เมาส์เป็นเครื่องมือที่สะดวก แต่วิธีชี้และคลิก (point-and-click) เป็นการเสียเวลา คุณรู้อยู่แล้ว จึงไปเรียนรู้ปุ่มลัดแป้นพิมพ์ที่ดีที่สุดสำหรับ Office และ Windows แล้ว
แต่บางงานซ้ำๆ อาจไม่มีปุ่มลัดแป้นพิมพ์ ไม่อยากจะสร้างปุ่มลัดแป้นพิมพ์ของตัวเองใน Microsoft Office ได้ไหม? ทำได้จริงๆ
วิธาสร้างปุ่มลัดแป้นพิมพ์ใน Microsoft Office
มาทำตามขั้นตอนเหล่านี้ใน Word ก่อน ขั้นตอนเหมือนกันใน Excel และ PowerPoint บนเดสก์ท็อป ลงไปดูด้านล่างสำหรับวิธีทำใน Outlook
- คลิกขวาที่พื้นที่สีเทาใดๆ ในพื้นที่ริบบอน แล้วเลือก Customize the Ribbon (ปรับแต่งริบบอน)
- หน้าต่าง Word Options จะเปิดขึ้น เลือก Customize (ปรับแต่ง) ถัดจาก Keyboard shortcuts (ปุ่มลัดแป้นพิมพ์) ใกล้ด้านล่างของหน้าต่าง
- หน้าต่าง Customize Keyboard จะเปิดขึ้น ดูในพื้นที่ Categories (หมวดหมู่) เพื่อจำกัดให้เหลือแท็บที่มีคำสั่งที่คุณต้องการสร้างปุ่มลัด คำสั่งของแท็บนั้นจะแสดงในพื้นที่ Commands (คำสั่ง) ด้านขวา เลือกคำสั่งที่ต้องการ
ในตัวอย่างนี้ เราเลือก FileSendPdf เพราะจะเป็นประโยชน์มากถ้าส่งเอกสาร Word เป็น PDF ด้วยการกดแป้นพิมพ์เพียงชุดเดียว หากคำสั่งมีชุดแป้นพิมพ์อยู่แล้ว จะแสดงในพื้นที่ Current keys (ปุ่มปัจจุบัน)
- เพื่อตั้งชุดแป้นพิมพ์ลัดใหม่ ให้วางเคอร์เซอร์ในช่อง Press new shortcut key (กดปุ่มลัดใหม่) แล้วกดชุดแป้นพิมพ์ที่ต้องการบนแป้นพิมพ์ของคุณ จดบันทึกสิ่งที่แสดงภายใต้พื้นที่ Current keys ถัดจาก Currently assigned to (กำลังมอบหมายให้) หากแสดงอะไรนอกจาก [unassigned] (ยังไม่ได้มอบหมาย) ให้ลองชุดแป้นพิมพ์อื่น
- เพื่อใช้ชุดแป้นพิมพ์นี้สำหรับเอกสารทั้งหมดในอนาคต ให้เหลือ Normal.dotm ไว้ในกล่อง Save changes in (บันทึกการเปลี่ยนแปลงใน) หากต้องการใช้กับเอกสารนี้อย่างเดียว ให้เลือกเอกสารนั้นในกล่องดรอปดาวน์
- เลือกปุ่ม Assign (มอบหมาย) เพื่อใช้การตั้งค่า แล้วปิดหน้าต่าง Customize Keyboard กด OK เพื่อปิดหน้าต่าง Word Options ลองใช้ชุดปุ่มลัดแป้นพิมพ์ใหม่ของคุณ
ปุ่มลัด FileSendPdf จะแปลงเอกสารเป็น PDF สร้างอีเมลใหม่ใน Outlook แนบไฟล์ PDF และใส่หัวข้ออีเมลอัตโนมัติ การกดแป้นพิมพ์เพียงครั้งเดียวแทนการชี้และคลิกหลายโหลครั้ง เป็นการประหยัดเวลาอย่างยิ่ง
วิธาลบปุ่มลัดแป้นพิมพ์ที่กำหนดเองใน Microsoft Office
คุณอาจต้องการลบปุ่มลัดแป้นพิมพ์ที่กำหนดเองทั้งหมดที่สร้างไว้ในแอป Office ทำได้ง่าย
- คลิกขวาที่พื้นที่สีเทาใดๆ ในพื้นที่ริบบอน แล้วเลือก Customize the Ribbon
- หน้าต่าง Word Options จะเปิดขึ้น เลือกปุ่ม Customize ในพื้นที่มุมซ้ายล่าง หน้าต่าง Customize Keyboard จะเปิดขึ้น
- เพื่อลบการมอบหมายแป้นพิมพ์จากเอกสารทั้งหมดในอนาคต ให้เหลือ Normal.dotm ไว้ในเมนูดรอปดาวน์ Save changes in หากต้องการลบจากเอกสารนี้อย่างเดียว ให้เลือกเอกสารนั้นในเมนูดรอปดาวน์แทน ใกล้มุมซ้ายล่าง ให้เลือกปุ่ม Reset All (รีเซ็ตทั้งหมด)
- จะถามว่า Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm (คุณแน่ใจว่าต้องการรีเซ็ตการมอบหมายแป้นพิมพ์? การกระทำนี้จะลบแป้นพิมพ์ทั้งหมดที่มอบหมายให้แมโครและสไตล์ใน Normal.dotm) โปรดสังเกตที่ท้ายคำเตือน จะอ่านว่า Normal.dotm หรือเอกสารที่คุณเลือก ให้เลือก Yes (ใช่) เพื่อยืนยันการรีเซ็ต
วิธาสร้างปุ่มลัดแป้นพิมพ์ใน Microsoft Outlook
จากแอป Microsoft Office ทั้งหมด Outlook อาจเป็นแอปที่คุณใช้เวลามากที่สุด จึงสมเหตุสมผลที่จะสร้างปุ่มลัดแป้นพิมพ์แบบกำหนดเองเพื่อทำงานเร็วขึ้น
น่าเสียดายที่ ตั้งแต่ Outlook 2016 เป็นต้นมา ไม่อนุญาตให้สร้างปุ่มลัดแป้นพิมพ์ได้เหมือน Word, Excel และ PowerPoint แล้ว ตัวเลือกของคุณคืออะไร?
เป็นวิธีผ่าน (workaround) แต่คุณสามารถสร้าง Quick Steps (ขั้นตอนเร็ว) และมอบหมายชุดแป้นพิมพ์ให้พวกมัน วิธีนี้จะไม่ให้คุณสร้างชุดแป้นพิมพ์ลัดสำหรับทุกอย่างใน Outlook ได้ แต่ตอบสนองความส่วนใหญ่ของความต้องการ มีข้อจำกัด 9 ชุดแป้นพิมพ์ที่สามารถมอบหมายให้กับ Quick Steps ที่กำหนดเองได้
- เลือก Create New (สร้างใหม่) ในส่วน Quick Steps ของแท็บ Home ใน Outlook
- หน้าต่าง Edit Quick Step จะเปิดขึ้น ป้อนชื่อที่อธิบายได้ในช่อง Name (ชื่อ)
- เลือกจากการดำเนินการที่กำหนดไว้ล่วงหน้าในเมนูดรอปดาวน์ Choose an Action (เลือกการดำเนินการ) ในตัวอย่างนี้ เราจะใช้ Mark as read (ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว)
- ต่อยอดการดำเนินการโดยเลือกปุ่ม Add Action (เพิ่มการดำเนินการ) ใต้การดำเนินการก่อนหน้า
- เลือก Move to folder (ย้ายไปโฟลเดอร์)
- หน้าต่าง Select Folder (เลือกโฟลเดอร์) จะเปิดขึ้น ค้นหาและเลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการให้ Quick Action นี้ย้ายอีเมลไป เราเลือกโฟลเดอร์ Bills (บิล) สำหรับตัวอย่างนี้ เลือก OK เพื่อปิดหน้าต่าง
- เลือกชุดแป้นพิมพ์ในเมนูดรอปดาวน์ Shortcut key (ปุ่มลัด) โปรดสังเกตว่ามีข้อจำกัด 9 ตัวเลือก
- เพิ่มคำอธิบายว่ Quick Step ทำอะไรในกล่องข้อความ Tooltip (คำแนะนำ) เมื่อคุณวางเมาส์เหนือ Quick Step ภายหลัง จะแสดงข้อความนี้เพื่อเตือนคุณว่ามันทำอะไร
- เลือก Finish (เสร็จสิ้น) เพื่อสร้าง Quick Step เสร็จสมบูรณ์ คุณจะเห็น Quick Step Mark Read Move to Bills ในริบบอน Outlook ทดสอบโดยใช้ชุดแป้นพิมพ์ลัดที่เลือกในขั้นตอนที่ 7
หากคุณต้องการไปไกลกว่านี้ คุณสามารถสร้าง shortcut บนเดสก์ท็อปสำหรับ Outlook โดยใช้ command line switches (สวิตช์บรรทัดคำสั่ง) เพื่อทำให้งานทั่วไปง่ายขึ้น
ฝึกฝนปุ่มลัดแป้นพิมพ์ของคุณ
ตอนนี้คุณสามารถสร้างปุ่มลัดแป้นพิมพ์ Microsoft Office ของตัวเองได้แล้ว พิมพ์รายการปุ่มลัดที่ใช้บ่อยที่สุดออกมาและวางไว้ข้างจอภาพ หลังจาก幾天 คุณจะไม่ต้องใช้ cheat sheet (กระดาษช่วยจำ) แล้ว เพิ่ม command line switch shortcuts เข้าไป และประสิทธิภาพ Microsoft Office ของคุณจะเพิ่มขึ้นในเวลาอันสั้น
