การใช้ การเรียงลำดับ และ การกรอง เครื่องมือทำให้การเข้าถึง .ของคุณ บันทึกและฐานข้อมูลมีระเบียบมากขึ้นและเข้าใจง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณต้องการทำความเข้าใจข้อมูลในแวบแรกเมื่อคุณเปิดไฟล์ฐานข้อมูลของคุณ ในบทช่วยสอนนี้ เราจะอธิบายความแตกต่างระหว่างการเรียงลำดับและการกรองข้อมูล และวิธีการเรียงลำดับและกรองระเบียนใน Access
การจัดเรียงและการกรองใน Access แตกต่างกันอย่างไร
การเรียงลำดับจะทำให้ผู้ใช้สามารถใส่ข้อมูลในลำดับจากน้อยไปมากหรือจากมากไปน้อยในขณะที่การกรองแยกบันทึกที่สำคัญออกจากบันทึกที่ไม่สำคัญ เมื่อข้อมูลถูกกรอง จะแสดงเฉพาะแถวที่ตรงตามเกณฑ์การกรอง และแถวอื่นๆ จะถูกซ่อน
การเรียงลำดับและการกรองข้อมูลใน Access มีข้อดีอย่างไร
ประโยชน์ของการเรียงลำดับและการกรองข้อมูลในฐานข้อมูล Access คือการนำเสนออย่างเป็นระบบและยังช่วยให้คุณเข้าใจข้อมูลของคุณได้ดียิ่งขึ้น
วิธีการจัดเรียงและกรองระเบียนใน Microsoft Access
1] การเรียงลำดับระเบียนในการเข้าถึง
เลือกฟิลด์ที่คุณต้องการจัดเรียง เช่น FirstName ของนักเรียนของเรา
คลิก หน้าแรก แท็บและค้นหา จากน้อยไปมาก และ จากมากไปน้อย ปุ่มใน จัดเรียงและกรอง กลุ่ม
เลือก จากน้อยไปมาก ปุ่มเพื่อจัดเรียงชื่อจาก A ถึง Z หรือเรียงลำดับตัวเลขจากมากไปหาน้อย
เลือกจากมากไปน้อย ปุ่มเพื่อจัดเรียงชื่อจาก Z ถึง A หรือเรียงลำดับตัวเลขจากน้อยไปมาก
ช่องที่เลือกจะถูกจัดเรียงขึ้นอยู่กับลำดับที่คุณเลือก
จากนั้นคลิก บันทึก .
หากคุณต้องการลบการเรียงลำดับ ให้เลือกฟิลด์ที่เรียงลำดับแล้วคลิก ลบการเรียงลำดับ .
อ่าน :วิธีเพิ่มผลรวมในรายงานใน Microsoft Access
2] การกรองระเบียนในการเข้าถึง
คุณสามารถใช้ 3 วิธีในการกรองข้อมูลได้
วิธีที่ 1 คือการคลิกลูกศรแบบเลื่อนลงที่อยู่ถัดจากฟิลด์
รายการตรวจสอบแบบเลื่อนลงจะเปิดขึ้นพร้อมกับข้อมูลของคุณในฐานข้อมูลและช่องทำเครื่องหมายบางช่องที่ทำเครื่องหมายไว้
ยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมายที่คุณไม่ต้องการกรอง และเลือกช่องทำเครื่องหมายที่คุณต้องการกรอง
จากนั้นคลิก ตกลง .
ดูผลลัพธ์ในภาพด้านบน
วิธีที่สอง การกรองระเบียนโดยใช้คุณลักษณะการเลือก
เลือกเซลล์หรือข้อมูลที่คุณต้องการกรอง
ใน หน้าแรก แท็บใน จัดเรียงและกรอง กลุ่ม ให้คลิกปุ่ม การเลือก ปุ่ม.
ในเมนูแบบเลื่อนลง ให้คลิก มี ซึ่งรวมถึงเซลล์ที่มีข้อมูลที่เลือกไว้
ใช้ตัวกรองแล้ว
วิธีที่สาม คือการสร้างตัวกรองจากข้อความค้นหา
คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงข้างช่อง
รายการตรวจสอบแบบเลื่อนลงจะเปิดขึ้น
คลิก ตัวกรองข้อความ จากนั้นคลิกปุ่ม Contains ตัวเลือก
ตัวกรองที่กำหนดเอง กล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้น
ในกล่องโต้ตอบ ให้พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการกรอง แล้วคลิก ตกลง .
หากต้องการกรองตัวเลข ให้คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงข้างช่องที่มีตัวเลข
รายการตรวจสอบแบบเลื่อนลงจะเปิดขึ้น
คลิก ตัวกรองตัวเลข จากนั้นคลิกตัวเลือกที่คุณต้องการ สำหรับบทช่วยสอนนี้ เราเลือก Equals .
ในกล่องโต้ตอบ ให้พิมพ์หมายเลขที่คุณต้องการกรองแล้วคลิกตกลง
ดูภาพด้านบนเพื่อดูผลลัพธ์
เราหวังว่าบทช่วยสอนนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจวิธีการเรียงลำดับและกรองระเบียนใน Access หากคุณมีคำถามเกี่ยวกับบทช่วยสอน โปรดแจ้งให้เราทราบในความคิดเห็น
