การใช้เครื่องมือ การจัดเรียง (Sorting) และ การกรอง (Filtering) ทำให้ระเบียนและฐานข้อมูล Access ของคุณมีระเบียบเข้าใจง่ายขึ้น โดยเฉพาะหากต้องการทำความเข้าใจข้อมูลในט אחד เมื่อเปิดไฟล์ฐานข้อมูล ในบทช่วยสอนนี้ เราจะอธิบายความแตกต่างระหว่างการจัดเรียงและกรองข้อมูล รวมถึงวิธีจัดเรียงและกรองระเบียนใน Access
ความแตกต่างระหว่าง Sorting และ Filtering ใน Access คืออะไร?
การจัดเรียง (Sorting) จะให้ผู้ใช้จัดข้อมูลตามลำดับจากน้อยไปมาก (Ascending) หรือมากไปน้อย (Descending) ส่วนการกรอง (Filtering) จะแยกระเบียนที่สำคัญออกจากระเบียนที่ไม่สำคัญ เมื่อข้อมูลถูกกรอง จะแสดงเฉพาะแถวที่ตรงตามเกณฑ์การกรอง ส่วนแถวอื่นจะถูกซ่อน
ข้อดีของการจัดเรียงและกรองข้อมูลใน Access คืออะไร?
ประโยชน์ของการจัดเรียงและกรองข้อมูลในฐานข้อมูล Access คือให้การนำเสนอที่เป็นระบบ และช่วยให้เข้าใจข้อมูลของคุณได้ดีขึ้น
วิธีจัดเรียงและกรองระเบียนใน Microsoft Access
1. การจัดเรียงระเบียนใน Access
เลือกฟิลด์ที่ต้องการจัดเรียง เช่น FirstName (ชื่อ) ของนักเรียนของเรา
คลิกแท็บ Home (หน้าหลัก) และค้นหาปุ่ม Ascending (น้อยไปมาก) และ Descending (มากไปน้อย) ในกลุ่ม Sort and Filter (จัดเรียงและกรอง)
เลือกปุ่ม Ascending เพื่อจัดเรียงชื่อจาก A ถึง Z หรือตัวเลขจากมากไปน้อย เลือกปุ่ม Descending เพื่อจัดเรียงชื่อจาก Z ถึง A หรือตัวเลขจากน้อยไปมาก
ฟิลด์ที่เลือกจะถูกจัดเรียงตามลำดับที่คุณเลือก แล้วคลิก Save (บันทึก)
หากต้องการลบลำดับการจัดเรียง ให้เลือกฟิลด์ที่จัดเรียงแล้วและคลิก Remove Sort (ลบการจัดเรียง)
อ่านเพิ่มเติม: วิธีเพิ่มยอดรวมในรายงานใน Microsoft Access
2. การกรองระเบียนใน Access
มี 3 วิธีในการกรองข้อมูล
วิธีที่ 1 คือ คลิกที่ลูกศรแบบเลื่อนลงถัดจากฟิลด์ รายการตรวจสอบแบบเลื่อนลงจะเปิดพร้อมข้อมูลในฐานข้อมูลและกล่องกาเครื่องหมายที่ถูกเลือก ยกเลิกการเลือกกล่องกาเครื่องหมายที่ไม่ต้องการกรอง และเลือกกล่องกาเครื่องหมายที่ต้องการกรอง แล้วคลิก Ok
ดูผลลัพธ์ในภาพด้านบน
วิธีที่ 2 คือ ใช้คุณสมบัติการเลือก (Selection feature)
เลือกเซลล์หรือข้อมูลที่ต้องการกรอง บนแท็บ Home ในกลุ่ม Sort and Filter ให้คลิกปุ่ม Selection ในเมนูแบบเลื่อนลงคลิก Contains (ประกอบด้วย) ซึ่งรวมเซลล์ที่มีข้อมูลที่เลือก
การกรองถูกนำไปใช้แล้ว
วิธีที่ 3 คือ สร้างตัวกรองจากคำค้นหา (Search term)
คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงถัดจากฟิลด์ รายการตรวจสอบแบบเลื่อนลงจะเปิด คลิก Text Filters (ตัวกรองข้อความ) แล้วคลิกตัวเลือก Contains
กล่องโต้ตอบ Custom Filter (ตัวกรองแบบกำหนดเอง) จะเปิดขึ้น ในกล่องโต้ตอบ พิมพ์ข้อความที่ต้องการกรอง แล้วคลิก OK
เพื่อกรองตัวเลข ให้คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงถัดจากฟิลด์ที่มีตัวเลข รายการตรวจสอบแบบเลื่อนลงจะเปิด คลิก Number Filters (ตัวกรองตัวเลข) แล้วคลิกตัวเลือกที่ต้องการ สำหรับบทช่วยสอนนี้ เราเลือก Equals (เท่ากับ)
ในกล่องโต้ตอบ พิมพ์ตัวเลขที่ต้องการกรอง แล้วคลิก OK
ดูภาพด้านบนเพื่อดูผลลัพธ์
หวังว่าบทช่วยสอนนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจวิธีจัดเรียงและกรองระเบียนใน Access หากมีคำถาม สามารถถามได้ในความคิดเห็น
