใน Excel: คู่มือขั้นตอนครบวงจร

บทช่วยสอนนี้สาธิตขั้นตอนการใช้ Track Changes ใน Excel หากคุณทำงานกับไฟล์ Excel ที่ต้องอัปเดตหรือตรวจสอบโดยคนอื่น ตัวเลือก Track Changes จะช่วยได้มาก ยังใช้ได้เมื่อคุณอัปเดตไฟล์เองและต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด เพื่อตรวจสอบภายหลัง หลังอ่านจบ คุณจะใช้ Track Changes ใน Excel ได้ด้วยตัวเอง

ขั้นตอนการ Track Changes ใน Excel

ใช้ชุดข้อมูลตัวอย่าง: ข้อมูลคนพร้อม Work Hours ใน คอลัมน์ B และ Daily Pay ใน คอลัมน์ C ต้องการเปลี่ยนข้อมูลและติดตามการเปลี่ยนแปลง ตามขั้นตอนด้านล่าง

ขั้นตอนที่ 1: เปิดใช้งานฟีเจอร์ Track Changes ใน Excel

ค่าเริ่มต้นปิดอยู่ ต้องเปิดก่อน ดังนี้:

• ไปแท็บ File

• คลิก More เลือก Options (ย่อได้: File > Options)

• ไป 'Customize Ribbon' แผงขวา 'Main tabs' หา Review คลิกขวา เลือก 'Add new group'
• แผงซ้าย 'Choose commands from' เลือก 'Commands Not in the ribbon' หา 'Track changes (Legacy)' กด Add>> ไป New Group(Custom)

• ตอนนี้ 'Track Changes (Legacy)' อยู่ใน Main tabs แล้ว

ขั้นตอนที่ 2: ไฮไลท์การเปลี่ยนแปลงบนหน้าจอ

ไฮไลท์การเปลี่ยนแปลงทำให้ปรับเปลี่ยน (แก้ไข เพิ่ม ลบ) ง่ายขึ้น

• ไปแท็บ Review
• คลิก 'Track Changes (Legacy)' เลือก Highlight Changes

• ติ๊ก 'List changes on a new sheet' ใน Highlight Changes dialog box ช่อง When ระบุ: ทุกการเปลี่ยนแปลง หรือที่ยังไม่ได้ตรวจสอบ หรือ 'changes since last saved' กด OK

• เมื่อมีการเปลี่ยนแปลง ผลลัพธ์จะแสดงบนหน้าจอ

ขั้นตอนที่ 3: ดูการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามใน History Sheet

แสดงการเปลี่ยนแปลงในชีตแยก ช่วยมากหากมีการเปลี่ยนแปลงหลายครั้ง

• เปิดฟีเจอร์ Track Changes ตาม ขั้นตอนที่ 1
• เลือก 'Share Workbook(Legacy)' จากแท็บ Review

• กล่องโต้ตอบ Highlight Changes จะเปิด
• ไปที่ Highlight which changes ใส่ค่า When และ Who ตามภาพ
• ติ๊ก 'List changes on a new sheet' กด OK

• ผลลัพธ์จะแสดงใน 'History Sheet'

อ่านเพิ่ม: How to Check Edit History in Excel Online (With Simple Steps)

ขั้นตอนที่ 4: ยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง

ไม่ทุกการเปลี่ยนแปลงจำเป็น ตัวเลือก Accept/Reject ช่วยคัดกรอง

• ไปแท็บ Review
• เลือก Accept/Reject Changes จาก dropdown Track Changes(Legacy)

• เปิดกล่อง Select Changes to Accept or Reject ตั้งค่า
• ช่อง When เลือก 'Not yet reviewed' หรือ Since
• ช่อง Who เลือกประเภทผู้ใช้ที่ต้องตรวจสอบ
• ยกเลิกติ๊ก Where กด OK

• จะได้รายการเปลี่ยนแปลง ให้เลือก Reject หรือ Accept ทีละรายการ

ขั้นตอนที่ 5: ตั้งระยะเวลากีดประวัติการเปลี่ยนแปลง

ไม่ต้องติดตามนาน ตั้งระยะเวลาเก็บประวัติ:

• เลือก Share Workbook จากแท็บ Review
• ไปแท็บ Advanced
• ใน Keep change history for ใส่จำนวนวันที่ต้องการ
• กด OK

ปิด Track Changes

เมื่อทำการเปลี่ยนแปลงครบแล้ว ควรปิด Track Changes

ขั้นตอน:

• ไปแท็บ Review
• คลิก Track Changes > Highlight Changes (คล้ายขั้นตอนที่ 1)
• ยกเลิกติ๊ก Track changes while editing ใน Highlight Changes dialog box

ติดตามการเปลี่ยนแปลงเซลล์ใน Excel

1. ใช้ฟังก์ชัน CELL

ต้องการติดตามเซลล์ที่เปลี่ยนล่าสุดในชีตใหญ่ ใช้ ฟังก์ชัน CELL

ขั้นตอน:

• เซลล์ G4 ใส่สูตรติดตาม ที่อยู่เซลล์ (Cell Address):

• เซลล์ G5 ใส่สูตรติดตาม เนื้อหาเซลล์ (Cell Content):

• เซลล์ G6 ใส่สูตรติดตาม ที่อยู่ไฟล์ (File Address):

• เมื่อมีการเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงล่าสุดจะแสดง

2. ใช้โค้ด VBA

ติดตามการเปลี่ยนแปลงด้วย VBA Code ใช้ที่อยู่ชีตและเซลล์ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงจากค่าเดิม

ขั้นตอน:

• วางรูปทรง 2 ตัวสำหรับปุ่ม Reset และ Track Change

• กด ALT + F11 เปิด VBA คลิกขวาที่ชีตทำงาน > Insert > Module

• คัดลอกโค้ดด้านล่างไปวางในโมดูล

Sub DeleteFormat() Cells.FormatConditions.Delete End Sub Sub TrackCellChange() For Each sheetw In ActiveWorkbook.Worksheets sheetw.Cells.FormatConditions.Delete Err.Clear On Error Resume Next x = sheetw.Cells.SpecialCells(xlCellTypeFormulas, 23).Count If Err.Number = 0 Then For Each cell In sheetw.Cells.SpecialCells(xlCellTypeFormulas, 23) cell.FormatConditions.Add Type:=xlCellValue, Operator:=xlNotEqual, _ Formula1:="=" & cell.Value cell.FormatConditions(cell.FormatConditions.Count).SetFirstPriority With cell.FormatConditions(1).Interior .Color = 2552550 .TintAndShade = 0 End With cell.FormatConditions(1).StopIfTrue = False Next cell End If Next sheetw End Sub

• คลิกขวาที่ปุ่ม Reset เลือก 'Assign Macro'

• เลือก DeleteFormat กด OK

• คลิกขวาที่ปุ่ม Track Change Assign macro Trackcellchange
• เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในเซลล์ ผลลัพธ์จะแสดง

อ่านเพิ่ม: Excel VBA: Track If a Cell Value Changes

สรุปจุดสำคัญ

• History sheet แสดง การเปลี่ยนแปลงที่บันทึกแล้ว ให้บันทึกงานล่าสุดด้วย Ctrl + S
• ถ้า History sheet ไม่แสดงรายการทั้งหมด ไปที่ All ในช่อง When ล้างช่อง Who และ Where
• ต้องการให้ Track Changes ของ Excel เหมือน Word อ่าน macro post นี้ จาก Microsoft Excel Support Team

สรุป

ปฏิบัติตามวิธีข้างต้น จะติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Excel ได้ ติดตาม ExcelDemy สำหรับบทความเพิ่มเติม อย่าลืมทิ้งความคิดเห็น ข้อเสนอแนะ หรือคำถามด้านล่าง

บทความเกี่ยวข้อง

• [Solved]: Track Changes Not Showing in Excel (with Easy Fix)
• [Solved]: Track Changes Greyed Out in Excel (3 Quick Fixes)